Déclaration modifiée : dépense d'entreprise oubliée ou erronée

Devrais-je modifier ma déclaration pour une dépense d'entreprise que j'ai oubliée?

Cela peut valoir la peine lorsque le délai de remboursement est encore ouvert (3 ans à compter de la production ou 2 ans à compter du paiement de l'impôt, selon la plus tardive de ces dates) et que l'impôt économisé justifie le travail de refaire la déclaration. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) demande de corriger une déclaration produite lorsque vous n'avez pas demandé une déduction à laquelle vous aviez droit, au moyen du formulaire 1040-X, un par année (instructions).

Si vous avez demandé une déduction à laquelle vous n'aviez pas droit, le même formulaire la corrige, mais il en résulte de l'impôt et des intérêts à payer, et le moment de la correction compte pour les pénalités (voir « Produire avant que l'IRS me contacte change-t-il la pénalité? »).

Le remboursement pour une dépense oubliée correspond à l'impôt qu'elle fait économiser, non à la dépense elle-même. Une dépense oubliée à l'annexe C réduit le bénéfice net et peut diminuer l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome; le résultat dépend du reste de la déclaration (Topic 554). L'IRS verse généralement des intérêts si le remboursement n'est pas payé dans les 45 jours suivant la demande. La dépense reste généralement dans son année, celle où vous la payez (méthode de caisse) ou l'engagez (méthode d'exercice); elle ne peut donc généralement pas être reportée sur la déclaration de cette année (un amortissement oublié peut faire exception; voir le paragraphe sur l'équipement sous « Comment modifier l'annexe C avec le formulaire 1040-X? »).

Une dépense oubliée est simple lorsqu'il s'agit d'une seule année, d'un seul poste clair et que le reçu est en main. Ces situations compliquent les choses :

• Plusieurs années ou un montant élevé : chaque année est une déclaration modifiée distincte, avec son propre délai de remboursement. Pour une dépense déduite en trop, le nombre d'années à corriger dépend de ce que l'IRS peut encore cotiser.
• Équipement, véhicule ou voyage : des choix d'amortissement et des règles de preuve plus strictes s'appliquent; voir déduire l'équipement dès la première année.
• Aucun registre : seule une dépense que vous pouvez prouver est déductible.
• Une déduction erronée dans la même déclaration : un seul formulaire 1040-X montre les deux changements, et le résultat net peut être de l'impôt à payer plutôt qu'un remboursement.
• Vous n'êtes pas certain qu'une ancienne déduction était honnête ou justifiable : la fraude n'a pas de délai de prescription, et la protection de la déclaration modifiée admissible exclut les positions frauduleuses. Consultez un fiscaliste ou un avocat fiscaliste avant de produire quoi que ce soit.
• Une lettre de l'IRS ou une vérification est ouverte pour cette année : la marche à suivre change (voir « L'IRS a déjà envoyé une lettre ou ouvert une vérification : dois-je quand même modifier ma déclaration? »).

À rassembler : chaque déclaration produite avec son annexe C, son annexe SE et tout formulaire 4562; la facture, le reçu et le relevé bancaire ou de carte pour la dépense; vos livres; vos formulaires 1099; et toute lettre de l'IRS.

Jusqu'où puis-je remonter pour demander une dépense d'entreprise par une déclaration modifiée?

Généralement dans les 3 ans suivant la production de la déclaration ou dans les 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la plus tardive de ces dates (Topic 308; 26 U.S.C. 6511(a)). Une demande produite après ce délai peut être refusée (Publication 17).

Un délai supplémentaire peut s'appliquer après une catastrophe déclarée au niveau fédéral ou par un État (admissible), pour un service dans une zone de combat, et pour certaines personnes incapables de gérer leurs affaires financières en raison d'un état physique ou mental. Si le dernier jour tombe une fin de semaine ou un jour férié, le jour ouvrable suivant compte. Une créance irrécouvrable ou un titre sans valeur bénéficie de 7 ans, et un crédit pour impôt étranger de 10 ans, comptés à partir de la date d'échéance de la déclaration de l'année où la créance est devenue irrécouvrable ou où l'impôt étranger a été payé ou couru; le report rétrospectif d'une perte d'exploitation nette a ses propres règles (instructions du formulaire 1040-X; Publication 17).

Comment modifier l'annexe C avec le formulaire 1040-X?

Produisez un formulaire 1040-X pour chaque année, avec l'annexe C corrigée et chaque formulaire touché par le changement (instructions).

1. Sortez la déclaration produite. La colonne A du formulaire 1040-X contient les montants tels que produits à l'origine, ou tels que rajustés si vous avez déjà modifié la déclaration ou si l'IRS l'a changée.
2. Refaites l'annexe C avec la dépense ajoutée, plus le formulaire 4562 pour l'équipement ou le formulaire 8829 pour un bureau à domicile, le cas échéant. Le bénéfice net passe ensuite à l'annexe SE et à l'annexe 1 (instructions de l'annexe C).
3. Remplissez le formulaire 1040-X. La colonne B indique le changement net et la colonne C le montant exact. À la partie II, expliquez ce qui a changé et pourquoi : la dépense, son montant et la ligne de l'annexe C.
4. Produisez-le. Un logiciel de fiscalité peut généralement transmettre par voie électronique une déclaration modifiée pour la période d'imposition courante et les deux précédentes, jusqu'à trois par année d'imposition; une déclaration d'une année antérieure produite d'abord sur papier pendant l'année de traitement courante doit aussi être modifiée sur papier (FAQ de l'IRS). Un formulaire 1040-X sur papier doit être accompagné d'un formulaire 1040 à jour et rempli, et d'une signature manuscrite; les années plus anciennes doivent être produites sur papier. Si la déclaration d'origine était conjointe, votre conjoint doit aussi signer. Le formulaire 1040-X modifie aussi le formulaire 1040-NR, et une modification sur papier envoyée d'une adresse à l'étranger va à une adresse distincte de l'IRS (instructions).
5. N'inscrivez ni intérêts ni pénalités dans le formulaire. L'IRS les calcule. Le remboursement arrive séparément de celui de la déclaration d'origine, et le dépôt direct n'est offert que pour une modification transmise par voie électronique.

Prévoyez 8 à 12 semaines, et jusqu'à 16 semaines dans certains cas; voir l'état et le délai d'une déclaration modifiée.

L'équipement se déduit habituellement par l'amortissement ou par un choix de l'article 179 au formulaire 4562. Selon l'IRS, le choix de l'article 179 peut être fait dans une déclaration modifiée produite dans le délai prévu par la loi (Publication 946). Déduire un achat en totalité la première année ou sur plusieurs années change le remboursement de cette année; voir déduire l'équipement dès la première année. Si le même bien a été omis dans deux déclarations consécutives ou plus, la correction peut plutôt être un changement de méthode comptable au formulaire 3115; voir reconstituer un tableau d'amortissement manquant.

Certains choix doivent figurer dans la déclaration d'origine. La règle refuge de minimis pour les petits achats se choisit au moyen d'un énoncé joint à une déclaration d'origine produite dans les délais; elle ne peut donc généralement pas être ajoutée par une modification (IRS). L'achat peut tout de même être amorti ou, s'il est admissible, déduit selon l'article 179. La méthode simplifiée du bureau à domicile se choisit aussi dans une déclaration d'origine produite dans les délais, et le choix pour cette année est irrévocable (instructions de l'annexe C). Le taux kilométrique standard pour une voiture que vous possédez doit être choisi dans la première année où elle est disponible pour l'entreprise, au plus tard à la date d'échéance de cette déclaration, prolongations comprises (Publication 463); vérifiez comment la déclaration de cette année-là a traité la voiture avant d'ajouter des frais de véhicule par modification.

Quelles preuves faut-il pour la dépense que j'ajoute?

Des registres qui montrent le montant, que vous l'avez payée et qu'elle visait l'entreprise. L'IRS cite comme pièces justificatives les bordereaux de vente, factures payées, factures, reçus et chèques encaissés.

Pour les frais de véhicule, de voyage et de cadeaux, des registres incomplets exigent votre propre déclaration précise, plus d'autres éléments de preuve. Pour un livreur, les factures de livraison peuvent montrer le but commercial, et des registres perdus pour des raisons indépendantes de sa volonté, comme un incendie ou une inondation, peuvent être reconstitués (Publication 463). Pour les autres frais, montrez le montant et le paiement au moyen de factures, de relevés ou de registres de plateforme. Voir reçus perdus pour des dépenses d'entreprise et reconstituer un registre de kilométrage.

Ne demandez que ce que vos registres appuient. Une demande de remboursement supérieure au montant exact peut entraîner une pénalité de 20 % sur l'excédent, sauf si vous démontrez un motif raisonnable; elle ne s'applique pas à la partie déjà frappée d'une pénalité liée à l'exactitude ou pour fraude (instructions; 26 U.S.C. 6676). Conservez la déclaration modifiée et ses preuves jusqu'à la fin des délais de prescription; pour l'équipement et les autres biens, conservez les registres du coût et de l'amortissement jusqu'à la fin du délai de prescription de l'année où vous en disposez dans une disposition imposable (Publication 583).

Qu'est-ce qui change d'autre quand l'annexe C change?

L'impôt sur le travail autonome, la déduction pour revenu d'entreprise admissible, d'autres éléments liés au revenu et la déclaration de l'État.

Si une grosse dépense oubliée transforme le bénéfice net en perte, des limites sur les pertes, comme les règles de la « mise à risque » (at-risk rules) et la limite des pertes d'entreprise excédentaires (formulaire 461), peuvent s'appliquer (instructions de l'annexe C).

J'ai déduit des frais d'entreprise que je n'aurais pas dû : dois-je modifier ma déclaration, et combien devrai-je?

Selon l'IRS, vous devriez corriger une déclaration lorsque vous découvrez que vous avez demandé des déductions auxquelles vous n'aviez pas droit. La correction ajoute de l'impôt, des intérêts et parfois une pénalité. Dans une déclaration conjointe, les deux conjoints sont généralement responsables de l'impôt, des intérêts et des pénalités qui s'y rapportent (instructions; 26 U.S.C. 6013(d)(3)). Le conjoint qui ignorait l'erreur et n'avait aucune raison de la connaître peut avoir droit à l'allègement pour conjoint innocent au moyen du formulaire 8857, généralement dans un délai de 2 ans après la première tentative de recouvrement de l'IRS (instructions du formulaire 8857).

La négligence comprend tout défaut de faire un effort raisonnable pour se conformer (article 6662(c)); l'IRS donne en exemple le fait de ne pas vérifier une déduction qui semble trop belle pour être vraie. Une sous-déclaration est importante lorsqu'elle dépasse le plus élevé de 5 000 $ ou de 10 % de l'impôt exact (5 % si vous demandez la déduction pour revenu d'entreprise admissible) (IRS). Même dans ce cas, l'IRS tient compte du motif raisonnable : vos efforts pour déclarer correctement, la complexité de la question, ainsi que votre formation et votre expérience.

Si vous découvrez l'erreur avant la date d'échéance de la déclaration de cette année-là (les prolongations ne comptent pas), produire le formulaire 1040-X et payer l'impôt additionnel à cette date évite les pénalités et les intérêts (Topic 308).

Payez en même temps que la déclaration modifiée pour que les intérêts cessent de s'accumuler; si vous ne pouvez pas payer en totalité, demandez une entente de paiement échelonné.

Produire avant que l'IRS me contacte change-t-il la pénalité?

Généralement oui. Selon le 26 CFR 1.6664-2(c), l'impôt additionnel indiqué dans une déclaration modifiée admissible (qualified amended return) est traité comme de l'impôt indiqué dans la déclaration d'origine; il ne reste donc aucun impôt insuffisant visé par la pénalité liée à l'exactitude. Les intérêts continuent de courir.

Une déclaration modifiée n'est admissible que si elle est produite après la date d'échéance de la déclaration, prolongations comprises, et avant le premier des événements que le règlement énumère. Le principal est le premier contact de l'IRS au sujet d'une vérification de cette déclaration, y compris une enquête criminelle. D'autres sont plus précis : une assignation de documents concernant un groupe dont vous faites partie, une vérification d'une entité intermédiaire à l'origine de la déclaration, et des événements liés aux promoteurs d'abris fiscaux et aux opérations déclarables.

La protection ne couvre pas l'impôt additionnel découlant d'une position frauduleuse prise dans la déclaration d'origine. Le règlement lie la limite au contact au sujet de « toute vérification » et ne dit pas si un avis de concordance automatisé compte; considérez donc toute lettre de l'IRS au sujet de l'année comme une raison de demander conseil. Pour le volet des revenus, voir modifier pour des revenus omis dans des déclarations antérieures.

J'ai déduit trop de frais pendant plusieurs années : combien d'années dois-je corriger?

Commencez par les années que l'IRS peut encore cotiser, généralement les déclarations produites depuis moins de 3 ans.

Source : 26 U.S.C. 6501. La règle de 6 ans repose sur le revenu brut omis. Pour une entreprise, le revenu brut correspond aux recettes avant le coût des ventes; des dépenses gonflées seules ne comptent donc pas, mais un coût de base gonflé compte. Selon l'IRS, une vérification porte généralement sur les déclarations produites au cours des trois dernières années, peut ajouter des années si elle découvre une erreur importante et ne remonte habituellement pas plus de six ans (vérifications de l'IRS).

Pour une année plus ancienne, l'IRS ne peut généralement pas cotiser d'impôt additionnel, sauf en cas de fraude, de prolongation de la période par entente ou d'une autre exception du tableau. Décider de modifier cette année relève donc d'un jugement à porter avec un professionnel, non d'un réflexe. Il s'agit seulement du délai fédéral; les États diffèrent (le délai habituel de la Californie est de 4 ans). Un contact au sujet d'une année ne met pas, selon ses termes, fin à la période de la déclaration modifiée admissible pour une autre année, mais si l'IRS nomme plusieurs années, demandez conseil avant de produire les autres.

Si vous n'êtes pas certain que les frais étaient réels : reconstituez chaque année à partir des relevés bancaires et de carte, des registres de plateforme et des factures, et ne demandez que ce qu'ils prouvent. Pour les frais de véhicule, de voyage et de cadeaux, les montants que vous estimez ne sont pas déductibles (Publication 463); pour les autres frais, appuyez chaque chiffre sur un registre (voir reçus perdus pour des dépenses d'entreprise). Si la déduction en trop peut avoir été intentionnelle, ou si vous ne savez pas distinguer une erreur honnête d'une erreur délibérée, parlez à un avocat fiscaliste ou à un autre professionnel de la fiscalité avant de produire quoi que ce soit. La fraude n'a pas de délai de prescription, et la protection de la déclaration modifiée admissible exclut les positions frauduleuses. Pour le non-respect délibéré, l'IRS a une Voluntary Disclosure Practice (pratique de divulgation volontaire) avec sa propre autorisation préalable; vérifiez ses procédures actuelles (IRS).

Produire une déclaration modifiée rend-il une vérification plus probable?

Selon l'IRS, produire une déclaration modifiée n'influe pas sur la sélection de la déclaration d'origine. Les déclarations modifiées passent par leur propre filtrage et peuvent être sélectionnées, et un remboursement n'est pas nécessairement un déclencheur de vérification (vérifications de l'IRS).

L'IRS a déjà envoyé une lettre ou ouvert une vérification : dois-je quand même modifier ma déclaration?

Souvent, la marche à suivre change plutôt que de disparaître. Lisez d'abord la lettre.

• La lettre fixe le délai, et son type compte. Si vous ne répondez pas à une lettre de vérification à la date indiquée, l'IRS termine la vérification et envoie un rapport avec les changements proposés (vérifications de l'IRS). Un avis d'insuffisance (notice of deficiency) est différent : vous disposez généralement de 90 jours à compter de son envoi pour saisir le Tax Court (150 jours si l'avis est adressé à l'extérieur des États-Unis). Répondre ne prolonge pas ce délai; si vous ne répondez pas et ne saisissez pas le tribunal, l'IRS établit une cotisation pour les changements proposés et vous facture (IRS). Demandez tout de suite l'avis d'un professionnel.
• Une modification produite en réponse va à l'adresse indiquée sur l'avis, et si l'IRS a changé la déclaration, la colonne A reprend les montants rajustés (instructions).
• La protection contre les pénalités pour cette déclaration est probablement perdue. Le premier contact au sujet d'une vérification met fin à la période de la déclaration modifiée admissible pour cette déclaration; le motif raisonnable reste possible.
• Une dépense oubliée a toujours son délai de remboursement. La façon de la faire valoir pendant la vérification de l'année dépend de la lettre; demandez donc conseil d'abord.

Voir vérification de l'IRS d'une petite entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs, en dollars américains, et ne tiennent pas compte des intérêts, de l'impôt de l'État ni des changements de crédits. Ils supposent un revenu imposable suffisant pour absorber le changement, des salaires plus des gains de travail autonome sous le plafond annuel de la sécurité sociale, aucune cotisation Medicare additionnelle, et le changement entier imposé dans la tranche indiquée. Les fourchettes d'impôt sur le revenu vont d'une déduction pour revenu d'entreprise admissible complète à aucune.

Un designer qui a oublié un achat

Un designer pigiste a produit l'annexe C de l'an dernier en omettant 6 000 $ US d'équipement acheté pour des travaux de clients. Le délai de remboursement est ouvert; il produit donc un formulaire 1040-X pour cette année avec le formulaire 4562, conserve la facture et le relevé de carte, et modifie aussi la déclaration de l'État. Si les 6 000 $ US sont entièrement déductibles cette année-là (choix de l'article 179 ou amortissement bonifié, pour un équipement utilisé uniquement dans l'entreprise), l'impôt sur le travail autonome baisse d'environ 850 $ US, et l'impôt sur le revenu d'environ 1 000 $ US à 1 200 $ US dans une tranche de 22 %, selon la déduction pour revenu d'entreprise admissible.

Un chauffeur qui a déduit trop de kilométrage pendant quatre ans

Un livreur a déduit 9 000 $ US de kilométrage dans chacune de quatre déclarations, sans registre. Les relevés de courses de la plateforme appuient 4 000 $ US par année; la déduction en trop est donc de 5 000 $ US par année, soit environ 1 150 $ US à 1 250 $ US d'impôt additionnel par année dans une tranche de 12 %.

Chaque année ouverte exige son propre formulaire 1040-X avec une annexe C et une annexe SE corrigées. Produites avant toute lettre de l'IRS, ces déclarations sont généralement des déclarations modifiées admissibles. La façon de prouver les 4 000 $ US compte : les relevés de courses les appuient, une approximation ne le fait pas.

Un consultant qui a compté un coût en double

Un consultant découvre qu'une déduction de 12 000 $ US pour un bureau à domicile et des voyages a été comptée deux fois dans une déclaration. L'impôt additionnel est d'environ 1 700 $ US d'impôt sur le travail autonome, plus environ 2 100 $ US à 2 700 $ US d'impôt sur le revenu dans une tranche de 24 %. Produite avant le premier contact de l'IRS avec le consultant au sujet d'une vérification de cette déclaration, la modification est une déclaration modifiée admissible : les intérêts courent depuis la date d'échéance initiale, mais la pénalité liée à l'exactitude ne s'applique généralement pas à l'impôt additionnel. Si une lettre de vérification pour cette déclaration arrive d'abord, la déclaration modifiée n'est pas admissible. L'impôt additionnel peut alors être frappé de la pénalité de 20 % pour négligence, le motif raisonnable étant le principal moyen de défense. Avec ces chiffres ronds, l'impôt fédéral additionnel est inférieur au minimum de la sous-déclaration importante; la question serait donc la négligence. Les chiffres réels peuvent différer.

Votre situation est différente?

• Les déductions erronées s'étendent sur plusieurs années, les montants sont élevés, une lettre ou une vérification de l'IRS est arrivée, ou vous n'êtes pas certain que l'erreur était honnête : les années à corriger et leur ordre, les preuves qui existent et le coût des déclarations corrigées relèvent du jugement d'un professionnel. Obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de produire pour ces années.
• Vous avez aussi omis des revenus dans une déclaration antérieure : voir modifier pour des revenus omis dans des déclarations antérieures.
• Certaines années n'ont jamais été produites : voir rattraper des déclarations non produites et dépenses de l'annexe C pour des années non produites.
• Vous n'avez ni reçus ni registre de kilométrage, les livres de ces années n'ont jamais été tenus, ou vous conduisez pour une plateforme de livraison ou de covoiturage : reconstituer les dépenses de chaque année à partir des relevés et des registres de plateforme vient avant toute déclaration modifiée. Voir reçus perdus pour des dépenses d'entreprise, reconstituer un registre de kilométrage, déductions des chauffeurs de covoiturage et des livreurs et aide en tenue de livres.
• Vous voulez savoir quelles dépenses sont remises en question : voir dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question.
• Un préparateur a commis l'erreur : voir quand un préparateur a produit une déclaration erronée.
• Le coût oublié concerne un immeuble locatif : il va à l'annexe E, non à l'annexe C. Voir impôt sur un immeuble locatif et amortissement oublié d'un immeuble locatif.
• Vous vivez au Canada, ou l'ARC (Agence du revenu du Canada) impose aussi cette entreprise : un changement américain peut modifier la déclaration de l'autre pays. Voir modifier votre déclaration après que l'autre pays a changé la vôtre.
• Votre entreprise est une société, une société de type S ou une société de personnes, y compris la plupart des LLC à deux propriétaires ou plus : elle modifie sa propre déclaration, non l'annexe C. Voir aide en impôt des sociétés.