Cierre de fin de año: lista para la contabilidad de un negocio

¿Qué significa cerrar los libros al final del año y qué debo reunir primero?

Cerrar los libros es una última conciliación y revisión de los registros del año fiscal, no una presentación ante el IRS. El IRS exige libros que muestren los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, en cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Un cierre hace que los libros sean lo bastante confiables para que un preparador arme la declaración.

Los libros siguen el año fiscal: el año calendario es el más común, así que la mayoría de los pequeños negocios cierra el 31 de diciembre. Un negocio con ejercicio fiscal cierra al final de su propio ejercicio (consulte año calendario o ejercicio fiscal). Lleve los libros con el mismo método de contabilidad que la declaración (Publication 583); si usan otra base, conserve por escrito una conciliación de las diferencias para el preparador (26 CFR 1.446-1; consulte libros con método de acumulación y declaración con base de efectivo).

Un cierre es rutinario con una sola cuenta bancaria, sin nómina y sin inventario. Estas situaciones lo complican:

• Una sociedad de personas o una corporación. El balance general de la declaración (Schedule L), cuando se exige, debe coincidir con los libros (instrucciones del Form 1065, del Form 1120-S y del Form 1120).
• Inventario. El conteo de fin de año determina el costo de los bienes vendidos.
• Nómina o contratistas. Sus formularios vencen el mes siguiente al cierre del año y deben cuadrar con los libros.
• Muchas cuentas, o libros con más de un mes de atraso. El IRS indica que se concilie la cuenta corriente cada mes; los libros atrasados convierten un cierre en una puesta al día.
• Partidas sin categoría, cuentas que no concilian o dinero del propietario mezclado. Una lista de verificación cierra libros limpios. Libros en este estado necesitan reparación antes de que un preparador pueda usarlos: consulte la lista para limpiar la contabilidad.

Reúna primero lo siguiente:

• Estados de cuenta de diciembre de cada cuenta bancaria, de tarjeta, de préstamo y de procesador de pagos
• Informes de nómina y los totales de salarios del año
• Pagos a contratistas, con un Form W-9 (identificación fiscal) de cada beneficiario
• Estados de cuenta de préstamos que muestren el saldo al 31 de diciembre y los intereses del año
• Activos comprados, vendidos o dados de baja durante el año
• Hojas de conteo de inventario, si vende mercancía
• Los Forms 1099-K y 1099-NEC que le enviaron; un Form 1099-K puede no ser igual a sus ingresos
• La declaración del año pasado

¿Qué concilio primero en una lista de cierre de fin de año?

Concilie cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo con su saldo al 31 de diciembre. La Publication 583 indica que se concilie la cuenta corriente cada mes; la prueba es que el saldo ajustado del estado de cuenta (después de los depósitos que aún no aparecen y de los cheques sin cobrar) sea igual al saldo ajustado de los libros (después de los cargos bancarios y las correcciones).

1. Obtenga los estados de cuenta de diciembre. Si cierra antes de que lleguen, diciembre queda sin conciliar. Si el ciclo de una tarjeta o de un préstamo termina antes, pida el saldo al 31 de diciembre.
2. Empiece con el saldo de cierre del año pasado. Un saldo inicial incorrecto va primero: consulte un saldo inicial incorrecto.
3. Relacione depósitos y pagos. Un estado de cuenta difiere de los libros por cargos bancarios que aún no se registraron, depósitos hechos después de la fecha del estado de cuenta o cheques que no se han cobrado. Registre los cargos; anote los cheques sin cobrar como pendientes.
4. Tarjetas y préstamos. Concilie cada tarjeta con su estado de cuenta; pagar una tarjeta es una transferencia, no un segundo gasto (pagos de tarjetas de crédito). Relacione cada préstamo con el estado de cuenta del prestamista al 31 de diciembre; los intereses son un gasto y el capital reduce el préstamo (cómo registrar un préstamo del negocio).
5. Otras cuentas que guardan dinero del negocio, como los saldos de procesadores de pagos y el efectivo: consulte conciliar ventas y liquidaciones.

Una conexión bancaria importa transacciones; no demuestra que los libros coincidan con el estado de cuenta. Consulte las conexiones bancarias no son conciliación.

¿Cómo trato las ventas, las cuentas por pagar y la nómina que cruzan el fin de año?

Para la declaración, ponga cada partida en el año que exige su método de contabilidad fiscal (Publication 538) y señale al preparador cualquier diferencia con sus libros:

Los suministros siguen su propia regla con cualquiera de los dos métodos: los que usted registra o cuenta generalmente se deducen cuando se usan o consumen por primera vez; los que se guardan sin registros de uso ni conteos, cuando se pagan (con el método de acumulación, cuando se incurren). La elección para compras pequeñas que aparece más abajo puede cambiar eso (26 CFR 1.162-3; inventario o suministros para vendedores pequeños).

Mantenga el método que usó la declaración del año pasado: cambiarlo generalmente requiere la aprobación del IRS, que se solicita en el Form 3115 y que, en un cambio automático, se presenta junto con la declaración del año del cambio (instrucciones del Form 3115). Un negocio con inventario generalmente usa un método de acumulación para las compras y las ventas, con una excepción para pequeños negocios que aparece más abajo. Consulte efectivo o acumulación en un pequeño negocio.

Tres partidas pueden cruzar el año:

• Una factura enviada en diciembre y pagada en enero: consulte una factura pagada en el siguiente año fiscal.
• Alquiler, seguro u otros costos pagados por adelantado: consulte gastos pagados por adelantado al cierre del año.
• Nómina de diciembre pagada en enero: los montos del Form W-2 se basan en los salarios pagados durante el año calendario, así que los salarios por el trabajo de diciembre que se pagan el 1 de enero van en el W-2 del año siguiente (instrucciones del W-2). Si el gasto corresponde a diciembre depende del método de contabilidad y de a quién se paga: el pago que se debe a una persona relacionada que usa el método de efectivo es deducible solo cuando se paga (Publication 538). Consulte nómina devengada al cierre del año.

¿Qué formularios de nómina y de contratistas dependen de los libros y cuándo vencen?

Los formularios de empleados y contratistas vencen en el primer mes después del cierre del año, antes de la declaración del negocio, así que cierre primero la nómina y los pagos a contratistas.

Una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o en un feriado legal pasa al siguiente día hábil (fechas del IRS); las fechas anteriores ya lo tienen en cuenta. Si depositó todos los impuestos a tiempo, puede presentar el Form 941 o el Form 940 a más tardar el 10 de febrero de 2027 (instrucciones del Form 941). Los empleadores que presentan 10 o más declaraciones informativas (W-2 y 1099 combinados) deben presentarlas por vía electrónica (IRS).

Nómina. Concilie los informes de nómina con las cuentas de salarios, retenciones e impuestos del empleador, y explique las diferencias de tiempo, como los salarios de diciembre pagados en enero, en lugar de forzar que los totales coincidan. El IRS compara los cuatro Forms 941 trimestrales con los totales de W-2 del Form W-3 (impuesto sobre la renta retenido, salarios y propinas del Seguro Social, salarios y propinas de Medicare) y puede comunicarse con usted si difieren (instrucciones del Form 941). Si un saldo no se limpia: consulte pasivos de nómina que no se limpian. Si el impuesto retenido no se entrega al IRS, una persona responsable puede quedar obligada personalmente a pagar una multa igual al impuesto, si la omisión es intencional (sección 6672); el IRS generalmente tiene 3 años a partir de 15 de abril posterior al año de la nómina, o a partir de una fecha de presentación posterior, para determinarla (IRM 5.7.3). Consulte la multa de recuperación de fondos en fideicomiso.

Contratistas. Haga una lista de cada beneficiario al que pagó el monto umbral o más durante el año por servicios, incluidos repuestos y materiales, con un Form W-9 en archivo. Los pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o una red de pagos de terceros los informa la empresa de pagos en el Form 1099-K, así que salen de la lista del 1099-NEC (instrucciones del 1099). Quién recibe un formulario, incluidas las corporaciones y la retención adicional: qué contratistas reciben un formulario de impuestos. Un beneficiario que no entrega su número: cómo obtener las identificaciones fiscales de los contratistas. Una fecha vencida: formularios tardíos para contratistas y empleados.

¿Qué hago con el inventario, los activos fijos y la depreciación al cierre del año?

Cuente las existencias y haga la lista de los activos, con fechas y costos.

Inventario

Un negocio que fabrica o compra mercancía para vender valora su inventario al inicio y al final de cada año fiscal para calcular el costo de los bienes vendidos. El IRS exige un conteo físico a intervalos razonables, y el monto en los libros debe ajustarse para que coincida con ese conteo; el cierre del año es el momento práctico. El costo de los bienes vendidos es el inventario inicial más las compras y otros costos, menos el inventario final.

• El inventario inicial normalmente es igual al inventario final del año pasado; una diferencia debe explicarse (Publication 334).
• La mercancía que el propietario toma para uso personal sale de las compras y va a la cuenta de retiros del propietario.
• Las hojas de conteo deben indicar quién contó y quién fijó el precio de los artículos, y el método de valuación debe mantenerse igual de un año a otro (Publication 334).

Un negocio cuyos ingresos brutos anuales promedio de los tres años anteriores son iguales o menores a $32,000,000 (el límite ajustado por inflación; los negocios tratados como un solo empleador suman sus ingresos, según la Publication 538), y que no es un refugio fiscal, puede optar por no llevar inventario, pero aun así debe usar un método que muestre con claridad los ingresos (Publication 538). Defina cuál es su caso antes de omitir un conteo. Existencias que no se pueden vender: dar de baja inventario sin movimiento.

Activos fijos y depreciación

La depreciación empieza cuando el bien se pone en servicio: listo y disponible para su uso específico, aunque usted no lo haya usado. Para un negocio con año calendario, la fecha límite es 31 de diciembre. Un equipo entregado en diciembre que no se instaló ni funcionó hasta enero es un activo de enero.

Haga la lista de cada activo con su descripción, costo, vendedor, fecha en que se puso en servicio, porcentaje de uso comercial y cualquier venta, baja o cambio a uso personal. La Publication 946 exige registros del uso comercial, de inversión y personal, y indica que la depreciación se detiene cuando el bien se vende, pasa a uso personal, se abandona, se da de baja o se destruye. El preparador usa la lista para calcular la depreciación, en el Form 4562 cuando se exige (instrucciones del Form 4562).

• Compras pequeñas: un negocio puede elegir, en una declaración presentada a tiempo, deducir como gasto los artículos de hasta $2,500 por factura o por artículo (el límite cuando no hay un estado financiero aplicable), si sus libros siguieron una política uniforme de deducción como gasto que existía al inicio del año; el inventario queda excluido (reglas del IRS sobre bienes tangibles). Consulte deducir como gasto o capitalizar compras pequeñas.
• Depreciación omitida: la depreciación permitida que no se tomó en un año anterior no puede simplemente tomarse este año; una corrección puede requerir una declaración enmendada o un cambio de método contable. Consulte cómo reconstruir un cuadro de depreciación perdido.

¿Cómo limpio las partidas sin categoría y las transacciones del propietario?

Dé a cada transacción una categoría y un documento. Los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos (Publication 583), y una partida sin categoría no muestra ninguno. El comprobante de pago por sí solo no demuestra una deducción: conserve también la factura o el recibo. El contribuyente tiene la carga de la prueba. Consulte gastos sin categoría antes de la temporada de impuestos.

Los retiros, las distribuciones, el capital aportado y el capital de los préstamos no forman parte de los ingresos ni de los gastos del negocio. Los salarios del propietario y los pagos garantizados sí: cada uno es una partida aparte. Adónde van depende del negocio:

Los gastos personales pagados desde una cuenta del negocio no son un gasto del negocio: la parte personal de un gasto generalmente no es deducible. Regístrelos como indica la tabla: cómo registrar los retiros del propietario y pagos garantizados frente a retiros de socios. Consulte gastos personales pagados desde la cuenta del negocio y, para corporaciones, una corporación S que paga gastos personales o una corporación C que paga gastos del propietario.

¿Qué informes y registros necesita mi preparador?

Envíe el estado de resultados del año, el balance general al 31 de diciembre (el Schedule L de la declaración, cuando hay uno, debe coincidir con él), el detalle de las transacciones, las conciliaciones con los estados de cuenta de diciembre y los cuadros de nómina, contratistas, activos, inventario y propietarios de los pasos anteriores. Agregue la declaración del año pasado para el inventario inicial, el cuadro de depreciación y el capital inicial.

Qué informe alimenta cada línea de la declaración está en de los libros a la declaración del negocio. Si el capital no coincide con la declaración del año pasado: ganancias retenidas que no coinciden.

¿Cuándo vence la declaración del negocio y de cuánto tiempo dispongo?

La declaración de una sociedad de personas o de una corporación S vence el día 15 del tercer mes después del cierre del año; la de un propietario único o de una corporación C, el del cuarto mes. Los formularios de nómina y de contratistas van primero. Para un año calendario:

Una LLC que eligió el estatus de corporación S o C sigue la fila de esa corporación; una LLC de un solo miembro cuyo propietario es una sociedad de personas o una corporación informa en la declaración de su propietario (IRS). Una fecha que cae en fin de semana o en un feriado legal pasa al siguiente día hábil. Las declaraciones estatales, los informes estatales de nómina y las declaraciones del impuesto sobre las ventas tienen sus propias fechas.

Una sociedad de personas o una corporación S tiene unos dos meses y medio después del 31 de diciembre, y los formularios de nómina y de contratistas ocupan el primer mes. Un Form 7004 presentado a tiempo para una declaración de negocio, o el Form 4868 para el Form 1040, extiende el plazo para presentar, no el plazo para pagar: consulte una prórroga cuando los libros no están listos. Pregunte al preparador para qué fecha necesita los libros; suele ser anterior a la fecha de vencimiento.

¿Debo bloquear el año cuando los libros estén finales?

Por lo general, bloquee el año después de presentar la declaración, no cuando termine los libros. Un bloqueo (fecha de cierre) es una opción del software de contabilidad, no una regla fiscal. Si se establece al 31 de diciembre antes de que el preparador termine, sus asientos de ajuste, como la depreciación o la corrección del inventario, no se pueden registrar sin desbloquearlo. Después de presentar la declaración, un bloqueo evita que el año presentado cambie por accidente. Consulte fecha de cierre después de presentar los impuestos.

¿Qué debo conservar y por cuánto tiempo?

Conserve los registros que respaldan cada partida de una declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, y conserve copias de las declaraciones presentadas.

Algunas situaciones requieren más tiempo, y los registros de una declaración que nunca se presentó, o de una fraudulenta, se conservan indefinidamente. Las aseguradoras y los acreedores pueden exigir los registros por más tiempo que el IRS. Los escaneos deben cumplir los requisitos de almacenamiento del IRS antes de reemplazar el papel: consulte recibos escaneados en lugar de papel. La lista completa está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio; los registros de nómina están en conservación de los registros de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una diseñadora trabajadora independiente con una cuenta y una tarjeta

Una diseñadora con ingresos de US$120,000 concilia la cuenta del negocio y la tarjeta al 31 de diciembre. Un cheque de US$800 no se ha cobrado y queda en la lista de pendientes. Los US$6,000 que pasó a una cuenta personal se registran como retiros, no como gastos. De tres freelancers sin constituir que cobraron por servicios durante el año, al que se le pagaron US$3,500 por transferencia bancaria le corresponde un Form W-9 y un 1099-NEC, porque el umbral es de US$2,000; al que se le pagaron US$1,200 generalmente no; y al que se le pagaron US$2,500 con tarjeta de crédito se lo deja fuera, porque la empresa de la tarjeta informa los pagos con tarjeta en el Form 1099-K. La diseñadora exporta el estado de resultados y el balance general para el preparador.

Una corporación S con dos empleados

Una corporación S con ingresos de US$600,000 y un solo propietario-accionista descubre que el informe de nómina muestra US$150,000 de salarios brutos, pero los libros muestran US$138,000, porque las dos últimas nóminas nunca se registraron. Las registra antes de enviar los W-2 y luego compara los cuatro Forms 941 con los totales de los W-2. Los salarios del propietario pasan por la nómina. Los US$30,000 que el propietario también sacó se registran como una distribución (o como pago de un préstamo, si eso fue), no como salarios ni como un gasto. Si los salarios son suficientemente altos es otra pregunta: consulte sueldo del propietario de una corporación S.

Una tienda en línea con existencias

Una tienda en línea con ventas de US$250,000 cuenta sus existencias el 31 de diciembre y encuentra US$40,000. Los libros tenían US$46,000, así que el monto en los libros baja US$6,000 y el costo de los bienes vendidos sube por el mismo monto. El inventario inicial es el inventario final del año pasado, US$30,000. Las compras fueron de US$120,000, sin otros costos de la mercancía, menos US$2,000 de mercancía que el propietario se llevó a su casa. El costo de los bienes vendidos es US$30,000 más US$118,000 menos US$40,000, es decir, US$108,000, lo que deja una utilidad bruta de US$142,000.

¿Su situación es distinta?

• Sus libros tienen partidas sin categoría, cuentas que no concilian o dinero del propietario mezclado: siga la lista para limpiar la contabilidad. Si no sabe qué partidas terminar y cuáles reconstruir, o la fecha de la declaración está cerca, consulte ayuda con la contabilidad.
• Sus libros tienen meses o un año de atraso, o no estarán listos para la fecha de la declaración: consulte cómo ponerse al día con libros atrasados, una prórroga cuando los libros no están listos y ayuda con la contabilidad.
• Usted tiene una corporación S o C, maneja inventario o tiene nómina: el balance general de la declaración debe coincidir con los libros, y las fechas de nómina van primero. Consulte de los libros a la declaración del negocio y ayuda con la contabilidad.
• Pasó una fecha de nómina o de 1099, o la declaración está vencida: consulte formularios tardíos para contratistas y empleados y multas por presentación y pago tardíos. Si los libros que respaldan esos formularios tampoco están terminados, consulte ayuda con la contabilidad.
• Una persona que no es de EE. UU. es dueña de su LLC o corporación: ciertas transacciones entre la empresa y su propietario extranjero se informan en el Form 5472, así que los libros deben darles seguimiento. Consulte contabilidad de una empresa estadounidense de propiedad extranjera y ayuda con la contabilidad.
• El negocio cambió la forma en que tributa durante el año, o un propietario entró o salió: la fecha de entrada en vigor es un punto de corte para los libros. Una corporación S cuya elección termina a mitad de año presenta una declaración por el período corto como S y otra por el período corto como C (instrucciones del Form 1120-S). Una nueva elección S (Form 2553) vence a los 2 meses y 15 días de iniciado el año que cubre, o en cualquier momento del año anterior (instrucciones del Form 2553). Consulte contabilidad después de elegir ser corporación S, cómo registrar la compra de la parte de un socio y ayuda con la contabilidad.
• Su negocio usa un ejercicio fiscal, o su corporación es canadiense: consulte año calendario o ejercicio fiscal o la lista de cierre del año de una corporación canadiense.