États financiers pour un prêt bancaire : ce que la banque exige

Quels états financiers une banque demande-t-elle pour un prêt d'entreprise?

Une banque qui demande des états financiers veut un état des résultats et un bilan, et peut y ajouter un état des flux de trésorerie, des déclarations de revenus et des projections. Le prêteur décide de la liste, du nombre d'années voulu et de la nécessité qu'un CPA prépare les états. Pour un prêt 7(a) garanti par la Small Business Administration (SBA), la SBA indique que vous présentez votre demande par l'entremise d'un prêteur, qui détermine les documents nécessaires selon votre situation (SBA : prêts 7(a)). Un prêt sans garantie de la SBA ne s'appuie sur aucune liste de la SBA : demandez donc à la banque sa propre liste par écrit.

L'IRS désigne les deux premiers comme les états utiles dans les relations avec une banque ou des créanciers (Publication 583).

Une banque peut aussi poser des questions sur les propriétaires, par exemple leurs déclarations de revenus personnelles ou un état de la situation financière personnelle; pour cet état, consultez les états financiers d'un prêt de la SBA.

Le cas cesse d'être simple lorsque les livres ont des mois de retard, que l'argent de l'entreprise et l'argent personnel partagent un compte, que les états diffèrent de la déclaration de revenus produite ou que la banque a fixé une date. Dans les deux premiers cas, il faut généralement terminer ou corriger les livres avant de pouvoir bâtir les états; un écart avec la déclaration peut être une différence légitime qui demande un tableau de rapprochement écrit (voir plus bas). Si la date de la banque approche, obtenez de l'aide en tenue de livres.

À réunir :

• Les deux ou trois dernières déclarations de revenus d'entreprise produites; le prêteur fixe le nombre exact.
• Un état des résultats et un bilan pour l'année en cours jusqu'à la dernière fin de mois.
• Les relevés bancaires, de cartes de crédit et de prêts pour chaque mois que ces états couvrent.
• La liste de toutes les dettes de l'entreprise : prêteur, solde, versement et date de fin.
• La liste des factures de clients impayées et des factures à payer.

Combien d'années d'états des résultats un prêteur veut-il?

Prévoyez les deux ou trois dernières déclarations de revenus d'entreprise produites, plus les états de l'année en cours. Le prêteur fixe le nombre d'années, et aucune des sources citées ici n'en fixe un pour un prêt sans garantie de la SBA. Les indications de la SBA pour un plan d'affaires classique, que les prêteurs et les investisseurs demandent couramment, disent à une entreprise établie d'inclure des états des résultats, des bilans et des états des flux de trésorerie des trois à cinq dernières années (SBA : plan d'affaires). Ce sont des indications pour un plan, pas une règle de prêt.

Pour un prêt garanti par la SBA, consultez les états financiers d'un prêt de la SBA.

Gardez une copie de chaque déclaration de revenus produite. Un relevé de déclaration que le prêteur demande avec le formulaire 4506-C couvre les déclarations traitées par l'IRS dans l'année en cours et les trois années de traitement précédentes (instructions du formulaire 4506-C). Pour les déclarations plus anciennes, utilisez vos propres copies, demandez-les à votre préparateur ou demandez une copie avec le formulaire 4506 : les frais sont de 30 $ par déclaration et le traitement peut prendre jusqu'à 75 jours civils.

Une entreprise plus récente a moins d'années à présenter. Elle fournit les périodes où elle a exercé ses activités, clôturées mois par mois, et s'appuie sur des projections pour le reste. Une entreprise qui a changé de formulaire fiscal, par exemple une LLC qui a choisi d'être imposée comme une société (IRS : LLC), a des déclarations de revenus sur des formulaires différents : remettez chacune au prêteur, avec la date du changement.

Qu'est-ce qu'un état intermédiaire (de l'année en cours), et quand la banque le demande-t-elle?

Un état de l'année en cours, ou état intermédiaire, est un état des résultats de l'année jusqu'à présent, accompagné d'un bilan à la dernière fin de mois (la Publication 583 définit les deux états). Une banque peut en demander un lorsque les derniers chiffres d'une année complète datent de plusieurs mois, car un état de fin d'année ou une déclaration de revenus produite ne dit rien des mois écoulés depuis. Pour un prêt garanti par la SBA, consultez les états financiers d'un prêt de la SBA.

Un état intermédiaire doit provenir de livres clôturés : chaque compte bancaire, de carte et de prêt est rapproché jusqu'à la fin du mois qu'il indique. Demandez au prêteur quelle fin de période il acceptera avant de clôturer les livres, puis clôturez à cette date.

Une banque exige-t-elle des états financiers préparés par un CPA?

C'est la banque qui décide si un CPA doit préparer les états. Aucune source citée ici n'exige d'états préparés par un CPA pour un prêt bancaire ordinaire : la page de la SBA sur le prêt 7(a) n'énonce pas cette exigence et laisse la liste des documents au prêteur (SBA : prêts 7(a)). Pour certains types de prêts de la SBA, les procédures de la SBA elle-même nomment un niveau de service d'un CPA : les prêts 504, les marges de fonds de roulement au-delà d'une certaine taille et les achats d'entreprise (SOP 50 10); consultez les états financiers d'un prêt de la SBA. Les indications de la SBA sur les finances citent un CPA, un spécialiste de la tenue de livres et un service en ligne comme moyens d'obtenir de l'aide comptable (SBA : gérer vos finances).

La politique propre à une banque peut quand même en demander davantage, y compris des états qu'un CPA compile, examine ou audite. Demandez par écrit à la banque quel niveau elle accepte avant d'en payer un; pour la différence, consultez les états financiers audités pour les investisseurs.

Des états tirés de vos propres livres suffisent seulement si le prêteur les accepte, et ils valent ce que valent les livres qui les soutiennent. L'IRS dit que les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, appuyés par des pièces justificatives (Publication 583).

Quelles déclarations de revenus et quels relevés de l'IRS accompagnent les états, et comment les chiffres doivent-ils concorder?

Le prêteur voit la déclaration de revenus correspondant à votre type d'entreprise, et vos états doivent être rapprochés de celle-ci. Comparez la même période et expliquez chaque différence légitime entre les livres et la déclaration. Les deux proviennent des mêmes livres.

Les déclarations des sociétés de personnes et des sociétés comportent un bilan selon les livres, l'annexe L, qui doit concorder avec les livres selon les instructions (formulaire 1065, formulaire 1120-S, formulaire 1120). Les petits déclarants peuvent être dispensés de l'annexe L selon les instructions de chaque formulaire; une déclaration peut donc ne contenir aucun bilan. Lorsqu'elle en contient un, la banque peut comparer votre bilan à celui de la déclaration.

L'IRS ne communique les dossiers fiscaux à un prêteur qu'avec votre consentement. Vous pouvez autoriser un prêteur à demander un relevé par votre compte IRS, ou par l'intermédiaire du prêteur avec le formulaire 4506-C (IRS : IVES). Pour savoir comment la demande fonctionne, consultez prouver ses revenus à un prêteur.

Un état des résultats dont le revenu diffère de celui de la déclaration ou des dépôts bancaires peut susciter des questions de la part d'un prêteur. Certaines différences sont légitimes, par exemple un amortissement calculé autrement aux fins de l'impôt ou un revenu qui tombe dans une autre période. La réponse est un court tableau écrit qui part du bénéfice comptable et arrive au chiffre de la déclaration, avec une preuve pour chaque étape, et non un état modifié. Pour les annexes qui rapprochent les livres d'une déclaration, consultez des livres selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse.

Les états doivent-ils suivre la méthode de caisse ou d'exercice?

Utilisez la méthode que le prêteur nomme. S'il n'en nomme aucune, la méthode de votre déclaration de revenus est le point de départ habituel. Selon la méthode de caisse, un revenu compte lorsqu'il est reçu et une dépense lorsqu'elle est payée; selon la méthode d'exercice, lorsqu'ils sont gagnés et engagés (Publication 583). Un bilan selon la méthode de caisse ne montre généralement ni comptes clients ni comptes fournisseurs; une entreprise qui vend à crédit peut donc se faire demander des chiffres selon la méthode d'exercice.

Le revenu imposable est calculé selon la méthode régulièrement utilisée pour tenir les livres (article 446(a)), et l'IRS dit que la méthode du revenu imposable et celle des livres doivent être les mêmes (Publication 583). Le règlement range aussi parmi les registres à conserver « un rapprochement de tout écart entre ces livres et sa déclaration » (26 CFR 1.446-1(a)(4)), et les instructions de l'annexe M-3 décrivent une société qui a des états financiers selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse (instructions de l'annexe M-3). Des états destinés au prêteur qui suivent une autre méthode que la déclaration de revenus exigent donc un rapprochement écrit avec celle-ci. La question de savoir si la déclaration elle-même peut rester selon la méthode de caisse est distincte; consultez des livres selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse.

Changer la méthode de la déclaration de revenus exige généralement le consentement de l'IRS, demandé au moyen du formulaire 3115 (article 446(e), Publication 538); consultez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice. Toutes les entreprises ne peuvent pas utiliser la méthode de caisse. Une société de type C, ou une société de personnes dont un associé est une société de type C, ne peut généralement l'utiliser que tant que ses recettes brutes annuelles moyennes des trois années précédentes n'excèdent pas 32 000 000 $, avec des exceptions comme les entreprises agricoles et les sociétés de services personnels admissibles (article 448). Une entreprise qui détient des stocks fait face à ses propres limites (Publication 538). Pour choisir une méthode, consultez méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise.

Que sont les projections, et quand un prêteur les veut-il?

Les projections sont des versions prévisionnelles des états pour des périodes futures. Les indications de la SBA pour un plan d'affaires classique demandent une perspective de cinq ans : états des résultats, bilans, états des flux de trésorerie et budgets de dépenses en immobilisations prévisionnels, la première année par trimestre ou par mois, expliqués et mis en correspondance avec le montant demandé (SBA : plan d'affaires).

Un prêteur peut les demander à une entreprise plus récente qui a peu d'historique, ou lorsque le prêt finance une croissance que les résultats passés ne montrent pas. Les projections reposent sur des résultats réels : un historique rapproché fournit les soldes de départ ainsi que la tendance des revenus et des coûts sur lesquels les hypothèses s'appuient. Une marge de crédit adossée aux comptes clients peut aussi entraîner des demandes de balances chronologiques des comptes clients et des comptes fournisseurs (factures de clients impayées et factures à payer, classées selon leur ancienneté), comme dans le projet pilote de marge de fonds de roulement de la SBA (SBA : prêts 7(a)).

Qu'est-ce qui bloque une demande de prêt d'entreprise?

Trois causes courantes de retard sont des comptes non rapprochés, l'argent du propriétaire mélangé à celui de l'entreprise et des états dont les écarts avec la déclaration de revenus ou les dépôts ne sont pas expliqués.

Et si mes livres sont en retard ou si je n'ai jamais produit de bilan?

Des livres en retard doivent être terminés avant que les états puissent être bâtis. Un bilan ne s'ajoute pas à la fin : il découle de comptes rapprochés et de soldes d'ouverture exacts. Procédez dans cet ordre :

1. Obtenez la liste du prêteur et la date à laquelle il veut les états.
2. Rassemblez les relevés de chaque compte bancaire, de carte et de prêt depuis la fin de l'année de la dernière déclaration de revenus produite.
3. Établissez les soldes d'ouverture. Une société de personnes ou une société qui a produit l'annexe L dispose du bilan de la fin de l'année précédente; l'annexe C d'un entrepreneur individuel n'en contient pas : reconstituez-le à partir des registres de comptes, de prêts et d'actifs. Consultez les soldes d'ouverture quand les livres commencent en retard.
4. Inscrivez chaque transaction et rapprochez chaque compte mois par mois. Consultez reconstituer des livres à partir des relevés bancaires.
5. Produisez l'état des résultats et le bilan jusqu'à la fin de mois que le prêteur acceptera.
6. Comparez les revenus avec les dépôts et la déclaration de revenus, et rédigez le tableau de rapprochement pour tout ce qui diffère. Envoyez ensuite les états.

Si la date du prêteur tombe avant la fin du rattrapage, demandez s'il acceptera une date ultérieure, ou obtenez de l'aide en tenue de livres pour terminer d'abord les mois. Pour un retard de plusieurs mois, consultez rattraper des livres en retard.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les chiffres sont en dollars américains.

Société de type S d'aménagement paysager, prêt pour de l'équipement

Une société de type S demande à une banque un prêt d'équipement de 150 000 $ US. La liste de la banque exige deux années de déclarations de revenus d'entreprise, plus un état des résultats et un bilan à jour. La société a produit le formulaire 1120-S les deux années, mais n'a ni état des résultats ni bilan à jour à remettre à la banque. Le spécialiste de la tenue de livres rapproche les comptes bancaires et de cartes jusqu'à la dernière fin de mois, établit les soldes d'ouverture à partir de l'annexe L de l'an dernier (ou des registres de comptes et de prêts si la déclaration n'en contenait pas), puis produit les deux états. Le propriétaire vérifie que les revenus de l'année en cours concordent avec les dépôts de l'entreprise et qu'un prêt existant de 40 000 $ US sur un camion figure au bilan.

LLC de restauration, marge de crédit avec des livres en retard

Une LLC de restauration qui réalise 400 000 $ US de ventes demande une marge de crédit de 75 000 $ US. Ses livres ont six mois de retard : six mois d'activité bancaire et de cartes ne sont pas inscrits. Les états ne peuvent pas être bâtis à partir des livres tels quels, car les revenus, les dépenses et le solde de trésorerie seraient tous erronés. Le propriétaire demande sa date à la banque, termine les six mois de rattrapage, rapproche tous les comptes et ne produit qu'ensuite les états de l'année en cours.

Designer pigiste, prêt à terme

Une designer demande un prêt à terme de 30 000 $ US. La banque veut un état des résultats qui concorde avec l'annexe C et avec les dépôts bancaires. L'annexe C de l'an dernier montre 62 000 $ US de recettes brutes. L'état de cette année jusqu'à juin, tenu selon la méthode de caisse, montre 35 000 $ US de revenus, mais les dépôts dans le compte de l'entreprise totalisent 31 000 $ US, parce que des clients ont versé 4 000 $ US dans un compte personnel. La designer énumère ces paiements dans un court tableau qui fait le pont entre les revenus et les dépôts, avec la facture de chaque client et le dépôt dans le compte personnel comme preuves, et demande à ses clients de payer désormais dans le compte de l'entreprise.

Votre situation est différente?

• La banque veut des états à une date donnée et vos livres sont en retard, mélangés aux dépenses personnelles ou différents de votre déclaration de revenus produite : les états ne peuvent provenir que de livres clôturés et rapprochés. Déterminez s'il vous faut un rattrapage, une correction ou seulement un rapprochement appuyé de preuves, et obtenez de l'aide en tenue de livres adaptée à la liste et à la date de la banque. Pour les mois manquants, commencez par rattraper des livres en retard.
• Une déclaration de revenus d'entreprise n'a jamais été produite : le prêteur ne peut pas comparer les états à une déclaration qui n'existe pas. Consultez rattraper des déclarations d'entreprise non produites et l'aide en tenue de livres pour les livres qui la soutiennent.
• Une personne étrangère possède la LLC ou la société : les déclarations que voit le prêteur peuvent différer du tableau ci-dessus. Consultez la tenue de livres d'une société américaine appartenant à un étranger, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour que les états concordent avec ces déclarations.
• Le prêt est un prêt de la SBA : les formulaires, l'état de la situation financière personnelle et le tableau des dettes sont expliqués dans les états financiers d'un prêt de la SBA.
• Le prêteur ou un investisseur veut un examen ou un audit : consultez les états financiers audités pour les investisseurs.
• Vous êtes travailleur autonome et le prêteur veut une preuve de revenus personnels : consultez prouver ses revenus à un prêteur; pour un prêt hypothécaire et les ajouts à l'annexe C, consultez le revenu de l'annexe C pour un prêt hypothécaire.
• Les états concernent des immeubles locatifs : consultez l'état des résultats d'un immeuble locatif pour un prêteur.
• Le prêt est approuvé : consultez inscrire un prêt d'entreprise.