Informes de QuickBooks para el Schedule C y el Form 1120-S

¿Qué informes saco para un Schedule C o para el Form 1120-S de una corporación S?

Saque el estado de resultados del año, el libro mayor que lo respalda, las conciliaciones de cuentas, una lista de activos y los totales de los Forms 1099. Una corporación S agrega el balance general, el balance de comprobación, los informes de nómina y las cuentas de los accionistas. La contabilidad debe mostrar el ingreso bruto, las deducciones y los créditos, y los documentos de respaldo sustentan los asientos (Publication 583).

Su caso no es sencillo cuando:

• La utilidad contable y el ingreso que mostrará la declaración son distintos, o una importación al software de impuestos falló o dejó cifras que nadie puede explicar. Cada diferencia necesita una causa con nombre; las secciones siguientes enumeran las más comunes.
• El sueldo, las distribuciones y los préstamos del propietario de una corporación S están en cuentas de gastos. El IRS puede reclasificar los pagos a un accionista-empleado, de distribuciones a sueldos, que sí llevan impuestos sobre el empleo (IRS).
• Un año ya presentado no cuadra, el IRS escribió sobre sus ingresos o la contabilidad está atrasada. La corrección puede alcanzar una declaración ya presentada.

Reúna primero: el estado de resultados, el libro mayor, las conciliaciones, la lista de activos, los totales de los Forms 1099, los informes de nómina, el detalle de las cuentas del propietario y de los accionistas, la declaración del año anterior ya presentada y los estados de cuenta de cada préstamo. Una corporación S agrega el balance general y el balance de comprobación.

¿Por qué mi contabilidad no pasa directo a la declaración?

Una línea de la declaración contiene lo que dicen las instrucciones del IRS, sin importar cómo se llame la cuenta, y las reglas tributarias tratan algunas partidas de forma distinta que la contabilidad. Cuatro cosas rompen el paso directo:

1. Los nombres de las cuentas no son líneas de la declaración. Una cuenta llamada «Office» u «Otros» puede corresponder a varias líneas o a ninguna. Las instrucciones de cada línea deciden (Schedule C, Form 1120-S).
2. Las reglas tributarias difieren de las reglas contables. Las comidas tienen un límite, el entretenimiento no es deducible, el equipo se recupera mediante la depreciación y los gastos personales no son deducciones del negocio. La tabla de ajustes más abajo enumera los más comunes.
3. La declaración de una corporación S separa partidas. La página 1 del Form 1120-S solo incluye los ingresos y gastos del negocio. Los ingresos por intereses y dividendos, los ingresos de alquiler, la deducción de la sección 179 y las donaciones caritativas van en el Schedule K y en el K-1 de cada accionista. La utilidad contable y el ingreso ordinario del negocio de la línea 22 pueden diferir aunque no haya ningún error.
4. El método contable debe reflejar con claridad el ingreso. Una corporación S calcula su ingreso con el método que usa de forma regular en su contabilidad (instrucciones del Form 1120-S), y el método del Schedule C también debe reflejar con claridad el ingreso (instrucciones del Schedule C). Cambiar de método generalmente requiere el Form 3115. Si la contabilidad se lleva con una base distinta a la de la declaración, vea contabilidad de acumulación y declaración con método de efectivo.

Cuando corresponde, la declaración de la corporación S trae su propio puente: el Schedule M-1 parte de la utilidad neta contable y termina en el Schedule K, línea 18 (Form 1120-S). El Schedule C no tiene un anexo así, de modo que la utilidad contable se compara directamente con la línea 31.

¿Importar mi contabilidad al software de impuestos hace que la declaración quede correcta?

No automáticamente. La declaración es correcta cuando sus líneas siguen las instrucciones del IRS y las reglas tributarias de la tabla de ajustes, sin importar cómo llegaron las cifras. Trate la importación como un primer borrador y revísela:

1. La utilidad neta (Schedule C, línea 31) o el ingreso ordinario del negocio (Form 1120-S, línea 22) es igual a la utilidad contable más o menos diferencias que usted pueda nombrar: partidas de la tabla de ajustes y, en una corporación S, partidas que se reportan en el Schedule K y no en la página 1.
2. Los ingresos brutos incluyen los Forms 1099 que usted recibió (vea la sección de Forms 1099 más abajo).
3. En una corporación S, el Schedule L coincide con el balance general.
4. Ningún retiro, distribución, préstamo ni gasto personal del propietario está en una línea de gastos.
5. La depreciación sale de la lista de activos, no de la cifra de depreciación contable.

Si una importación falla, los informes anteriores son lo que un preparador puede usar en su lugar. Si usted mismo prepara la declaración de su corporación S, vea cómo presentar usted mismo la declaración de su corporación S.

¿Qué ajusta el preparador: comidas, depreciación y partidas del propietario?

Los ajustes más comunes son las comidas, el entretenimiento, la depreciación del equipo, los ingresos de préstamos y las donaciones caritativas. Los retiros, las distribuciones, el sueldo del propietario y los gastos personales son partidas del propietario y se tratan en su propia sección más abajo.

Las reglas sobre las comidas y sus excepciones están en deducción de comidas de negocios. Cómo elegir entre la depreciación, la sección 179 y la asignación especial está en cómo deducir el equipo en el primer año.

¿Mi contabilidad necesita un balance general que coincida con la declaración (Schedule L)?

El balance general de una corporación S en el Schedule L debe coincidir con su contabilidad (instrucciones del Form 1120-S). El Schedule C no tiene balance general.

Una corporación S pequeña puede quedar exenta de los Schedules L y M-1 según su respuesta a la pregunta 11 del Schedule B (Form 1120-S). Por encima de ese tamaño, las columnas del Schedule L salen directo de la contabilidad, así que los saldos iniciales importan tanto como los finales.

La prueba de tamaño y qué es el Schedule L están en la guía del Schedule L. Un balance general que no cuadra se explica en balance general de una corporación S que no cuadra.

¿Cómo concilio los ingresos del Schedule C o del Form 1120-S con los Forms 1099-K y 1099-NEC?

Sume cada formulario por pagador, compárelo con el ingreso registrado de ese pagador y anote cada diferencia. La línea 1 del Schedule C debe incluir los montos que aparecen correctamente en los Forms 1099-NEC, y si los totales de la casilla 1 superan lo que reporta la línea 1, las instrucciones piden adjuntar una declaración que explique la diferencia (instrucciones del Schedule C). El IRS compara las declaraciones informativas con el ingreso de la declaración de cada persona (Publication 583).

La contabilidad y los formularios difieren por razones ordinarias:

• Bruto frente a neto. El Form 1099-K muestra los pagos brutos, antes de comisiones, reembolsos y ajustes (instrucciones del Form 1099-K). La contabilidad suele registrar el depósito neto. El impuesto que un pagador retuvo por falta de un número de identificación fiscal aparece en la casilla 4 del Form 1099-K o del 1099-NEC (instrucciones del Form 1099-NEC), por lo que el depósito es aún menor.
• Umbrales. Según la regla federal, una aplicación de pagos o una plataforma de venta (marketplace) reporta solo cuando los pagos superan $20,000 en más de 200 transacciones. Las transacciones con tarjeta de pago no tienen ese umbral. Anote cada formulario que reciba, sin importar el monto.
• Corporaciones. Los pagos a una corporación, incluida una LLC tratada como corporación S, generalmente no se reportan en el Form 1099-NEC, por lo que una corporación S puede recibir menos formularios por el mismo ingreso. Los pagos a una corporación por servicios legales son una excepción (instrucciones del Form 1099-NEC).
• Fechas, pagos personales, duplicados y errores en el formulario.

Los depósitos que no coinciden con el informe de una plataforma se tratan en conciliación de ventas y pagos recibidos.

¿Qué registros de activos fijos y depreciación necesita el preparador (Form 4562)?

El preparador necesita una lista que muestre, para cada activo, qué es, cuándo se puso en servicio, cuánto costó y qué se ha deducido. Salvo por los bienes listados, como los vehículos, el IRS no pide con la declaración los activos de años anteriores, pero la información necesaria para calcular la depreciación debe estar en sus registros permanentes (instrucciones del Form 4562). La Publication 583 agrega cuándo y cómo se adquirió el activo y el costo de las mejoras.

Para cada activo, registre:

• La descripción y la fecha en que se puso en servicio
• El costo u otra base y el porcentaje de uso comercial
• Toda deducción de la sección 179 o asignación especial aplicada, y la depreciación de años anteriores
• El método, el período de recuperación y la depreciación de este año

El Form 4562 se adjunta a un Schedule C cuando el negocio deduce depreciación de bienes puestos en servicio ese año, depreciación de bienes listados, como los vehículos, sin importar la fecha, una deducción de la sección 179, o una amortización que comienza ese año, como los costos de inicio (instrucciones del Schedule C). Una corporación S lo adjunta por los mismos motivos, y también por cualquier deducción de vehículo aunque no se reclame depreciación (instrucciones del Form 4562). La corporación no deduce la sección 179 por sí misma: la deducción pasa a los accionistas en el Schedule K, línea 11 (instrucciones del Form 1120-S). Lleve junto con la lista de activos cualquier calendario de amortización y los registros de gastos de vehículos.

La elección de la regla de seguridad de minimis permite deducir de inmediato una compra pequeña solo si la contabilidad también la registra como gasto (instrucciones del Schedule C). Se hace cada año adjuntando una declaración a la declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas (IRS); vea gastar o capitalizar las compras pequeñas. Si no existe ninguna lista, vea cómo reconstruir un calendario de depreciación que falta.

¿Qué partidas del propietario deben mantenerse aparte: retiros, distribuciones, sueldo de ejecutivos, préstamos de accionistas y gastos personales?

Los retiros, las distribuciones, los aportes, el capital de los préstamos y los gastos personales tienen cada uno su propia cuenta y quedan fuera de los ingresos y los gastos. Los sueldos de los ejecutivos de una corporación S y los beneficios deducibles son gastos. La tabla muestra dónde va cada partida.

Las primas del seguro médico de los propietarios están en seguro médico para propietarios. Cómo registrar cada partida del propietario está en registro de las distribuciones de una corporación S, préstamos de accionistas a una corporación S y sueldo del propietario de una corporación S. Retirar más que la base se explica en distribuciones que exceden la base. Los gastos personales y del negocio mezclados en un negocio del Schedule C están en cómo arreglar la mezcla de fondos del negocio y personales.

¿Qué informes de nómina y de contratistas acompañan la contabilidad?

El preparador necesita los resúmenes de nómina y los formularios de nómina presentados para los sueldos, y el total pagado a cada contratista. Los sueldos en la contabilidad deben coincidir con los informes de nómina. Si el propietario de una corporación S cobra por transferencias en lugar de por nómina, eso aparece como una diferencia frente a los informes de nómina.

Para los contratistas, conserve el total pagado a cada persona en el año y si se presentó un Form 1099-NEC. El Schedule C pregunta si el negocio hizo pagos que exigirían Forms 1099, y el Schedule B del Form 1120-S pregunta lo mismo y si los formularios se presentaron o se presentarán (instrucciones del Schedule C, Form 1120-S). Quién recibe un formulario, y el umbral para el año del pago, están en qué contratistas reciben un formulario de impuestos.

¿Qué debe cumplir mi contabilidad antes de entregarla?

Cada cuenta cuadra con su estado de cuenta; nada queda sin categoría; los retiros, las distribuciones y los préstamos del propietario están en cuentas del propietario y no en gastos; los saldos iniciales coinciden con la declaración del año anterior ya presentada; el ingreso se explica frente a los Forms 1099; y la lista de activos y los sueldos coinciden con sus registros. La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente cada mes.

La depuración completa está en la lista de verificación para depurar la contabilidad. Lo que se cierra después del 31 de diciembre está en la lista de verificación del cierre del año. Las partidas aún sin clasificar están en gastos sin categoría antes de la temporada de impuestos. Las cuentas que se asignan a las líneas del Schedule C están en plan de cuentas para el Schedule C.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un diseñador independiente en el Schedule C

La contabilidad muestra US$90,000 de ingresos y US$30,000 de gastos, incluidos US$4,000 de comidas con clientes, por lo que la utilidad contable es de US$60,000. Las comidas generalmente se limitan al 50%, así que la declaración deduce US$2,000 de ellas. Los gastos pasan a ser US$28,000 y la utilidad neta es de US$62,000, no de US$60,000.

Una corporación S con el sueldo del propietario en los gastos

La contabilidad muestra US$40,000 de utilidad después de US$160,000 registrados como «sueldo del propietario»: US$60,000 de sueldos del W-2 y US$100,000 de distribuciones. Las distribuciones no son un gasto, así que los US$100,000 salen de los gastos y el ingreso ordinario del negocio es de US$140,000 antes de cualquier otro ajuste, no de US$40,000. Los US$60,000 de sueldos se quedan como compensación y deben coincidir con los informes de nómina. Si US$60,000 es un sueldo razonable por el trabajo del propietario es una pregunta aparte que el IRS puede plantear.

Una corporación S que compra equipo

La corporación compra US$50,000 de equipo y la contabilidad lo deprecia US$10,000 al año durante cinco años. Supongamos que el equipo califica para la asignación especial de depreciación (depreciación adicional), que la corporación no opta por excluirse y que la declaración deduce los US$50,000 completos en el año 1. La declaración deduce US$40,000 más que la contabilidad, y el Schedule M-1, donde se exige, muestra esa diferencia en la línea 6a. En cada uno de los años 2 a 5 la contabilidad deprecia US$10,000 y a la declaración no le queda nada por deducir, lo que el Schedule M-1 muestra en la línea 3a, de modo que los US$40,000 se revierten para el año 5. La lista de activos debe registrar ambos montos.

¿Su caso es distinto?

• La utilidad de su Schedule C no coincide con su contabilidad, o una importación dejó cifras que usted no puede explicar: conviene resolver una diferencia sin causa conocida antes de presentar. Concilie la contabilidad con la declaración con ayuda con la contabilidad.
• La utilidad contable de una corporación S no coincide con el ingreso de su Form 1120-S, o una importación falló: conviene resolver cuáles diferencias son correcciones de la contabilidad y cuáles son ajustes de la declaración antes de presentar, con ayuda con impuestos corporativos.
• El sueldo, las distribuciones o los préstamos del propietario de una corporación S están mezclados con los gastos: vea contabilidad atrasada de una corporación S y gastos personales pagados por una corporación S, y separe los sueldos de las distribuciones antes de presentar la declaración, con ayuda con impuestos corporativos.
• El balance general de la corporación S no cuadra o no coincide con la declaración del año anterior: vea utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año anterior y busque ayuda con impuestos corporativos.
• La contabilidad lleva meses de atraso, o no existe una lista de activos: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y busque ayuda con la contabilidad.
• El IRS escribió que su ingreso no coincide con los Forms 1099, o una declaración ya presentada se armó con una contabilidad que no cuadraba: vea cómo responder a un aviso del IRS por ingresos no reportados y cómo enmendar una declaración por errores en los gastos del negocio, y reconstruya las cifras a partir de los estados de cuenta con ayuda con la contabilidad.
• Usted presenta la declaración de una sociedad de personas (Form 1065) o reporta alquileres en el Schedule E: las listas anteriores no se aplican tal como están; vea cuentas de capital de los socios o contabilidad de una LLC por cada propiedad de alquiler.
• La contabilidad no estará lista para la fecha de vencimiento: vea una prórroga cuando la contabilidad no está lista.
• Piensa preparar usted mismo la declaración de su corporación S: vea cómo presentar usted mismo la declaración de su corporación S.