Contabilidad desordenada: arreglar el archivo o empezar de nuevo

¿Qué diferencia hay entre limpieza, puesta al día y reconstrucción de la contabilidad?

La limpieza corrige los asientos que están mal, la puesta al día agrega los meses que nunca se registraron y la reconstrucción rehace los registros que ya no existen. Ninguna de las fuentes del IRS citadas aquí define estos términos. Son etiquetas de trabajo para describir qué está mal en un archivo, y la mayoría de los archivos necesitan más de una. Arreglar el archivo anterior por lo general conviene cuando se puede nombrar cada diferencia; un archivo nuevo abierto con los últimos saldos presentados puede convenir cuando una diferencia no se puede rastrear, y en ambos casos se conserva el archivo anterior.

Las tres tienen el mismo objetivo: libros que establezcan los ingresos, las deducciones y los créditos de cada declaración (26 CFR 1.6001-1). El método mes a mes para la contabilidad atrasada está en cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada. Las correcciones que conviene hacer antes de que un preparador vea el archivo están en la lista de verificación para limpiar la contabilidad, cómo vaciar una cuenta comodín está en gastos sin categorizar antes de la época de impuestos, y el dinero personal mezclado está en cómo corregir la mezcla de fondos del negocio y personales.

El caso no es sencillo cuando una declaración vence ahora, un preparador rechazó el archivo, ya se presentaron declaraciones con base en los libros defectuosos, un año no tiene declaración, varias entidades comparten cuentas, faltan registros o llegó un aviso del IRS. Esos casos por lo general necesitan la revisión de un profesional antes de modificar los libros; vea ayuda con la contabilidad. Reúna primero: estados de cuenta bancarios y de tarjeta de todos los meses, la última declaración presentada, una exportación del archivo anterior y los informes de nómina y de préstamos.

Contabilidad desordenada: ¿qué necesito, limpieza, puesta al día o un archivo nuevo?

La limpieza conviene cuando los meses concuerdan con el banco pero las categorías están mal; la puesta al día, cuando faltan meses completos; la reconstrucción, cuando se perdieron los registros; y un archivo nuevo, cuando los libros no se pueden conciliar con el banco ni con la última declaración. La mayoría de los archivos muestran más de un síntoma; la reconstrucción va primero porque las otras dos necesitan sus registros.

Esta ruta es un método de trabajo, no una regla del IRS.

¿Qué deben mostrar mis libros ante el IRS, sea cual sea la ruta que elija?

Los libros deben establecer los ingresos brutos, las deducciones y los créditos de cada declaración, y los registros que los respaldan deben estar disponibles mientras puedan ser relevantes para cualquier ley tributaria (26 CFR 1.6001-1). El IRS no exige un método contable en particular, pero el método usado debe reflejar con claridad y exactitud los ingresos y los gastos (Topic 305).

La Publication 583 describe estas prácticas: conservar los documentos de respaldo de los libros (facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques cancelados y estados de cuenta), conciliar cada cuenta bancaria con su estado de cuenta todos los meses y mantener separadas las cuentas del negocio y las personales. Si los libros están computarizados, los registros legibles por máquina deben concordar con los libros y con la declaración.

Los registros contables también incluyen una conciliación de cualquier diferencia entre los libros y la declaración (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Lo que la declaración ofrece para comparar depende del negocio. El Schedule L es el balance general en la declaración de una entidad:

Una entidad pequeña puede no estar obligada a completar el Schedule L; las instrucciones del formulario fijan la prueba de tamaño. Donde la declaración no tiene balance general, compare con los estados de cuenta y con los libros anteriores.

¿Cómo pruebo si vale la pena arreglar el archivo anterior?

Esta es una prueba de trabajo, no una regla del IRS. Haga tres verificaciones, en este orden. Arreglar el archivo por lo general conviene cuando las tres se cumplen, o fallan solo en puntos que usted puede nombrar.

Concordar con el banco demuestra que el saldo de los libros coincide con el estado de cuenta, no que cada asiento esté en la cuenta correcta. Y una verificación 2 fallida indica que los libros y la declaración no coinciden, no cuál de los dos está mal. Si fallan las verificaciones 1 y 3 pero los registros existen, la ruta es la limpieza o la puesta al día dentro del mismo archivo. Si los saldos de fin de año no coinciden con la última declaración presentada y nadie puede rastrear la diferencia, lea la sección siguiente antes de decidir.

¿Cuándo conviene abrir un archivo nuevo y qué debo conservar del anterior?

Un archivo nuevo puede convenir cuando los saldos de fin de año no coinciden con la última declaración presentada y nadie puede rastrear la diferencia, cuando los años cerrados siguen cambiando y el archivo no sirve como registro, o cuando el archivo anterior ya no se puede abrir ni usar. Un archivo nuevo nunca sustituye al anterior: los libros y registros deben conservarse mientras puedan ser relevantes para cualquier ley tributaria (26 CFR 1.6001-1).

Por lo general eso es hasta que vence el plazo de prescripción de cada declaración (el tiempo que tiene el IRS para determinar más impuesto), que es de 3 años desde la presentación (o desde la fecha de vencimiento, si es posterior) para la mayoría de los respaldos. En una sociedad de personas o una corporación S, el mismo plazo también corre desde la fecha de vencimiento o de presentación de la declaración de cada propietario, la que sea posterior (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S). Es más largo en algunos casos, como cuando el ingreso omitido de una declaración supera 25% del ingreso bruto que muestra, y no hay límite para un año sin declaración válida o con una declaración fraudulenta (Topic 305). Estos son los plazos para las declaraciones del impuesto federal sobre la renta; otros impuestos, incluidos los estatales, pueden ser distintos. Cuánto tiempo conservar los registros de un negocio tiene la lista completa.

Un archivo nuevo no hace desaparecer los problemas anteriores. Los pasa a una lista: cada diferencia entre el archivo anterior y la última declaración sigue necesitando una respuesta.

¿Cómo fijo los saldos iniciales para que un archivo nuevo coincida con la última declaración presentada?

Abra el archivo nuevo el primer día de un año fiscal con los saldos con que cerró el último año presentado, y luego registre cada mes desde entonces con base en los estados de cuenta. Las cuentas de ingresos y de gastos se cierran al final de cada año fiscal, mientras que las cuentas de activos, pasivos y capital pasan al año siguiente (Publication 583). Por eso, un archivo nuevo que empieza el primer día de un año fiscal abre solo con cuentas del balance general.

Lo normal es que la fuente sea el balance general de cierre del propio archivo anterior, y que la declaración presentada sea solo la verificación. Aquí no se puede confiar en el archivo anterior, así que la columna final del Schedule L presentado puede ser el mejor balance de cierre disponible. Trate cada una de sus líneas como un total que debe respaldarse con un documento, cuando exista (estados de cuenta de fin de año del banco, de la tarjeta y del prestamista, y el calendario de depreciación). En la declaración de una sociedad de personas, el total de activos al inicio por lo general debe ser igual al total de activos al cierre del año anterior, y una diferencia requiere una declaración adjunta (instrucciones del Form 1065).

Haga una lista de cada diferencia con su monto y, si un documento no coincide con la cifra presentada, anote ambas. No fuerce una diferencia a cero: el saldo presentado vale lo que valen los libros de los que salió. Qué cifra usar al abrir, cuando un documento no coincide con la declaración, es una decisión que se toma con un profesional, porque puede significar que la declaración estaba mal.

Si no hay Schedule L (un propietario único o una entidad pequeña), arme los saldos iniciales con los estados de cuenta y con los registros de préstamos y de activos. Saldos iniciales después de cambiar de contador tiene los pasos completos. Para un capital que no concuerda, vea las utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado. Si el negocio funcionó un tiempo antes de que existieran libros, vea saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde.

Mis libros anteriores se usaron para presentar declaraciones: ¿hay que corregirlas?

No automáticamente. Una declaración puede necesitar corrección cuando un monto que informó es incorrecto, así que compare los libros corregidos con cada declaración presentada, año por año. Una persona que encuentra un error después de presentar puede tener que enmendar. Una corporación S presenta un Form 1120-S enmendado, con Schedules K-1 enmendados si cambian las cifras de los propietarios (instrucciones del Form 1120-S), y una corporación C presenta el Form 1120-X (instrucciones del Form 1120). Una sociedad de personas, incluida una LLC con varios miembros, está sujeta al régimen centralizado de auditoría, salvo que haya optado por quedar fuera en su declaración presentada a tiempo con el Schedule B-2, algo que solo puede hacer una sociedad con 100 socios elegibles o menos. Una sociedad sujeta a ese régimen por lo general presenta una solicitud de ajuste administrativo, no una declaración enmendada ni Schedules K-1 enmendados; la que optó por quedar fuera enmienda su Form 1065 con Schedules K-1 enmendados (instrucciones del Form 1065). Revise el Schedule B-2 de cada declaración presentada.

Compare los ingresos brutos corregidos, cada gasto y los saldos del Schedule L con la declaración. Hay tres resultados posibles:

Una solicitud de reembolso por lo general debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (IRS); el tiempo que tiene el IRS para determinar más impuesto está en cuánto tiempo conservar los registros de un negocio. Los pasos, los formularios y los efectos en las declaraciones de los propietarios están en cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

¿Puedo cambiar mi método contable mientras limpio la contabilidad?

Corregir un error de registro o de cálculo no es un cambio de método; cambiar de método, o cambiar el momento en que se cuenta una partida recurrente, sí lo es y requiere antes el consentimiento del IRS (Publication 538). Un contribuyente que cambia el método con que lleva los libros debe obtener el consentimiento antes de calcular el ingreso con el método nuevo, aunque el método nuevo sea adecuado (26 CFR 1.446-1(e)). La solicitud se hace en el Form 3115 (Acerca del Form 3115), y el plazo depende del procedimiento. Una solicitud de consentimiento previo por lo general se presenta durante el año fiscal del cambio (26 CFR 1.446-1(e)(3)). Un cambio automático (Publication 538) se adjunta a la declaración presentada a tiempo de ese año, prórrogas incluidas, y se envía al IRS una copia firmada a partir del primer día de ese año y a más tardar en la fecha en que se presenta la declaración (instrucciones del Form 3115). Verifique qué procedimiento aplica antes de cambiar los libros o la declaración.

El consentimiento se aplica a un cambio respecto del método que ya se usa. Un contribuyente puede adoptar cualquier método permitido en la primera declaración que informe el negocio, y el método usado primero, como se muestra en esa declaración, debe seguirse de manera uniforme en adelante (26 CFR 1.446-1(e)(1) y (d)(1); Publication 538). Un año posterior sin presentar no reabre esa elección: el método establecido por lo general continúa, salvo que se haga un cambio permitido. Si el tratamiento de una partida ya fijó un método depende de los hechos, una pregunta para un profesional antes de rehacer los libros.

La trampa es silenciosa. El método de una declaración está atado al método de los libros: el mismo método en el caso de un propietario único (Publication 334), el método que se usa habitualmente para llevar los libros en una corporación S (instrucciones del Form 1120-S) y un método que se pueda conciliar con los libros en una sociedad de personas (instrucciones del Form 1065). Si los libros corregidos cambian el momento en que se cuenta una partida, en comparación con las declaraciones presentadas, eso puede ser un cambio de método. Un cambio también puede requerir un ajuste para que los ingresos y los gastos no se dupliquen ni se omitan (instrucciones del Schedule C).

Si las declaraciones presentadas usaron métodos distintos en años distintos, el IRS puede calcular el ingreso con un método que, a su juicio, refleje con claridad el ingreso (Publication 538). Eso requiere la revisión de un profesional antes de que alguien cambie los libros. Para elegir un método de aquí en adelante, vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño; para saber cómo cambiar, vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación. Los libros en método de acumulación junto a una declaración en método de efectivo son otra cuestión: libros en método de acumulación y una declaración en método de efectivo.

¿Debo pasarme a otro programa de contabilidad y empezar bien?

Pasarse a otro programa no cambia la respuesta. El IRS fija lo que los libros deben mostrar y probar, no el software que los guarda (Topic 305; Publication 583). Las tres verificaciones, los saldos iniciales y la obligación de conservar los registros anteriores siguen siendo los mismos.

Importar el historial del archivo anterior a un programa nuevo copia también sus errores. Abrir el programa nuevo con los saldos presentados deja el historial en el archivo anterior, que entonces debe seguir siendo legible. Qué llevar a un programa nuevo está en cómo cambiar de software de contabilidad a mitad de año.

Exporte los libros mayores, los informes y las listas de cuentas antes de que termine una suscripción. Registros que se deben conservar al cancelar el software de contabilidad los enumera.

¿Qué debo tener listo y cuándo conviene contratar a alguien para arreglar la contabilidad?

Tenga esto listo antes de que alguien dé una cotización o empiece:

• Estados de cuenta de cada cuenta bancaria, de tarjeta, de préstamo y de procesador de pagos, de cada mes del período.
• La última declaración presentada de cada entidad, con todos los anexos y los Schedules K-1 (la parte del ingreso que corresponde a cada propietario).
• Una exportación del archivo anterior: libros mayores, lista de cuentas e informes al cierre del último año presentado.
• Informes de nómina, estados de cuenta de préstamos y registros de activos y de depreciación.

Contratar ayuda conviene cuando se cumple alguno de estos casos. Cada uno agrega una cuestión de impuestos a la de contabilidad:

• Una declaración vence y los libros no concuerdan con el banco ni con la última declaración presentada.
• Un preparador dijo que el archivo no puede respaldar la declaración.
• Ya se presentaron declaraciones con base en libros que ahora parecen estar mal.
• Un año no tiene declaración presentada.
• Varias entidades o propietarios comparten cuentas.
• Los saldos de nómina o del impuesto sobre las ventas no coinciden con lo presentado o pagado.
• Usted tiene un aviso del IRS sobre una declaración.

Para saber cuánto cuesta el trabajo y qué preguntar a un proveedor, vea el costo de la contabilidad de puesta al día y cómo elegir un servicio de contabilidad de puesta al día.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una LLC de panadería: todos los meses concuerdan, pero US$40,000 están en una sola cuenta

Una LLC de un solo miembro (Schedule C) tiene dos años de asientos. Una cuenta comodín tiene US$40,000: US$25,000 del Año 1 y US$15,000 del Año 2. El saldo de cada mes coincide con el estado de cuenta bancario, así que el saldo de los libros concuerda con el banco y la verificación del banco se cumple. Suponga que el Schedule C de cada año se preparó con los libros tal como están.

Esto es una limpieza del archivo existente, no un nuevo comienzo. Cada partida se clasifica en la cuenta que le corresponde, como suministros, retiros del propietario o pagos de préstamos. Luego se compara cada año con su Schedule C. Si la clasificación mueve una línea del Año 1 o del Año 2, esa declaración se compara con la cifra corregida. Empezar de nuevo desecharía dos años de historial conciliado para resolver un problema de categorías.

Una LLC de dos miembros: 14 meses sin ningún asiento

Una LLC tratada como sociedad de personas no registró nada durante 14 meses, pero conservó todos los estados de cuenta bancarios. Tres de los meses corresponden al Año 1, cuyo Form 1065 ya está presentado. Once corresponden al Año 2, cuya declaración aún no vence.

Esto es una puesta al día en el archivo actual. Primero se registran los tres meses del Año 1. El efectivo de cierre del Año 1, de US$12,000, se compara con el efectivo del Schedule L presentado, o con el estado de cuenta de fin de año si la declaración no tenía Schedule L. Una diferencia pasa a la lista, y el Año 1 se revisa antes de darlo por resuelto. Luego se registran los once meses del Año 2 uno por uno, y cada uno se concilia antes del siguiente. No hace falta empezar de nuevo.

Una corporación S: el archivo no concuerda con el balance general del año pasado

El Schedule L presentado del Año 2 muestra efectivo de US$30,000, equipo de US$45,000 y préstamos de accionistas por US$50,000. El archivo anterior muestra efectivo de US$26,000, equipo de US$38,000 y préstamos de accionistas por US$20,000. Los años cerrados se editaron después de presentar la declaración, y el responsable contable anterior ya no está, así que nadie puede decir qué asientos se movieron. Tres cuentas no concuerdan y el historial no se puede rastrear.

El archivo nuevo se abre el primer día del Año 3 con los saldos presentados. El archivo anterior se conserva. La lista para el preparador registra tres diferencias: US$4,000 de efectivo, US$7,000 de equipo y US$30,000 de préstamos de accionistas. Los estados de cuenta y los registros de préstamos muestran de qué lado de cada diferencia están los hechos. Si la declaración estaba bien, la diferencia está en el archivo anterior y el saldo inicial se mantiene. Si la declaración estaba mal, ese año pasa a la lista de revisión, junto con las cifras de los accionistas que salieron de ella, y el saldo inicial cambia con ella.

¿Su caso es distinto?

• Una declaración vence y los libros no concuerdan con el banco ni con la última declaración presentada: la ruta que conviene depende de qué registros existen y de qué puede ser necesario enmendar, así que solicite ayuda con la contabilidad. Una prórroga por lo general debe solicitarse a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración y extiende el plazo para presentar, no para pagar (Topic 304; instrucciones del Form 7004). La guía de puesta al día explica el método mes a mes y los pasos de la prórroga.
• Ya se presentaron declaraciones con base en libros defectuosos: compare primero las cifras corregidas y luego use cómo corregir una declaración de negocio ya presentada. Si hay que rehacer los libros mismos, solicite ayuda con la contabilidad.
• Un preparador rechazó el archivo: siga la lista de verificación para limpiar la contabilidad, o solicite ayuda con la contabilidad si el archivo sigue sin concordar.
• Faltan registros: vea cómo reconstruir la contabilidad con los estados de cuenta bancarios. Si los propios estados de cuenta se perdieron, solicite ayuda con la contabilidad.
• Un año no tiene declaración presentada: vea cómo ponerse al día con las declaraciones de negocios sin presentar.
• Varias entidades o propietarios comparten cuentas: vea contabilidad para varias empresas y solicite ayuda con la contabilidad.
• Los saldos de nómina no se saldan: vea pasivos de nómina que no se saldan y solicite ayuda con la contabilidad si siguen sin coincidir con lo presentado o pagado. El impuesto de nómina retenido y no pagado puede determinarse a cargo de una persona responsable que deliberadamente no lo entregó, no solo del negocio (IRS); vea la guía sobre la multa de recuperación de fondos en fideicomiso.
• Tiene un aviso del IRS sobre una declaración: el plazo para responder está en el aviso. Vea un aviso del IRS a su negocio y solicite ayuda con la contabilidad si los libros que lo originaron no concuerdan.
• La empresa es canadiense: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada en Canadá.