Propietarios únicos, sociedades de personas y corporaciones: si su trabajador trabaja en EE. UU., obtenga un EIN del IRS y las cuentas del estado donde trabaja; si trabaja en Canadá, obtenga una cuenta de nómina de la CRA y, cuando aplique la nómina de Quebec, el registro en Revenu Québec. El empleador remite las retenciones, paga las contribuciones patronales exigidas y presenta los comprobantes de salarios. Revise los días trabajados, los beneficios del tratado y la cobertura del seguro social antes del primer pago.
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Para un trabajo realizado solo en EE. UU., una corporación canadiense generalmente no debe hacer la retención del Reglamento 105 ni emitir un T4A-NR, pero puede estar obligada a presentar el Form 1099-NEC. Pida un W-9; la falta del número de identificación fiscal puede activar la retención adicional de EE. UU. El trabajo realizado en Canadá exige la retención del Reglamento 105, salvo que la CRA apruebe una dispensa, y exige un T4A-NR aunque se dispense la retención.
Corporaciones
Un residente de Canadá puede recibir sueldo, dividendos, un préstamo documentado o un pago a través de una empresa canadiense, y cada forma tiene reglas fiscales y de presentación distintas. El sueldo por trabajo realizado en Canadá es ingreso de empleo. El dividendo de una corporación de EE. UU. es ingreso de inversión extranjera. Una LLC de un solo miembro de EE. UU. puede ser ignorada en EE. UU. y, aun así, tratarse como corporación en Canadá, por lo que sus retiros requieren un análisis canadiense aparte.
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La retención canadiense comienza el primer día de trabajo en Canadá. La CRA, autoridad tributaria de Canadá, debería recibir el RC473 con al menos 30 días de anticipación. La aprobación cubre a empleados exentos por un tratado que trabajan en Canadá menos de 45 días por año calendario o cuya presencia es inferior a 90 días en cualquier período de 12 meses que incluya el pago. En los demás casos, el empleador debe retener, salvo que la CRA apruebe una dispensa para el empleado. El empleador debe pagar las retenciones omitidas. Las reglas sobre establecimientos en Quebec, pensiones y seguro de desempleo son independientes.
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Antes del primer pago de nómina en EE. UU., la corporación canadiense debe revisar el Form 8233, la retención estatal y las deducciones canadienses. Un residente de Canadá según el tratado que no sea ciudadano de EE. UU. puede evitar el impuesto federal sobre lo que gana por trabajar en EE. UU. si cumple la prueba del tratado de $10,000 o de 183 días. Aun así, un estado puede gravar ese pago. Puede que deba presentarse el Form 1120-F antes de que un establecimiento permanente genere utilidades atribuibles sujetas a impuesto.
Corporaciones
Canadá no grava las opciones sobre acciones de empleados al otorgarlas. Las opciones otorgadas mientras la empresa era una sociedad privada bajo control canadiense (CCPC) tributan cuando se venden las acciones, incluso después de una ronda o un flip posterior. Las demás opciones, incluidas las de una matriz en Delaware, tributan al ejercerlas, con retención de nómina. Por lo general, la mitad del beneficio es deducible.
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Un pagador generalmente retiene 15% de los honorarios brutos que paga a una empresa de EE. UU. por servicios prestados físicamente en Canadá, salvo que la CRA autorice una exención o una reducción antes del pago. El trabajo realizado en EE. UU. queda fuera de esta regla. La retención es un crédito contra el posible impuesto sobre la renta de Canadá, no un impuesto definitivo; aun así, puede que deba presentarse una declaración en Canadá.
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