Corporación S declarada en el Schedule C: cómo corregir los años

¿Mi elección S sigue vigente si seguí presentando el Schedule C?

En general sí. Una elección S, una vez aceptada, sigue vigente hasta que termina. Las formas en que termina están enumeradas: los propietarios la revocan, la corporación deja de calificar como corporación de pequeño negocio, o (con ganancias acumuladas) tiene demasiado ingreso pasivo tres años seguidos (26 U.S.C. 1362(d)). Presentar el Schedule C en lugar del Form 1120-S, la declaración de impuestos propia de la corporación S, no está en esa lista. Aun así, una elección puede fallar por otra razón. Un accionista que sea extranjero no residente, o que en general no sea una persona (por ejemplo, una sociedad de personas u otra corporación), hace que la corporación no sea elegible.

El IRS llega al mismo resultado en un error relacionado. Una corporación que presentó el Form 1065 o el Form 1120 en lugar del Form 1120-S conservó su elección y presenta sus años abiertos de acuerdo con el estatus S (Rev. Proc. 2022-19, secciones 2.03(5) y 3.05). Ese procedimiento no menciona un Schedule C sin ninguna declaración corporativa, así que léalo como la orientación más cercana del IRS, no como una resolución sobre sus hechos.

Una LLC que eligió el estatus S se trata como corporación desde la fecha de vigencia cuando cumple las pruebas del Form 2553. Para una LLC de un solo propietario cuya elección se aplica desde esa fecha, el Schedule C generalmente no es el formulario correcto.

Qué convierte un caso en algo más que una corrección de presentación:

• Llegó una carta o un aviso del IRS sobre un Form 1120-S faltante (un aviso CP259 indica el formulario y el período), o un preparador nuevo descubrió que el negocio estaba en el formulario equivocado.
• No existía ninguna corporación ni LLC en la fecha de vigencia; por ejemplo, el Form 2553 se presentó para un negocio que siempre fue solo una empresa individual. Solo una corporación nacional o una entidad elegible para ser gravada como corporación puede hacer la elección, y la carta de aceptación del IRS no resuelve eso. Vea alivio por elección tardía de corporación S.
• El IRS aceptó una fecha de vigencia posterior a la que usted pidió. Solo los años desde esa fecha necesitan Forms 1120-S; no se presenta ninguno por un año anterior. Lo que necesitaba un año anterior depende de cómo estaba organizado el negocio entonces.
• La elección entró en vigor a mitad de un año. Lo que necesitaban los meses anteriores depende de cómo tributaba el negocio antes.
• La elección tiene un defecto, como el consentimiento faltante de un propietario o un propietario no elegible. Vea alivio por elección tardía de corporación S.
• Hay más de un propietario, o nunca se emitieron los Schedules K-1 (la participación de cada propietario en la ganancia).
• Nunca se corrió la nómina de un propietario que trabajaba en el negocio.
• Hay varios años involucrados, y las reclamaciones de reembolso de los propietarios de los años más antiguos vencen primero.

Reúna primero: el Form 2553 y la carta de aceptación del IRS, los documentos estatales que constituyeron la corporación o la LLC, cada Schedule C presentado desde la fecha de vigencia con sus fechas de presentación y de pago, los estados de cuenta bancarios, los registros de nómina si los hay y las presentaciones estatales.

¿Cómo confirmo que el IRS aceptó la elección (CP261)?

Un aviso CP261 es la carta de aprobación de corporación S del IRS. Revise su fecha de vigencia: el IRS dice que puede diferir de la que se pidió cuando el Form 2553 se presentó tarde. El aviso indica a la corporación que presente el Form 1120-S con un Schedule K-1 para cada accionista, y todas las declaraciones de impuestos de nómina.

Si no llegó ninguna carta, llame al 800-829-4933 cuando no llegue nada dentro de 2 meses después de presentar el Form 2553 (5 meses cuando se pidió una resolución). Una carta perdida o faltante no afecta la elección (Rev. Proc. 2022-19, sección 3.04). Si no hubo aceptación, se perdió la carta o la fecha es posterior a la que necesitaba, vea alivio por elección tardía de corporación S.

¿Qué debo presentar ahora y de qué años?

La corporación generalmente presenta un Form 1120-S, con un Schedule K-1 para cada accionista, por cada año fiscal desde la fecha de vigencia, haya ganancia o no (26 U.S.C. 6037). Una declaración de año calendario vence el 15 de marzo. Los años ya pasados se presentan tarde. La ley pide una declaración por cada año, pero la política del IRS es hacer cumplir normalmente no más de seis años de declaraciones atrasadas, y más solo con aprobación previa de un gerente; los casos de dolo o fraude siguen procedimientos especiales (IRM 1.2.1, Policy Statement 5-133). Qué años le corresponden depende de sus fechas, sus propietarios y sus registros.

Un aviso CP259 significa que el IRS muestra como no presentada una declaración de negocio obligatoria; enumera cada formulario y período. Vea aviso del IRS a su negocio.

Primero anote la fecha de respuesta de cualquier aviso del IRS y el plazo de reembolso de cada propietario, que pueden obligar a presentar una declaración enmendada fuera del orden habitual (sección siguiente). El orden habitual: confirmar la fecha de vigencia y quién tenía acciones en cada momento; reconstruir los libros de cada año con base corporativa; preparar los Forms 1120-S, del año más antiguo al más reciente, porque cada año comienza con los saldos de cierre del año anterior; resolver la nómina; y luego enmendar el Form 1040 de cada propietario. Un accionista debe tratar las partidas de la corporación S como lo hace la declaración corporativa o informar al IRS de la diferencia.

¿Qué pasa con las declaraciones del Schedule C que ya presenté?

Cada una sigue registrada hasta que usted la enmiende. Si la elección se aplica a ese año, el Schedule C generalmente es el formulario equivocado y la ganancia corresponde a un K-1. Presente un Form 1040-X por separado para cada año. Quite el Schedule C y el Schedule SE, informe el K-1 en el Schedule E, Parte II e informe cualquier salario pagado por la corporación.

Si una empresa individual o una LLC de un solo propietario que no tributaba como corporación se convirtió en corporación S a mitad de un año, se trata como corporación solo desde la fecha de vigencia. Su ingreso anterior a esa fecha generalmente sigue en el Schedule C, con su impuesto por trabajo independiente, así que el Form 1040-X de ese año divide el negocio entre el Schedule C y el Schedule E. Un negocio que ya tributaba como corporación o como sociedad de personas necesita en cambio la declaración de esa clasificación anterior (26 U.S.C. 1361(a)(2)).

La participación de un accionista en el ingreso de una corporación S no es ingreso por trabajo independiente, así que el impuesto por trabajo independiente pagado sobre ella puede ser un pago en exceso. Los salarios de los ejecutivos llevan en cambio el impuesto del Seguro Social y de Medicare mediante la nómina. La corporación deduce el pago a los ejecutivos, por lo que el ingreso del K-1 resulta menor que la ganancia anterior del Schedule C en aproximadamente los salarios pagados. El resultado para un propietario puede ser un reembolso o un saldo a pagar. Un saldo a pagar lleva intereses desde la fecha de vencimiento original de la declaración de ese año, así que pagar el saldo junto con la declaración enmendada limita los intereses.

Una reclamación de reembolso generalmente debe presentarse dentro de 3 años de presentada la declaración original o de 2 años de pagado el impuesto, lo que ocurra después. Una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en su fecha de vencimiento, y el reembolso se limita al impuesto pagado dentro del período de revisión retroactiva (instrucciones del Form 1040-X). Los años más antiguos vencen primero, y la regularización no los detiene. Si un plazo está cerca, un preparador puede presentar una reclamación a tiempo mientras continúa el trabajo del Form 1120-S, como una reclamación protectora que describa el hecho posterior del que depende el reembolso.

Que una ventana se haya cerrado no siempre pone fin al asunto. Si el impuesto de nómina de ese año aún puede determinarse, la 26 U.S.C. 6521 puede reducir el impuesto del Seguro Social y de Medicare del empleado en el monto del impuesto por trabajo independiente que ahora está prescrito. Es una compensación, no un reembolso. No se aplica cuando el IRS usa las tasas reducidas de la sección 3509, lo que depende de los hechos. En ese caso, la parte del empleado puede ir en el Form 8919 junto con el Form 1040-X del propietario y reducir el reembolso (IRM 4.23.8.5.3).

¿El negocio debía nómina por mí como ejecutivo?

En general sí, si usted prestó más que servicios menores como ejecutivo y se le pagó o tenía derecho a que se le pagara. Un ejecutivo de una corporación es un empleado para efectos de los impuestos de nómina (26 U.S.C. 3121(d)), y el pago a un ejecutivo por sus servicios es salario aunque el ejecutivo también sea accionista. Un ejecutivo que no presta servicios, o solo servicios menores, y no tiene derecho a un pago no es un empleado (IRS).

El IRS dice que los tribunales han tratado las distribuciones de un propietario como salarios cuando el propietario tomó distribuciones en lugar de un sueldo, y que el sueldo debe ser razonable para el trabajo (IRS: sueldo razonable).

Si nunca se corrió la nómina, la corporación puede deber declaraciones de impuestos de nómina y Forms W-2 de esos años, con multas propias.

Una persona responsable de cobrar y pagar los impuestos de los empleados que deliberadamente no lo hace también puede deber personalmente el impuesto sobre la renta y el impuesto del Seguro Social y de Medicare del empleado que no se pagaron, aunque no se haya retenido nada (26 U.S.C. 6672; IRS). La propiedad por sí sola no lo resuelve. El IRS generalmente no tiene un plazo para determinarlo hasta que se presenten las declaraciones de nómina; luego tiene tres años desde la fecha posterior entre el siguiente 15 de abril y la fecha de presentación (IRM 5.7.3.6). Vea la multa de recuperación del fondo fiduciario, nómina de una corporación S que nunca se corrió, sueldo del propietario de una corporación S y atrasos en los impuestos de nómina.

¿Qué multas se aplican a los Forms 1120-S sin presentar y se pueden reducir?

El IRS puede cobrar a la corporación un monto fijo por cada accionista por cada mes en que un Form 1120-S esté atrasado, hasta 12 meses, aunque no haya impuesto por pagar. La multa se determina contra la corporación, y un mes parcial cuenta como mes completo. Cuente a todos los que fueron accionistas en cualquier momento de ese año, incluido un propietario que vendió antes del cierre del año. Para una declaración, lo máximo que puede llegar a ser es el monto mensual por 12 meses, multiplicado por el número de accionistas. Cada año tardío es una declaración aparte con su propia multa. Si la corporación también debe impuesto en la declaración, se aplica además un monto por presentación tardía basado en el impuesto sin pagar (instrucciones del Form 1120-S).

El monto mensual depende del año en que vencía la declaración; cada fuente está en las Cifras de esta página:

Las declaraciones con vencimiento antes de 2023 usan los montos menores de los revenue procedures anuales anteriores del IRS, fijados conforme a la 26 U.S.C. 6699(e). Una declaración con más de un año de atraso está en el tope. Un Schedule K-1 no entregado a tiempo puede sumar una multa separada por cada anexo, y los intereses corren sobre las multas hasta que se paguen (instrucciones del Form 1120-S).

El IRS decide el alivio declaración por declaración. El First Time Abate revisa los 3 años anteriores de la misma declaración, y la exención automática de multas (Automatic Exemption from Penalty) que el IRS está implantando de forma gradual evalúa un historial similar, así que, para una serie de años sin presentar, el alivio generalmente llega como máximo al año más antiguo. La causa razonable exige haber actuado con cuidado y prudencia ordinarios y aun así no haber podido presentar a tiempo; el IRS dice que el desconocimiento y la confianza en un profesional de impuestos generalmente no califican. Cómo pedirlo y qué enviar está en multas por declaraciones de negocio tardías.

¿Cómo le demuestro al IRS que el impuesto ya se pagó en mi propia declaración?

Las transcripciones y los registros bancarios pueden mostrar que el ingreso se declaró y tributó en sus propias declaraciones. No reemplazan a los Forms 1120-S ni eliminan la multa por presentación tardía, que corresponde a la declaración faltante, no al impuesto sin pagar (26 U.S.C. 6699).

Obtenga las transcripciones del IRS del Form 1040 de cada propietario. Una transcripción de la declaración muestra la declaración tal como se presentó, con sus anexos, del año actual y de los tres años anteriores. Una transcripción de la cuenta muestra los pagos y los cambios posteriores y llega más atrás, por medio de una cuenta en línea o del Form 4506-T (IRS: tipos de transcripciones). Una copia de una declaración más antigua es una solicitud aparte en el Form 4506.

Compare la ganancia del Schedule C de cada año con el ingreso del K-1 más los salarios de los ejecutivos en el nuevo Form 1120-S, y conserve los estados de cuenta bancarios que respaldan ambos. Los totales deberían ser cercanos, y cualquier diferencia necesita una explicación. Una corporación S generalmente no tiene impuesto sobre la renta propio; las instrucciones del Form 1120-S enumeran los impuestos a nivel de la entidad que pueden aplicarse, como el impuesto sobre ganancias incorporadas.

La prueba del impuesto pagado también importa para la nómina. Si la corrección trata el pago al propietario como salario, la 26 U.S.C. 3402(d) puede impedir que el IRS cobre a la corporación la retención del impuesto sobre la renta correspondiente cuando el propietario declaró el pago y pagó el impuesto: el propietario completa la parte del beneficiario de un Form 4669 por cada año, y la corporación los envía junto con el Form 4670. No elimina el impuesto del Seguro Social, de Medicare ni de desempleo, las multas ni los intereses, ni se aplica donde la sección 3509 fija el impuesto (IRM 4.23.8.4).

¿Puedo renunciar al estatus S en lugar de presentar?

No por los años que ya quedaron atrás. Una revocación necesita el consentimiento de los accionistas que tengan más de la mitad de las acciones, y no puede retroceder antes del inicio del año fiscal en curso (26 U.S.C. 1362(d)(1)).

La corporación fue una corporación S en todos los años anteriores a la revocación, así que esos años siguen necesitando Forms 1120-S. Cuándo puede surtir efecto una revocación, y si el estatus S puede volver más tarde, se explica en cómo pasar una corporación S a corporación C, que también cubre cómo tributa la ganancia después del cambio.

¿Qué necesitan los libros para las declaraciones corregidas?

Un Form 1120-S pide más que el Schedule C. La ley exige las acciones de cada accionista y cada distribución con su fecha (26 U.S.C. 6037(a)); el formulario agrega el pago a los ejecutivos y, a menos que la corporación sea lo bastante pequeña para responder Sí en la Schedule B, pregunta 11, un balance general.

Cada retiro hecho bajo el Schedule C debe clasificarse como salario, distribución, préstamo o gasto personal. Cada propietario también revisa si el Form 7203 es obligatorio con la declaración enmendada: se aplica a una distribución que no es dividendo, a una deducción de pérdidas agregadas, a una disposición de acciones o al pago de un préstamo, así que use el formulario de ese año y arrastre la base año por año. Una distribución mayor que la base crea su propio problema tributario: vea distribuciones por encima de la base. Para la regularización en sí, vea contabilidad atrasada de una corporación S y cómo reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una consultora con tres años de Schedule C

Su elección S entró en vigor el 1 de enero del año 1. Presentó el Schedule C con US$120,000 de ganancia en cada uno de los años 1, 2 y 3. Vencen tres Forms 1120-S con K-1, y un Form 1040-X por cada año traslada la ganancia, menos sus salarios como ejecutiva, del Schedule C al Schedule E.

Ella es la única accionista. Suponga que cada declaración se presenta por lo menos 12 meses después de su fecha de vencimiento, así que cada una está en el tope. Tomando el monto mensual como US$250 para facilitar la cuenta, cada declaración es 12 meses × US$250 × 1 accionista = US$3,000, o US$9,000 por las tres antes de cualquier alivio. Como máximo, el año 1 puede encajar en el First Time Abate o en el alivio automático, y solo con un historial limpio antes de él. Los años 2 y 3 siguen a un año cuya declaración era obligatoria y no se presentó.

Dos propietarios, uno en el Schedule C

Dos propietarios tienen cada uno la mitad. Una declaró todo el negocio en su Schedule C. El otro nunca recibió un K-1. El Form 1120-S muestra la mitad de cada propietario en un K-1, así que la mitad de la ganancia sale de la declaración de ella y pasa a la de él, y cambian ambos Forms 1040.

Cada accionista cuenta en la multa. Para una declaración con un año o más de atraso, 12 meses × US$250 × 2 accionistas = US$6,000, el doble de la cifra de un solo propietario por los mismos meses.

Una propietaria que pagó US$18,000 al año de impuesto por trabajo independiente

La elección S de una propietaria entró en vigor el 1 de enero del año 1. Presentó el Schedule C de los años 1 a 4, cada uno el 15 de abril del año siguiente, y pagó cerca de US$18,000 de impuesto por trabajo independiente cada año en esa fecha. Hoy es octubre del año 5.

Su ingreso S no lleva impuesto por trabajo independiente, así que un Form 1040-X puede pedir la devolución de ese impuesto de los años 2 a 4. Encima se debe el impuesto de nómina sobre sus salarios como ejecutiva, de modo que, entre su declaración y la nómina de la corporación, el resultado neto puede ser pequeño, nulo o un saldo a pagar. El año 1 generalmente ya pasó su ventana de reembolso, aunque la compensación mencionada arriba aún puede reducir el impuesto de nómina que se debe por ese año. Sus salarios como ejecutiva requieren nómina, así que las reclamaciones de reembolso y la regularización de la nómina se planifican juntas.

¿Su caso es distinto?

• Llegó una carta del IRS sobre un Form 1120-S faltante, un preparador nuevo señaló el formulario equivocado, o hay varios años de Schedule C junto a una elección aceptada: qué años necesitan Forms 1120-S, cómo se enmiendan los Forms 1040 antes de que venza un plazo de reembolso, y qué hacer con la nómina y las multas depende de sus fechas, sus propietarios y sus registros. Lleve el Form 2553 y la carta de aceptación, cada Schedule C, los estados de cuenta bancarios, los registros de nómina y las presentaciones estatales a ayuda con la declaración corporativa.
• La fecha de la elección es posterior a la que pidió, o no hay carta de aceptación: vea alivio por elección tardía de corporación S.
• Nunca se corrió la nómina para usted: vea nómina de una corporación S que nunca se corrió y atrasos en los impuestos de nómina.
• Otras declaraciones del negocio también están sin presentar: vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar.
• Los libros de esos años mezclan dinero personal y del negocio: vea contabilidad atrasada de una corporación S y ayuda con la contabilidad.
• Llegó un aviso de multa: vea multas por declaraciones de negocio tardías.
• Su estado grava a las corporaciones S de otra forma, o exige su propia elección o declaración: el estatus S estatal y las declaraciones estatales siguen reglas separadas. Incluya las presentaciones estatales cuando reúna los registros para ayuda con la declaración corporativa.