Société de type S déclarée à l'annexe C : comment corriger

Mon choix de société de type S est-il toujours valide si j'ai continué de produire l'annexe C?

Généralement oui. Un choix de société de type S, une fois accepté, reste en vigueur jusqu'à ce qu'il prenne fin. Les causes de fin sont énumérées : les propriétaires le révoquent, la société cesse de répondre aux critères de petite société par actions, ou (avec des bénéfices accumulés) elle tire trop de revenu passif trois années de suite (26 U.S.C. 1362(d)). Produire l'annexe C à la place du formulaire 1120-S, la déclaration de revenus propre à la société de type S, ne figure pas dans cette liste. Un choix peut tout de même échouer pour une autre raison. Un actionnaire qui est un étranger non-résident, ou qui n'est généralement pas un particulier (une société de personnes ou une autre société, par exemple), rend la société inadmissible.

L'IRS arrive au même résultat pour une erreur apparentée. Une société qui a produit le formulaire 1065 ou le formulaire 1120 au lieu du formulaire 1120-S a conservé son choix et produit ses années ouvertes de manière conforme au statut de société de type S (Rev. Proc. 2022-19, sections 2.03(5) et 3.05). Cette procédure ne mentionne pas le cas d'une annexe C sans aucune déclaration de société; considérez-la comme la directive de l'IRS la plus proche, et non comme une décision sur votre situation.

Une LLC qui a choisi le statut de société de type S est traitée comme une société à partir de la date d'entrée en vigueur lorsqu'elle répond aux critères du formulaire 2553. Pour une LLC à membre unique dont le choix s'applique à partir de cette date, l'annexe C n'est généralement pas le bon formulaire.

Ce qui fait d'un cas plus qu'une simple correction de production :

• Une lettre ou un avis de l'IRS est arrivé au sujet d'un formulaire 1120-S manquant (un avis CP259 nomme le formulaire et la période), ou un nouveau préparateur a constaté que l'entreprise était sur le mauvais formulaire.
• Aucune société ni LLC n'existait à la date d'entrée en vigueur, par exemple parce que le formulaire 2553 a été produit pour une entreprise qui n'a jamais été qu'une entreprise individuelle. Seule une société américaine ou une entité admissible à l'imposition comme société peut faire le choix, et la lettre d'acceptation de l'IRS ne tranche pas cette question. Voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif.
• L'IRS a accepté une date d'entrée en vigueur plus tardive que celle que vous aviez demandée. Seules les années à partir de cette date exigent des formulaires 1120-S; aucun n'est produit pour une année antérieure. Ce qu'une année antérieure exigeait dépend de la façon dont l'entreprise était alors structurée.
• Le choix a pris effet en cours d'année. Ce que les mois précédents exigeaient dépend de la façon dont l'entreprise était imposée auparavant.
• Le choix comporte un défaut, comme le consentement d'un propriétaire manquant ou un propriétaire inadmissible. Voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif.
• Il y a plus d'un propriétaire, ou des annexes K-1 (la part de bénéfice de chaque propriétaire) n'ont jamais été émises.
• La paie n'a jamais été faite pour un propriétaire qui travaillait dans l'entreprise.
• Plusieurs années sont en cause, et les demandes de remboursement des propriétaires pour les années les plus anciennes se ferment en premier.

À rassembler d'abord : le formulaire 2553 et la lettre d'acceptation de l'IRS, les documents de l'État qui ont constitué la société ou la LLC, chaque annexe C produite depuis la date d'entrée en vigueur avec ses dates de production et de paiement, les relevés bancaires, les registres de paie le cas échéant, et les dépôts auprès de l'État.

Comment confirmer que l'IRS a accepté le choix (CP261)?

Un avis CP261 est la lettre d'approbation de l'IRS pour une société de type S. Vérifiez sa date d'entrée en vigueur : l'IRS indique que cette date peut différer de celle demandée lorsque le formulaire 2553 était tardif. L'avis demande à la société de produire le formulaire 1120-S avec une annexe K-1 pour chaque actionnaire, ainsi que toutes les déclarations d'impôt sur l'emploi.

Si aucune lettre n'est arrivée, appelez le 800-829-4933 lorsque rien n'arrive dans les 2 mois suivant la production du formulaire 2553 (5 mois lorsqu'une décision a été demandée). Une lettre perdue ou manquante n'affecte pas le choix (Rev. Proc. 2022-19, section 3.04). Aucune acceptation, une lettre perdue, ou une date plus tardive que celle dont vous aviez besoin : voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif.

Que dois-je produire maintenant, et pour quelles années?

La société produit généralement un formulaire 1120-S, avec une annexe K-1 pour chaque actionnaire, pour chaque année d'imposition depuis la date d'entrée en vigueur, qu'il y ait un bénéfice ou non (26 U.S.C. 6037). Une déclaration d'année civile est due le 15 mars. Les années déjà passées sont produites en retard. La loi exige une déclaration pour chaque année, mais la politique de l'IRS est de n'appliquer normalement pas plus de six ans de déclarations en souffrance, et plus seulement avec l'approbation préalable d'un gestionnaire; les cas de faute délibérée ou de fraude suivent des procédures spéciales (IRM 1.2.1, Policy Statement 5-133). Les années qui vous concernent dépendent de vos dates, de vos propriétaires et de vos registres.

Un avis CP259 signifie que l'IRS considère qu'une déclaration d'entreprise exigée n'a pas été produite; il énumère chaque formulaire et chaque période. Voir un avis de l'IRS adressé à votre entreprise.

Notez d'abord la date de réponse de tout avis de l'IRS et le délai de remboursement de chaque propriétaire, qui peuvent obliger à produire une déclaration modifiée en dehors de l'ordre habituel (section suivante). L'ordre habituel : confirmer la date d'entrée en vigueur et qui détenait des actions à quel moment; reconstituer les livres de chaque année sur une base de société; préparer les formulaires 1120-S, en commençant par la plus ancienne année, car chaque année s'ouvre avec les soldes de clôture de l'année précédente; régler la paie; puis modifier le formulaire 1040 de chaque propriétaire. Un actionnaire doit traiter les éléments de la société de type S comme le fait la déclaration de la société ou informer l'IRS de la différence.

Qu'advient-il des déclarations de l'annexe C que j'ai déjà produites?

Chacune reste au dossier jusqu'à ce que vous la modifiiez. Si le choix s'applique à cette année-là, l'annexe C est généralement le mauvais formulaire et le bénéfice appartient à une annexe K-1. Produisez un formulaire 1040-X distinct pour chaque année. Retirez l'annexe C et l'annexe SE, déclarez l'annexe K-1 à l'annexe E, partie II, et déclarez tout salaire provenant de la société.

Si une entreprise individuelle ou une LLC à membre unique qui n'était pas imposée comme une société est devenue une société de type S en cours d'année, elle est traitée comme une société seulement à partir de la date d'entrée en vigueur. Son revenu antérieur à cette date reste généralement à l'annexe C, avec son impôt sur le travail autonome; le formulaire 1040-X de cette année-là répartit donc l'entreprise entre l'annexe C et l'annexe E. Une entreprise déjà imposée comme une société ou une société de personnes a plutôt besoin de la déclaration correspondant à cette classification antérieure (26 U.S.C. 1361(a)(2)).

La part du revenu d'une société de type S revenant à un actionnaire n'est pas un revenu de travail autonome; l'impôt sur le travail autonome payé sur ce revenu peut donc être un paiement en trop. Le salaire d'un dirigeant comporte plutôt une cotisation de sécurité sociale et Medicare par la paie. La société déduit la rémunération des dirigeants, de sorte que le revenu de l'annexe K-1 est inférieur à l'ancien bénéfice de l'annexe C d'environ le montant des salaires versés. Le résultat pour un propriétaire peut être un remboursement ou un solde à payer. Un solde à payer porte des intérêts à partir de la date limite d'origine de la déclaration de cette année-là; payer un solde avec la déclaration modifiée limite donc les intérêts.

Une demande de remboursement doit généralement être produite dans les 3 ans suivant la production de la déclaration originale ou dans les 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la plus tardive des deux dates. Une déclaration produite à l'avance est réputée produite à sa date limite, et le remboursement est limité à l'impôt payé pendant la période de rétrospection (instructions du formulaire 1040-X). Les années les plus anciennes se ferment en premier, et le nettoyage ne les suspend pas. Si une échéance approche, un préparateur peut produire une demande à temps pendant que le travail sur le formulaire 1120-S se poursuit, par exemple une demande de remboursement conservatoire (protective claim) qui décrit l'événement ultérieur dont dépend le remboursement.

Une fenêtre fermée ne règle pas toujours la question. Si l'impôt sur la paie de cette année-là peut encore faire l'objet d'une cotisation, l'article 26 U.S.C. 6521 peut réduire la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé du montant de l'impôt sur le travail autonome maintenant prescrit. C'est une compensation, et non un remboursement. Elle ne s'applique pas lorsque l'IRS utilise les taux réduits de l'article 3509, ce qui dépend des faits. La part de l'employé peut alors figurer au formulaire 8919 avec le formulaire 1040-X du propriétaire et réduire le remboursement (IRM 4.23.8.5.3).

La société devait-elle verser la paie pour moi comme dirigeant?

Généralement oui, si vous avez rendu plus que des services mineurs comme dirigeant et que vous avez été payé ou aviez droit à une rémunération. Un dirigeant d'une société est un employé aux fins de l'impôt sur l'emploi (26 U.S.C. 3121(d)), et la rémunération d'un dirigeant pour ses services est un salaire même lorsqu'il est aussi actionnaire. Un dirigeant qui ne rend aucun service, ou seulement des services mineurs, et qui n'a pas droit à une rémunération n'est pas un employé (IRS).

L'IRS affirme que des tribunaux ont traité les distributions d'un propriétaire comme des salaires lorsque celui-ci a pris des distributions au lieu d'une rémunération, et que la rémunération doit être raisonnable pour le travail accompli (IRS : rémunération raisonnable).

Si la paie n'a jamais été faite, la société peut devoir des déclarations d'impôt sur l'emploi et des formulaires W-2 pour ces années, avec leurs propres pénalités.

Une personne responsable de percevoir et de verser les impôts des employés qui omet délibérément de le faire peut aussi devoir personnellement l'impôt sur le revenu impayé et la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé, même si rien n'a été retenu (26 U.S.C. 6672; IRS). La propriété seule ne tranche pas la question. L'IRS n'a généralement aucune date limite pour établir cette cotisation tant que les déclarations d'emploi ne sont pas produites; elle dispose ensuite de trois ans à compter de la plus tardive des deux dates, le 15 avril suivant ou la date de production (IRM 5.7.3.6). Voir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), la paie jamais faite d'une société de type S, le salaire du propriétaire d'une société de type S et le retard dans les charges sociales.

Quelles pénalités s'appliquent aux formulaires 1120-S non produits, et peuvent-elles être réduites?

L'IRS peut imposer à la société un montant fixe pour chaque actionnaire et pour chaque mois où un formulaire 1120-S est en retard, jusqu'à 12 mois, même lorsqu'aucun impôt n'est dû. La pénalité est établie contre la société, et un mois partiel compte comme un mois complet. Comptez toute personne qui a été actionnaire à un moment de l'année, y compris un propriétaire qui a vendu avant la fin de l'année. Pour une déclaration, le maximum est le montant mensuel pour 12 mois, multiplié par le nombre d'actionnaires. Chaque année en retard est une déclaration distincte avec sa propre pénalité. Si la société doit aussi de l'impôt sur la déclaration, un autre montant de pénalité pour production tardive, fondé sur l'impôt impayé, s'applique (instructions du formulaire 1120-S).

Le montant mensuel dépend de l'année où la déclaration était due; chaque source se trouve dans la section Chiffres de cette page :

Les déclarations dues avant 2023 utilisent les montants plus faibles des revenue procedures annuelles antérieures de l'IRS, fixés en vertu de l'article 26 U.S.C. 6699(e). Une déclaration en retard de plus d'un an atteint le plafond. Une annexe K-1 non remise à temps peut ajouter une pénalité distincte par annexe, et des intérêts courent sur les pénalités jusqu'à leur paiement (instructions du formulaire 1120-S).

L'IRS décide de l'allègement déclaration par déclaration. L'allègement pour une première infraction (First Time Abate) examine les 3 années précédentes pour la même déclaration, et l'exemption automatique de pénalité (Automatic Exemption from Penalty) que l'IRS met progressivement en place vérifie un historique semblable; pour une série d'années non produites, l'allègement ne touche donc généralement que la plus ancienne année, au mieux. Le motif raisonnable exige d'avoir fait preuve de diligence et de prudence ordinaires tout en étant incapable de produire à temps; l'IRS affirme que l'ignorance de la règle et le recours à un professionnel de la fiscalité ne sont généralement pas admis. La façon de demander et ce qu'il faut envoyer sont expliqués dans les pénalités pour déclaration d'entreprise tardive.

Comment montrer à l'IRS que l'impôt a déjà été payé dans ma propre déclaration?

Les relevés de l'IRS et les relevés bancaires peuvent montrer que le revenu a été déclaré et imposé dans vos propres déclarations. Ils ne remplacent pas les formulaires 1120-S, et ils n'éliminent pas la pénalité pour production tardive, qui vise la déclaration manquante et non l'impôt impayé (26 U.S.C. 6699).

Obtenez les relevés de l'IRS pour le formulaire 1040 de chaque propriétaire. Un relevé de déclaration (tax return transcript) montre la déclaration telle que produite, avec ses annexes, pour l'année courante et les trois années précédentes. Un relevé de compte fiscal (tax account transcript) montre les paiements et les changements ultérieurs et remonte plus loin, par un compte en ligne ou le formulaire 4506-T (IRS : types de relevés). Une copie d'une déclaration plus ancienne est une demande distincte, sur le formulaire 4506.

Rapprochez le bénéfice de l'annexe C de chaque année du revenu de l'annexe K-1 plus les salaires des dirigeants sur le nouveau formulaire 1120-S, et conservez les relevés bancaires qui sous-tendent les deux. Les totaux devraient être proches, et tout écart demande une explication. Une société de type S n'a généralement pas d'impôt sur le revenu propre; les instructions du formulaire 1120-S énumèrent les impôts au niveau de l'entité qui peuvent s'appliquer, comme l'impôt sur les gains latents (built-in gains tax).

La preuve de l'impôt payé compte aussi pour la paie. Si la correction traite la rémunération du propriétaire comme un salaire, l'article 26 U.S.C. 3402(d) peut empêcher l'IRS de percevoir auprès de la société la retenue d'impôt sur le revenu correspondante lorsque le propriétaire a déclaré la rémunération et payé l'impôt : le propriétaire remplit la partie du bénéficiaire d'un formulaire 4669 pour chaque année, et la société les envoie avec le formulaire 4670. Cela n'élimine pas la cotisation de sécurité sociale, Medicare ou d'assurance chômage, les pénalités ou les intérêts, et ne s'applique pas lorsque l'article 3509 fixe l'impôt (IRM 4.23.8.4).

Puis-je renoncer au statut de société de type S au lieu de produire les déclarations?

Pas pour les années déjà passées. Une révocation exige le consentement des actionnaires détenant plus de la moitié des actions, et elle ne peut pas remonter avant le début de l'année d'imposition en cours (26 U.S.C. 1362(d)(1)).

La société était une société de type S pour chaque année précédant la révocation; ces années exigent donc encore des formulaires 1120-S. Le moment où une révocation peut prendre effet, et la possibilité de retrouver le statut de société de type S plus tard, sont expliqués dans passer d'une société de type S à une société de type C, qui traite aussi de l'imposition du bénéfice après le changement.

Que faut-il dans les livres pour les déclarations corrigées?

Un formulaire 1120-S demande plus que l'annexe C. La loi exige les actions de chaque actionnaire et chaque distribution avec sa date (26 U.S.C. 6037(a)); le formulaire ajoute la rémunération des dirigeants et, sauf si la société est assez petite pour répondre Oui à la question 11 de l'annexe B, un bilan.

Chaque retrait fait sous l'annexe C doit être classé comme salaire, distribution, prêt ou dépense personnelle. Chaque propriétaire vérifie aussi si le formulaire 7203 est exigé avec la déclaration modifiée : il s'applique à une distribution qui n'est pas un dividende, à une déduction de pertes globale, à une disposition d'actions ou à un remboursement de prêt; utilisez donc le formulaire de l'année en cause et reportez le coût de base année par année. Une distribution supérieure au coût de base crée sa propre question fiscale : voir les distributions au-delà du coût de base. Pour le nettoyage lui-même, voir les livres de rattrapage d'une société de type S et reconstituer les livres à partir de relevés bancaires.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une consultante avec trois ans d'annexe C

Son choix de société de type S a pris effet le 1er janvier de l'année 1. Elle a produit l'annexe C avec 120 000 $ US de bénéfice pour chacune des années 1, 2 et 3. Trois formulaires 1120-S avec annexes K-1 sont dus, et un formulaire 1040-X pour chaque année transfère le bénéfice, moins ses salaires de dirigeante, de l'annexe C à l'annexe E.

Elle est la seule actionnaire. Supposons que chaque déclaration est produite au moins 12 mois après sa date limite, de sorte que chacune atteint le plafond. En prenant un montant mensuel de 250 $ US pour simplifier, chaque déclaration coûte 12 mois × 250 $ US × 1 actionnaire = 3 000 $ US, soit 9 000 $ US pour les trois avant tout allègement. Tout au plus l'année 1 peut convenir à l'allègement pour une première infraction (First Time Abate) ou à l'allègement automatique, et seulement avec un dossier sans faute avant elle. Les années 2 et 3 suivent une année dont la déclaration était exigée et n'a pas été produite.

Deux propriétaires, dont un à l'annexe C

Deux propriétaires détiennent chacun la moitié. L'une a déclaré toute l'entreprise sur son annexe C. L'autre n'a jamais reçu d'annexe K-1. Le formulaire 1120-S montre la moitié de chaque propriétaire sur une annexe K-1; la moitié du bénéfice quitte donc sa déclaration pour passer à celle de l'autre, et les deux formulaires 1040 changent.

Chaque actionnaire est compté dans la pénalité. Pour une déclaration en retard d'un an ou plus, 12 mois × 250 $ US × 2 actionnaires = 6 000 $ US, le double du chiffre pour un seul propriétaire pour les mêmes mois.

Un propriétaire qui a payé 18 000 $ US d'impôt sur le travail autonome par année

Le choix de société de type S d'une propriétaire a pris effet le 1er janvier de l'année 1. Elle a produit l'annexe C pour les années 1 à 4, chacune le 15 avril de l'année suivante, et a payé environ 18 000 $ US d'impôt sur le travail autonome chaque année à cette date. Nous sommes en octobre de l'année 5.

Son revenu de société de type S ne comporte pas d'impôt sur le travail autonome; un formulaire 1040-X peut donc réclamer cet impôt pour les années 2 à 4. L'impôt sur la paie de ses salaires de dirigeante est dû en plus; entre sa déclaration et la paie de la société, le net peut donc être faible, nul ou un solde à payer. L'année 1 est généralement hors de sa fenêtre de remboursement, mais la compensation décrite plus haut peut encore réduire l'impôt sur la paie dû pour cette année. Ses salaires de dirigeante exigent la paie; les demandes de remboursement et le rattrapage de la paie sont donc planifiés ensemble.

Votre situation est différente?

• Une lettre de l'IRS au sujet d'un formulaire 1120-S manquant est arrivée, un nouveau préparateur a signalé le mauvais formulaire, ou plusieurs années d'annexe C coexistent avec un choix accepté : les années qui exigent des formulaires 1120-S, la façon de modifier les formulaires 1040 avant la fermeture d'un délai de remboursement, et ce qu'il faut faire pour la paie et les pénalités dépendent de vos dates, de vos propriétaires et de vos registres. Apportez le formulaire 2553 et la lettre d'acceptation, chaque annexe C, les relevés bancaires, les registres de paie et les dépôts auprès de l'État à l'aide pour la déclaration de société.
• La date du choix est plus tardive que celle que vous aviez demandée, ou il n'y a pas de lettre d'acceptation : voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif.
• La paie n'a jamais été faite pour vous : voir la paie jamais faite d'une société de type S et le retard dans les charges sociales.
• D'autres déclarations d'entreprise ne sont pas produites non plus : voir rattraper des déclarations d'entreprise non produites.
• Les livres de ces années mélangent l'argent personnel et celui de l'entreprise : voir les livres de rattrapage d'une société de type S et l'aide en tenue de livres.
• Un avis de pénalité est arrivé : voir les pénalités pour déclaration d'entreprise tardive.
• Votre État impose les sociétés de type S différemment, ou exige son propre choix ou sa propre déclaration : le statut de société de type S d'un État et les déclarations des États suivent des règles distinctes. Joignez les dépôts auprès de l'État lorsque vous rassemblez les documents pour l'aide pour la déclaration de société.