Ingresos de su corporación en su cuenta personal: cómo corregirlo

¿El dinero que los clientes pagaron en mi cuenta personal es ingreso mío o de mi corporación?

El dinero que un cliente paga por un trabajo que hizo la corporación generalmente es ingreso de la corporación, sin importar en qué cuenta llegue. Una corporación tiene la capacidad de una persona natural (Canada Business Corporations Act, sección 15), y el Income Tax Act la trata como una «persona» separada que paga impuestos sobre su propio ingreso gravable (sección 2; sección 248(1)). De quién es el ingreso depende de los hechos, sobre todo de quién hizo la venta. El contrato y la factura son la primera evidencia; la cuenta en la que pagó el cliente no lo decide. El momento también importa: una corporación federal existe desde la fecha que figura en su certificado de constitución (CBCA, sección 9). El trabajo vendido antes de esa fecha necesita su propia revisión, porque la corporación puede adoptar un contrato escrito hecho a su nombre o en su nombre antes de existir (CBCA, sección 14(2)).

El caso es sencillo cuando las facturas están a nombre de la corporación y el dinero llega pronto a la corporación. No es sencillo cuando:

• el dinero permanece en su cuenta durante el cierre del ejercicio de la corporación;
• se cobró el GST/HST y no se reportó;
• hay más de un año involucrado; o
• el contrato está a su propio nombre.

Por qué importan: un monto que se le sigue debiendo a la corporación después del plazo de un año que se explica abajo puede sumarse a su ingreso personal, y el GST/HST de los depósitos puede faltar en todas las declaraciones. Reúna los contratos y las facturas de los clientes, sus estados de cuenta personales y los de la corporación del período, el número del GST/HST, el cierre del ejercicio de la corporación y los comprobantes que haya recibido.

¿Puedo usar mi cuenta bancaria personal para mi corporación canadiense?

El Canada Business Corporations Act exige «adequate accounting records» (registros contables adecuados) y no menciona una cuenta bancaria (sección 20(2)). La CRA exige registros confiables, completos y respaldados por documentos (CRA: sus responsabilidades). Ninguna de las dos fuentes convierte la cuenta bancaria en un requisito en sí mismo; los registros deben mostrar el dinero de la corporación como dinero de la corporación.

Una cuenta personal que mezcla su dinero con el de la corporación hace más difícil demostrarlo. Cada depósito debe vincularse con una factura, y cada retiro personal debe identificarse; los depósitos que corresponden a una factura a nombre de la corporación son los que trata esta página. Una cuenta corporativa separada, con sus datos en las facturas nuevas, evita que los pagos nuevos generen este problema. Una corporación constituida bajo una ley provincial debe leer la sección de registros de esa ley; esta página cita la ley federal.

¿Cómo registro en la contabilidad de la corporación los ingresos recibidos en mi cuenta personal?

Si las facturas son de la corporación, los asientos habituales son el ingreso en la corporación y el dinero que usted tiene, registrado como un monto que le debe a la corporación. Siga los pagos paso a paso:

La tabla supone una factura por honorarios ya ganados que todavía no está en la contabilidad; si ya está en cuentas por cobrar, registre solo las dos últimas filas. El ingreso corresponde al período en que se prestaron los servicios, no solo a la fecha de la factura (Income Tax Act, sección 12(1)(b)); para facturar por adelantado, antes de hacer el trabajo, vea pagos anticipados de clientes e ingresos no devengados, y para el momento del GST/HST, GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar. Ponga a los dos últimos asientos la fecha en que se movió el dinero y conserve con cada uno la línea correspondiente de su estado de cuenta personal. Los costos del negocio que usted pagó desde la misma cuenta son asientos aparte; vea gastos del negocio pagados con dinero personal. En qué sentido debe correr el saldo se explica en la guía de la cuenta de préstamo del accionista.

Un asiento registra la deuda; no la salda. La CRA indica que la existencia de un préstamo o una deuda no se basa en asientos contables, sino en la sustancia de la transacción (Folio S3-F1-C1, párr. 1.14).

¿Qué hace la CRA si el dinero se queda en mi cuenta personal?

Si la contabilidad muestra que usted le debe el dinero a la corporación, la regla del préstamo del accionista, la subsección 15(2), puede sumarlo a su ingreso del año en que lo recibió, a menos que lo devuelva dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo y que la devolución no forme parte de una serie de préstamos u otras transacciones y devoluciones (por ejemplo, devolver el dinero y luego volver a pedir prestado a la corporación) (Income Tax Act, subsecciones 15(2) y 15(2.6)). El mismo plazo se aplica a una deuda que surgió en ese año. Se cuenta desde el cierre del ejercicio de la corporación, no desde la fecha del depósito ni desde su año calendario.

Sin un acuerdo escrito u otra evidencia convincente de un préstamo o una deuda, y sin una relación de deudor y acreedor, la subsección 15(2) no se aplica, pero la subsección 15(1) puede aplicarse (Folio S3-F1-C1, párr. 1.13). Un beneficio que la corporación otorga a un accionista se incluye en el ingreso del accionista, y la corporación generalmente no puede deducirlo como gasto del negocio (sección 15(1); CRA: beneficios para accionistas).

Aunque la subsección 15(2) no se aplique, un saldo que usted le debe a la corporación sin intereses a la tasa prescrita por la CRA puede sumar a su ingreso un beneficio por intereses por el tiempo que estuvo pendiente, incluso si se devuelve antes del cierre del año (Income Tax Act, sección 80.4(2); Folio S3-F1-C2, párrs. 2.33 y 2.36). No se aplica a un saldo que ya se sumó conforme a la subsección 15(2) (párr. 2.15). Vea intereses de los préstamos del accionista. Para saber cuándo el dinero retirado es un préstamo gravable, vea préstamos del accionista.

¿Cómo saldarlo: devolver el dinero a la corporación o pagarlo como sueldo, bono o dividendo?

Un saldo puede saldarse antes del plazo de un año que se explicó arriba, depositando el dinero en la corporación o aplicando un sueldo, un bono o un dividendo que la corporación le deba. Aplicar significa compensarlo con el saldo: lo que la corporación le debe a usted reduce lo que usted le debe a ella. La CRA indica que los reembolsos pueden hacerse aplicando pagos de dividendos, sueldo o bonos contra un préstamo, y que hacerlo no forma parte de una serie (Folio S3-F1-C1, párrs. 1.82 y 1.86).

Cuál es la opción más limpia depende de sus otros ingresos, de la utilidad y el efectivo de la corporación y de las fechas. Vea sueldo o dividendos.

¿La corporación reporta el GST/HST de esas ventas?

El GST/HST de las ventas de una corporación lo debe cobrar y reportar la corporación, sin importar a qué cuenta llegó el pago. Toda persona que hace un suministro gravable debe cobrar el impuesto (Excise Tax Act, sección 221(1)), y quien presenta la declaración remite el impuesto neto (sección 228). El impuesto cobrado debe llegar a la corporación, porque es la corporación la que le paga a la CRA. Los directores también pueden ser responsables personalmente del impuesto neto que la corporación no remita, con intereses y multas; se aplican condiciones y una defensa de debida diligencia, y no se puede emitir una determinación pasados dos años desde que la persona dejó de ser director (sección 323).

Si la corporación está registrada, el impuesto de sus facturas va en su propia declaración de GST/HST, con créditos fiscales por insumos sobre sus costos. Si no está registrada, el impuesto que cobró igualmente se mantiene en fideicomiso para la Corona (sección 222(1); vea GST/HST cobrado antes de registrarse), y sus ventas gravables cuentan para el límite de pequeño proveedor de $30,000, junto con las ventas de tasa cero y las de sus empresas asociadas, pero no los servicios financieros, los bienes de capital ni la plusvalía mercantil (goodwill). Si supera el límite en un solo trimestre calendario, debe registrarse y cobrar el impuesto desde la venta que lo superó; si lo supera en los últimos cuatro trimestres calendario consecutivos, deja de ser pequeño proveedor al final del mes siguiente a ese trimestre (CRA: cuándo registrarse). Los depósitos en su cuenta personal no reducen ese conteo. Vea cuándo registrarse, cómo presentar la declaración y cómo registrar el GST/HST en su contabilidad.

¿También debo reportar el ingreso en mi declaración personal, y qué pasa con un comprobante emitido a mi nombre?

Su declaración personal recoge lo que la corporación le paga o lo que se considera que le otorga: sueldo, dividendos, un monto sumado conforme a la subsección 15(2) o un beneficio conforme a la subsección 15(1). El ingreso de la corporación va en la declaración de la corporación, que vence seis meses después de que termina el año fiscal (Income Tax Act, sección 150(1)). La corporación también tiene obligaciones de comprobantes: la CRA indica que un beneficio para accionistas se reporta en un T4A, igual que un beneficio por intereses presuntos (CRA: beneficios para accionistas; Folio S3-F1-C2, párr. 2.40).

Si el contrato está a su propio nombre, o el trabajo se vendió antes de que existiera la corporación y esta no adoptó el contrato, el ingreso puede ser suyo y no de la corporación. Eso depende del contrato y de los hechos, y conviene que un profesional lo revise antes de registrar nada. Un comprobante que un cliente emitió a su nombre por el trabajo de la corporación tiene su propia solución: vea un comprobante de honorarios emitido a usted y no a su corporación.

¿Qué registros debo conservar y por cuánto tiempo?

Conserve registros confiables y completos, respaldados por documentos, durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: dónde conservar sus registros). Las actas de la corporación, los registros de acciones, el libro mayor y los acuerdos necesarios para entender sus asientos se conservan hasta dos años después de su disolución (Income Tax Regulations, sección 5800(1)(a)). Las declaraciones presentadas tarde y otros cambios se explican en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Para este problema, conserve los documentos que se enumeran al principio, con los depósitos de la corporación marcados en sus estados de cuenta personales, además del registro bancario de cada transferencia a la corporación, los registros de nómina o de dividendos que se usaron para saldar el balance y las declaraciones de GST/HST.

¿Y si esto lleva años o las declaraciones no están presentadas?

Cada cierre de ejercicio de la corporación inicia su propio plazo para los montos que surgieron en ese año, así que los montos más antiguos pueden haber pasado ya su plazo. Un monto que pasó su plazo se incluye en su ingreso del año en que lo recibió, lo que puede implicar enmendar esa declaración personal anterior (Folio S3-F1-C1, párrs. 1.16 y 1.73). Una devolución posterior de un monto que se incluyó puede ser deducible; vea préstamos del accionista.

También puede faltar el lado de la corporación: el ingreso que nunca llegó a su contabilidad falta en su T2, y el GST/HST de ese ingreso puede estar sin reportar. Reconstruya primero el ingreso; vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios y cómo regularizar declaraciones corporativas no presentadas. Si ya se presentó una declaración de GST/HST sin ese ingreso, vea cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada. Si la CRA ya le escribió, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses y se aplican solo las reglas federales.

Devuelto antes del cierre del año

Una consultora constituyó su corporación en Alberta en marzo, pero no abrió una cuenta corporativa hasta septiembre. Sus clientes pagaron C$18,000 en su cuenta de cheques personal, todo con facturas a nombre de la corporación. El cierre del ejercicio de la corporación es el 31 de diciembre. La corporación registra C$18,000 de ingresos y C$18,000 que ella le debe. En noviembre ella transfiere C$18,000 a la cuenta corporativa, así que al cierre del año no queda nada pendiente. Aun así, puede aplicarse un beneficio por intereses por los meses en que el monto estuvo pendiente.

Gastado en su hipoteca

Mismos hechos, pero ella gasta los C$18,000 en su hipoteca. Si el monto sigue pendiente después del 31 de diciembre del año siguiente, la subsección 15(2) puede sumarlo a su ingreso del año en que lo tomó. Antes de esa fecha, la corporación podría saldar el balance declarándole un dividendo de C$18,000, si la utilidad, el efectivo y las pruebas del derecho corporativo lo permiten, y aplicándolo contra el balance; el folio de la CRA no considera eso una serie. Aun así, puede aplicarse un beneficio por intereses por el tiempo que el monto estuvo pendiente, y el dividendo es gravable para ella según sus propias reglas.

Ventas con GST

Suponga que la corporación está registrada y que la consultoría es un suministro gravable hecho en Alberta. Ella factura C$10,000 más un GST del 5% (C$500) en una factura a nombre de la corporación, y el cliente paga C$10,500 en su cuenta personal. Los C$10,500 completos son entonces de la corporación: C$10,000 de ingresos y C$500 de GST que debe reportar en su declaración. Si a la corporación solo llegaron los C$10,000, igual le debería a la CRA los C$500, y ella le seguiría debiendo esos C$500 a la corporación.

¿Su caso es distinto?

• El dinero estuvo en su cuenta durante un cierre de ejercicio de la corporación, o hay más de un año involucrado: cada monto tiene su propio plazo, y la decisión entre devolver el dinero, pagar un sueldo o un dividendo depende de las fechas y las cifras. Obtenga ayuda con el registro contable.
• Se cobró el GST/HST y no se reportó, o hay años de depósitos y ninguna contabilidad: hay que corregir juntas las declaraciones omitidas y la contabilidad. Vea cómo regularizar declaraciones no presentadas y obtenga ayuda con el registro contable.
• Su cuenta mezcla depósitos personales y del negocio y no puede vincularlos con facturas: vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios y obtenga ayuda con el registro contable.
• Le pagaron antes de que existiera la corporación, o pasó de empresa individual a corporación: vea la contabilidad después de constituir una empresa individual.
• Un cliente le pagó en dólares estadounidenses, o en una cuenta fuera de Canadá: el tema de la moneda tiene sus propios pasos; vea un trabajador independiente pagado en USD: contabilidad y banca.
• La CRA le envió una carta: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.
• El comprobante de un cliente está a su nombre: vea un comprobante de honorarios emitido a usted y no a su corporación.
• La corporación pagó gastos personales suyos (lo contrario): vea costos personales que pagó la corporación.
• La corporación es nueva: vea la contabilidad de una CCPC nueva.
• Su corporación está en Quebec: las reglas propias de Quebec no se cubren aquí y pueden ser distintas. Obtenga ayuda con el registro contable para revisarlas junto con las reglas federales.