Clôture annuelle des livres d'une PME : liste de contrôle

Que signifie clôturer les livres à la fin de l'année, et que dois-je rassembler d'abord?

Clôturer les livres est un dernier rapprochement et un examen des registres de l'année d'imposition, et non une production de déclaration. L'IRS exige des livres qui montrent les revenus bruts, les déductions et les crédits, dans tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses. Une clôture rend les livres assez fiables pour qu'un préparateur puisse établir la déclaration.

Les livres suivent l'année d'imposition : l'année civile est la plus courante, si bien que la plupart des petites entreprises clôturent le 31 décembre. Une entreprise dont l'exercice n'est pas l'année civile clôture à la fin de son propre exercice (voir année civile ou exercice). Tenez les livres selon la même méthode comptable que la déclaration (Publication 583); s'ils suivent une autre base, conservez pour le préparateur un rapprochement écrit des différences (26 CFR 1.446-1; voir livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse).

Une clôture est routinière avec un seul compte bancaire, sans paie ni stocks. Voici ce qui la complique :

• Une société de personnes ou une société. Le bilan de la déclaration (annexe L), lorsqu'il est exigé, devrait concorder avec les livres (instructions des formulaires 1065, 1120-S et 1120).
• Les stocks. Le dénombrement de fin d'année établit le coût des marchandises vendues.
• La paie ou les entrepreneurs. Leurs formulaires sont dus le mois suivant la fin de l'année et doivent concorder avec les livres.
• De nombreux comptes, ou des livres en retard de plus d'un mois. L'IRS demande de rapprocher le compte chèques chaque mois; des livres en retard transforment une clôture en rattrapage.
• Des éléments non classés, des comptes qui ne se rapprochent pas, ou de l'argent du propriétaire mélangé aux fonds de l'entreprise. Une liste de contrôle clôture des livres propres. Des livres dans cet état doivent être réparés avant qu'un préparateur puisse s'en servir : voir la liste de contrôle de nettoyage des livres.

À rassembler d'abord :

• Les relevés de décembre de chaque compte bancaire, de carte, de prêt et de processeur de paiement
• Les rapports de paie et les totaux des salaires de l'année
• Les paiements aux entrepreneurs, avec un formulaire W-9 (numéro d'identification fiscale) pour chaque bénéficiaire
• Les relevés de prêt indiquant le solde au 31 décembre et les intérêts de l'année
• Les biens achetés, vendus ou mis au rebut pendant l'année
• Les feuilles de dénombrement des stocks, si vous vendez des marchandises
• Les formulaires 1099-K et 1099-NEC qui vous ont été envoyés; un formulaire 1099-K peut différer de vos revenus
• La déclaration de l'an dernier

Que dois-je rapprocher en premier dans une liste de contrôle de fin d'année?

Rapprochez chaque compte bancaire, de carte et de prêt avec son solde au 31 décembre. La Publication 583 demande de rapprocher le compte chèques chaque mois; le critère est que le solde ajusté du relevé (après les dépôts pas encore inscrits et les chèques non encaissés) égale le solde ajusté des livres (après les frais bancaires et les corrections).

1. Obtenez les relevés de décembre. Clôturer avant leur arrivée laisse décembre sans rapprochement. Si le cycle d'une carte ou d'un prêt se termine plus tôt, demandez le solde au 31 décembre.
2. Partez du solde de clôture de l'an dernier. Un solde d'ouverture erroné passe en premier : voir un solde d'ouverture erroné.
3. Associez les dépôts et les paiements. Un relevé diffère des livres à cause de frais bancaires pas encore saisis, de dépôts faits après la date du relevé ou de chèques non encaissés. Saisissez les frais; inscrivez les chèques non encaissés comme chèques en circulation.
4. Cartes et prêts. Rapprochez chaque carte avec son relevé; le paiement d'une carte est un virement, et non une deuxième dépense (paiements de cartes de crédit). Associez chaque prêt au relevé du prêteur au 31 décembre; les intérêts sont une dépense et le capital réduit le prêt (enregistrer un prêt d'entreprise).
5. Les autres comptes qui contiennent de l'argent de l'entreprise, comme les soldes de processeurs de paiement et l'argent comptant : voir rapprochement des ventes et des versements.

Un flux bancaire importe des transactions; il ne prouve pas que les livres concordent avec le relevé. Voir les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Comment traiter les ventes, les factures et la paie à cheval sur la fin de l'année?

Pour la déclaration, placez chaque élément dans l'année que sa méthode comptable fiscale exige (Publication 538), et signalez au préparateur toute différence avec vos livres :

Les fournitures suivent leur propre règle selon l'une ou l'autre méthode : celles que vous suivez ou dénombrez sont généralement déduites lorsqu'elles sont utilisées ou consommées pour la première fois; celles que vous gardez sans registres d'utilisation ni dénombrement, lorsqu'elles sont payées (selon la méthode d'exercice, lorsqu'elles sont engagées). Le choix pour les petits achats, plus bas, peut changer cela (26 CFR 1.162-3; stocks ou fournitures pour les petits vendeurs).

Conservez la méthode utilisée dans la déclaration de l'an dernier : la changer exige généralement l'approbation de l'IRS, demandée au moyen du formulaire 3115, qui, pour un changement automatique, accompagne la déclaration de l'année du changement (instructions du formulaire 3115). Une entreprise qui a des stocks utilise généralement une méthode d'exercice pour les achats et les ventes, sous réserve d'une exception pour les petites entreprises décrite plus bas. Voir méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Trois éléments peuvent chevaucher la fin de l'année :

• Une facture envoyée en décembre et payée en janvier : voir une facture payée l'année d'imposition suivante.
• Un loyer, une assurance ou d'autres coûts payés d'avance : voir charges payées d'avance en fin d'année.
• La paie de décembre versée en janvier : les montants du formulaire W-2 reposent sur les salaires versés pendant l'année civile; les salaires d'un travail de décembre versés le 1er janvier figurent donc sur le formulaire W-2 de l'année suivante (instructions du W-2). Savoir si la dépense appartient à décembre dépend de la méthode comptable et de la personne payée : une rémunération due à une personne liée qui utilise la méthode de caisse n'est déductible que lorsqu'elle est versée (Publication 538). Voir paie courue en fin d'année.

Quels formulaires de paie et d'entrepreneurs dépendent des livres, et quand sont-ils dus?

Les formulaires des employés et des entrepreneurs sont dus le premier mois suivant la fin de l'année, avant la déclaration de l'entreprise; clôturez donc d'abord la paie et les paiements aux entrepreneurs.

Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié est reportée au jour ouvrable suivant (dates d'échéance de l'IRS); les dates ci-dessus en tiennent déjà compte. Si vous avez versé tous les impôts à temps, vous pouvez plutôt produire le formulaire 941 ou 940 au plus tard le 10 février 2027 (instructions du formulaire 941). Les employeurs qui produisent 10 déclarations de renseignements ou plus (W-2 et 1099 combinés) doivent les produire par voie électronique (IRS).

Paie. Rapprochez les rapports de paie avec les comptes de salaires, de retenues et d'impôts de l'employeur, et expliquez les écarts de calendrier, comme les salaires de décembre versés en janvier, plutôt que de forcer les totaux à concorder. L'IRS compare les quatre formulaires 941 trimestriels aux totaux W-2 du formulaire W-3 (impôt sur le revenu retenu, salaires et pourboires soumis à la sécurité sociale, salaires et pourboires soumis à Medicare) et peut communiquer avec vous s'ils diffèrent (instructions du formulaire 941). Un solde qui ne se vide pas : voir soldes de passif de paie qui ne se vident pas. L'impôt retenu qui n'est pas versé peut rendre une personne responsable personnellement d'une pénalité égale à l'impôt, si le défaut est volontaire (article 6672); l'IRS dispose généralement de 3 ans à compter du 15 avril suivant l'année de paie, ou d'une date de production ultérieure, pour l'établir (IRM 5.7.3). Voir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Entrepreneurs. Dressez la liste de chaque bénéficiaire à qui vous avez payé au moins le seuil pendant l'année pour des services, y compris les pièces et les matériaux, avec un W-9 au dossier. Les paiements par carte de crédit, carte de débit ou réseau de paiement tiers sont déclarés par la société de paiement sur le formulaire 1099-K; ils sortent donc de la liste du 1099-NEC (instructions des 1099). Qui reçoit un formulaire, y compris les sociétés et la retenue de réserve : quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal. Un bénéficiaire qui refuse de donner un numéro : obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs. Une date manquée : formulaires fiscaux tardifs pour les entrepreneurs et les employés.

Que faire des stocks, des immobilisations et de l'amortissement en fin d'année?

Dénombrez les stocks et dressez la liste des biens, avec les dates et les coûts.

Stocks

Une entreprise qui fabrique ou achète des marchandises pour les vendre évalue ses stocks au début et à la fin de chaque année d'imposition pour établir le coût des marchandises vendues. L'IRS exige un dénombrement physique à intervalles raisonnables, et le montant des livres doit être ajusté pour concorder avec lui; la fin de l'année est le moment pratique. Le coût des marchandises vendues égale les stocks d'ouverture plus les achats et autres coûts, moins les stocks de clôture.

• Les stocks d'ouverture égalent habituellement les stocks de clôture de l'an dernier; une différence doit être expliquée (Publication 334).
• Les marchandises que le propriétaire prend pour son usage personnel sortent des achats et vont au compte de retraits du propriétaire.
• Les feuilles de dénombrement devraient indiquer qui a compté et qui a évalué les articles, et la méthode d'évaluation doit rester la même d'une année à l'autre (Publication 334).

Une entreprise dont les recettes brutes annuelles moyennes des trois années précédentes sont égales ou inférieures à 32 000 000 $ (la limite indexée sur l'inflation; les entreprises traitées comme un seul employeur additionnent leurs recettes, selon la Publication 538), et qui n'est pas un abri fiscal, peut choisir de ne pas tenir de stocks, mais doit tout de même utiliser une méthode qui montre clairement le revenu (Publication 538). Établissez laquelle de ces règles s'applique avant de sauter un dénombrement. Stocks invendables : radiation des stocks morts.

Immobilisations et amortissement

L'amortissement commence lorsque le bien est mis en service : prêt et disponible pour son usage particulier, même si vous ne l'avez pas encore utilisé. Pour une entreprise dont l'exercice est l'année civile, la date limite est le 31 décembre. Un équipement livré en décembre, mais installé et fonctionnel seulement en janvier, est un bien de janvier.

Dressez la liste de chaque bien avec sa description, son coût, son vendeur, sa date de mise en service, sa part d'utilisation commerciale et toute vente, mise au rebut ou passage à l'usage personnel. La Publication 946 exige des registres de l'usage commercial, de l'usage de placement et de l'usage personnel, et met fin à l'amortissement lorsque le bien est vendu, passe à l'usage personnel, est abandonné, mis au rebut ou détruit. Le préparateur se sert de la liste pour l'amortissement, sur le formulaire 4562 lorsqu'il est exigé (instructions du formulaire 4562).

• Petits achats : une entreprise peut choisir, dans une déclaration produite à temps, de passer en charges les articles jusqu'à 2 500 $ par facture ou par article (la limite sans états financiers applicables), si ses livres suivaient une politique de passage en charges constante, établie au début de l'année; les stocks sont exclus (règles de l'IRS sur les biens corporels). Voir passer en charges ou immobiliser les petits achats.
• Amortissement omis : l'amortissement admissible non pris dans une année antérieure ne peut pas simplement être pris cette année; une correction peut exiger une déclaration modifiée ou un changement de méthode comptable. Voir reconstituer un calendrier d'amortissement manquant.

Comment éliminer les éléments non classés et les opérations du propriétaire?

Donnez à chaque transaction une catégorie et un document. Les livres doivent montrer les revenus bruts, les déductions et les crédits (Publication 583), et un élément non classé n'en montre aucun. La seule preuve de paiement n'établit pas une déduction : conservez aussi la facture ou le reçu. Le contribuable porte le fardeau de la preuve. Voir dépenses non classées avant la saison des impôts.

Les retraits, les distributions, le capital apporté et le capital des prêts restent hors des revenus et des dépenses de l'entreprise. Les salaires du propriétaire et les paiements garantis n'en sont pas exclus : chacun est un élément distinct. L'endroit où ils vont dépend de l'entreprise :

Les dépenses personnelles payées à partir d'un compte d'entreprise ne sont pas des dépenses d'entreprise : la part personnelle d'une dépense n'est généralement pas déductible. Inscrivez-les comme le montre le tableau : enregistrer les retraits du propriétaire et paiements garantis et retraits des associés. Voir dépenses personnelles payées à partir du compte de l'entreprise, et pour les sociétés, société de type S qui paie des dépenses personnelles ou société de type C qui paie des dépenses du propriétaire.

De quels rapports et registres mon préparateur a-t-il besoin?

Envoyez l'état des résultats de l'année, le bilan au 31 décembre (l'annexe L de la déclaration, s'il y en a une, devrait y concorder), le détail des transactions, les rapprochements avec les relevés de décembre, ainsi que les listes de paie, d'entrepreneurs, de biens, de stocks et d'éléments du propriétaire issues des étapes ci-dessus. Ajoutez la déclaration de l'an dernier pour les stocks d'ouverture, le calendrier d'amortissement et les capitaux propres d'ouverture.

Le rapport qui alimente chaque ligne de la déclaration se trouve dans des livres à la déclaration de l'entreprise. Des capitaux propres qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier : bénéfices non répartis qui ne concordent pas.

Quand la déclaration de l'entreprise est-elle due, et de combien de temps dispose-t-on?

La déclaration d'une société de personnes ou d'une société de type S est due le 15e jour du troisième mois suivant la fin de l'année; celle d'un entrepreneur individuel ou d'une société de type C, le quatrième. Les formulaires de paie et d'entrepreneurs passent en premier. Pour une année civile :

Une LLC qui a choisi le statut de société de type S ou C suit la ligne de cette société; une LLC à membre unique détenue par une société de personnes ou une société déclare dans la déclaration de son propriétaire (IRS). Une date qui tombe une fin de semaine ou un jour férié est reportée au jour ouvrable suivant. Les déclarations d'État, les rapports de paie d'État et les déclarations de taxe de vente ont leurs propres dates.

Une société de personnes ou une société de type S dispose d'environ deux mois et demi après le 31 décembre, et les formulaires de paie et d'entrepreneurs prennent le premier mois. Un formulaire 7004 produit à temps pour une déclaration d'entreprise, ou un formulaire 4868 pour le formulaire 1040, prolonge le délai de production, et non le délai de paiement : voir une prolongation quand les livres ne sont pas prêts. Demandez au préparateur la date où il a besoin des livres; elle précède généralement la date d'échéance.

Dois-je verrouiller l'année une fois les livres finalisés?

Verrouillez généralement l'année après la production de la déclaration, et non lorsque vous terminez les livres. Un verrou (date de clôture) est un paramètre du logiciel de comptabilité, et non une règle fiscale. S'il est fixé au 31 décembre avant que le préparateur ait terminé, ses écritures de régularisation, comme l'amortissement ou une correction des stocks, ne peuvent pas être passées sans le déverrouiller. Après la production, un verrou empêche l'année déclarée de changer par accident. Voir date de clôture après la production des déclarations.

Que dois-je conserver, et pendant combien de temps?

Conservez les registres qui appuient chaque élément d'une déclaration jusqu'à l'expiration du délai de prescription de cette déclaration, et conservez des copies des déclarations produites.

Certaines situations durent plus longtemps, et les registres d'une déclaration jamais produite, ou frauduleuse, se conservent indéfiniment. Les assureurs et les créanciers peuvent exiger des registres plus longtemps que l'IRS. Les numérisations doivent respecter les exigences de conservation de l'IRS avant de remplacer le papier : voir reçus numérisés au lieu du papier. La liste complète se trouve dans combien de temps conserver les registres de l'entreprise; les registres de paie sont dans conservation des registres de paie.

Exemple

Ces exemples sont fournis à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Un designer autonome avec un compte et une carte

Un designer dont les revenus s'élèvent à 120 000 $ US rapproche le compte de l'entreprise et la carte avec leur solde au 31 décembre. Un chèque de 800 $ US n'est pas encaissé et reste sur la liste des chèques en circulation. Une somme de 6 000 $ US transférée à un compte personnel est inscrite comme retraits, et non comme dépenses. Parmi trois pigistes non constitués en société payés pour des services pendant l'année, celui qui a reçu 3 500 $ US par virement bancaire a besoin d'un W-9 et d'un 1099-NEC, puisque le seuil est de 2 000 $ US; celui qui a reçu 1 200 $ US n'en a généralement pas besoin; celui qui a reçu 2 500 $ US par carte de crédit est écarté de la liste, parce que la société de carte déclare les paiements par carte sur le formulaire 1099-K. Le designer exporte l'état des résultats et le bilan pour le préparateur.

Une société de type S de deux employés

Une société de type S aux revenus de 600 000 $ US et à propriétaire-actionnaire unique constate que le rapport de paie affiche 150 000 $ US de salaires bruts, alors que les livres en montrent 138 000 $ US, parce que les deux dernières paies n'ont jamais été saisies. Elle les saisit avant l'envoi des W-2, puis compare les quatre formulaires 941 aux totaux des W-2. Le salaire du propriétaire passe par la paie. Les 30 000 $ US que le propriétaire a aussi retirés sont inscrits comme une distribution (ou comme un remboursement de prêt, si c'est ce que c'était), et non comme un salaire ou une dépense. Savoir si le salaire est assez élevé est une autre question : voir salaire du propriétaire d'une société de type S.

Une boutique en ligne avec des stocks en main

Une boutique en ligne aux ventes de 250 000 $ US dénombre ses stocks le 31 décembre et en trouve pour 40 000 $ US. Les livres en portaient 46 000 $ US; le montant des livres baisse donc de 6 000 $ US et le coût des marchandises vendues augmente du même montant. Les stocks d'ouverture sont les stocks de clôture de l'an dernier, soit 30 000 $ US. Les achats ont été de 120 000 $ US, sans autres coûts de marchandises, moins 2 000 $ US de marchandises que le propriétaire a rapportées chez lui. Le coût des marchandises vendues est de 30 000 $ US plus 118 000 $ US moins 40 000 $ US, soit 108 000 $ US, ce qui laisse 142 000 $ US de bénéfice brut.

Votre situation est différente?

• Vos livres contiennent des éléments non classés, des comptes qui ne se rapprochent pas, ou de l'argent du propriétaire mélangé aux fonds de l'entreprise : suivez la liste de contrôle de nettoyage des livres. Si vous ne savez pas quels éléments terminer et lesquels reconstruire, ou si la date de la déclaration approche, consultez l'aide en tenue de livres.
• Vos livres accusent des mois ou une année de retard, ou ne seront pas prêts à la date de la déclaration : consultez rattrapage de livres en retard, une prolongation quand les livres ne sont pas prêts et l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes une société de type S ou C, vous avez des stocks ou vous gérez une paie : le bilan de la déclaration devrait concorder avec les livres, et les dates de la paie passent en premier. Consultez des livres à la déclaration de l'entreprise et l'aide en tenue de livres.
• Une date de paie ou de 1099 est passée, ou la déclaration est en retard : consultez formulaires fiscaux tardifs pour les entrepreneurs et les employés et pénalités pour production et paiement tardifs. Si les livres derrière ces formulaires sont aussi inachevés, consultez l'aide en tenue de livres.
• Une personne non américaine détient votre LLC ou votre société : certaines transactions entre l'entreprise et son propriétaire étranger sont déclarées sur le formulaire 5472, et les livres doivent donc les suivre. Consultez tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers et l'aide en tenue de livres.
• L'entreprise a changé son mode d'imposition en cours d'année, ou un propriétaire s'est joint à elle ou l'a quittée : la date d'effet est une coupure pour les livres. Une société de type S dont le choix prend fin en cours d'année produit une déclaration pour une période courte de type S et une pour une période courte de type C (instructions du formulaire 1120-S). Un nouveau choix de société de type S (formulaire 2553) est dû dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année qu'il vise, ou à tout moment l'année précédente (instructions du formulaire 2553). Consultez livres après le choix de société de type S, enregistrer le rachat de la part d'un associé et l'aide en tenue de livres.
• Votre entreprise a un exercice qui n'est pas l'année civile, ou votre société est canadienne : consultez année civile ou exercice ou la liste de contrôle de fin d'exercice d'une société canadienne.