Contabilidad para una tienda de Etsy: ventas, tarifas y envíos

¿Necesito una contabilidad completa para mi tienda de Etsy, o bastan los informes de la tienda?

Los informes de la tienda no bastan por sí solos. El IRS espera que usted lleve registros que resuman sus transacciones y muestren los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, respaldados por documentos de apoyo. Los estados de cuenta de una tienda son documentos de apoyo; no muestran lo que usted paga fuera de la tienda, como materiales, empaques y suministros (Publication 583).

Un depósito no es la cifra de ventas. Las tarifas, las etiquetas de envío y los reembolsos se descuentan antes de que el dinero llegue a su banco, así que una contabilidad armada con los depósitos subestima las ventas y oculta gastos. El Form 1099-K informa el monto bruto antes de esas partidas (IRS: preguntas frecuentes sobre el 1099-K).

Una tienda deja de ser sencilla cuando el Form 1099-K, los totales de la tienda y su banco no coinciden, hay meses de ventas que nunca se registraron, las ventas pasan por más de un canal, los compradores están en muchos estados, usted tiene existencias, el dinero de la tienda pasa por una cuenta personal o la contabilidad ya no cabe en una hoja de cálculo. En esos casos conviene acudir a un responsable contable o a un preparador de impuestos.

Para empezar, reúna los estados de cuenta mensuales de la cuenta de pagos, el informe anual de ventas, los Forms 1099-K, los estados de cuenta bancarios y los recibos de suministros.

¿Qué registros debo conservar de una tienda de Etsy?

Conserve los estados de cuenta mensuales de la tienda, su informe de ventas por pedido, los estados de cuenta bancarios, cada Form 1099-K y un recibo de cada costo. Descargue sus propias copias: los registros del negocio deben estar disponibles en todo momento para una inspección del IRS (Publication 583; IRS: ¿qué tipo de registros debo conservar?). Cuánto tiempo conservarlos se explica en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Use los nombres que aparecen en su propio estado de cuenta. Cada plataforma nombra sus tarifas a su manera.

¿Debo registrar la tarifa de publicación cada vez que se cobra?

No. Registre cada tipo de tarifa una vez al mes a partir del estado de cuenta mensual; por lo general basta un asiento por cada tipo. La Publication 583 indica que generalmente lo mejor es registrar las transacciones a diario, pero permite usar cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y su propio sistema de ejemplo resume los asientos diarios en resúmenes mensuales (Publication 583).

Tres condiciones mantienen respaldado un asiento mensual:

1. Conserve el estado de cuenta del que salió el total mensual.
2. Registre cada tipo de tarifa en su propia línea (publicación, transacción, procesamiento de pagos, anuncios), porque pueden ir en distintas líneas del Schedule C.
3. Verifique que las líneas de tarifas del mes sumen lo que indican las tarifas del estado de cuenta.

¿Registro cada venta a precio completo, o solo el depósito?

Registre cada venta a su precio completo y ponga las tarifas, las etiquetas de envío y los reembolsos en líneas aparte. El Schedule C parte de los ingresos brutos, y sus instrucciones indican que compare los Forms 1099 que recibió con esa línea. Una contabilidad basada en depósitos netos no cuadrará con ninguno de los dos (IRS: instrucciones del Schedule C).

Registre cada transferencia como un traspaso de la cuenta de pagos de la tienda a su banco; lo que quede debe ser igual al saldo que muestra el estado de cuenta de la tienda. Si una transferencia también se registra como ingreso, la misma venta se cuenta dos veces.

¿En qué líneas del Schedule C van las tarifas de la tienda, los envíos, los empaques y los suministros?

Las ventas van en la línea 1, los reembolsos en la línea 2, y cada costo en la línea de gastos que le corresponda. Un propietario único, incluida una LLC de un solo propietario que no ha elegido tributar como corporación, presenta el Schedule C con el Form 1040 (IRS: Topic no. 407).

La línea 10 tiene una condición. Las instrucciones indican que las comisiones y los honorarios pagados para facilitar la venta de bienes generalmente deben capitalizarse: no se deducen como tarifa en esta línea, sino que se restan del monto obtenido en la venta, en el año de la venta (26 CFR 1.263(a)-1). La excepción es el comerciante de bienes (dealer in property), definido como una persona que vende bienes con regularidad en el curso normal de su comercio o negocio; el comerciante los anota en la línea 10 (IRS: instrucciones del Schedule C; IRS: Schedule C). Una tienda que vende con regularidad como negocio parece cumplir esa redacción; una que vende solo de vez en cuando quizá no. Defina con su preparador qué tratamiento corresponde a su tienda antes de que se prepare la declaración.

Los números de línea corresponden al Schedule C publicado más reciente; confírmelos en el formulario de la declaración que presente. Si los materiales son un gasto ahora o inventario se explica en inventario o suministros para vendedores pequeños.

¿El impuesto sobre las ventas que la plataforma cobra a los compradores forma parte de mi ingreso?

Por lo general, no. El impuesto estatal y local sobre las ventas que se impone al comprador, y que usted debe cobrar y entregar al gobierno, no es ingreso (Publication 334). Tampoco es una deducción (IRS: instrucciones del Schedule C).

Cuando la plataforma cobra el impuesto a los compradores y lo paga al estado, por lo general no es ingreso de la tienda, porque el impuesto recae sobre el comprador y pasa al estado. Manténgalo fuera de las ventas y de los gastos. Búsquelo como una línea aparte en el estado de cuenta. Las páginas del IRS describen el impuesto que usted mismo cobra; no tratan el caso de una plataforma que lo cobra por usted.

La regla se invierte para el impuesto que la ley estatal le impone a usted como vendedor y que usted cobra: ese monto va en los ingresos brutos, y el impuesto se deduce en la línea 23. Aparte, si un estado le permite quedarse con una parte del impuesto del comprador que usted cobra, esa parte es ingreso en la línea 6 (IRS: instrucciones del Schedule C).

El Form 1099-K puede incluir el impuesto sobre las ventas del comprador, por lo que su total puede superar sus ventas (Publication 334). Si usted debe cobrar el impuesto por su cuenta en las ventas fuera de la plataforma se explica en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿A qué año pertenece una venta cuando el dinero se transfiere días después?

Con el método de efectivo, que usan muchos propietarios únicos sin inventario, una venta cuenta en el año en que usted recibe el dinero, de hecho o de forma implícita (constructive receipt). La recepción implícita significa que el monto se acredita en su cuenta o queda a su disposición sin restricciones, aunque usted no lo haya retirado (Publication 334).

Por eso, una venta acreditada al saldo de la cuenta de pagos de la tienda a fines de diciembre y depositada en el banco a principios de enero puede pertenecer al año anterior, aunque el Form 1099-K aún pueda mostrarla en el año siguiente, como explica la sección siguiente. Una retención o reserva sobre el dinero puede cambiar eso. Si la plataforma recibe el pago del comprador como su agente, se considera que usted lo recibió cuando lo recibió la plataforma (Publication 334). Las fuentes del IRS no resuelven esto para los términos de cada plataforma, así que defina con su preparador el tratamiento de fin de año y aplíquelo de la misma manera todos los años.

Con el método de acumulación, el ingreso cuenta en el año en que han ocurrido todos los hechos que fijan su derecho a él y su monto puede determinarse, sin importar la fecha de la transferencia. Una tienda que necesita un inventario para mostrar sus ingresos generalmente debe usar el método de acumulación para las ventas y las compras. Un contribuyente de pequeño negocio (small business taxpayer), con ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores, puede elegir no llevar inventario (Publication 334). La prueba completa está en inventario o suministros para vendedores pequeños.

Su contabilidad debe usar el mismo método que su declaración, y una vez fijado un método, cambiarlo generalmente requiere la aprobación del IRS, que se solicita en el Form 3115 (Publication 334).

¿Por qué mi Form 1099-K no coincide con los totales de fin de año de la tienda ni con mi banco?

El Form 1099-K informa los pagos brutos, así que no coincidirá con un depósito, y puede diferir de los totales de fin de año de la tienda por razones de momento y de alcance. La casilla 1a no se reduce por tarifas, créditos, reembolsos, envíos ni descuentos (IRS: qué hacer con el Form 1099-K).

El formulario también muestra los pagos brutos de cada mes; compárelos con sus estados de cuenta mensuales para encontrar el mes que difiere (instrucciones del Form 1099-K).

Que una plataforma envíe o no un formulario depende de su tipo y de su estado, y la que está obligada a presentarlo debe enviarle una copia a más tardar el 31 de enero del año siguiente (IRS: cómo entender su Form 1099-K); los umbrales están en la guía sobre el umbral del 1099-K. Que no haya formulario no significa que no haya ingreso (IRS: Gig Economy Tax Center); consulte cómo declarar ingresos cuando no llega ningún formulario.

Si el formulario es incorrecto, solo el emisor puede corregirlo. Conserve la correspondencia y presente a tiempo aunque no llegue un formulario corregido (IRS: qué hacer con el Form 1099-K). El puente línea por línea entre los depósitos y el formulario está en conciliación de ventas, pagos y el Form 1099-K.

¿Debo usar una hoja de cálculo para la contabilidad de Etsy, o necesito un programa de contabilidad?

Una hoja de cálculo es aceptable. El IRS generalmente no exige un sistema en particular, y los registros electrónicos deben cumplir los mismos requisitos que los de papel (IRS: ¿qué tipo de registros debo conservar?).

Una hoja de cálculo funciona mientras cada mes sean pocas líneas que usted pueda cuadrar con el estado de cuenta y con el banco. Un diseño práctico es una fila por mes, con columnas para ventas brutas, reembolsos, cada tipo de tarifa, franqueo, suministros, transferencias de la tienda, depósitos bancarios y la diferencia entre las transferencias y los depósitos. Despeje esa diferencia cada mes, o explíquela como un asunto de momento, antes de seguir.

Conviene considerar un programa de contabilidad cuando:

• Las ventas pasan por varios canales o cuentas de pagos.
• Usted tiene existencias y necesita un costo para cada artículo.
• Usted cobra el impuesto sobre las ventas por su cuenta.
• Cuadrar el mes a mano toma más tiempo que las ventas del mes.
• La contabilidad ya está atrasada.

Para comparar herramientas, consulte cómo elegir una aplicación de contabilidad para el Schedule C. Para comparar llevar usted mismo la contabilidad con contratar ayuda, consulte llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

¿Qué le entrego a un responsable contable o a un preparador de impuestos al cierre del año?

Entregue los estados de cuenta, los informes de ventas, los formularios, los registros bancarios y los recibos, más una lista breve de todo lo que no pueda explicar.

• Cada estado de cuenta mensual de la cuenta de pagos del año.
• El informe anual de ventas de cada canal.
• Cada Form 1099-K, y una nota sobre los que crea incorrectos.
• Los estados de cuenta bancarios de la cuenta que recibió las transferencias, y de cualquier tarjeta que pagó tarifas de la tienda.
• Los recibos de franqueo, empaques y suministros, y las facturas de compra de materiales o existencias, con un conteo de lo que no se ha vendido al cierre del año.
• Los informes de impuesto sobre las ventas y la declaración del año pasado, si la hay.
• Una lista de depósitos sin explicación, meses faltantes y retenciones.

La lista de partidas sin explicación es lo más importante. Define cuánto trabajo necesita la contabilidad antes de poder preparar una declaración.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un depósito no es la cifra de ventas

Un vendedor de láminas impresas vende $18,000 en el año. La tienda cobra $2,400 en tarifas y $1,500 en etiquetas de envío, y transfiere $14,100 en total. La contabilidad muestra $18,000 de ventas y $3,900 de gastos, no $14,100 de ingresos. Los suministros comprados fuera de la tienda, como $1,200 de sobres de envío, son gastos adicionales que nunca aparecen en las transferencias.

Trescientas tarifas de publicación en un mes

A una tienda le cobran unas 300 tarifas de publicación de $0.20 en un mes, $60 en total. El vendedor registra una sola línea de tarifas de publicación de $60 para el mes a partir del estado de cuenta y conserva el estado de cuenta. Si el mismo estado de cuenta muestra $45 de tarifas de transacción, esa es una segunda línea, no parte de la primera.

Un segundo canal y existencias para la reventa

Una tienda vende $45,000 en su primer canal y $15,000 en un segundo, $60,000 en total, y compra $20,000 de existencias para revender. Cualquiera de los canales puede enviar un Form 1099-K o ninguno, pero los $60,000 son ingresos brutos. Cada formulario se compara con el informe de ventas de su propio canal, no con el total de $60,000. El vendedor necesita una contabilidad mensual y un conteo de fin de año de las existencias sin vender. Con dos canales y existencias que contar, aquí es donde una hoja de cálculo deja de bastar.

¿Su caso es distinto?

• Hay meses o años de ventas que nunca se registraron: reconstrúyalos a partir de los estados de cuenta antiguos y los registros bancarios. Consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y busque ayuda con la contabilidad.
• El Form 1099-K, los totales de la tienda y el banco no coinciden: empiece con conciliación de ventas, pagos y el Form 1099-K. Las diferencias que no pueda explicar son el momento de pedir ayuda con la contabilidad.
• Las ventas ya no caben en una hoja de cálculo, con varios canales o existencias que contar: consulte cómo elegir una aplicación de contabilidad para el Schedule C y ayuda con la contabilidad.
• Usted compra materiales o existencias: consulte inventario o suministros para vendedores pequeños y costo de los bienes vendidos de productos hechos a mano.
• Un aviso del IRS dice que sus ingresos no coinciden con un Form 1099-K: consulte aviso CP2000: cómo responder. Si su contabilidad no puede mostrar de dónde sale la diferencia, ese es el momento de pedir ayuda con la contabilidad.
• Los compradores están en muchos estados: consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• El dinero de la tienda llega a una cuenta personal: consulte ingresos del negocio en una cuenta personal.
• Aún no está seguro de que la tienda sea un negocio: consulte pasatiempo, ventas personales o negocio.
• La tienda tiene dos o más propietarios, o funciona mediante una corporación (o una LLC que tributa como tal): esta página supone un solo propietario. La tienda de una pareja casada generalmente es una sociedad de personas, salvo que ambos cónyuges trabajen en ella y elijan el tratamiento de empresa conjunta calificada (qualified joint venture) al presentar una declaración conjunta con Schedules C separados (IRS: elección para parejas casadas). Una LLC no puede hacer esa elección. Consulte LLC de cónyuges y familiares, cómo tributan las sociedades de personas y ayuda con la contabilidad.
• Quiere saber el impuesto sobre la utilidad: consulte impuesto sobre la renta para vendedores en línea y pagos trimestrales de impuestos estimados.