Aviso del IRS a su negocio: qué carta es y qué hacer primero

¿Qué hago primero cuando mi negocio recibe un aviso del IRS?

Ubique el número CP o LTR en la esquina derecha del aviso, anote la fecha de respuesta y búsquelo en IRS.gov antes de hacer cualquier otra cosa. El IRS indica que, si el aviso pide una respuesta, usted debe actuar antes de la fecha límite; y que, si no está de acuerdo, debe responder antes de esa fecha para garantizar sus derechos de apelación.

1. Anote el número del aviso, el período fiscal, el formulario que menciona y la fecha de respuesta.
2. Busque el número en la búsqueda de avisos y cartas del IRS.
3. Compare el aviso con la declaración presentada para ese período y con sus registros de pago.
4. Si está de acuerdo, si no lo está o si no puede pagar todo. Si está de acuerdo, haga lo que el aviso pide; no necesita responder a menos que lo pida. Si no está de acuerdo, siga las instrucciones del aviso y envíe copias de sus documentos. Si no puede pagar todo, pague lo que pueda a más tardar en la fecha límite; así puede reducir los intereses y las multas.
5. Conserve el aviso y una copia de todo lo que envíe.

Un aviso no es sencillo cuando:

• menciona un embargo o un gravamen;
• abarca varios períodos o años;
• involucra impuestos de nómina;
• pide una declaración que el negocio nunca presentó;
• cobra una multa por una declaración de una sociedad de personas o de una corporación S;
• cobra una multa del Form 5472 a un negocio con un propietario extranjero.

Un embargo es la incautación legal de sus bienes, como el saldo de una cuenta bancaria, por una deuda tributaria; un gravamen es el derecho legal del gobierno sobre sus bienes por un impuesto sin pagar.

Lleve estos casos a un profesional pronto; la sección «¿Qué avisos del IRS indican que debo buscar ayuda profesional de inmediato?», más abajo, explica por qué. No deje pasar la fecha de respuesta mientras busca ayuda.

Reúna: todas las páginas del aviso, frente y reverso; la declaración presentada para ese período y el EIN; el comprobante de cada pago (estado de cuenta bancario o cheque cancelado); y los avisos anteriores sobre el mismo asunto. Si la contabilidad está tan atrasada que no puede reunir esto, ese es el primer paso: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.

¿La carta del IRS a mi negocio es real?

El IRS indica que normalmente hace el primer contacto por correo, entregado por el Servicio Postal de EE. UU. Una llamada, un correo electrónico o un mensaje de texto no es del IRS si es inesperado, lo apura, lo amenaza, pide información personal o financiera o exige un pago inmediato; y un mensaje directo en redes sociales nunca es del IRS (IRS).

Para verificar una carta, busque su número en la búsqueda de avisos y cartas del IRS. Si no aparece o le parece sospechosa, el IRS indica que llame al 800-829-1040 y siga las instrucciones del representante. La página de asistencia telefónica del IRS da el 800-829-4933 para negocios.

Dos contactos reales sorprenden a los dueños de negocios: un oficial de cobros (revenue officer) que llama por impuestos de nómina antes de que se envíe cualquier aviso de saldo adeudado (el IRS indica que también envía por correo la Letter 5857 con una hora de llamada; confirme usando el número de esa carta), y las cartas de agencias privadas de cobro (IRS).

¿Dónde está el número del aviso y cómo busco qué significa?

El número CP o LTR está en la esquina derecha de la carta (IRS). Escríbalo en la búsqueda de avisos y cartas del IRS, o busque por tema. La página de cada aviso explica de qué trata y qué hacer después. Algunas cartas llevan un número Letter o LT en lugar de CP, como la Letter 1058. Llame al número de teléfono impreso en el aviso.

¿Qué significan los avisos más comunes del IRS para negocios?

Cada aviso de la tabla tiene una página del IRS que explica qué es y cuál es el primer paso. La última columna indica la guía que explica cómo resolverlo.

El IRS describe los CP161 y CP215 solo como un saldo sin pagar y una multa civil; sus páginas no dicen que sean únicamente para negocios. Revise el nombre y el número de identificación fiscal impresos en el aviso para saber a qué cuenta corresponde.

Otras cartas tienen su propia guía:

• Una carta de auditoría: auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Un proveedor de nómina que no pagó al IRS: su proveedor de nómina no pagó sus impuestos.
• Un oficial de cobros que pregunta por impuestos de nómina sin pagar: multa por recuperación de fondos retenidos.
• Una multa del Form 5472: declaraciones omitidas de propietarios extranjeros.
• Una multa por presentar tarde un 1099 o un W-2 (Notice 972CG, según la Publication 1586): formularios tardíos para contratistas y empleados.

¿Qué pasa si el aviso dice que debo dinero que creo que ya pagué, o si no estoy de acuerdo?

Compare cada pago que hizo con los pagos que el IRS dice haber aplicado. En un CP161, la tabla anterior da solo 10 días desde la fecha del aviso para reportar un pago faltante o cifras incorrectas.

1. Reúna el comprobante de cada pago: fecha, monto, el período y el formulario a los que correspondía, y el registro del banco. Compare la lista de pagos y las cuentas del aviso con su declaración.
2. Revise el lado del IRS. La cuenta tributaria de negocios muestra el saldo por año y el historial de pagos; una transcripción de la cuenta tributaria muestra los pagos, las multas, los intereses y el saldo adeudado.
3. Llame al número del aviso con los documentos a la mano. La página del CP215 pide documentos como cheques cancelados.
4. Pague lo que no está en disputa a más tardar en la fecha indicada. Los intereses siguen corriendo sobre el saldo sin pagar después de la fecha de vencimiento.

A dónde va una disputa depende del aviso:

• Un aviso de saldo o de multa (CP161, CP215): llame al número del aviso. Para disputar una multa, también puede enviar una carta firmada con documentos de respaldo que explique por qué debe reconsiderarse. El IRS puede eliminar o reducir una multa por causa razonable, y los intereses cobrados sobre esa multa se eliminan con ella (IRS). Un negocio con un historial puntual de presentación y pago en los 3 años anteriores también puede calificar para el alivio de multa por primera vez por no presentar, no pagar o no depositar a tiempo: el First Time Abate, que usted solicita, o la exención automática en declaraciones elegibles (IRS: alivio administrativo de multas; condiciones en multas por presentación y pago tardíos). Los intereses sobre el impuesto mismo pueden condonarse, en el Form 843 o por carta firmada, por un error o una demora irrazonables del IRS que ocurrieron después de que el IRS le escribió por primera vez y a los que el negocio no contribuyó; presente la solicitud dentro de 3 años después de la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde. Ese alivio no cubre los impuestos de nómina (condonación de intereses del IRS).
• Un CP504: llame de inmediato. El aviso también explica cómo pedir una revisión del Programa de Apelaciones de Cobro (Collection Appeals Program) antes de una acción de cobro. Si ya pagó o tiene un acuerdo de pagos a plazos, llame de todos modos para que la cuenta lo refleje (IRS).
• Un LT11, Letter 1058 o CP297: una solicitud de audiencia del debido proceso de cobro (Collection Due Process) en el Form 12153, dentro del plazo que se describe más abajo.
• Si sigue sin resolverse: las páginas de avisos del IRS remiten al Servicio del Defensor del Contribuyente (Taxpayer Advocate Service), una organización independiente dentro del IRS, y a las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (Low Income Taxpayer Clinics). La Publication 1660 indica que el Servicio del Defensor del Contribuyente no puede ampliar el plazo para pedir una audiencia.

¿Debo responder aunque el negocio esté cerrado, no haya tenido actividad o el aviso pida un Form 940 antiguo?

En un CP259, sí. La página del CP259 indica que un negocio sin empleados ni actividad en un período no necesita presentar una declaración de ese período, pero sí debe responder al aviso y usar el formulario de respuesta incluido para explicar por qué no se necesita ninguna. Si el negocio hizo depósitos o pagos, o tuvo créditos en ese período, debe presentar una declaración firmada que los muestre para obtener un reembolso. En cualquier otro aviso, siga sus propias instrucciones.

Cuatro cosas que debe saber antes de enviar un formulario de respuesta:

• «Sin actividad» no siempre significa «sin declaración». Una sociedad de personas nacional presenta el Form 1065, salvo que no reciba ingresos ni tenga gastos deducibles ni créditos (instrucciones del Form 1065). Una corporación nacional que no esté exenta conforme a la sección 501 debe presentar una declaración del impuesto sobre la renta, generalmente en el Form 1120, tenga o no ingreso gravable (instrucciones del Form 1120). Una corporación S presenta el Form 1120-S en su lugar, pero solo mientras siga vigente una elección que el IRS aceptó (instrucciones del Form 1120-S); si un aviso menciona el Form 1120 para un negocio que usted trata como corporación S, revise primero la carta de aceptación del IRS y vea alivio por elección tardía de corporación S.
• Un EIN fija obligaciones de presentación. Cuando se emite un EIN, se establecen los requisitos para declaraciones específicas, como los Forms 940, 941 y 1120. Una declaración sin presentar se considera atrasada, con un aviso por cada formulario y período (CP259). Por eso un negocio que nunca tuvo empleados puede recibir un aviso de nómina.
• Un aviso antiguo del Form 940 o del Form 941. La página del CP259 indica que no se requiere declaración para un período sin empleados ni actividad, pero igual debe responder en el formulario de respuesta. Sin embargo, después de su primer Form 941, un negocio generalmente lo presenta cada trimestre, aunque no haya pagado salarios, hasta que presenta una declaración final (instrucciones del Form 941); y el Form 940 tiene una casilla de «sin pagos» para el empleador que no pagó a nadie en el año y una casilla de declaración final para el negocio que cerró (instrucciones del Form 940). La página del CP259 no explica cómo encajan estas reglas, así que revise el historial de nómina de ese período antes de responder; vea cómo ponerse al día con impuestos de nómina y cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar para saber cuántos años atrás suele pedir el IRS las declaraciones faltantes.
• Un CP259 puede cruzarse con su presentación. En la página del CP259, el IRS indica que, si usted presentó dentro de cuatro semanas con el mismo nombre y EIN que aparecen en el aviso, puede ignorarlo. No dice algo así para otros avisos.

Para terminar las obligaciones de presentación de un negocio, vea qué declaraciones presenta su negocio y cómo cerrar una empresa.

¿Cuánto tiempo tengo y qué pasa si dejo pasar la fecha?

Rige la fecha impresa en su aviso; el IRS no fija un único plazo para todos los avisos, y algunos traen un plazo más corto dentro del texto.

Tres cosas que debe saber sobre los avisos de embargo:

• El CP504 no es el aviso de audiencia, y puede que no le siga un aviso de audiencia. Las preguntas frecuentes de apelaciones del IRS indican que el IRS no puede embargar solo con un CP504: después viene un aviso formal de intención de embargo y de derecho a una audiencia (IRS). Pero ese aviso se exige una sola vez por cada impuesto y período (sección 6330(a)(1); Publication 1660), y la página del CP504 indica que solo llega si usted no recibió ya uno. Revise los avisos anteriores sobre el mismo impuesto y período: si ya se envió uno, puede seguir un embargo sin otro aviso, y el plazo para pedir la audiencia puede estar corriendo o haber vencido. Un reembolso de impuestos estatales puede embargarse sin el aviso. También pueden embargarse los bienes de un negocio que pidió una audiencia por impuestos de nómina en los dos años anteriores al período embargado (un embargo calificado por impuestos de nómina); su audiencia se realiza después del embargo, como describe la página del CP297A (sección 6330(f) y (h)). La Publication 1660 enumera las demás excepciones. Aun así, el IRS indica que responda al CP504 ahora en lugar de esperar.
• Cuente los 30 días desde el día siguiente a la fecha del aviso. El reglamento cuenta desde la fecha del aviso, no desde su recepción, así que leerlo tarde no extiende el plazo; llamar al IRS tampoco lo extiende, ni vivir fuera de EE. UU. (Treas. Reg. 301.6330-1; Publication 1660). Las preguntas frecuentes de apelaciones dicen «desde la recepción»; siga el reglamento. Si el último día es sábado, domingo o feriado legal, una solicitud con matasellos del siguiente día que no sea ninguno de esos es oportuna (sección 7503). El IRS puede enviar el aviso a la última dirección conocida del negocio (sección 6330(a)(2)); por eso, después de una mudanza o de un cambio de parte responsable, actualícela en el Form 8822-B. Por lo general, no se permite el embargo durante esos días ni mientras una solicitud presentada a tiempo esté pendiente.
• Una solicitud tardía es más débil. Una solicitud con matasellos dentro de un año desde la fecha del aviso de embargo aún puede obtener una audiencia equivalente, pero el embargo no queda prohibido y la decisión no puede llevarse a un tribunal (Publication 1660).

Sobre gravámenes, audiencias y qué detiene el cobro, vea planes de pago del IRS para deudas tributarias de un negocio.

¿Mi contador o responsable contable puede tratar con el IRS por mí?

Un CPA, un abogado o un agente inscrito (enrolled agent) puede hacerlo, una vez que el negocio firma el Form 2848. Las instrucciones del IRS indican que el representante debe poder ejercer ante el IRS; la Parte II enumera quiénes pueden, entre ellos abogados, CPA, agentes inscritos, funcionarios y empleados de tiempo completo.

A un responsable contable que no pertenezca a esos grupos se le puede dar el Form 8821 para revisar y recibir información tributaria, pero no para representar al negocio. Un preparador de declaraciones no inscrito (un preparador pagado que no es abogado, CPA ni agente inscrito) solo puede representar a un contribuyente en la revisión de una declaración que ese preparador elaboró y firmó, y necesita un PTIN y el registro del Programa de la Temporada de Presentación Anual (Annual Filing Season Program) del IRS. Eso no cubre un aviso de saldo adeudado ni de embargo, y un preparador así nunca puede representar a un contribuyente ante oficiales de cobros ni ante oficiales de apelaciones.

El IRS devuelve un Form 2848 cuya línea 3 no indica el asunto, el formulario y los períodos (devuelve «All years» o «All taxes»), o que firmó la persona equivocada. Para una multa que no está ligada a una declaración, la línea 3 debe decir "Civil Penalty" o describir la multa. En una corporación, firma un funcionario con autoridad legal para obligarla. En una sociedad de personas, firman todos los socios, o un socio autorizado por la ley estatal para actuar en su nombre, con una copia de esa autorización adjunta. Para el resto del formulario, vea auditoría del IRS a un negocio pequeño y cambiar de contador.

El formulario no libera al negocio de sus obligaciones tributarias.

¿Dónde puedo ver todas las cartas y los saldos del IRS de mi negocio?

La cuenta tributaria de negocios del IRS muestra el saldo adeudado por año, el historial de pagos, las transcripciones tributarias, y los avisos y las cartas. La página del IRS no dice que toda carta aparezca allí, así que actúe según el aviso en papel y la fecha impresa en él.

Un funcionario designado renueva el rol cada año. Sin una cuenta, puede obtener una transcripción del negocio por correo con el Form 4506-T o llamando a la línea de negocios del IRS (IRS). Una transcripción de la entidad muestra las obligaciones de presentación del negocio, lo que ayuda cuando un aviso pide una declaración que usted no sabía que debía. Un mensaje de «No record of return filed» poco después de presentar (espere de 2 a 3 semanas después del e-file y de 6 a 8 semanas después de enviarla por correo) puede significar solo que la declaración aún no se procesa.

¿Qué avisos del IRS indican que debo buscar ayuda profesional de inmediato?

Busque ayuda pronto cuando un primer paso equivocado sea costoso o difícil de deshacer, y tenga presente la fecha de respuesta mientras lo hace. Estas características elevan lo que está en juego:

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Dos años del Form 1065 sin presentar

Una LLC de dos miembros tratada como sociedad de personas tuvo ingresos en sus dos primeros años y nunca presentó el Form 1065.

• Años 1 y 2: el Form 1065 de cada año vence después de que termina el año (el 15 de marzo para una sociedad de personas con año calendario, según las instrucciones del Form 1065); no se presentó ninguno.
• Año 3 o posterior: llegan dos avisos CP259, uno por cada año. Cada uno pide a la LLC que presente ahora o que explique en el formulario de respuesta por qué no se necesita una declaración.
• Respuesta: la LLC tuvo ingresos, así que el Form 1065 era obligatorio para cada año. La página del CP259 indica presentar de inmediato, por lo que la LLC arma la contabilidad de ambos años con los registros bancarios y presenta las dos declaraciones con todos los schedules.
• Después: puede llegar un aviso de multa (CP162C) por cada año tardío. Las guías de multas y de alivio muestran de qué es el cargo. El alivio para sociedades de personas pequeñas puede aplicar si la LLC cumple las condiciones de la página del CP162C, como que cada miembro sea una persona física que no sea extranjero no residente y que haya reportado su parte en una declaración presentada a tiempo (IRS).

Una corporación S y un pago faltante

Una corporación S recibe un CP161 por US$8,000. Su estado de cuenta bancario muestra un pago de US$5,000 que no está en la lista de pagos aplicados del aviso.

La corporación compara la fecha, el monto y el período del pago con el aviso, revisa la cuenta tributaria de negocios y se comunica con el IRS dentro de 10 días desde la fecha del aviso, con el registro del banco. Si el IRS confirma el pago, el saldo puede bajar a unos US$3,000, antes de intereses y multas. La corporación S paga lo que queda antes de la fecha indicada o pregunta por un plan de pagos.

Un aviso de multa civil

Una LLC de consultoría recibe un CP215 por US$2,400. El aviso indica la fecha de vencimiento, el monto y las opciones de pago. El propietario busca en él el nombre de la multa y el período fiscal, y luego la relaciona con la guía correspondiente: una multa por declaración tardía o una falta del Form 5472. Si la declaración se presentó a tiempo, o el aviso no aclara la multa, el propietario llama al número del aviso antes de pagar, con el comprobante de presentación. Si la multa es correcta, pagar los US$2,400 completos antes de la fecha de vencimiento evita que se sigan sumando multas e intereses.

¿Su caso es distinto?

• Un aviso menciona un embargo, enumera varios períodos, involucra impuestos de nómina o pide una declaración que nunca presentó, y la fecha de respuesta está cerca: la fecha es el reloj. A qué propietario se refiere el aviso, qué declaración presentar primero, si debe responder un representante y si corresponde un alivio de multas depende de hechos que el aviso no muestra. Obtenga ayuda con impuestos corporativos ahora y tenga presente la fecha de respuesta mientras lo hace.
• Faltan declaraciones de varios años, o la contabilidad está tan atrasada que no puede encontrar la declaración ni el comprobante de un pago: siga cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar. Esas declaraciones se arman con la contabilidad, así que normalmente la contabilidad va primero: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• El aviso es una multa: vea multas por presentación y pago tardíos y, para un cargo del Form 1065, alivio de multas para sociedades de personas pequeñas.
• El aviso es sobre impuestos de nómina: vea cómo ponerse al día con impuestos de nómina y, si interviene un oficial de cobros, la multa por recuperación de fondos retenidos.
• El negocio debe más de lo que puede pagar: vea planes de pago del IRS para deudas tributarias de un negocio.
• La carta es una auditoría: vea auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Una declaración presentada tenía errores y el aviso muestra una cifra distinta: vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
• El negocio es de propiedad extranjera y la multa es por el Form 5472: vea declaraciones omitidas de propietarios extranjeros.
• El aviso es un CP2000 sobre su declaración personal: vea la guía sobre el aviso de subdeclaración.