Trabajar para un empleador de EE. UU. desde Canadá: impuestos

Trabajo a distancia desde Canadá para una empresa de EE. UU. ¿Qué país grava mi sueldo?

Si usted es residente fiscal de Canadá y hace todo su trabajo como empleado en Canadá, Canadá grava el sueldo aunque lo pague una empresa de EE. UU. Si además usted es no residente de EE. UU., ese sueldo generalmente es de fuente extranjera para el impuesto federal de EE. UU., de modo que ni el lugar donde está el empleador de EE. UU. ni la moneda en que le pagan lo hacen gravable en EE. UU. por sí solos (IRS; Tratado entre Canadá y EE. UU., artículo XV).

Declare todos los ingresos de empleo en dólares canadienses en su declaración canadiense. Si no están en un T4, la CRA indica que se usa la línea 10400; si están en un T4, use la línea 10100. Si sus salarios del W-2 se redujeron por aportaciones a un plan 401(k), 403(b) o 457(b), súmelas de nuevo al declarar sus ingresos de empleo canadienses (CRA). Quienes cruzan la frontera a diario pueden calificar aparte para una deducción canadiense, limitada por el margen de RRSP sin usar, por aportaciones a un plan de empleador de EE. UU. vinculadas con trabajo gravable en EE. UU., mediante el Form RC268. Un traslado temporal de EE. UU. a Canadá puede calificar, en cambio, con el Form RC267 si, justo antes de empezar a trabajar en Canadá, usted estaba en el plan de EE. UU. y no era residente de Canadá, no está aportando a un RRSP ni a otro plan registrado canadiense, y no ha trabajado en Canadá para ese grupo de empleadores durante más de 60 de los 120 meses anteriores. Lleve un registro fechado del lugar donde trabajó cada día. Si su horario es mixto, los salarios ordinarios generalmente se dividen según los días de trabajo en EE. UU. entre el total de días de trabajo, aunque algunos beneficios siguen otras reglas de fuente (IRS, Publication 519).

Mi empleador de EE. UU. me retuvo impuesto sobre la renta o del Seguro Social. ¿Cómo lo recupero?

Primero pida a la nómina que corrija la retención en los días trabajados en Canadá. Si ya se retuvo impuesto federal de EE. UU. sobre la renta, un no residente de EE. UU. generalmente presenta el Form 1040-NR para reclamar el pago en exceso; las reclamaciones del crédito canadiense por impuestos extranjeros deben basarse en el impuesto realmente adeudado, no en el impuesto que se puede reembolsar (IRS; folio de la CRA sobre el crédito por impuestos extranjeros). Revise por separado en su W-2 la retención federal y la estatal: un reembolso estatal requiere su propia declaración o su propio proceso de corrección. Nueva York puede gravar los días de teletrabajo desde Canadá cuando su oficina principal está allá.

El Seguro Social y Medicare son independientes del impuesto sobre la renta. Generalmente se aplican al trabajo como empleado en EE. UU., con excepciones limitadas para el trabajo fuera de EE. UU. y reglas del acuerdo de Seguro Social. Si le retuvieron montos por error, pida un reembolso al empleador; si no lo logra, reclámelo al IRS en el Form 843, con los registros de respaldo que el IRS indica (IRS).

Mi empleador no tiene oficina en Canadá. ¿Quién deduce el impuesto canadiense y el CPP?

El empleador de EE. UU. aún puede tener obligaciones de nómina en Canadá por un empleado residente de Canadá, aunque no tenga oficina allí. La CRA indica que un empleador residente fuera de Canadá tiene las mismas responsabilidades de deducción, remesa y declaración que un empleador canadiense respecto de su empleado residente de Canadá; el empleador debe organizar la nómina canadiense y el T4 cuando se requiera (guía de nómina de la CRA).

La cobertura del CPP requiere una revisión aparte. Un empleador extranjero sin establecimiento en Canadá puede solicitar, mediante el Form CPT13, cubrir a todos sus empleados que normalmente viven y trabajan en Canadá fuera de Quebec; la solicitud la firma su firmante autorizado, y el empleador no puede cancelarla después de que la CRA la apruebe. La retención del impuesto canadiense sobre la renta no significa por sí sola que se esté deduciendo el CPP. Pregunte a la nómina qué sistema lo cubre y si se aplica algún certificado de cobertura. Si no se está deduciendo impuesto canadiense, reserve fondos para la declaración de impuestos; pueden requerirse pagos anticipados cuando el impuesto neto adeudado supere C$3,000, o C$1,800 para los residentes de Quebec, según las pruebas por año de la CRA; vencen el 15 de marzo, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de diciembre (pagos anticipados de la CRA).

Pida a la nómina que revise por separado el Seguro de Empleo (EI). La mayor parte del trabajo como empleado en Canadá es asegurable, pero la CRA enumera excepciones, incluido el trabajo sujeto a las primas estatales de desempleo de EE. UU.

Viajo a diario a un empleo en EE. UU. ¿Dónde pago impuestos y qué presento?

Declare todos los sueldos en su declaración canadiense. Si usted es no residente de EE. UU. y trabaja en EE. UU., generalmente también debe presentar el Form 1040-NR, aunque el tratado exima esos sueldos del impuesto federal de EE. UU.; declare los sueldos exentos por el tratado en el Schedule OI, punto L, y en la línea 1k del Form 1040-NR, y reclame allí cualquier retención federal en exceso (Schedule OI del IRS; Form 1040-NR). La declaración vence el 15 de abril posterior al año fiscal si tuvo salarios sujetos a retención del impuesto sobre la renta de EE. UU.; de lo contrario, el 15 de junio (instrucciones del Form 1040-NR del IRS). Canadá puede dar crédito por el impuesto elegible de EE. UU. sobre los sueldos del trabajo en EE. UU. (tratado, artículos XV y XXIV).

Para el trabajo en EE. UU., el artículo XV mantiene los sueldos gravables solo en Canadá si la remuneración por trabajo en EE. UU. no pasa de $10,000 en dólares de EE. UU. en el año calendario. Por encima de ese monto, aún puede aplicarse el alivio si usted pasa no más de 183 días en EE. UU. en el período de doce meses del tratado y el pago no lo hace un residente de EE. UU. ni se hace en nombre de uno, ni lo asume un establecimiento permanente de EE. UU. Un empleo pagado por un empleador de EE. UU. normalmente no cumple esa segunda condición, incluso en una visita corta (artículo XV; explicación del Tesoro). Si el alivio del tratado se aplica al trabajo en EE. UU., firme y entregue a la nómina un Form 8233 nuevo cada año fiscal. La nómina lo firma y lo envía al IRS dentro de 5 días después de aceptarlo; después, el Form 1040-NR puede reclamar la retención en exceso (Form 8233 del IRS; instrucciones).

¿Mis días de viaje diario cuentan para la residencia fiscal en EE. UU.?

Los viajes diarios de ida y vuelta el mismo día para trabajar en EE. UU. pueden excluirse de la prueba de presencia sustancial de EE. UU. solo cuando superen 75% de los días de trabajo del período laboral. Ese período normalmente va del primero al último día de trabajo en EE. UU. del año; el trabajo estacional o cíclico puede tener períodos separados. Un viaje diario significa volver a su residencia canadiense dentro de 24 horas. Cuente aparte las noches que pasa allá y otras visitas a EE. UU. (IRS, Publication 519).

La excepción cambia el conteo de días de residencia, no la fuente del sueldo por el trabajo hecho en EE. UU. Si los días que cuentan cumplen la prueba de presencia sustancial, revise su residencia fiscal en EE. UU. antes de presentar el Form 1040-NR. La excepción de vínculo más estrecho exige menos de 183 días en EE. UU. y un domicilio fiscal, su lugar principal de trabajo, en Canadá, por lo que normalmente no se cumple si su lugar principal de trabajo está en EE. UU.; se reclama en el Form 8840 a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 1040-NR. De lo contrario, puede aplicarse la regla de residencia del tratado, que se reclama en el Form 8833 junto con el Form 1040-NR (IRS, Publication 519; guía del IRS sobre tratados). Lleve un calendario del lugar de trabajo, los cruces de la frontera y las noches que pasa allá. Si su residencia canadiense también es incierta, consulte residencia fiscal en Canadá. Los días de visita que no son viajes de trabajo se explican en Snowbirds y residencia en EE. UU..

¿Qué sistema de pensiones me cubre: el CPP o el Seguro Social de EE. UU.?

El acuerdo de Seguro Social entre Canadá y EE. UU. generalmente asigna el trabajo de un empleado al sistema del país donde se realiza el trabajo. Un trabajador que ya está cubierto en un país y a quien un empleador con un establecimiento allí envía a trabajar para él en el otro país generalmente puede seguir en el sistema de origen si se espera que la asignación dure no más de 60 meses. Las asignaciones más largas, o un empleador sin ese establecimiento, requieren un acuerdo previo entre las autoridades. Un certificado de cobertura documenta la exención del otro sistema (acuerdo de la SSA, artículo V).

Para el trabajo remoto desde Canadá, pregunte si se aplica la cobertura canadiense y si el empleador extranjero eligió la cobertura del CPP mediante el CPT13. Si la cobertura canadiense no entra en vigor, el acuerdo puede hacer que se aplique en su lugar la ley de EE. UU. Para el trabajo en EE. UU. o una asignación, pida a la nómina el certificado que corresponda antes de tratar como errores las deducciones del Seguro Social o del CPP. El trabajo en Quebec puede implicar el QPP en lugar del CPP; la decisión sobre la cobertura también debe revisarse según las reglas de Quebec (guía del CPP de la CRA; acuerdo de la SSA, artículo V).

¿Debo presentar una declaración estatal de EE. UU. y si el estado sigue el tratado?

Puede deberse una declaración estatal de EE. UU. aunque el alivio del tratado elimine el impuesto federal sobre la renta. El IRS indica que algunos estados siguen los beneficios federales del tratado y otros no, así que revise el estado donde trabajó y cualquier impuesto estatal sobre la renta que figure en su W-2 (IRS).

Nueva York, por ejemplo, puede exigir una declaración de no residente por el sueldo de fuente neoyorquina. Sus reglas también pueden tratar como días de trabajo en Nueva York los días de teletrabajo fuera de Nueva York cuando la oficina principal del empleado está en Nueva York, salvo que el empleador haya establecido una oficina real en el lugar remoto (Estado de Nueva York). Canadá normalmente considera que el sueldo de esos días es de fuente canadiense, por lo que un crédito canadiense por impuestos extranjeros puede no aliviar el impuesto de Nueva York. Revise la asignación estatal y los recursos disponibles antes de tratar ese impuesto como acreditable (folio de la CRA sobre el crédito por impuestos extranjeros).

Mi empleador canadiense me envía brevemente a EE. UU. ¿Debo impuestos de EE. UU.?

La respuesta depende del sueldo por el trabajo en EE. UU., de los días de presencia y de quién paga o asume los sueldos. El artículo XV puede mantener gravables solo en Canadá los sueldos del trabajo en EE. UU. si no superan el límite de $10,000 en dólares de EE. UU. por año calendario, o si se cumplen la prueba de 183 días y las dos condiciones sobre el costo para el empleador (tratado, artículo XV).

Que una filial de EE. UU. pague los sueldos, o que un establecimiento permanente de EE. UU. los asuma, puede cambiar el resultado aunque el viaje sea corto. Confirme también si el CPP sigue siendo el sistema de pensiones aplicable durante un traslado temporal y obtenga un certificado de cobertura cuando haga falta (explicación del Tesoro; acuerdo de la SSA).

¿Cómo reclamo en Canadá el crédito por el impuesto de EE. UU. sobre mis sueldos?

Canadá puede permitir un crédito por impuestos extranjeros por el impuesto de EE. UU. realmente pagadero sobre los sueldos del trabajo en EE. UU. incluidos en su declaración canadiense; la retención reembolsable de EE. UU. no es impuesto final. Las contribuciones al Seguro Social y a Medicare de EE. UU. que se adeuden correctamente también pueden calificar, con los límites canadienses (folio de la CRA sobre el crédito por impuestos extranjeros; línea 10400 de la CRA). Conserve su W-2, su declaración de EE. UU. y la transcripción de su cuenta tributaria, el comprobante de pago, la declaración estatal final y su registro de días de trabajo (línea 40500 de la CRA). Para los cálculos del crédito federal, provincial y de Quebec, consulte Ingresos extranjeros en una declaración canadiense.

¿Cómo se gravan las opciones sobre acciones o los RSU si trabajé en ambos países?

Canadá grava a un residente por el beneficio de empleo derivado de la compensación en acciones. EE. UU. también puede gravar la parte que se ganó con trabajo en EE. UU. Un RSU (unidad de acciones restringidas) promete acciones o efectivo cuando se cumplen sus condiciones, es decir, cuando «se consolida» (vest). Para una opción de un empleado cubierto, el tratado asigna el ingreso según el lugar principal de empleo entre la concesión y el ejercicio o la venta; aplique las pruebas de exención del artículo XV para el trabajo en EE. UU. a los años en que se prestaron los servicios relacionados, no al año del ejercicio. En un ejemplo de RSU, el IRS atribuye la fuente a lo largo del período de servicio anterior a la consolidación (explicación del Tesoro; IRS).

No suponga que un RSU sigue la regla específica del tratado para las opciones. El hecho gravable en Canadá y la declaración de nómina dependen de los términos de la concesión; la CRA distingue las unidades de acciones restringidas de las opciones estándar e indica que una empresa no residente puede tener obligaciones de retención y de declaración en Canadá por los beneficios de opciones (CRA). Conserve el contrato de concesión, las fechas de consolidación y de ejercicio, los estados de cuenta de las concesiones, los lugares de trabajo durante el período en que se devengó la compensación y los comprobantes de ambos países para una revisión coordinada.

Ejemplo

Solo ilustrativo; todos los montos están en dólares canadienses y no se supone ninguna tasa de impuesto. Un residente de Canadá gana C$100,000 de un empleador residente de EE. UU. en 200 días de trabajo: 150 en Canadá y 50 en EE. UU. Suponga que todos los días de trabajo caen entre el primer y el último viaje a EE. UU., que cada viaje a EE. UU. es de ida y vuelta el mismo día, que el trabajador sigue siendo no residente de EE. UU. y que la parte del trabajo en EE. UU., ya convertida, supera el límite del tratado de $10,000 en dólares de EE. UU. Con una asignación simple por días de trabajo, C$25,000 de los sueldos corresponden al trabajo en EE. UU. Canadá incluye C$100,000; EE. UU. puede gravar la parte del trabajo en EE. UU. porque el empleador de EE. UU. también bloquea la vía separada de 183 días del tratado. El trabajador generalmente presenta el Form 1040-NR y revisa el impuesto final de EE. UU. para un crédito canadiense. Los 50 viajes son 25% de los días de trabajo del período laboral, por lo que no califican para la exclusión de días de quien cruza la frontera con regularidad.

¿Su caso es distinto?

• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card en Canadá: declarar en EE. UU. los ingresos de todo el mundo cambia el resultado. Consulte Estadounidenses que viven en Canadá.
• Factura a sus clientes como contratista: es posible que la nómina de empleados y las reglas del tratado no encajen. Consulte Autónomos canadienses con clientes de EE. UU..
• Se mudó a EE. UU. en lugar de viajar a diario: primero van la residencia y el impuesto de salida. Consulte Mudarse de Canadá a EE. UU..
• Recibió un Form 1042-S por ingresos que no son sueldos: use Impuesto de EE. UU. retenido sobre pagos a canadienses.
• Su sueldo incluye opciones o RSU, tiene varios empleadores, le faltan deducciones de nómina o está en disputa un impuesto estatal: lleve los documentos de las concesiones, los contratos, los comprobantes, el registro de días de trabajo y las declaraciones de ambos países a una revisión fiscal transfronteriza.