Impuesto sobre las ventas: software, proveedor o hacerlo usted

¿Debo llevar el impuesto sobre las ventas internamente, usar software o dárselo a un profesional?

Ajuste la configuración a cuántos estados presenta, qué tan claro es el tratamiento de sus productos y quién concilia cada declaración con la contabilidad. El software puede calcular el impuesto en la caja. No decide en qué estados lo debe ni si una declaración coincide con su contabilidad, y un producto configurado con la regla equivocada puede dejarlo debiendo el impuesto o reembolsando a su proveedor.

Presentar internamente puede dejar de funcionar cuando la lista de presentaciones supera lo que una persona puede conciliar cada mes, o cuando llega una carta de un estado que nadie sabe contestar. Lo que determina el costo de contratar ayuda es cuántas declaraciones presenta al año (estados por la frecuencia que pide cada uno), cuántos registros faltan por hacer y cuántos datos de ventas hay que depurar primero.

Un caso no es sencillo cuando usted está registrado o está por registrarse en varios estados, el tratamiento de un producto no está claro (las suscripciones de software son el caso común), se omitieron declaraciones, o una declaración no coincide con la contabilidad. Empiece con la lista de permisos, las ventas por estado y mes, y las últimas declaraciones; la lista completa está al final.

¿Qué puede calcular y presentar el software de cumplimiento del impuesto sobre las ventas?

El cumplimiento del impuesto sobre las ventas son seis tareas: registrarse, definir cómo tributa cada producto, calcular, presentar y pagar, conciliar con la contabilidad y contestar avisos. Un proveedor certificado cubre la mayoría en los estados miembros de Streamlined, y el software que solo calcula cubre el cálculo. El resto sigue a cargo de una persona.

¿Pueden automatizarse por completo las presentaciones del impuesto sobre las ventas?

En parte. El cálculo puede automatizarse, y en los estados miembros de Streamlined un proveedor certificado puede presentar y pagar. Fuera de ellos, las declaraciones se presentan en el sistema propio de cada estado, usted o alguien a quien autorice a la manera de ese estado. Las herramientas difieren en los estados en que presentan y en lo que revisan, así que pregunte en qué estados presenta una herramienta, si presenta declaraciones en cero y quién figura en la cuenta de cada estado. Una herramienta que presenta con datos sin conciliar presenta lo que recibe.

Hay tres trampas que se repiten:

• Presentar con ventas sin conciliar. Una declaración armada con datos de ventas que no se han cotejado con los pedidos, los reembolsos y los reportes del marketplace puede presentarse a tiempo y aun así estar mal, por ejemplo cuando una venta del marketplace se cuenta tanto en los totales de su tienda como en el reporte de recaudación del marketplace. Vea conciliar ventas y pagos.
• Registrarse donde no se debe nada. Registrarse inicia la obligación de presentar: un vendedor es responsable de cobrar y pagar el impuesto desde su fecha de registro, y registrarse por el sistema Streamlined (el registro compartido que operan los estados miembros) no borra el impuesto de ventas anteriores, salvo en los estados que ofrecen amnistía (registro de Streamlined). Confirme que se cumple el estándar de un estado antes de registrarse.
• Declaraciones en cero omitidas. En los estados miembros de Streamlined, California y Nueva York, las declaraciones deben presentarse aunque no haya ventas (registro de Streamlined; California; Nueva York). Una herramienta configurada para presentar solo cuando hay impuesto por pagar puede pasarlas por alto. Para las fechas límite, las multas y las declaraciones omitidas, vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué sigue necesitando a una persona, sea cual sea la herramienta?

La mayor parte de esto sigue a cargo de una persona aunque una herramienta haga el cálculo o la presentación.

• En qué estados debe el impuesto. Hay que registrarse en cada estado donde se cumplió su estándar de nexo físico o económico (una conexión como una tienda, personal o inventario allí, o ventas por encima de su umbral) u otro requisito (registro de Streamlined). Vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Cómo tributa cada producto. Un proveedor certificado determina si un producto es gravable según cómo esté asignado cada producto, y el alivio de datos del estado no cubre una asignación equivocada. Si un plan, un servicio o un paquete es gravable en un estado es otra pregunta; vea impuesto sobre las ventas del SaaS y el software.
• Certificados de exención. California indica a los profesionales que los clientes deben conservar los documentos que respaldan las ventas no gravables (CDTFA). Vea certificados de exención de los clientes.
• Avisos y auditorías fuera del alcance de un proveedor. Un estado generalmente lo contacta directamente, salvo que se compense a un proveedor por su cuenta, y aun así el proveedor puede necesitar registros suyos (preguntas frecuentes de los CSP). Vea auditoría del impuesto sobre las ventas.
• Períodos pasados. Las ventas que nunca se gravaron necesitan su propio plan. Vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• La contabilidad. Un saldo de pasivo que difiere de la declaración necesita que una persona lo rastree. Vea el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración.

¿Qué es un proveedor de servicios certificado y a qué vendedores les presta el servicio gratis?

Un proveedor de servicios certificado (CSP) es un agente certificado conforme al Streamlined Sales and Use Tax Agreement para realizar las funciones del impuesto sobre las ventas y el uso de un vendedor, salvo el impuesto sobre las compras del propio vendedor. Los estados miembros de Streamlined le pagan al proveedor por los vendedores que cumplen las pruebas siguientes, así que esos vendedores no le pagan nada al proveedor por los servicios cubiertos (qué es un CSP). Un estado puede permitir o no que esos vendedores conserven su compensación por recaudación, así que consulte con cada estado (preguntas frecuentes de los CSP).

Para obtener el servicio gratuito en un estado, un vendedor debe registrarse en ese estado por el Streamlined Sales Tax Registration System, contratar a un proveedor y cumplir todo lo siguiente en los 12 meses anteriores al registro allí (servicios gratuitos):

• ningún establecimiento fijo en el estado por más de 30 días;
• menos de $50,000 en propiedades y menos de $50,000 en nómina en el estado;
• menos de 25% de sus propiedades totales o de su nómina total en el estado;
• no cobrar el impuesto del estado como condición para que el vendedor o una afiliada sea proveedor de ese estado.

Para estas pruebas, las propiedades son bienes inmuebles y tangibles que el vendedor posee o alquila: los propios al costo original, los alquilados a ocho veces su alquiler anual neto, en promedio entre el inicio y el final de los 12 meses. La nómina es lo que se paga a los empleados, asignado a un estado conforme a las reglas de ubicación del contrato (contrato del proveedor).

Un vendedor remoto que debe cobrar en un estado solo porque superó el umbral de nexo económico del estado califica allí. Un vendedor relacionado (conforme a la sección 267(b) o 707(b) del Internal Revenue Code) con una entidad que no cumple estas pruebas en el estado no califica si esa entidad presta servicios en nombre del vendedor, como entregar sus productos, recibir sus declaraciones o atender las quejas de sus clientes, o si las dos se estructuraron o reestructuraron el 21 de junio de 2018 o después para que el vendedor ahora calificara. Esta exclusión no se aplica a un vendedor registrado correctamente por el sistema Streamlined como vendedor compensado por un CSP antes del 1 de septiembre de 2020, salvo que se haya estructurado o reestructurado desde el 21 de junio de 2018 (contrato del proveedor). La condición de gratuito termina en un estado si el vendedor debe registrarse allí y deja de cumplir todas las pruebas. Estas pruebas provienen del contrato entre el Streamlined Governing Board y los proveedores, así que revise la página de servicios gratuitos para conocer las condiciones vigentes cuando se registre. La etiqueta de «vendedor compensado» solo decide quién le paga al proveedor; no decide si usted debe cobrar el impuesto (preguntas frecuentes de los CSP).

Un proveedor puede cobrar por los estados donde usted no califica, los estados donde usted está registrado directamente en vez de por el sistema Streamlined, los estados que no son miembros de Streamlined, los servicios adicionales como contabilidad o consultoría, y el procesamiento de transacciones no gravables por encima de 30% de las transacciones anuales de un estado. La página de registro de Streamlined enumera los estados miembros. California, Nueva York y Texas no están en ella, así que las declaraciones de esos estados se presentan directamente al estado, por el vendedor o por su profesional.

Los estados miembros de Streamlined también certifican software que solo calcula. El vendedor que lo usa se queda con la presentación y el pago, y el estado lo contacta directamente en una auditoría (preguntas frecuentes de los CSP).

Si el software o el proveedor se equivoca, ¿quién debe el impuesto?

Depende de la herramienta. Con software que solo calcula, el vendedor sigue siendo responsable ante el estado de declarar y pagar el impuesto; el proveedor del software es responsable ante el estado de los pagos insuficientes causados por errores en el funcionamiento del software. Con un proveedor certificado, el proveedor es responsable ante el estado del impuesto de las transacciones que procesa, salvo que el vendedor haya tergiversado lo que vende o haya cometido fraude. Fuera del sistema Streamlined, el vendedor registrado generalmente lo debe, salvo que se aplique la regla de alivio de ese estado.

El estatuto de Washington, que aplica el acuerdo Streamlined, lo dice en estos términos (RCW 82.58.080); revise el estatuto de su propio estado. Hay dos límites: el vendedor puede ser auditado por transacciones que el proveedor no procesó, y sigue debiendo el impuesto que no envió al proveedor a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración (contrato del proveedor, Sección E.2).

Los estados miembros de Streamlined también liberan a un vendedor que usa un proveedor certificado o software de cálculo certificado de la responsabilidad por algunos errores (preguntas frecuentes de los CSP):

Una asignación equivocada no es un error en los datos del estado, así que no se aplica ningún alivio del estado. Según el contrato del proveedor, el proveedor es responsable ante el estado de los errores de asignación que dejan impuesto sin cobrar, quien haya hecho la asignación; su propio contrato con el vendedor puede exigir que el vendedor le reembolse cuando una acción o una omisión del vendedor causó el error (contrato del proveedor, Sección E.3(c); preguntas frecuentes de los CSP). Hasta que comience el contrato de un proveedor, el vendedor presenta y paga por su cuenta. Otros estados fijan sus propias reglas de alivio; consulte la guía del propio estado.

Contratar a un responsable contable o a un CPA cambia quién hace el trabajo, no de quién es la cuenta. El profesional actúa en nombre del vendedor con la autorización del vendedor, y el formulario de autorización de Nueva York hace que el contribuyente acepte examinar la información declarada y verificar que es verdadera, correcta y completa (Form TR-2000).

Las personas detrás de una entidad también pueden deber el impuesto personalmente; un propietario único lo debe directamente. En California, después de que un negocio termina, un ejecutivo, miembro, gerente, socio u otra persona que controlaba la entidad o estaba a cargo de sus declaraciones o pagos de impuestos puede deber personalmente el impuesto sobre las ventas sin pagar que cobró a sus clientes (o cierto impuesto sobre el uso), más intereses y multas, si no pagó de forma intencional. Esto abarca solo los períodos en que tuvo esa responsabilidad, dentro de límites de tiempo (Revenue and Taxation Code, sección 6829). Otros estados tienen sus propias reglas; vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué hace un responsable contable o un CPA que el software no hace, y cómo obtienen acceso?

Un responsable contable o un CPA se encarga de lo que una herramienta no puede: determinar dónde se necesita el registro, revisar cómo están asignados los productos, conciliar cada declaración con la contabilidad, presentar en los estados fuera de un proveedor y contestar las cartas de los estados. Para actuar en un estado, el profesional necesita la autorización del vendedor.

Los estados dividen esto en dos permisos: uno para presentar y pagar en línea, otro para hablar por usted en avisos y auditorías. Las reglas difieren por estado; estos dos muestran el patrón.

En California, un poder legal por sí solo no da acceso para presentar en línea: un representante que quiera realizar funciones en línea necesita además Third Party Access (CDTFA). El CDTFA-392 pide un identificador por apoderado, como un número de CPA, de colegio de abogados, de PTIN o de agente inscrito, así que el apoderado no tiene que ser CPA (CDTFA-392). Pregunte qué persona figurará en el formulario de cada estado y quién firma la declaración. Otros estados tienen sus propios formularios, accesos y frecuencias; revise el sitio del departamento de ingresos del estado antes de suponer que se aplican los pasos de alguno de estos dos estados. Para las fechas límite y la presentación cuando no hubo ventas, vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Las ventas por marketplace cambian lo que presento yo?

Cambian cómo declara esas ventas y lo que debe por ellas. Si todavía necesita un permiso y declaraciones depende del estado. Un vendedor registrado sigue presentando, declara las ventas del marketplace como indica el estado y conserva la prueba de que el marketplace cobró el impuesto. Las ventas en su propio sitio o por factura directa siguen siendo suyas.

• California. Un vendedor cuyos bienes tangibles se venden solo por facilitadores de marketplace registrados generalmente no tiene que registrarse; las ventas directas en su propio sitio aún pueden crear la obligación de registrarse. Un vendedor registrado conserva el acuerdo del facilitador u otra prueba de que está registrado, y su número de permiso (CDTFA).
• Nueva York. Un vendedor con sede en Nueva York que vende solo por un proveedor de marketplace igual se registra y presenta declaraciones; ciertos vendedores de otros estados no tienen que registrarse. Un vendedor registrado conserva el Certificate of Collection (certificado de recaudación) del proveedor o el acuerdo público del proveedor (Nueva York).

Ambas reglas se refieren a bienes tangibles. La venta de software o de un servicio por una plataforma es otra pregunta; vea merchant of record para el impuesto sobre las ventas del SaaS. Para ver cómo aparecen las ventas del marketplace en una declaración, vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas. Si usted opera la plataforma, vea reglas de facilitador de marketplace para startups.

¿Qué entrego para empezar?

Dé a la persona o al proveedor lo suficiente para rehacer cada declaración a partir de registros, no de los totales de la herramienta.

• Una lista de permisos por estado: número de permiso, frecuencia de presentación, fechas de vencimiento y quién tiene cada acceso.
• Las últimas declaraciones presentadas, las confirmaciones de pago y las cartas de los estados.
• Ventas por estado y mes: ventas brutas, ventas por marketplace, ventas directas, reembolsos.
• Sus productos y cómo tributa o está asignado cada uno en cada estado.
• Certificados de exención y de reventa, y acuerdos o reportes de recaudación de los marketplaces.
• Reportes de pagos de sus procesadores de pago y marketplaces.
• La cuenta de pasivo del impuesto sobre las ventas de su contabilidad.
• El EIN, el propietario, ejecutivo o socio que puede firmar las autorizaciones estatales, y la dirección postal y el correo electrónico de cada cuenta estatal, adonde llegan las cartas de los estados.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una tienda en línea con permisos en algunos de sus estados

Una tienda en línea envía a compradores en 12 estados y tiene permisos en 6, con US$400,000 de ventas anuales, de los cuales US$100,000 son por un marketplace. El software de cálculo cobra en la caja la tasa del lugar al que se asigna cada venta en los 6 estados con permiso. Cada mes alguien relaciona las ventas por estado con las 6 declaraciones y con los reportes de recaudación del marketplace. Los otros 6 estados se revisan contra el umbral de cada estado; vea umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado.

Una empresa de software con un plan asignado de forma incorrecta

Una empresa de software tiene US$800,000 de suscripciones al año y permisos en 4 estados. En uno de ellos, un estado miembro de Streamlined que grava el producto, usa un proveedor certificado pero asignó un plan como no gravable. El alivio del estado cubre datos incorrectos de tasas, límites o biblioteca de tributación, no una asignación incorrecta de productos. Si US$60,000 de ventas de ese plan quedaron sin gravar a una tasa ilustrativa de 6%, hay US$3,600 de impuesto sin cobrar, antes de intereses o multas. El proveedor es responsable de ese impuesto ante el estado, pero su contrato con la empresa puede exigir que la empresa le reembolse porque ella hizo la asignación. Un error de asignación puede repetirse en cada estado donde se vende el plan.

Un vendedor da acceso a su CPA en California

Un vendedor con un permiso de California quiere que su CPA presente las declaraciones mensuales y conteste una carta del estado. El vendedor aprueba el Third Party Access del CPA para que pueda presentar y pagar, y firma un poder legal que nombra al CPA personalmente, no a la firma, para avisos y auditorías. El permiso sigue a nombre del vendedor, y el vendedor revisa las cifras antes de que se presenten.

¿Su caso es distinto?

• Está registrado, o está por registrarse, en varios estados, el tratamiento de los productos no está claro, o las declaraciones y la contabilidad no coinciden: decidir qué presentaciones se quedan con el software, cuáles necesitan a una persona y qué autorizar exige revisar sus registros y sus datos reales; obtenga ayuda de contabilidad.
• No está seguro de en qué estados debe impuestos: vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Usted o el negocio tienen su base fuera de EE. UU.: vea vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas y impuesto sobre las ventas de EE. UU. sobre software vendido desde Canadá.
• Vendió artículos gravables sin cobrar el impuesto: vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Vende por una plataforma de tienda y necesita saber qué estados activar: vea impuesto sobre las ventas de Shopify por estado.
• Vende software por una plataforma que vende por usted: vea merchant of record para el impuesto sobre las ventas del SaaS.
• Un estado envió un aviso de auditoría o una solicitud de información: vea auditoría del impuesto sobre las ventas.
• El reporte de pasivo no coincide con la declaración presentada: vea el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración.
• Omitió declaraciones o necesita las fechas límite: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Varios años de contabilidad están atrasados: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.