Corporação S no Schedule C: como corrigir a declaração errada

Minha opção pelo regime S continua válida se continuei entregando o Schedule C?

Em geral sim. Uma opção pelo regime S, depois de aceita, continua em vigor até ser encerrada. As formas de encerrá-la estão listadas: os proprietários a revogam, a corporação deixa de se qualificar como uma small business corporation (corporação pequena), ou (com lucros acumulados) tem renda passiva demais por três anos seguidos (26 U.S.C. 1362(d)). Entregar o Schedule C no lugar do Form 1120-S, a declaração da própria corporação S, não está nessa lista. Uma opção ainda pode falhar por outro motivo. Um acionista que seja estrangeiro não residente, ou que em geral não seja pessoa física (uma sociedade ou outra corporação, por exemplo), torna a corporação inelegível.

O IRS chega ao mesmo resultado para um erro parecido. Uma corporação que entregou o Form 1065 ou o Form 1120 em vez do Form 1120-S manteve a sua opção e entrega os anos em aberto de acordo com o regime S (Rev. Proc. 2022-19, seções 2.03(5) e 3.05). Esse procedimento não cita um Schedule C sem nenhuma declaração de corporação, então leia-o como a orientação mais próxima do IRS, não como uma decisão sobre os seus fatos.

Uma LLC que optou pelo regime S é tratada como corporação a partir da data de vigência quando atende aos testes do Form 2553. Para uma LLC de um único proprietário cuja opção vale a partir dessa data, o Schedule C em geral não é o formulário certo.

O que faz um caso ser mais que um conserto de formulário:

• Chegou uma carta ou aviso do IRS sobre um Form 1120-S ausente (um aviso CP259 informa o formulário e o período), ou um novo preparador descobriu que o negócio estava no formulário errado.
• Nenhuma corporação ou LLC existia na data de vigência, por exemplo porque o Form 2553 foi entregue para um negócio que sempre foi apenas uma empresa individual. Apenas uma corporação dos EUA ou uma entidade que pode ser tributada como corporação pode fazer a opção, e a carta de aceitação do IRS não resolve isso. Veja alívio para opção tardia pelo regime S.
• O IRS aceitou uma data de vigência posterior à que você pediu. Apenas os anos a partir dessa data precisam de Forms 1120-S; nenhum é entregue para um ano anterior. O que um ano anterior exigia depende de como o negócio estava organizado na época.
• A opção entrou em vigor no meio de um ano. O que os meses anteriores exigiam depende de como o negócio era tributado antes.
• A opção tem um defeito, como a falta do consentimento de um proprietário ou um proprietário inelegível. Veja alívio para opção tardia pelo regime S.
• Há mais de um proprietário, ou os Schedules K-1 (a parte de cada proprietário no lucro) nunca foram emitidos.
• A folha de pagamento nunca rodou para um proprietário que trabalhava no negócio.
• Vários anos estão envolvidos, e os pedidos de restituição mais antigos dos proprietários fecham primeiro.

Reúna primeiro: o Form 2553 e a carta de aceitação do IRS, os documentos estaduais que constituíram a corporação ou a LLC, todo Schedule C entregue desde a data de vigência com as datas de entrega e de pagamento, extratos bancários, registros da folha de pagamento, se houver, e declarações estaduais.

Como confirmo que o IRS aceitou a opção (CP261)?

Um aviso CP261 é a carta de aprovação de corporação S do IRS. Confira a data de vigência: o IRS diz que ela pode diferir da data pedida quando o Form 2553 foi entregue com atraso. O aviso diz à corporação para entregar o Form 1120-S com um Schedule K-1 para cada acionista, e todas as declarações de imposto sobre a folha.

Se a carta não chegou, ligue para 800-829-4933 quando nada chegar em até 2 meses depois da entrega do Form 2553 (5 meses quando foi pedida uma decisão). Uma carta perdida ou ausente não afeta a opção (Rev. Proc. 2022-19, seção 3.04). Sem aceitação, com carta perdida ou com data posterior à que você precisava: veja alívio para opção tardia pelo regime S.

O que devo entregar agora e para quais anos?

A corporação em geral entrega um Form 1120-S, com um Schedule K-1 para cada acionista, para todo ano fiscal desde a data de vigência, com lucro ou não (26 U.S.C. 6037). Uma declaração de ano-calendário vence 15 de março. Os anos já passados são entregues com atraso. A lei pede uma declaração para cada ano, mas a política do IRS é normalmente exigir no máximo seis anos de declarações em atraso, e mais apenas com aprovação prévia do gerente; casos com dolo ou fraude seguem procedimentos especiais (IRM 1.2.1, Policy Statement 5-133). Quais anos se aplicam a você depende das suas datas, dos proprietários e dos registros.

Um aviso CP259 significa que o IRS mostra uma declaração empresarial exigida como não entregue; ele lista cada formulário e período. Veja aviso do IRS ao seu negócio.

Primeiro anote a data de resposta de qualquer aviso do IRS e o prazo de restituição de cada proprietário, que pode obrigar uma declaração retificadora a sair fora da ordem habitual (próxima seção). A ordem habitual: confirmar a data de vigência e quem era dono das ações em cada época; refazer os livros de cada ano em base de corporação; preparar os Forms 1120-S, do ano mais antigo ao mais novo, porque cada ano abre com os saldos finais do ano anterior; resolver a folha de pagamento; e depois retificar o Form 1040 de cada proprietário. Um acionista deve tratar os itens S como a declaração da corporação os trata ou informar ao IRS a diferença.

O que acontece com as declarações do Schedule C que já entreguei?

Cada uma continua arquivada até você retificá-la. Se a opção vale para aquele ano, o Schedule C em geral é o formulário errado e o lucro pertence a um K-1. Entregue um Form 1040-X separado para cada ano. Retire o Schedule C e o Schedule SE, informe o K-1 no Schedule E, Parte II e informe quaisquer salários pagos pela corporação.

Se uma empresa individual ou LLC de um único proprietário que não era tributada como corporação se tornou corporação S no meio de um ano, ela é tratada como corporação apenas a partir da data de vigência. A renda anterior a essa data em geral continua no Schedule C, com o imposto de autônomo (self-employment tax), então o Form 1040-X desse ano divide o negócio entre o Schedule C e o Schedule E. Um negócio que já era tributado como corporação ou sociedade precisa da declaração da classificação anterior (26 U.S.C. 1361(a)(2)).

A parte do acionista na renda da corporação S não é renda de autônomo, então o imposto de autônomo (self-employment tax) pago sobre ela pode ser um pagamento a maior. Os salários do diretor carregam o imposto de Social Security e Medicare pela folha de pagamento. A corporação deduz a remuneração do diretor, então a renda do K-1 fica menor que o lucro antigo do Schedule C em cerca dos salários pagos. O resultado para um proprietário pode ser uma restituição ou um saldo a pagar. Um saldo a pagar carrega juros desde o vencimento original da declaração daquele ano, então pagar o saldo junto com a declaração retificadora limita os juros.

Um pedido de restituição em geral deve ser feito em até 3 anos da entrega da declaração original ou 2 anos do pagamento do imposto, o que for mais tarde. Uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento, e a restituição é limitada ao imposto pago dentro do período de retroação (instruções do Form 1040-X). Os anos mais antigos fecham primeiro, e a regularização não os pausa. Se um prazo estiver próximo, um preparador pode entregar um pedido tempestivo enquanto o trabalho do Form 1120-S continua, como um pedido protetivo que descreve o evento posterior do qual a restituição depende.

Uma janela fechada nem sempre encerra a questão. Se o imposto sobre a folha daquele ano ainda puder ser lançado, o 26 U.S.C. 6521 pode reduzir o imposto de Social Security e Medicare do empregado pelo imposto de autônomo que agora está prescrito. Isso é uma compensação, não uma restituição. Ela não se aplica quando o IRS usa as alíquotas reduzidas da seção 3509, o que depende dos fatos. Então a parte do empregado pode ir no Form 8919 com o Form 1040-X do proprietário e reduzir a restituição (IRM 4.23.8.5.3).

O negócio devia folha de pagamento por mim, como diretor?

Em geral, se você prestou mais que serviços mínimos como diretor e recebeu ou tinha direito a receber pagamento. Um diretor de uma corporação é empregado para fins de imposto sobre a folha (26 U.S.C. 3121(d)), e o pagamento de um diretor por serviços é salário mesmo quando o diretor também é acionista. Um diretor que não presta serviços, ou presta apenas serviços mínimos, e não tem direito a pagamento não é empregado (IRS).

O IRS diz que tribunais trataram as distribuições de um proprietário como salários quando ele recebeu distribuições em vez de pagamento, e que o pagamento deve ser razoável para o trabalho (IRS: remuneração razoável).

Se a folha de pagamento nunca rodou, a corporação pode dever declarações de imposto sobre a folha e Forms W-2 desses anos, com multas próprias.

Uma pessoa responsável por reter e recolher os impostos dos empregados que deliberadamente não o faz também pode dever pessoalmente o imposto de renda não pago e o imposto de Social Security e Medicare do empregado, mesmo que nada tenha sido retido (26 U.S.C. 6672; IRS). Ser proprietário, por si só, não resolve a questão. O IRS em geral não tem prazo para lançá-lo até que as declarações de folha sejam entregues, e depois tem três anos a partir da data posterior entre o 15 de abril seguinte e a data da entrega (IRM 5.7.3.6). Veja multa por impostos retidos e não recolhidos, folha de pagamento de corporação S que nunca rodou, salário do proprietário de corporação S e atraso nos impostos sobre a folha.

Quais multas se aplicam a Forms 1120-S não entregues, e elas podem ser reduzidas?

O IRS pode cobrar da corporação um valor fixo por acionista por cada mês em que um Form 1120-S está atrasado, por até 12 meses, mesmo quando não há imposto devido. A multa é lançada contra a corporação, e um mês parcial conta como mês inteiro. Conte todos que foram acionistas em qualquer momento daquele ano, inclusive um proprietário que vendeu antes do fim do ano. Para uma declaração, o máximo que ela pode chegar é o valor mensal de 12 meses, vezes o número de acionistas. Cada ano atrasado é uma declaração separada com a sua própria multa. Se a corporação também deve imposto na declaração, aplica-se ainda um valor adicional de multa por atraso com base no imposto não pago (instruções do Form 1120-S).

O valor mensal depende do ano em que a declaração venceu; cada fonte está nos números desta página:

Declarações com vencimento antes de 2023 usam os valores menores de revenue procedures anuais anteriores do IRS, definidos pelo 26 U.S.C. 6699(e). Uma declaração com mais de um ano de atraso está no limite. Um Schedule K-1 não fornecido no prazo pode acrescentar uma multa separada por formulário, e os juros correm sobre as multas até o pagamento (instruções do Form 1120-S).

O IRS decide o alívio declaração por declaração. O First Time Abate olha para os 3 anos anteriores da mesma declaração, e a isenção automática de multa (Automatic Exemption from Penalty) que o IRS está introduzindo aos poucos testa um histórico semelhante; por isso, numa série de anos não entregues, o alívio em geral alcança no máximo o ano mais antigo. A causa razoável exige cuidado e prudência comuns e mesmo assim a impossibilidade de entregar no prazo; o IRS diz que falta de conhecimento e dependência de um profissional de impostos em geral não se qualificam. Como pedir e o que enviar está em multas por atraso em declarações empresariais.

Como mostro ao IRS que o imposto já foi pago na minha própria declaração?

Transcrições e registros bancários podem mostrar que a renda foi declarada e tributada nas suas próprias declarações. Eles não substituem os Forms 1120-S e não eliminam a multa por atraso, que é pela declaração ausente, não pelo imposto não pago (26 U.S.C. 6699).

Peça as transcrições do IRS do Form 1040 de cada proprietário. Uma transcrição da declaração (tax return transcript) mostra a declaração como entregue, com seus schedules, do ano atual e dos três anteriores. Uma transcrição da conta (tax account transcript) mostra pagamentos e alterações posteriores e vai mais longe no passado, por uma conta online ou pelo Form 4506-T (IRS: tipos de transcrição). Uma cópia de uma declaração mais antiga é um pedido separado no Form 4506.

Compare o lucro do Schedule C de cada ano com a renda do K-1 mais os salários de diretor no novo Form 1120-S, e guarde os extratos bancários por trás dos dois. Os totais devem ser próximos, e qualquer diferença precisa de explicação. Uma corporação S em geral não tem imposto de renda próprio; as instruções do Form 1120-S listam os impostos no nível da entidade que podem se aplicar, como o imposto sobre ganhos embutidos.

A prova do imposto pago também importa para a folha de pagamento. Se a correção trata a remuneração do proprietário como salário, o 26 U.S.C. 3402(d) pode impedir o IRS de cobrar da corporação a retenção de imposto de renda correspondente quando o proprietário declarou o pagamento e pagou o imposto: o proprietário preenche a parte do beneficiário de um Form 4669 para cada ano, e a corporação os envia com o Form 4670. Isso não elimina o imposto de Social Security, Medicare ou seguro-desemprego, multas ou juros, nem se aplica onde a seção 3509 define o imposto (IRM 4.23.8.4).

Posso abrir mão do regime S em vez de entregar?

Não quanto aos anos que já ficaram para trás. Uma revogação exige o consentimento de acionistas que detenham mais da metade das ações, e não pode retroagir a antes do início do ano fiscal em curso (26 U.S.C. 1362(d)(1)).

A corporação foi uma corporação S em todos os anos antes da revogação, então esses anos ainda precisam de Forms 1120-S. Quando uma revogação pode entrar em vigor, e se o regime S pode voltar depois, estão em como mudar uma corporação S para corporação C, que também trata de como o lucro é tributado depois da mudança.

O que os livros precisam para as declarações corrigidas?

Um Form 1120-S pede mais que o Schedule C. A lei exige as ações de cada acionista e cada distribuição com a data (26 U.S.C. 6037(a)); o formulário acrescenta a remuneração de diretor e, a menos que a corporação seja pequena o bastante para responder Sim à pergunta 11 do Schedule B, um balanço patrimonial.

Cada retirada feita sob o Schedule C precisa ser classificada como salário, distribuição, empréstimo ou despesa pessoal. Cada proprietário também confere se o Form 7203 é exigido com a declaração retificadora: ele se aplica a uma distribuição que não é dividendo, a uma dedução agregada de prejuízo, a uma alienação de ações ou à devolução de um empréstimo; por isso use o formulário do ano e leve o custo-base adiante ano a ano. Uma distribuição maior que o custo-base cria um problema tributário próprio: veja distribuições acima do custo-base. Para a regularização em si, veja livros de corporação S em atualização e como refazer os livros a partir de extratos bancários.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma consultora com três anos de Schedule C

A opção pelo regime S dela entrou em vigor em 1º de janeiro do Ano 1. Ela entregou o Schedule C mostrando US$120.000 de lucro em cada um dos Anos 1, 2 e 3. Três Forms 1120-S com K-1 vencem, e um Form 1040-X para cada ano move o lucro, menos os salários de diretora, do Schedule C para o Schedule E.

Ela é a única acionista. Suponha que cada declaração seja entregue pelo menos 12 meses depois do vencimento, então cada uma está no limite. Tomando o valor mensal como US$250 para facilitar a conta, cada declaração é 12 meses × US$250 × 1 acionista = US$3.000, ou US$9.000 pelas três antes de qualquer alívio. No máximo o Ano 1 pode se enquadrar no First Time Abate ou no alívio automático, e só com um histórico limpo antes dele. Os Anos 2 e 3 vêm depois de um ano cuja declaração era exigida e não foi entregue.

Dois proprietários, um no Schedule C

Dois proprietários têm metade cada um. Uma declarou o negócio inteiro no seu Schedule C. O outro nunca recebeu um K-1. O Form 1120-S mostra a metade de cada proprietário num K-1, então metade do lucro sai da declaração dela e vai para a dele, e os dois Forms 1040 mudam.

Cada acionista conta na multa. Para uma declaração com um ano ou mais de atraso, 12 meses × US$250 × 2 acionistas = US$6.000, o dobro do valor com um proprietário nos mesmos meses.

Um proprietário que pagou US$18.000 de imposto de autônomo por ano

A opção pelo regime S de uma proprietária entrou em vigor em 1º de janeiro do Ano 1. Ela entregou o Schedule C dos Anos 1 a 4, cada um em 15 de abril do ano seguinte, e pagou cerca de US$18.000 de imposto de autônomo a cada ano até essa data. Hoje é outubro do Ano 5.

A renda S dela não carrega imposto de autônomo, então um Form 1040-X pode pedir esse imposto de volta para os Anos 2 a 4. O imposto sobre a folha dos salários de diretora é devido além disso; assim, somando a declaração dela e a folha da corporação, o resultado líquido pode ser pequeno, zero ou um saldo a pagar. O Ano 1 em geral já passou da janela de restituição, embora a compensação acima ainda possa reduzir o imposto sobre a folha devido naquele ano. Os salários de diretora exigem folha de pagamento, então os pedidos de restituição e a regularização da folha são planejados juntos.

E no seu caso?

• Chegou uma carta do IRS sobre um Form 1120-S ausente, um novo preparador apontou o formulário errado, ou há vários anos de Schedule C ao lado de uma opção aceita: quais anos precisam de Forms 1120-S, como os 1040 são retificados antes que um prazo de restituição feche, e o que fazer com a folha de pagamento e as multas dependem das suas datas, dos proprietários e dos registros. Leve o Form 2553 e a carta de aceitação, todo Schedule C, extratos bancários, registros da folha de pagamento e declarações estaduais para a ajuda com declarações de corporação.
• A data da opção é posterior à que você pediu, ou não há carta de aceitação: veja alívio para opção tardia pelo regime S.
• A folha de pagamento nunca rodou para você: veja folha de pagamento de corporação S que nunca rodou e atraso nos impostos sobre a folha.
• Outras declarações empresariais também não foram entregues: veja como regularizar declarações empresariais não entregues.
• Os livros desses anos misturam dinheiro pessoal e do negócio: veja livros de corporação S em atualização e ajuda com escrituração contábil.
• Chegou um aviso de multa: veja multas por atraso em declarações empresariais.
• Seu estado tributa corporações S de forma diferente, ou quer a própria opção ou declaração: o regime S estadual e as declarações estaduais seguem regras separadas. Inclua as declarações estaduais ao reunir os registros para a ajuda com declarações de corporação.