Avis de l'IRS à votre entreprise : quoi faire en premier

Que faire d'abord lorsque votre entreprise reçoit un avis de l'IRS?

Repérez le numéro CP ou LTR dans le coin droit de l'avis, notez la date de réponse et cherchez ce numéro sur IRS.gov avant toute autre chose. L'IRS indique d'agir au plus tard à la date limite lorsqu'un avis demande une réponse, et de répondre à cette date pour garantir vos droits d'appel si vous êtes en désaccord.

1. Notez le numéro de l'avis, la période d'imposition, le formulaire mentionné et la date de réponse.
2. Cherchez le numéro dans la recherche d'avis et de lettres de l'IRS.
3. Comparez l'avis avec la déclaration produite pour cette période et vos registres de paiements.
4. Vous êtes d'accord, en désaccord ou incapable de payer la totalité. Si vous êtes d'accord, faites ce que l'avis demande; vous n'avez pas à répondre s'il ne le demande pas. Si vous êtes en désaccord, suivez ses instructions et joignez des copies de vos documents. Si vous ne pouvez pas tout payer, versez ce que vous pouvez au plus tard à la date limite, ce qui peut réduire les intérêts et les pénalités.
5. Conservez l'avis et une copie de tout ce que vous envoyez.

Un avis n'est pas simple lorsqu'il :

• mentionne une saisie ou un privilège fiscal;
• couvre plusieurs périodes ou années;
• touche l'impôt sur la paie;
• demande une déclaration que l'entreprise n'a jamais produite;
• impose une pénalité pour la déclaration d'une société de personnes ou d'une société de type S;
• impose une pénalité du formulaire 5472 à une entreprise détenue par un étranger.

Une saisie est la prise de possession légale de vos biens, par exemple un solde bancaire, pour une dette fiscale; un privilège fiscal est la réclamation légale du gouvernement sur vos biens pour un impôt impayé.

Confiez ces cas à un professionnel tôt; la section « Quels avis de l'IRS exigent l'aide immédiate d'un professionnel? » plus bas explique pourquoi. Ne laissez pas passer la date de réponse pendant que vous cherchez de l'aide.

Rassemblez chaque page de l'avis, recto verso; la déclaration produite pour cette période et l'EIN; la preuve de chaque paiement (relevé bancaire ou chèque encaissé); les avis antérieurs sur le même dossier. Si vos livres sont trop en retard pour réunir ces pièces, ils passent en premier : voyez rattraper des livres en retard.

La lettre de l'IRS adressée à mon entreprise est-elle authentique?

L'IRS indique qu'il établit normalement le premier contact par courrier livré par le service postal américain (U.S. Postal Service). Un appel, un courriel ou un texto ne vient pas de l'IRS s'il est inattendu, vous presse, vous menace, demande des renseignements personnels ou financiers ou exige un paiement immédiat; un message direct sur les réseaux sociaux n'en vient jamais (IRS).

Pour vérifier une lettre, cherchez son numéro dans la recherche d'avis et de lettres de l'IRS. S'il n'apparaît pas ou si la lettre semble douteuse, l'IRS indique d'appeler au 800-829-1040 et de suivre les instructions du représentant. La page d'assistance téléphonique de l'IRS donne le 800-829-4933 pour les entreprises.

Deux contacts réels surprennent les propriétaires d'entreprise : un agent de recouvrement (revenue officer) qui appelle au sujet de l'impôt sur l'emploi avant l'envoi de tout avis de solde dû (l'IRS indique qu'il envoie aussi la lettre 5857 avec une heure d'appel; confirmez en utilisant le numéro figurant sur cette lettre), et les lettres d'agences de recouvrement privées (IRS).

Où se trouve le numéro de l'avis, et comment savoir ce qu'il signifie?

Le numéro CP ou LTR se trouve dans le coin droit de la lettre (IRS). Saisissez-le dans la recherche d'avis et de lettres de l'IRS, ou cherchez par sujet. La page d'un avis dit de quoi il s'agit et quoi faire ensuite. Certaines lettres portent plutôt un numéro de lettre ou de LT, comme la lettre 1058. Appelez le numéro de téléphone imprimé sur l'avis.

Que signifient les avis courants de l'IRS pour les entreprises?

Chaque avis ci-dessous a une page de l'IRS qui dit de quoi il s'agit et quelle est la première étape. La dernière colonne indique le guide qui traite de la solution.

L'IRS décrit les avis CP161 et CP215 seulement comme un solde impayé et une pénalité civile; ses pages ne disent pas qu'ils visent uniquement les entreprises. Vérifiez le nom et le numéro d'identification fiscale imprimés sur l'avis pour savoir quel compte il concerne.

D'autres lettres ont leur propre guide :

• Une lettre de vérification : vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Un fournisseur de services de paie qui n'a pas payé l'IRS : le fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts.
• Un agent de recouvrement qui pose des questions sur l'impôt sur la paie impayé : pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Une pénalité du formulaire 5472 : déclarations omises par un propriétaire étranger.
• Une pénalité pour formulaire 1099 ou W-2 tardif (avis 972CG, selon la Publication 1586) : formulaires d'impôt tardifs pour entrepreneurs et employés.

Et si l'avis dit que je dois de l'argent que je crois avoir déjà payé, ou que je suis en désaccord?

Comparez chaque paiement que vous avez fait avec les paiements que l'IRS dit avoir imputés. Pour un avis CP161, le tableau ci-dessus ne donne que 10 jours à partir de la date de l'avis pour signaler un paiement manquant ou des chiffres erronés.

1. Sortez vos preuves pour chaque paiement : date, montant, période et formulaire visés, et relevé bancaire. Comparez la liste des paiements et les calculs de l'avis avec votre déclaration.
2. Vérifiez du côté de l'IRS. Le compte fiscal d'entreprise montre le solde par année et l'historique des paiements; un relevé de compte fiscal montre les paiements, les pénalités, les intérêts et le solde dû.
3. Appelez au numéro indiqué sur l'avis avec vos documents en main. La page sur l'avis CP215 demande des pièces comme des chèques encaissés.
4. Payez la partie non contestée au plus tard à la date indiquée. Les intérêts continuent de courir sur un solde impayé après la date d'échéance.

Où va une contestation? Cela dépend de l'avis :

• Un avis de solde ou de pénalité (CP161, CP215) : appelez au numéro indiqué sur l'avis. Pour contester une pénalité, vous pouvez aussi envoyer une lettre signée avec des documents à l'appui expliquant pourquoi elle devrait être réexaminée. L'IRS peut annuler ou réduire une pénalité pour motif raisonnable, et les intérêts sur cette pénalité disparaissent avec elle (IRS). Une entreprise qui a produit et payé à temps pendant la période 3 années précédentes peut aussi avoir droit à un allègement pour une première pénalité de production tardive, de paiement tardif ou de dépôt tardif : l'annulation pour première infraction (First Time Abate), que vous demandez, ou l'exemption automatique pour les déclarations admissibles (IRS : allègement des pénalités administratives; conditions dans pénalités pour production et paiement tardifs). Les intérêts sur l'impôt lui-même peuvent être annulés, au moyen du formulaire 843 ou d'une lettre signée, en cas d'erreur ou de retard déraisonnable de l'IRS survenu après la première communication de l'IRS avec vous et auquel l'entreprise n'a pas contribué; produisez la demande dans les 3 ans après la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces deux dates. Cet allègement ne vise pas l'impôt sur l'emploi (IRS : annulation des intérêts).
• Un avis CP504 : appelez tout de suite. L'avis explique aussi comment demander un examen par le Collection Appeals Program (programme d'appel en matière de recouvrement) avant toute mesure de recouvrement. Si vous avez déjà payé ou si vous avez une entente de paiement échelonné, appelez quand même pour que le compte en tienne compte (IRS).
• Un avis LT11, une lettre 1058 ou un avis CP297 : une demande d'audience d'appel en matière de recouvrement (Collection Due Process) au moyen du formulaire 12153, dans le délai décrit plus bas.
• Toujours bloqué : les pages d'avis de l'IRS renvoient au Taxpayer Advocate Service, un organisme indépendant au sein de l'IRS, et aux cliniques pour contribuables à faible revenu (Low Income Taxpayer Clinics). La Publication 1660 indique que le Taxpayer Advocate Service ne peut pas prolonger le délai pour demander une audience.

Dois-je quand même répondre si l'entreprise était fermée, sans activité, ou si l'avis demande un ancien formulaire 940?

Pour un avis CP259, oui. La page sur l'avis CP259 indique qu'une entreprise sans employés ni activité pendant une période n'a pas à produire de déclaration pour cette période, mais doit quand même répondre à l'avis, au moyen du formulaire de réponse joint, pour expliquer pourquoi aucune déclaration n'est nécessaire. Si l'entreprise a fait des dépôts ou des paiements, ou avait des crédits pour cette période, elle doit produire une déclaration signée qui les montre pour obtenir un remboursement. Pour tout autre avis, suivez ses propres instructions.

Quatre points à savoir avant d'envoyer un formulaire de réponse :

• « Aucune activité » ne veut pas toujours dire « aucune déclaration ». Une société de personnes américaine produit le formulaire 1065, sauf si elle ne reçoit aucun revenu et n'engage aucune dépense déductible ni aucun crédit (instructions du formulaire 1065). Une société américaine non exonérée en vertu de l'article 501 doit produire une déclaration de revenus, généralement au moyen du formulaire 1120, qu'elle ait ou non un revenu imposable (instructions du formulaire 1120). Une société de type S produit plutôt le formulaire 1120-S, mais seulement tant qu'un choix accepté par l'IRS demeure en vigueur (instructions du formulaire 1120-S); si un avis mentionne le formulaire 1120 pour une entreprise que vous traitez comme une société de type S, vérifiez d'abord la lettre d'acceptation de l'IRS et voyez allègement pour un choix de société de type S tardif.
• Un EIN crée des obligations de production. Quand un EIN est attribué, des obligations sont fixées pour certaines déclarations, comme les formulaires 940, 941 et 1120. Une déclaration non produite est traitée comme en souffrance, avec un avis pour chaque formulaire et chaque période (CP259). C'est pourquoi une entreprise qui n'a jamais eu d'employés peut recevoir un avis sur la paie.
• Un avis sur un ancien formulaire 940 ou 941. La page sur l'avis CP259 indique qu'aucune déclaration n'est exigée pour une période sans employés ni activité, mais que vous devez quand même répondre au moyen du formulaire de réponse. Pourtant, après son premier formulaire 941, une entreprise le produit généralement chaque trimestre, même sans salaires, jusqu'à ce qu'elle produise une déclaration finale (instructions du formulaire 941), et le formulaire 940 comporte une case « aucun paiement » pour l'employeur qui n'a payé personne pendant l'année et une case « déclaration finale » pour l'entreprise fermée (instructions du formulaire 940). La page sur l'avis CP259 ne dit pas comment ces règles se combinent; vérifiez donc l'historique de paie de cette période avant de répondre; voyez retard dans l'impôt sur la paie, et rattraper les déclarations d'entreprise non produites pour savoir jusqu'où l'IRS remonte normalement pour exiger des déclarations manquantes.
• Un avis CP259 peut se croiser avec votre production. Sur la page de l'avis CP259, l'IRS indique que si vous avez produit au cours des quatre semaines avec le même nom et le même EIN que ceux de l'avis, vous pouvez ignorer cet avis. Elle ne dit rien de semblable pour les autres avis.

Pour mettre fin aux obligations de production d'une entreprise, voyez les déclarations que votre entreprise produit et fermer une société.

De combien de temps dispose-t-on, et que se passe-t-il si on manque la date?

La date imprimée sur votre avis fait foi; l'IRS ne fixe pas un délai unique pour tous les avis, et certains comportent un délai plus court à l'intérieur de l'avis.

Trois points à savoir sur les avis de saisie :

• L'avis CP504 n'est pas l'avis d'audience, et un avis d'audience peut ne pas le suivre. La foire aux questions de l'IRS sur les appels indique que l'IRS ne peut pas saisir sur la seule base d'un avis CP504 : un avis formel d'intention de saisie et de droit à une audience vient ensuite (IRS). Mais cet avis n'est exigé qu'une seule fois pour chaque impôt et chaque période (article 6330(a)(1); Publication 1660), et la page sur l'avis CP504 précise qu'il suit seulement si vous n'en avez pas déjà reçu un. Vérifiez les avis antérieurs pour le même impôt et la même période : si l'un d'eux a été envoyé, une saisie peut suivre sans autre avis, et son délai de demande peut être en cours ou écoulé. Un remboursement d'impôt d'État peut être saisi sans cet avis. Les biens d'une entreprise qui a demandé une audience sur l'impôt sur l'emploi dans les deux années précédant la période visée peuvent l'être aussi (une saisie pour impôt sur l'emploi à exclusion); son audience a lieu après la saisie, comme le décrit la page sur l'avis CP297A (article 6330(f) et (h)). La Publication 1660 énumère les autres exceptions. L'IRS dit tout de même de répondre à l'avis CP504 maintenant plutôt que d'attendre.
• Comptez les 30 jours à partir du lendemain de la date indiquée sur l'avis. Le règlement compte à partir de la date de l'avis, non de sa réception; lire l'avis en retard ne prolonge donc pas le délai, ni un appel à l'IRS, ni le fait de vivre hors des États-Unis (Règlement du Trésor 301.6330-1; Publication 1660). La foire aux questions sur les appels dit « à partir de la réception »; suivez le règlement. Si le dernier jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, une demande portant le cachet de la poste du jour suivant qui n'est aucun de ceux-là est dans les délais (article 7503). L'IRS peut envoyer l'avis à la dernière adresse connue de l'entreprise (article 6330(a)(2)); après un déménagement ou un changement de personne responsable, mettez-la donc à jour au moyen du formulaire 8822-B. La saisie n'est généralement pas permise pendant ces jours ni pendant qu'une demande présentée à temps est en cours de traitement.
• Une demande tardive est plus faible. Une demande portant le cachet de la poste dans le délai prévu (un an, à compter de la date de l'avis de saisie) peut quand même mener à une audience équivalente, mais la saisie n'est pas interdite et la décision ne peut pas être portée devant un tribunal (Publication 1660).

Pour les privilèges, les audiences et ce qui suspend le recouvrement, voyez les plans de paiement de l'IRS pour une dette fiscale d'entreprise.

Mon comptable ou mon spécialiste de la tenue de livres peut-il traiter avec l'IRS pour moi?

Un CPA, un avocat ou un agent autorisé (enrolled agent) le peut, une fois que l'entreprise a signé le formulaire 2848. Les instructions de l'IRS précisent que le représentant doit être admissible à exercer devant l'IRS; la partie II dit qui l'est, notamment les avocats, les CPA, les agents autorisés, les dirigeants et les employés à temps plein.

Un spécialiste de la tenue de livres qui n'appartient pas à ces groupes peut recevoir le formulaire 8821 pour consulter et recevoir des renseignements fiscaux, mais pas pour représenter l'entreprise. Un préparateur de déclarations non inscrit (un préparateur rémunéré qui n'est ni avocat, ni CPA, ni agent autorisé) ne peut représenter un contribuable que dans l'examen d'une déclaration qu'il a lui-même préparée et signée, et il lui faut un PTIN (numéro d'identification du préparateur) ainsi que le dossier de l'Annual Filing Season Program de l'IRS. Cela ne couvre pas un avis de solde dû ou de saisie, et un tel préparateur ne peut jamais représenter un contribuable devant des agents de recouvrement ou des agents des appels.

L'IRS retourne un formulaire 2848 dont la ligne 3 ne nomme pas le dossier, le formulaire et les périodes (il retourne « Toutes les années » ou « Tous les impôts »), ou qui a été signé par la mauvaise personne. Pour une pénalité non liée à une déclaration, la ligne 3 doit indiquer « Civil Penalty » ou décrire la pénalité. Pour une société, un dirigeant qui a le pouvoir légal de l'engager signe. Pour une société de personnes, tous les associés signent, ou un seul associé autorisé par la loi de l'État à agir en son nom, avec une copie de cette autorisation en pièce jointe. Pour le reste du formulaire, voyez vérification de l'IRS d'une petite entreprise et changer de comptable.

Le formulaire ne libère pas l'entreprise de ses obligations fiscales.

Où voir toutes les lettres de l'IRS et tous les soldes de mon entreprise?

Le compte fiscal d'entreprise de l'IRS montre le solde dû par année, l'historique des paiements, les relevés fiscaux, ainsi que les avis et les lettres. La page de l'IRS ne dit pas que chaque lettre y figure; agissez donc selon l'avis papier et la date qui y est imprimée.

Un représentant désigné renouvelle ce rôle chaque année. Sans compte, un relevé fiscal d'entreprise est offert par la poste au moyen du formulaire 4506-T ou en appelant la ligne des entreprises de l'IRS (IRS). Un relevé d'entité montre les obligations de production de l'entreprise, ce qui aide quand un avis demande une déclaration que vous ne saviez pas devoir produire. Le message « aucune déclaration produite au dossier » peu après la production (prévoyez de 2 à 3 semaines après une production électronique, de 6 à 8 semaines après un envoi postal) peut seulement vouloir dire que la déclaration n'est pas encore traitée.

Quels avis de l'IRS exigent l'aide immédiate d'un professionnel?

Demandez de l'aide tôt quand une mauvaise première démarche coûte cher ou est difficile à défaire, et gardez la date de réponse à l'œil pendant ce temps. Ces éléments augmentent les enjeux :

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Deux années de formulaire 1065 jamais produites

Une LLC à deux membres imposée comme société de personnes a eu des revenus pendant ses deux premières années et n'a jamais produit le formulaire 1065.

• Années 1 et 2 : le formulaire 1065 de chaque année est exigible après la fin de l'année (le 15 mars pour une société de personnes à année civile, selon les instructions du formulaire 1065); aucun n'est produit.
• Année 3 ou plus tard : deux avis CP259 arrivent, un pour chaque année. Chacun demande à la LLC de produire maintenant ou d'expliquer sur le formulaire de réponse pourquoi aucune déclaration n'est nécessaire.
• Réponse : la LLC a eu des revenus; le formulaire 1065 était donc exigé pour chaque année. La page sur l'avis CP259 dit de produire immédiatement; elle établit donc les livres des deux années à partir des relevés bancaires et produit les deux déclarations avec toutes les annexes.
• Ensuite : un avis de pénalité (CP162C) peut suivre pour chaque année tardive. Les guides sur les pénalités et sur l'allègement montrent ce que représente la charge. L'allègement pour une petite société de personnes peut convenir si la LLC remplit les conditions de la page sur l'avis CP162C, par exemple si chaque membre est une personne physique qui n'est pas un étranger non-résident et a déclaré sa part dans une déclaration produite à temps (IRS).

Une société de type S et un paiement manquant

Une société de type S reçoit un avis CP161 de 8 000 $ US. Son relevé bancaire montre un paiement de 5 000 $ US qui ne figure pas sur la liste des paiements imputés de l'avis.

Elle compare la date, le montant et la période du paiement avec l'avis, vérifie le compte fiscal d'entreprise et communique avec l'IRS dans les 10 jours suivant la date de l'avis, relevé bancaire à l'appui. Si l'IRS confirme le paiement, le solde peut tomber à environ 3 000 $ US, avant les intérêts et pénalités. La société de type S paie le reste au plus tard à la date indiquée, ou se renseigne sur un plan.

Un avis de pénalité civile

Une LLC de consultation reçoit un avis CP215 de 2 400 $ US. L'avis indique la date d'échéance, le montant et les modes de paiement. Le propriétaire y cherche le nom de la pénalité et la période d'imposition, puis la rattache au guide qui en traite : une pénalité pour déclaration tardive ou un manquement lié au formulaire 5472. Si la production a été faite à temps, ou si l'avis n'explique pas clairement la pénalité, le propriétaire appelle au numéro indiqué avant de payer, preuve de production en main. Si la pénalité est exacte, payer la totalité des 2 400 $ US au plus tard à la date d'échéance empêche les pénalités et intérêts de s'accumuler davantage.

Votre situation est différente?

• Un avis mentionne une saisie, énumère plusieurs périodes, touche l'impôt sur la paie ou demande une déclaration que vous n'avez jamais produite, et la date de réponse approche : la date est l'horloge. Le propriétaire visé par l'avis, la déclaration à produire d'abord, la pertinence d'un représentant pour répondre et l'application d'un allègement de pénalité dépendent de faits que l'avis ne montre pas. Obtenez dès maintenant de l'aide en fiscalité des sociétés et gardez la date de réponse à l'œil pendant ce temps.
• Il manque des déclarations pour plusieurs années, ou les livres sont trop en retard pour retrouver la déclaration ou la preuve d'un paiement : suivez rattraper les déclarations d'entreprise non produites. Ces déclarations sont établies à partir des livres, qui passent donc généralement en premier : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• L'avis est une pénalité : voyez pénalités pour production et paiement tardifs, et allègement de pénalité pour une petite société de personnes pour une pénalité du formulaire 1065.
• L'avis porte sur l'impôt sur la paie : voyez retard dans l'impôt sur la paie et, si un agent de recouvrement s'en mêle, la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• L'entreprise doit plus qu'elle ne peut payer : voyez les plans de paiement de l'IRS pour une dette fiscale d'entreprise.
• La lettre est une vérification : voyez vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Une déclaration produite était erronée et l'avis montre un chiffre différent : voyez corriger une déclaration d'entreprise produite.
• L'entreprise appartient à des propriétaires de l'étranger et la pénalité vise le formulaire 5472 : voyez déclarations omises par un propriétaire étranger.
• L'avis est un CP2000 au sujet de votre déclaration personnelle : voyez le guide sur l'avis de sous-déclaration.