Rapports QuickBooks pour l'annexe C et le formulaire 1120-S

Quels rapports dois-je fournir pour l'annexe C ou le formulaire 1120-S d'une société de type S?

Fournissez l'état des résultats de l'année, le grand livre qui le sous-tend, les rapprochements de comptes, une liste des immobilisations et les totaux des formulaires 1099. Une société de type S ajoute le bilan, la balance de vérification, les rapports de paie et les comptes des actionnaires. Les livres doivent faire ressortir le revenu brut, les déductions et les crédits, et des pièces justificatives doivent appuyer les écritures (Publication 583).

Votre situation n'est pas simple lorsque :

• Le bénéfice comptable et le revenu que montrera la déclaration diffèrent, ou une importation dans le logiciel fiscal a échoué ou a laissé des chiffres que personne ne peut expliquer. Chaque écart doit avoir une cause précise; les sections ci-dessous énumèrent les causes habituelles.
• La rémunération, les distributions et les prêts du propriétaire d'une société de type S figurent dans des comptes de dépenses. L'IRS peut reclasser en salaires, assujettis à l'impôt sur l'emploi, des paiements faits à un actionnaire-employé comme des distributions (IRS).
• Une année déjà produite ne concorde pas, l'IRS a écrit au sujet de vos revenus, ou les livres sont en retard. La correction peut remonter jusqu'à une déclaration déjà produite.

À rassembler d'abord : l'état des résultats, le grand livre, les rapprochements, la liste des immobilisations, les totaux des formulaires 1099, les rapports de paie, le détail des comptes du propriétaire et des actionnaires, la déclaration de l'an dernier et les relevés de chaque prêt. Une société de type S ajoute le bilan et la balance de vérification.

Pourquoi mes livres ne passent-ils pas directement dans la déclaration?

Une ligne de la déclaration contient ce que les instructions de l'IRS disent qu'elle contient, quel que soit le nom du compte, et les règles fiscales traitent certains éléments autrement que les livres. Quatre éléments empêchent un passage direct :

1. Les noms de comptes ne sont pas des lignes de la déclaration. Un compte appelé « Bureau » ou « Divers » peut relever de plusieurs lignes ou d'aucune. Ce sont les instructions de chaque ligne qui tranchent (annexe C, formulaire 1120-S).
2. Les règles fiscales diffèrent des règles comptables. Les repas sont limités, les frais de divertissement ne sont pas déductibles, le matériel se récupère par l'amortissement et les dépenses personnelles ne sont pas des déductions d'entreprise. Le tableau des ajustements ci-dessous énumère les cas habituels.
3. La déclaration d'une société de type S sépare certains éléments. La page 1 du formulaire 1120-S ne contient que les revenus et les dépenses d'exploitation. Les revenus d'intérêts et de dividendes, les revenus de location, la déduction de l'article 179 et les dons de bienfaisance vont à l'annexe K et à l'annexe K-1 de chaque actionnaire. Le bénéfice comptable et le revenu d'entreprise ordinaire de la ligne 22 peuvent différer même si tout est en ordre.
4. La méthode comptable doit refléter clairement le revenu. Une société de type S calcule son revenu selon la méthode qu'elle utilise habituellement pour tenir ses livres (instructions du formulaire 1120-S), et la méthode de l'annexe C doit refléter clairement le revenu (instructions de l'annexe C). Changer de méthode exige généralement le formulaire 3115. Si vos livres suivent une autre méthode que votre déclaration, consultez livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse.

Le cas échéant, la déclaration d'une société de type S comporte son propre pont : l'annexe M-1 part du bénéfice net selon les livres et aboutit à la ligne 18 de l'annexe K (formulaire 1120-S). L'annexe C n'a pas d'annexe équivalente; le bénéfice comptable se compare donc directement à la ligne 31.

L'importation de mes livres dans un logiciel fiscal rend-elle la déclaration exacte?

Pas automatiquement. La déclaration est exacte lorsque ses lignes suivent les instructions de l'IRS et les règles fiscales du tableau des ajustements, peu importe comment les chiffres y sont arrivés. Traitez l'importation comme une première ébauche et vérifiez-la :

1. Le bénéfice net (ligne 31 de l'annexe C) ou le revenu d'entreprise ordinaire (ligne 22 du formulaire 1120-S) égale le bénéfice comptable, plus ou moins des écarts que vous pouvez nommer : les éléments du tableau des ajustements et, pour une société de type S, les éléments déclarés à l'annexe K plutôt qu'à la page 1.
2. Les recettes brutes couvrent les formulaires 1099 que vous avez reçus (voir la section sur les formulaires 1099 plus bas).
3. Pour une société de type S, l'annexe L concorde avec le bilan.
4. Aucun retrait, aucune distribution, aucun prêt et aucune dépense personnelle du propriétaire ne figure sur une ligne de dépenses.
5. L'amortissement provient de la liste des immobilisations, et non du montant d'amortissement comptable.

Si une importation échoue, les rapports ci-dessus sont ce sur quoi un préparateur peut travailler à la place. Si vous préparez vous-même la déclaration de votre société de type S, consultez produire soi-même la déclaration de sa société de type S.

Que le préparateur ajuste-t-il : repas, amortissement et opérations du propriétaire?

Les ajustements habituels portent sur les repas, les frais de divertissement, l'amortissement du matériel, le produit d'un prêt et les dons de bienfaisance. Les retraits, les distributions, la rémunération du propriétaire et les dépenses personnelles sont des opérations liées au propriétaire, traitées dans leur propre section plus bas.

Les règles sur les repas et leurs exceptions sont expliquées dans repas d'affaires. Le choix entre l'amortissement, l'article 179 et l'allocation spéciale est expliqué dans déduire le matériel dès la première année.

Mes livres doivent-ils comporter un bilan qui concorde avec la déclaration (annexe L)?

Le bilan d'une société de type S à l'annexe L devrait concorder avec ses livres (instructions du formulaire 1120-S). L'annexe C ne comporte aucun bilan.

Une petite société de type S peut être dispensée des annexes L et M-1 par sa réponse à la question 11 de l'annexe B (formulaire 1120-S). Au-delà de cette taille, les colonnes de l'annexe L viennent directement des livres; les soldes d'ouverture comptent donc autant que les soldes de clôture.

Le critère de taille et la nature de l'annexe L sont expliqués dans le guide sur l'annexe L. Un bilan qui ne s'équilibre pas est traité dans bilan d'une société de type S qui ne s'équilibre pas.

Comment rapprocher le revenu de l'annexe C ou du formulaire 1120-S des formulaires 1099-K et 1099-NEC?

Additionnez chaque formulaire par payeur, comparez-le au revenu inscrit pour ce payeur et notez chaque écart. La ligne 1 de l'annexe C doit inclure les montants indiqués à juste titre sur les formulaires 1099-NEC, et si les totaux de la case 1 dépassent ce que la ligne 1 déclare, les instructions demandent de joindre une note expliquant l'écart (instructions de l'annexe C). L'IRS compare les déclarations de renseignements au revenu figurant dans la déclaration de chaque personne (Publication 583).

Les livres et les formulaires diffèrent pour des raisons ordinaires :

• Brut ou net. Le formulaire 1099-K indique les paiements bruts, avant les frais, les remboursements et les ajustements (instructions du formulaire 1099-K). Les livres inscrivent souvent le dépôt net. L'impôt qu'un payeur a retenu faute de numéro d'identification fiscale figure à la case 4 du formulaire 1099-K ou 1099-NEC (instructions du formulaire 1099-NEC); le dépôt est donc encore plus petit.
• Seuils. Selon la règle fédérale, une application de paiement ou une place de marché ne déclare que si les paiements dépassent 20 000 $ sur plus de 200 transactions. Les transactions par carte de paiement n'ont pas de tel seuil. Inscrivez chaque formulaire que vous recevez, quel qu'en soit le montant.
• Sociétés. Les paiements faits à une société, y compris une LLC imposée comme société de type S, ne sont généralement pas déclarés sur le formulaire 1099-NEC; une société de type S peut donc recevoir moins de formulaires pour le même revenu. Les paiements faits à une société pour des services juridiques font exception (instructions du formulaire 1099-NEC).
• Décalages dans le temps, paiements personnels, doublons et erreurs sur le formulaire.

Les dépôts qui ne correspondent pas à un rapport de plateforme sont traités dans rapprocher les ventes et les versements.

De quels registres d'immobilisations et d'amortissement le préparateur a-t-il besoin (formulaire 4562)?

Le préparateur a besoin d'une liste indiquant, pour chaque bien, ce que c'est, quand il a été mis en service, combien il a coûté et ce qui a été déduit. Sauf pour les biens désignés (listed property), comme les véhicules, l'IRS ne demande pas les biens des années précédentes avec la déclaration, mais les renseignements nécessaires au calcul de l'amortissement doivent figurer dans vos registres permanents (instructions du formulaire 4562). La Publication 583 ajoute le moment et le mode d'acquisition du bien ainsi que le coût des améliorations.

Pour chaque bien, inscrivez :

• La description et la date de mise en service
• Le coût ou autre coût de base et le pourcentage d'utilisation à des fins d'affaires
• Toute déduction de l'article 179 ou allocation spéciale prise, et l'amortissement des années précédentes
• La méthode, la période de récupération et l'amortissement de l'année

Le formulaire 4562 accompagne l'annexe C lorsque l'entreprise demande l'amortissement d'un bien mis en service dans l'année, l'amortissement d'un bien désigné comme un véhicule, quelle que soit la date, une déduction de l'article 179, ou une dépense amortie qui commence dans l'année, comme les frais de démarrage (instructions de l'annexe C). Une société de type S le joint pour les mêmes raisons, et aussi pour toute déduction relative à un véhicule, même si aucun amortissement n'est demandé (instructions du formulaire 4562). Elle n'y déduit pas elle-même l'article 179 : la déduction passe aux actionnaires à la ligne 11 de l'annexe K (instructions du formulaire 1120-S). Apportez tout tableau d'amortissement des frais et les registres de dépenses de véhicule avec la liste des immobilisations.

Le choix de la règle refuge de minimis permet de déduire immédiatement un petit achat seulement si les livres le passent aussi en charges (instructions de l'annexe C). Il se fait chaque année en joignant une note à la déclaration originale produite à temps, prolongations comprises (IRS); voir passer en charges ou capitaliser les petits achats. Si vous n'avez aucune liste, voir reconstituer un tableau d'amortissement manquant.

Quelles opérations du propriétaire faut-il garder à part : retraits, distributions, rémunération des dirigeants, prêts d'actionnaires et dépenses personnelles?

Les retraits, les distributions, les apports, le capital des prêts et les dépenses personnelles ont chacun leur propre compte et restent hors des revenus et des dépenses. Les salaires des dirigeants d'une société de type S et les avantages déductibles sont des dépenses. Le tableau montre où chaque élément aboutit.

Les primes d'assurance maladie du propriétaire sont traitées dans assurance maladie pour propriétaires. La façon d'inscrire chaque opération du propriétaire est expliquée dans inscrire les distributions d'une société de type S, prêts d'actionnaires à une société de type S et salaire du propriétaire d'une société de type S. Retirer plus que le coût de base est traité dans distributions supérieures au coût de base. Les dépenses personnelles et d'entreprise mélangées dans une entreprise de l'annexe C sont traitées dans corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Quels rapports de paie et d'entrepreneurs accompagnent les livres?

Le préparateur a besoin des sommaires de paie et des formulaires de paie produits pour les salaires, ainsi que du total payé à chaque entrepreneur indépendant. Les salaires inscrits dans les livres devraient concorder avec les rapports de paie. Le propriétaire d'une société de type S payé par virements plutôt que par la paie ressort comme un écart par rapport aux rapports de paie.

Pour les entrepreneurs indépendants, conservez le total payé à chaque personne pour l'année et indiquez si un formulaire 1099-NEC a été produit. L'annexe C demande si l'entreprise a fait des paiements qui exigeraient des formulaires 1099, et l'annexe B du formulaire 1120-S pose la même question et demande si les formulaires ont été ou seront produits (instructions de l'annexe C, formulaire 1120-S). Qui reçoit un formulaire, et le seuil pour l'année de paiement, sont expliqués dans quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.

Que doit-on constater dans mes livres avant que je les remette?

Chaque compte concorde avec son relevé; rien n'est laissé non classé; les retraits, les distributions et les prêts du propriétaire figurent dans des comptes du propriétaire, et non dans les dépenses; les soldes d'ouverture correspondent à la dernière déclaration produite; le revenu est expliqué par rapport aux formulaires 1099; la liste des immobilisations et les salaires concordent avec leurs registres. La Publication 583 indique de rapprocher le compte chèques chaque mois.

Le nettoyage complet est expliqué dans la liste de contrôle de nettoyage de la tenue de livres. Ce qui se clôt après le 31 décembre est dans la liste de contrôle de clôture de fin d'année. Les éléments non encore classés sont traités dans dépenses non classées avant la saison des impôts. Les comptes qui correspondent aux lignes de l'annexe C sont dans plan comptable pour l'annexe C.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Un concepteur graphique pigiste à l'annexe C

Les livres montrent des revenus de 90 000 $ US et des dépenses de 30 000 $ US, dont 4 000 $ US de repas avec des clients; le bénéfice comptable est donc de 60 000 $ US. Les repas sont généralement limités à 50 %; la déclaration en déduit donc 2 000 $ US. Les dépenses passent à 28 000 $ US et le bénéfice net est de 62 000 $ US, et non de 60 000 $ US.

Une société de type S dont la rémunération du propriétaire figure dans les dépenses

Les livres montrent un bénéfice de 40 000 $ US après 160 000 $ US inscrits à titre de « rémunération du propriétaire » : 60 000 $ US de salaires W-2 et 100 000 $ US de distributions. Les distributions ne sont pas une dépense; les 100 000 $ US sortent donc des dépenses et le revenu d'entreprise ordinaire est de 140 000 $ US avant tout autre ajustement, et non de 40 000 $ US. Les 60 000 $ US de salaires restent à titre de rémunération et doivent concorder avec les rapports de paie. Savoir si 60 000 $ US est une rémunération raisonnable pour le travail du propriétaire est une autre question, que l'IRS peut soulever.

Une société de type S qui achète du matériel

La société achète du matériel de 50 000 $ US et les livres l'amortissent de 10 000 $ US par an pendant cinq ans. Supposons que le matériel donne droit à l'allocation spéciale d'amortissement (amortissement bonifié), que la société n'y renonce pas et que la déclaration déduit la totalité des 50 000 $ US l'année 1. La déclaration déduit 40 000 $ US de plus que les livres, et l'annexe M-1, lorsqu'elle est exigée, montre cet écart à la ligne 6a. Dans chacune des années 2 à 5, les livres amortissent 10 000 $ US et la déclaration n'a plus rien à déduire, ce que l'annexe M-1 montre à la ligne 3a; les 40 000 $ US se résorbent donc au plus tard l'année 5. La liste des immobilisations doit consigner les deux montants.

Votre situation est différente?

• Le bénéfice de votre annexe C ne concorde pas avec vos livres, ou une importation a laissé des chiffres que vous ne pouvez pas expliquer : il vaut la peine de régler un écart sans cause précise avant de produire votre déclaration. Faites concorder les livres et la déclaration avec de l'aide en tenue de livres.
• Le bénéfice comptable d'une société de type S ne concorde pas avec le revenu de son formulaire 1120-S, ou une importation a échoué : il vaut la peine de déterminer, avant la production, quels écarts sont des corrections des livres et lesquels sont des ajustements de la déclaration, avec de l'aide en fiscalité des sociétés.
• La rémunération, les distributions ou les prêts du propriétaire d'une société de type S sont mêlés aux dépenses : voir rattrapage de la tenue de livres d'une société de type S et dépenses personnelles payées par une société de type S, et séparez les salaires des distributions avant la production de la déclaration, avec de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Le bilan de la société de type S ne s'équilibre pas ou ne correspond pas à la déclaration de l'an dernier : voir bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Les livres ont des mois de retard, ou il n'existe aucune liste des immobilisations : voir rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• L'IRS vous a écrit que votre revenu ne correspond pas aux formulaires 1099, ou une déclaration déjà produite reposait sur des livres qui ne concordaient pas : voir répondre à un avis de sous-déclaration et modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise, et reconstituez les chiffres à partir des relevés avec de l'aide en tenue de livres.
• Vous produisez une déclaration de société de personnes (formulaire 1065) ou déclarez des locations à l'annexe E : les listes ci-dessus ne s'appliquent pas telles quelles; voir comptes de capital des associés ou livres d'une LLC par immeuble locatif.
• Les livres ne seront pas prêts pour la date d'échéance : voir prolongation lorsque les livres ne sont pas prêts.
• Vous prévoyez préparer vous-même la déclaration de votre société de type S : voir produire soi-même la déclaration de sa société de type S.