Después de constituir su empresa: primeros trámites y plazos

¿Qué debo revisar en la aprobación del estado?

Revise el trámite oficial del estado antes de usar el nombre de la empresa en formularios fiscales o solicitudes de cuentas. Guarde los documentos constitutivos aprobados o el certificado, junto con el comprobante de presentación. Verifique el nombre legal, la fecha de presentación o de entrada en vigor, el número de identificación estatal, la dirección comercial y el agente para notificaciones legales (la persona que recibe los documentos legales de la empresa). Nueva York indica que el comprobante de presentación de una LLC es prueba de que el trámite se presentó y pide verificar el nombre y la fecha que aparecen en él. La búsqueda de empresas de California muestra la fecha de presentación de la entidad (Departamento de Estado de Nueva York; Secretaría de Estado de California).

El registro del estado define la identidad legal de la empresa; la notificación del EIN no crea la LLC ni la corporación. Conserve juntos el documento aprobado por el estado, sus enmiendas y los datos de contacto vigentes del agente. Si más adelante cambian la dirección o el agente, consulte el proceso de actualización del estado. Por ejemplo, California usa un Statement of Information para actualizar el agente o la dirección de una LLC (Secretaría de Estado de California).

¿Cuándo necesito un EIN?

Solicítelo después de que el estado constituya la LLC o la corporación, y antes de necesitar el número para un trámite obligatorio, un empleado o una cuenta comercial. El IRS indica que constituir primero la entidad estatal puede evitar demoras en la solicitud del EIN. El EIN es gratuito cuando se solicita directamente al IRS (IRS: Obtener un EIN).

Un EIN también puede ser útil cuando un registro estatal o una cuenta comercial pide el número de la empresa. Revise los requisitos de esa solicitud en lugar de tratar un EIN opcional como una elección fiscal federal. En el caso de una LLC ignorada, el Form W-9 que se entrega a un cliente generalmente lleva el nombre y el número de identificación fiscal del propietario, no el EIN de la LLC (IRS: LLC de un solo miembro). El IRS normalmente trata a una LLC nacional con un solo propietario como parte de su propietario para el impuesto sobre la renta, y a una LLC nacional con varios propietarios como una sociedad de personas, salvo que haga una elección válida. Una LLC calificada cuyos únicos propietarios sean cónyuges con bienes gananciales puede ser una excepción; consulte las LLC de cónyuges y familias (IRS: instrucciones del Form SS-4).

Una persona declara los ingresos de una LLC ignorada y el impuesto por trabajo independiente (self-employment tax); los socios y los accionistas de una corporación S declaran su parte, aunque no reciban ninguna distribución. Una corporación C generalmente paga su propio impuesto sobre la renta. Consulte qué declaraciones presenta su empresa (IRS: LLC de un solo miembro; IRS: instrucciones del Form 1065; IRS: instrucciones del Form 1120-S; IRS: constitución de una corporación).

¿La persona responsable puede usar un ITIN en lugar de un número de Seguro Social?

Sí. La parte responsable (la persona que en última instancia es dueña de la empresa o la controla) puede usar un ITIN (número de identificación personal del contribuyente) en la solicitud del EIN. La herramienta en línea del IRS acepta el SSN o el ITIN de la parte responsable cuando la solicitud cumple los demás requisitos, incluido tener el lugar principal de negocios en EE. UU. (IRS: Obtener un EIN; IRS: instrucciones del Form SS-4).

Por lo general, la parte responsable debe ser la persona física que en última instancia es dueña de la empresa o la controla, no una empresa que actúe como intermediaria (nominee). Si esa persona no tiene SSN ni ITIN y no puede obtener ninguno de los dos, las instrucciones del Form SS-4 le indican escribir «foreign» o «N/A» en la línea de identificación de la parte responsable. Una empresa cuyo lugar principal de negocios está fuera de EE. UU. no puede usar la herramienta en línea del IRS (IRS: instrucciones del Form SS-4; IRS: Obtener un EIN). Para ese tipo de solicitud, consulte cómo constituir y administrar una empresa desde el extranjero.

¿Qué hago si el trámite estatal y la carta del EIN muestran nombres distintos?

Compare el documento aprobado por el estado, la solicitud del EIN y la notificación de asignación del IRS antes de cambiar cualquiera de los registros. El Form SS-4 pide el nombre legal tal como aparece en el acta constitutiva u otro documento legal; el nombre comercial va en una línea aparte (IRS: instrucciones del Form SS-4).

Si solo difiere la solicitud de la cuenta, entregue al proveedor ambos registros y pregúntele qué nombre necesita. No presente otra solicitud de EIN solo porque el proveedor señale una diferencia: el IRS indica que se use un solo método de solicitud para cada entidad, a fin de evitar EIN duplicados (IRS: instrucciones del Form SS-4).

¿Qué deben acordar los propietarios antes de abrir una cuenta?

Deje por escrito quién es propietario y quién tiene autoridad para firmar. Luego reúna el documento aprobado por el estado, la notificación del EIN si ya se emitió, la identificación de los propietarios y el acuerdo o la autorización de la empresa que pida el proveedor de la cuenta. Documente la participación de cada propietario, su aporte, sus facultades de administración, sus derechos sobre las ganancias y cómo se toman las decisiones y se produce una salida; un propietario único también puede dejar constancia de estas decisiones. Los requisitos para abrir una cuenta varían según la institución; revise su lista de documentos antes de presentar la solicitud.

Revise la regla del estado sobre el acuerdo operativo. Nueva York exige que los miembros de una LLC adopten un acuerdo escrito antes de la presentación, en ese momento o dentro de los 90 días siguientes; California también exige un acuerdo que se conserve con los registros de la LLC (Departamento de Estado de Nueva York; Secretaría de Estado de California). Una corporación debe conservar los registros de propiedad y las actas de la junta directiva, incluida la autorización de quienes firman en la cuenta (IRS: Publicación 583).

Abra una cuenta comercial separada de sus fondos personales. El IRS recomienda una cuenta corriente comercial aparte y registros que identifiquen los depósitos como ventas, aportes del propietario o préstamos (IRS: Publicación 583).

¿El estado exige otro trámite después de la aprobación?

Consulte de inmediato las instrucciones para entidades nuevas del estado donde se constituyó la empresa: después de la aprobación puede seguir un informe inicial, una declaración de propiedad, una publicación, una licencia o un registro de impuestos. El requisito y el plazo dependen del estado y del tipo de entidad; la aprobación del estado por sí sola no completa esos pasos posteriores.

En el caso de las LLC de California que tributan como entidades ignoradas o como sociedades de personas, pague el impuesto anual de $800, si corresponde, con el formulario FTB 3522 a más tardar en El día 15 del 4.º mes, contando el mes de la presentación como el primer mes. Una LLC sin actividad que cumpla las condiciones del Form LLC-4/8 de la Secretaría de Estado puede cancelarse dentro de los 12 meses posteriores a su constitución para evitar el impuesto del primer año; ahora la cancelación exige acceso completo a bizfile Online (California Franchise Tax Board; Secretaría de Estado de California). Consulte el impuesto mínimo y la cuota de LLC de California. La presentación en línea del Statement of Information de California exige acceso de usuario a bizfile Online. Si la declaración sigue sin presentarse después de una notificación de morosidad y 60 días, el estado puede imponer una multa de $250 (Secretaría de Estado de California; Secretaría de Estado de California: preguntas frecuentes; California Franchise Tax Board).

Revise también en la ciudad, el condado y los estados donde operará la empresa si hay licencias para su actividad. Nueva York indica que algunos negocios necesitan permisos estatales o locales; California remite a los propietarios a su buscador de licencias y permisos (Departamento de Estado de Nueva York; Secretaría de Estado de California).

Si la empresa va a operar en otro estado, verifique si debe registrarse allí como entidad foránea. California, por ejemplo, exige el registro antes de hacer negocios dentro del estado (Secretaría de Estado de California).

¿Una empresa nueva de EE. UU. debe presentar un informe federal de beneficiarios finales?

No. Actualmente no se exige un informe federal de beneficiarios finales ante FinCEN para una entidad creada en EE. UU.. La regla final vigente de FinCEN exime de ese requisito a las empresas de EE. UU. y a sus beneficiarios finales (FinCEN: informe BOI).

La regla es distinta para algunas entidades constituidas bajo leyes extranjeras y registradas para hacer negocios en EE. UU. Si ese es el caso de su empresa, consulte la regla vigente de FinCEN. Las declaraciones estatales de propiedad o las solicitudes de identificación de un proveedor de cuentas son independientes del informe federal de FinCEN (FinCEN: informe BOI).

¿Qué fecha de elección fiscal debo anotar en el calendario?

Si los propietarios están considerando el régimen fiscal de corporación S, anote desde ahora el plazo del Form 2553. La fecha límite habitual es 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en el que la elección debe entrar en vigor; también se permite presentarlo durante el año fiscal anterior. En una empresa nueva, el año fiscal efectivo puede comenzar cuando la empresa tiene por primera vez propietarios, activos o actividad comercial, lo que ocurra primero (IRS: instrucciones del Form 2553).

Un ejecutivo autorizado firma el Form 2553, y cada propietario requerido firma el consentimiento de su Parte I (IRS: Form 2553). Si, en cambio, una LLC quiere tributar como corporación C desde su constitución, revise el Form 8832 cuanto antes: su fecha de entrada en vigor generalmente no puede ser más de 75 días anterior a la presentación. El consentimiento de la Parte I lo firman todos los miembros actuales o un ejecutivo, administrador o miembro autorizado; un antiguo propietario durante un período retroactivo también debe firmar (IRS: Form 8832).

Obtener un EIN o escribir «1120-S» en el Form SS-4 no equivale a hacer la elección de corporación S. El IRS debe recibir y aceptar el Form 2553; una LLC elegible generalmente no necesita además el Form 8832 para esa elección (IRS: instrucciones del Form SS-4; IRS: instrucciones del Form 2553). La elegibilidad y el efecto sobre el sueldo del propietario requieren una decisión aparte: ¿Conviene elegir el régimen de corporación S?.

Si la empresa dejó pasar un plazo, el alivio disponible usa el Form 2553 para la elección de corporación S o el Form 8832 para la clasificación como corporación C, generalmente dentro de 3 años y 75 días contados desde la fecha de entrada en vigor deseada. Ambos exigen causa razonable y declaraciones presentadas de forma coherente; algunas corporaciones tienen una excepción para la elección de corporación S. Consulte ¿Conviene elegir el régimen de corporación S? (IRS: Alivio por elección tardía; IRS: Rev. Proc. 2009-41).

¿Qué debe estar listo antes de la primera factura o el primer pago de sueldo?

Organice sus registros y haga las inscripciones fiscales que se requieran antes de que empiecen las transacciones. El EIN, la constitución estatal, el permiso de impuesto sobre las ventas, la cuenta de empleador y la licencia comercial cumplen funciones distintas; tener uno no reemplaza a los demás (IRS: Publicación 583; Departamento de Estado de Nueva York).

Consulte a la agencia tributaria del estado sobre la cuenta de impuesto sobre la renta o de franquicia de la empresa y si exige un registro aparte. Conserve sus notificaciones junto con la carta del EIN (Secretaría de Estado de California).

Un propietario, administrador o ejecutivo responsable de los impuestos sobre la nómina que, de forma deliberada, no pague el impuesto retenido puede deber personalmente 100% del monto retenido no pagado, según la sección 6672 del Internal Revenue Code, aunque quien deba el impuesto sobre el empleo sea la LLC o la corporación. Cuando se presentó la declaración de nómina, la determinación fiscal normalmente puede hacerse hasta tres años después de la fecha de presentación (o hasta el 15 de abril siguiente, si se presentó antes), y el cobro hasta diez años después de la determinación, con algunas excepciones. Quien reciba una carta de multa propuesta tiene 60 días para apelar, o 75 días si la carta está dirigida fuera de EE. UU. (IRS: Multa por recuperación de fondos fiduciarios; secciones 6501 y 6502 del IRC).

Elija un método de conservación de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y guarde en un solo lugar los documentos de constitución, la notificación del EIN, los registros de los propietarios, los trámites estatales, los permisos, las facturas y los recibos (IRS: Publicación 583). Las declaraciones de impuestos sobre la renta federales y estatales que siguen se explican en su primera declaración de impuestos empresarial y en qué declaraciones presenta su empresa.

Ejemplo

Solo como ilustración; los montos están en dólares de EE. UU. Una LLC de California con un propietario que es persona de EE. UU. se registra el 1 de septiembre. El propietario planea emitir una factura de consultoría por US$2,000 y deposita US$1,000 de fondos personales en la nueva cuenta comercial. Guarda los documentos constitutivos aprobados, verifica el nombre del estado y el agente, y registra los US$1,000 como un aporte del propietario y no como una venta.

Sin empleados, sin impuesto especial al consumo aplicable y sin elección de tributar como corporación, la LLC puede operar sin un EIN federal aparte, aunque la solicitud de la cuenta quizá lo pida. El propietario anota en el calendario el Statement of Information inicial de California para el 30 de noviembre, 90 días después del registro. Si la LLC sigue siendo una entidad ignorada, el primer pago del impuesto anual de California vence el 15 de diciembre. Si desde el primer año fiscal de la LLC se está considerando el régimen de corporación S, el propietario verifica la fecha de entrada en vigor y el plazo de presentación del Form 2553 antes de empezar la nómina o de decidir cómo declarar la primera factura. También consulta las licencias locales y si el servicio es gravable donde se vende.

¿Su situación es distinta?

• Está considerando el régimen de corporación S o ya dejó pasar el plazo de la elección: ¿Conviene elegir el régimen de corporación S? explica la elegibilidad y la presentación; busque ayuda para la constitución de empresas antes de actuar en una elección tardía o dudosa.
• Va a pagar a un trabajador o a usted mismo por medio de la nómina: Cómo configurar la nómina explica el registro y el primer depósito.
• Va a vender bienes o servicios gravables: Cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas explica cuándo se requiere el permiso y el cobro.
• Es dueño de la empresa y vive en el extranjero: Cómo constituir y administrar una empresa desde el extranjero explica los temas del EIN; Dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU. responde las dudas sobre el agente y los documentos.
• Necesita identificar o presentar las primeras declaraciones, incluso en un año sin ingresos: consulte qué declaraciones presenta su empresa y su primera declaración de impuestos empresarial.
• El registro del estado, el registro del IRS, los documentos de propiedad o la primera fecha límite no están claros: reúna el documento aprobado, la notificación del EIN, las identificaciones de los propietarios, los datos del agente y la primera contratación y venta que planea; busque ayuda para la constitución de empresas para conciliarlos antes de presentar trámites o abrir cuentas.