S corporation khai nhầm trên Schedule C: sửa tờ khai nhiều năm

Lựa chọn S của tôi còn hiệu lực không nếu tôi vẫn khai Schedule C?

Nhìn chung là còn. Lựa chọn S, một khi đã được chấp nhận, vẫn có hiệu lực cho đến khi bị chấm dứt. Các cách chấm dứt được liệt kê: các chủ sở hữu hủy bỏ, công ty không còn đủ điều kiện là công ty nhỏ (small business corporation), hoặc (khi có lợi nhuận tích lũy) có quá nhiều thu nhập thụ động ba năm liên tiếp (26 U.S.C. 1362(d)). Khai Schedule C thay cho Form 1120-S, tờ khai thuế riêng của S corporation, không nằm trong danh sách đó. Lựa chọn vẫn có thể thất bại vì lý do khác. Cổ đông là người nước ngoài không cư trú, hoặc nhìn chung không phải cá nhân (chẳng hạn hợp danh hoặc một công ty khác), khiến công ty không đủ điều kiện.

IRS đưa ra kết quả tương tự cho một sai sót liên quan. Công ty đã nộp Form 1065 hoặc Form 1120 thay vì Form 1120-S vẫn giữ lựa chọn của mình và nộp các năm còn mở cho phù hợp với tư cách S (Rev. Proc. 2022-19, sections 2.03(5) và 3.05). Thủ tục đó không nêu trường hợp chỉ có Schedule C mà không có tờ khai công ty nào, nên hãy hiểu đó là hướng dẫn gần nhất của IRS, không phải phán quyết cho trường hợp của bạn.

LLC đã chọn tư cách S được coi là công ty kể từ ngày hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện của Form 2553. Với LLC một chủ sở hữu có lựa chọn áp dụng từ ngày đó, Schedule C nhìn chung không phải biểu mẫu đúng.

Điều khiến trường hợp phức tạp hơn một việc nộp tờ khai thông thường:

• Một thư hoặc thông báo của IRS về Form 1120-S bị thiếu đã đến (thông báo CP259 nêu biểu mẫu và kỳ thuế), hoặc người chuẩn bị thuế mới phát hiện doanh nghiệp đã khai trên biểu mẫu sai.
• Không có công ty hay LLC nào tồn tại vào ngày hiệu lực, chẳng hạn Form 2553 được nộp cho một doanh nghiệp chỉ từng là doanh nghiệp một chủ. Chỉ công ty trong nước hoặc pháp nhân đủ điều kiện chịu thuế như công ty mới có thể chọn, và thư chấp nhận của IRS không giải quyết điều đó. Xem ưu đãi lựa chọn S corporation nộp trễ.
• IRS chấp nhận ngày hiệu lực muộn hơn ngày bạn yêu cầu. Chỉ các năm kể từ ngày đó mới cần Form 1120-S; không có tờ khai nào được nộp cho năm trước đó. Năm trước đó cần gì tùy thuộc vào cách doanh nghiệp được thiết lập vào thời điểm ấy.
• Lựa chọn có hiệu lực giữa năm. Những tháng trước đó cần gì tùy thuộc vào cách doanh nghiệp bị đánh thuế trước đó.
• Lựa chọn có khiếm khuyết, chẳng hạn thiếu sự đồng ý của một chủ sở hữu hoặc có chủ sở hữu không đủ điều kiện. Xem ưu đãi lựa chọn S corporation nộp trễ.
• Có nhiều hơn một chủ sở hữu, hoặc Schedule K-1 (phần lợi nhuận của từng chủ sở hữu) chưa bao giờ được cấp.
• Bảng lương chưa bao giờ được chạy cho một chủ sở hữu có làm việc trong doanh nghiệp.
• Có nhiều năm liên quan, và các yêu cầu hoàn thuế của chủ sở hữu cho những năm xa nhất hết hạn trước.

Hãy gom trước: Form 2553 và thư chấp nhận của IRS, giấy tờ tiểu bang thành lập công ty hoặc LLC, mọi Schedule C đã nộp kể từ ngày hiệu lực kèm ngày nộp và ngày thanh toán, sao kê ngân hàng, hồ sơ bảng lương nếu có, và hồ sơ nộp ở tiểu bang.

Làm sao xác nhận IRS đã chấp nhận lựa chọn (CP261)?

Thông báo CP261 là thư chấp thuận S corporation của IRS. Hãy kiểm tra ngày hiệu lực: IRS cho biết ngày này có thể khác với ngày đã yêu cầu khi Form 2553 nộp trễ. Thông báo yêu cầu công ty nộp Form 1120-S kèm Schedule K-1 cho mọi cổ đông, và mọi tờ khai thuế lao động.

Nếu không có thư nào đến, hãy gọi 800-829-4933 khi không có gì đến trong vòng 2 tháng sau khi nộp Form 2553 (5 tháng khi đã yêu cầu phán quyết). Thư bị mất hoặc không đến không ảnh hưởng đến lựa chọn (Rev. Proc. 2022-19, section 3.04). Không được chấp nhận, thư bị mất, hoặc ngày muộn hơn ngày bạn cần: xem ưu đãi lựa chọn S corporation nộp trễ.

Bây giờ tôi phải nộp gì, và cho những năm nào?

Công ty nhìn chung nộp Form 1120-S, kèm Schedule K-1 cho từng cổ đông, cho mỗi năm thuế kể từ ngày hiệu lực, có lãi hay không (26 U.S.C. 6037). Tờ khai năm dương lịch đến hạn ngày 15 tháng 3. Những năm đã qua được nộp trễ. Luật yêu cầu một tờ khai cho mỗi năm, nhưng chính sách của IRS là thông thường chỉ cưỡng chế không quá sáu năm tờ khai quá hạn, và nhiều hơn chỉ khi có sự chấp thuận trước của quản lý; các trường hợp cố ý hoặc gian lận theo các thủ tục đặc biệt (IRM 1.2.1, Policy Statement 5-133). Những năm nào áp dụng cho bạn tùy thuộc vào ngày tháng, chủ sở hữu và hồ sơ của bạn.

Thông báo CP259 nghĩa là IRS ghi nhận một tờ khai doanh nghiệp bắt buộc là chưa nộp; thông báo liệt kê từng biểu mẫu và kỳ thuế. Xem thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp.

Trước hết hãy ghi ngày phản hồi trên mọi thông báo của IRS và hạn xin hoàn thuế của từng chủ sở hữu, vì hạn này có thể buộc phải nộp tờ khai điều chỉnh sớm hơn thứ tự thông thường (phần tiếp theo). Thứ tự thông thường: xác nhận ngày hiệu lực và ai sở hữu cổ phần khi nào; dựng lại sổ sách từng năm theo cơ sở của công ty; chuẩn bị các Form 1120-S, từ năm cũ nhất, vì mỗi năm mở đầu bằng số dư cuối của năm trước; giải quyết bảng lương; rồi điều chỉnh Form 1040 của từng chủ sở hữu. Cổ đông phải xử lý các khoản mục S giống như tờ khai của công ty hoặc báo cho IRS biết về sự khác biệt.

Các tờ khai Schedule C tôi đã nộp thì sao?

Mỗi tờ khai vẫn được lưu cho đến khi bạn điều chỉnh. Nếu lựa chọn áp dụng cho năm đó, Schedule C nhìn chung là biểu mẫu sai và lợi nhuận thuộc về K-1. Hãy nộp một Form 1040-X riêng cho mỗi năm. Bỏ Schedule C và Schedule SE, khai K-1 trên Schedule E, Part II, và khai bất kỳ khoản tiền lương nào từ công ty.

Nếu doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một chủ sở hữu không chịu thuế như công ty trở thành S corporation giữa năm, nó chỉ được coi là công ty kể từ ngày hiệu lực. Thu nhập trước ngày đó nhìn chung vẫn ở Schedule C, kèm thuế tự kinh doanh, nên Form 1040-X của năm đó chia doanh nghiệp giữa Schedule C và Schedule E. Doanh nghiệp đã chịu thuế như công ty hoặc hợp danh cần tờ khai theo cách phân loại trước đó (26 U.S.C. 1361(a)(2)).

Phần thu nhập S corporation của cổ đông không phải là thu nhập tự kinh doanh, nên thuế tự kinh doanh đã nộp trên phần đó có thể là khoản nộp thừa. Thay vào đó, tiền lương của cán bộ điều hành chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare qua bảng lương. Công ty khấu trừ tiền thù lao của cán bộ điều hành, nên thu nhập K-1 thấp hơn lợi nhuận Schedule C cũ khoảng bằng số tiền lương đã trả. Kết quả cho một chủ sở hữu có thể là hoàn thuế hoặc còn nợ. Số còn nợ chịu tiền lãi tính từ hạn gốc của tờ khai năm đó, nên nộp số còn nợ cùng tờ khai điều chỉnh sẽ hạn chế tiền lãi.

Yêu cầu hoàn thuế nhìn chung phải được nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn. Tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn của nó, và khoản hoàn thuế bị giới hạn ở số thuế đã nộp trong khoảng thời gian cho phép tính lại (Hướng dẫn Form 1040-X). Những năm cũ nhất hết hạn trước, và việc chỉnh đốn không làm tạm dừng chúng. Nếu một hạn sắp đến, người chuẩn bị thuế có thể nộp yêu cầu đúng hạn trong khi công việc Form 1120-S vẫn tiếp tục, chẳng hạn yêu cầu bảo vệ quyền lợi (protective claim) mô tả sự kiện sau này mà khoản hoàn thuế phụ thuộc vào.

Hết thời hạn không phải lúc nào cũng kết thúc vấn đề. Nếu thuế lương của năm đó vẫn còn có thể bị ấn định, 26 U.S.C. 6521 có thể giảm thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên bằng phần thuế tự kinh doanh nay đã hết thời hạn. Đó là một khoản bù trừ, không phải hoàn thuế. Quy định này không áp dụng khi IRS dùng mức thuế suất thấp hơn của section 3509, điều này tùy thuộc vào sự việc. Khi đó phần của nhân viên có thể ghi vào Form 8919 cùng Form 1040-X của chủ sở hữu và giảm khoản hoàn thuế (IRM 4.23.8.5.3).

Doanh nghiệp có phải chạy bảng lương cho tôi với tư cách cán bộ điều hành không?

Nhìn chung là có, nếu bạn làm nhiều hơn các dịch vụ nhỏ với tư cách cán bộ điều hành và được trả hoặc có quyền được trả. Cán bộ điều hành của công ty là nhân viên về thuế lao động (26 U.S.C. 3121(d)), và tiền trả cho cán bộ điều hành cho các dịch vụ là tiền lương kể cả khi cán bộ đó cũng là cổ đông. Cán bộ điều hành không làm dịch vụ nào, hoặc chỉ làm dịch vụ nhỏ, và không có quyền được trả thì không phải là nhân viên (IRS).

IRS cho biết tòa án đã coi các khoản phân phối của chủ sở hữu là tiền lương khi chủ sở hữu nhận phân phối thay vì tiền lương, và mức lương phải hợp lý cho công việc (IRS: Thù lao hợp lý).

Nếu bảng lương chưa bao giờ được chạy, công ty có thể nợ tờ khai thuế lao động và Form W-2 cho những năm đó, kèm các khoản phạt riêng.

Người chịu trách nhiệm thu và nộp thuế của nhân viên mà cố ý không làm cũng có thể phải tự nộp thuế thu nhập chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên, kể cả khi chưa khấu trừ khoản nào (26 U.S.C. 6672; IRS). Chỉ riêng quyền sở hữu không quyết định điều đó. IRS nhìn chung không có thời hạn để ấn định khoản này cho đến khi các tờ khai thuế lao động được nộp, sau đó là ba năm tính từ ngày muộn hơn giữa ngày 15 tháng 4 tiếp theo hoặc ngày nộp (IRM 5.7.3.6). Xem phạt trách nhiệm quỹ ủy thác (trust fund recovery penalty), S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương, lương của chủ sở hữu S corporation và nợ thuế lương.

Những khoản phạt nào áp dụng cho Form 1120-S chưa nộp, và có thể giảm không?

IRS có thể tính phạt công ty một số tiền cố định cho mỗi cổ đông cho mỗi tháng Form 1120-S bị trễ, tối đa 12 tháng, kể cả khi không có thuế phải nộp. Khoản phạt được ấn định đối với công ty, và một phần tháng được tính là cả tháng. Hãy đếm mọi người từng là cổ đông vào bất kỳ thời điểm nào trong năm đó, kể cả chủ sở hữu đã bán trước cuối năm. Với một tờ khai, mức cao nhất có thể là số tiền hằng tháng cho 12 tháng, nhân với số cổ đông. Mỗi năm nộp trễ là một tờ khai riêng với khoản phạt riêng. Nếu công ty cũng nợ thuế trên tờ khai, một khoản phạt nộp trễ bổ sung dựa trên số thuế chưa nộp sẽ áp dụng (Hướng dẫn Form 1120-S).

Số tiền hằng tháng phụ thuộc vào năm tờ khai đến hạn; mỗi nguồn có trong Số liệu trên trang này:

Tờ khai đến hạn trước năm 2023 dùng các mức nhỏ hơn trong các revenue procedure hằng năm trước đó của IRS, được đặt theo 26 U.S.C. 6699(e). Tờ khai trễ hơn một năm là ở mức tối đa. Schedule K-1 không được cung cấp đúng hạn có thể bị cộng thêm khoản phạt riêng cho mỗi biểu mẫu, và tiền lãi tiếp tục tính trên tiền phạt cho đến khi được nộp (Hướng dẫn Form 1120-S).

IRS quyết định việc xóa phạt theo từng tờ khai. Xóa phạt lần đầu (First Time Abate) xem lại 3 năm trước của cùng loại tờ khai, và miễn phạt tự động (Automatic Exemption from Penalty) mà IRS đang áp dụng dần xét một lịch sử tương tự, nên với một chuỗi các năm chưa nộp, việc xóa phạt nhìn chung chỉ đến năm sớm nhất. Lý do chính đáng đòi hỏi đã thận trọng và chu đáo như bình thường mà vẫn không thể nộp đúng hạn; IRS cho biết thiếu hiểu biết và dựa vào chuyên gia thuế nhìn chung không đủ điều kiện. Cách xin, và gửi gì, có trong phạt nộp trễ tờ khai doanh nghiệp.

Làm sao chứng minh với IRS rằng thuế đã được nộp trên tờ khai của chính tôi?

Bảng sao kê thuế (transcript) và hồ sơ ngân hàng có thể cho thấy thu nhập đã được khai và bị đánh thuế trên tờ khai của chính bạn. Chúng không thay thế các Form 1120-S, và không xóa khoản phạt nộp trễ, vốn dành cho tờ khai bị thiếu, không phải thuế chưa nộp (26 U.S.C. 6699).

Hãy lấy bảng sao kê thuế của IRS cho Form 1040 của từng chủ sở hữu. Bảng sao kê tờ khai thuế (tax return transcript) cho thấy tờ khai như đã nộp, kèm các schedule, cho năm hiện tại và ba năm trước. Bảng sao kê tài khoản thuế (tax account transcript) cho thấy các khoản thanh toán và thay đổi sau đó và lùi xa hơn, qua tài khoản trực tuyến hoặc Form 4506-T (IRS: Các loại bảng sao kê thuế). Bản sao của một tờ khai cũ hơn là một yêu cầu riêng trên Form 4506.

Đối chiếu lợi nhuận Schedule C của từng năm với thu nhập K-1 cộng tiền lương cán bộ điều hành trên Form 1120-S mới, và giữ sao kê ngân hàng đứng sau cả hai. Tổng số phải gần nhau, và mọi chênh lệch cần được giải thích. S corporation nhìn chung không có thuế thu nhập riêng; hướng dẫn Form 1120-S liệt kê các loại thuế cấp pháp nhân có thể áp dụng, chẳng hạn built-in gains tax.

Bằng chứng đã nộp thuế cũng quan trọng với bảng lương. Nếu cách sửa coi tiền trả cho chủ sở hữu là tiền lương, 26 U.S.C. 3402(d) có thể ngăn IRS thu khoản khấu trừ thuế thu nhập tương ứng từ công ty khi chủ sở hữu đã khai khoản tiền đó và nộp thuế: chủ sở hữu hoàn thành phần của người nhận tiền trong Form 4669 cho mỗi năm, và công ty gửi chúng cùng Form 4670. Quy định này không xóa thuế An sinh Xã hội, Medicare hoặc thuế thất nghiệp, tiền phạt hay tiền lãi, và không áp dụng khi section 3509 ấn định mức thuế (IRM 4.23.8.4).

Tôi có thể từ bỏ tư cách S thay vì nộp tờ khai không?

Không cho những năm đã qua. Việc hủy bầu chọn cần sự đồng ý của các cổ đông nắm hơn một nửa số cổ phần, và không thể có hiệu lực lùi về trước thời điểm bắt đầu năm thuế hiện tại (26 U.S.C. 1362(d)(1)).

Công ty là S corporation trong mọi năm trước khi hủy bầu chọn, nên những năm đó vẫn cần Form 1120-S. Khi nào việc hủy bầu chọn có thể có hiệu lực, và tư cách S có thể quay lại sau này hay không, có trong chuyển S corporation sang C corporation, cũng nêu lợi nhuận bị đánh thuế thế nào sau thay đổi.

Sổ sách cần gì cho các tờ khai đã sửa?

Form 1120-S đòi hỏi nhiều hơn Schedule C. Đạo luật yêu cầu cổ phần của từng cổ đông và mọi khoản phân phối kèm ngày (26 U.S.C. 6037(a)); biểu mẫu thêm tiền thù lao cán bộ điều hành và, trừ khi công ty đủ nhỏ để trả lời Yes ở Schedule B, question 11, một bảng cân đối kế toán.

Mỗi khoản rút theo Schedule C phải được phân loại là tiền lương, khoản phân phối, khoản vay hoặc chi phí cá nhân. Mỗi chủ sở hữu cũng kiểm tra xem Form 7203 có bắt buộc kèm tờ khai điều chỉnh hay không: biểu mẫu này áp dụng cho khoản phân phối không phải cổ tức, khoản khấu trừ lỗ gộp, việc chuyển nhượng cổ phần hoặc hoàn trả khoản vay, nên hãy dùng biểu mẫu của năm đó và chuyển giá gốc sang năm sau từng năm. Khoản phân phối lớn hơn giá gốc tạo ra vấn đề thuế riêng: xem phân phối vượt giá gốc. Về việc chỉnh đốn, xem sổ sách bắt kịp của S corporation và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một chuyên gia tư vấn với ba năm Schedule C

Lựa chọn S của bà có hiệu lực vào ngày 1 tháng 1 của Năm 1. Bà đã khai Schedule C với lợi nhuận US$120.000 cho mỗi năm trong Năm 1, 2 và 3. Ba Form 1120-S kèm K-1 đến hạn, và một Form 1040-X cho mỗi năm chuyển lợi nhuận, trừ tiền lương cán bộ điều hành của bà, từ Schedule C sang Schedule E.

Bà là cổ đông duy nhất. Giả sử mỗi tờ khai được nộp ít nhất 12 tháng sau hạn, nên mỗi tờ khai ở mức tối đa. Lấy mức hằng tháng là US$250 cho dễ tính, mỗi tờ khai là 12 tháng × US$250 × 1 cổ đông = US$3.000, hay US$9.000 cho ba năm trước khi xóa phạt. Nhiều nhất chỉ Năm 1 có thể phù hợp với xóa phạt lần đầu hoặc miễn phạt tự động, và chỉ khi hồ sơ trước đó sạch. Năm 2 và 3 theo sau một năm có tờ khai bắt buộc mà chưa nộp.

Hai chủ sở hữu, một người khai trên Schedule C

Hai chủ sở hữu mỗi người nắm một nửa. Một người đã khai toàn bộ doanh nghiệp trên Schedule C của bà. Người kia chưa bao giờ nhận K-1. Form 1120-S cho thấy phần một nửa của mỗi chủ sở hữu trên K-1, nên một nửa lợi nhuận chuyển khỏi tờ khai của bà sang tờ khai của ông, và cả hai Form 1040 đều thay đổi.

Mỗi cổ đông đều được tính trong khoản phạt. Với một tờ khai trễ một năm hoặc hơn, 12 tháng × US$250 × 2 cổ đông = US$6.000, gấp đôi con số của một chủ sở hữu cho cùng số tháng.

Một chủ sở hữu đã nộp US$18.000 thuế tự kinh doanh mỗi năm

Lựa chọn S của một chủ sở hữu có hiệu lực vào ngày 1 tháng 1 của Năm 1. Bà đã nộp Schedule C cho Năm 1 đến Năm 4, mỗi năm vào ngày 15 tháng 4 của năm sau, và đã nộp khoảng US$18.000 thuế tự kinh doanh mỗi năm chậm nhất vào ngày đó. Hiện là tháng 10 của Năm 5.

Thu nhập S của bà không chịu thuế tự kinh doanh, nên Form 1040-X có thể đòi lại khoản thuế đó cho Năm 2 đến Năm 4. Thuế lương trên tiền lương cán bộ điều hành của bà phải nộp thêm, nên tính trên cả tờ khai của bà và bảng lương của công ty, kết quả ròng có thể nhỏ, bằng không hoặc còn nợ. Năm 1 nhìn chung đã quá thời hạn hoàn thuế, dù khoản bù trừ ở trên vẫn có thể giảm thuế lương còn nợ của năm đó. Tiền lương cán bộ điều hành của bà cần bảng lương, nên các yêu cầu hoàn thuế và việc bắt kịp bảng lương được lên kế hoạch cùng nhau.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Một thư của IRS về Form 1120-S bị thiếu đã đến, người chuẩn bị thuế mới chỉ ra biểu mẫu sai, hoặc nhiều năm Schedule C nằm cạnh một lựa chọn đã được chấp nhận: những năm nào cần Form 1120-S, cách điều chỉnh các Form 1040 trước khi hạn hoàn thuế đóng, và cách xử lý bảng lương và tiền phạt tùy thuộc vào ngày tháng, chủ sở hữu và hồ sơ của bạn. Hãy mang Form 2553 và thư chấp nhận, mọi Schedule C, sao kê ngân hàng, hồ sơ bảng lương và hồ sơ nộp ở tiểu bang đến hỗ trợ tờ khai thuế công ty.
• Ngày hiệu lực của lựa chọn muộn hơn ngày bạn yêu cầu, hoặc không có thư chấp nhận: xem ưu đãi lựa chọn S corporation nộp trễ.
• Bảng lương chưa bao giờ được chạy cho bạn: xem S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương và nợ thuế lương.
• Các tờ khai doanh nghiệp khác cũng chưa nộp: xem bắt kịp các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Sổ sách của những năm đó lẫn lộn tiền cá nhân và tiền kinh doanh: xem sổ sách bắt kịp của S corporation và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một thông báo phạt đã đến: xem phạt nộp trễ tờ khai doanh nghiệp.
• Tiểu bang của bạn đánh thuế S corporation khác đi, hoặc muốn có lựa chọn hay tờ khai riêng: tư cách S của tiểu bang và tờ khai tiểu bang theo các quy tắc riêng. Hãy đưa hồ sơ nộp ở tiểu bang vào khi bạn gom hồ sơ cho hỗ trợ tờ khai thuế công ty.