Tenue des registres du travailleur autonome (annexe C)

Quelle tenue des registres l'IRS attend-elle d'une entreprise individuelle?

Un travailleur autonome doit tenir des livres ou des registres suffisants pour montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et la loi n'impose généralement aucun format (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Un ensemble utilisable comprend deux parties : un sommaire des opérations (journaux et grands livres, ou logiciel de comptabilité) et les documents derrière chaque écriture.

Gardez une facture ou un registre de dépôt pour chaque paiement que vous recevez, qu'un formulaire 1099 arrive ou non; la Publication 583 demande des documents qui montrent les montants et les sources de vos recettes brutes.

Un dossier n'est pas simple lorsque l'argent personnel et celui de l'entreprise partagent un compte, lorsqu'une année de reçus ou plus n'est pas triée, lorsqu'un préparateur demande un supplément pour trier une boîte à chaussures, ou lorsque l'IRS a demandé des registres. Voyez « Votre situation est différente? » à la fin.

À rassembler d'abord : les relevés de chaque compte et de chaque carte utilisés pour l'entreprise, les rapports des plateformes de paiement, chaque formulaire 1099 reçu, les factures envoyées, les reçus et les factures que vous avez, vos notes de kilométrage ou de voyages, et la déclaration de l'an dernier.

Quel est le système de tenue des registres le plus simple pour un entrepreneur individuel?

Payez les coûts d'entreprise à partir d'un seul compte d'entreprise, gardez les reçus de chaque mois dans un seul dossier et rapprochez le relevé une fois par mois. C'est ce que suit la Publication 583, qui conseille à une nouvelle entreprise d'ouvrir un compte bancaire d'entreprise distinct des fonds personnels, d'inscrire les dépenses au moment où elles surviennent et de rapprocher le compte chaque mois. Elle présente la comptabilité à partie simple (revenus et dépenses suivis par des sommaires quotidiens et mensuels) comme la plus facile à tenir et un bon départ pour une petite entreprise, quoiqu'elle ne convienne pas à tout le monde (Publication 583). Une personne qui a plus d'une entreprise devrait tenir un ensemble de registres complet et distinct pour chacune.

Pour ouvrir le compte, voyez un compte bancaire d'entreprise pour un entrepreneur individuel. Pour choisir un logiciel, voyez une application de tenue de livres pour l'annexe C.

Puis-je me fier seulement au flux bancaire, ou ai-je encore besoin de reçus?

Se fier uniquement aux opérations bancaires laisse des trous. Un flux montre que de l'argent a bougé, et la Publication 583 indique que la preuve de paiement ne suffit pas, à elle seule, à établir une déduction. Elle demande de garder des documents comme des bordereaux de carte de crédit et des factures pour montrer que vous avez aussi engagé le coût (Publication 583). L'IRS indique que les contribuables s'acquittent généralement de leur fardeau de la preuve avec les renseignements et, au besoin, les reçus de leurs dépenses (IRS : fardeau de la preuve).

Une ligne du flux donne un fournisseur, une date et un montant. Elle ne montre pas ce qui a été acheté ni si c'était pour l'entreprise : un achat par carte dans un magasin général pourrait être des fournitures ou un achat personnel. Pour les voyages, les cadeaux et l'usage d'une voiture, les éléments ci-dessous doivent aussi être consignés.

Associez donc chaque ligne du flux à sa preuve : registres de ventes ou factures pour les dépôts, reçus ou factures pour les achats, et registres de compte ou de prêt pour les virements et les emprunts. Ajoutez un but lorsque le nom du fournisseur ne l'explique pas. « Catégorisé » est une étiquette dans le logiciel; « justifié » signifie qu'un reçu ou une note l'appuie. Un flux n'est pas non plus un rapprochement; voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Ce qui contient vos livres est lui-même un registre. L'IRS indique que ses vérificateurs demanderont le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité dans la majorité des cas où un contribuable y tient ses livres (IRS : registres de logiciels comptables électroniques). Ce que montre un reçu valide est expliqué dans exigences de l'IRS pour les reçus.

Que dois-je noter pour chaque dépense?

Consignez les mêmes quelques éléments pour chaque dépense : combien, quand, quoi (et où), qui, et pourquoi. La plupart viennent du reçu; le « pourquoi » est généralement à vous d'ajouter.

Les coûts en partie personnels, comme un compte de téléphone ou d'internet, exigent aussi que la part commerciale soit notée; voyez dépenses à usage mixte et pourcentage d'utilisation commerciale.

Inscrivez chaque élément au moment même ou à peu près. La Publication 463 indique qu'un registre tenu à ce moment a plus de valeur qu'une déclaration préparée plus tard, lorsque la mémoire est floue, et qu'un registre hebdomadaire compte comme tenu à temps. Elle précise aussi que vous n'avez pas à recopier ce qu'un reçu montre déjà, pourvu que vos registres et vos reçus se complètent de façon ordonnée. Pour les frais de voyage, de cadeaux et de voiture, elle indique qu'une déclaration écrite sur le but commercial est généralement nécessaire, mais pas lorsque le but ressort clairement des circonstances (Publication 463).

Quelles dépenses exigent des registres supplémentaires : voiture, voyage, cadeaux et repas?

Les voyages hors de la ville, les cadeaux et l'usage d'une voiture exigent plus qu'un reçu. Le Code n'accorde aucune déduction pour un voyage, un cadeau ou un bien énuméré comme une voiture, sauf si vous prouvez, par des registres adéquats ou par une preuve suffisante qui corrobore votre propre déclaration, le montant, le moment et le lieu (ou la date et la description), le but commercial et le lien d'affaires du bénéficiaire (26 U.S.C. 274(d)). La Publication 463 ajoute que des montants que vous approximez ou estimez ne peuvent pas être déduits (Publication 463).

Sources : Publication 463 (chapitres 2 et 5), 26 U.S.C. 274 et 26 CFR 1.274-5(j)(2) : un taux de kilométrage remplace le registre du coût réel, jamais le registre des milles, du moment et du but commerciaux. Pour choisir entre les deux, voyez taux de kilométrage standard ou dépenses réelles de voiture. Les repas pendant un voyage d'affaires vont avec le registre du voyage.

Si vous demandez des frais de voiture, la déclaration pose des questions sur la voiture. La partie IV de l'annexe C (utilisée lorsque le formulaire 4562 n'est pas exigé pour l'entreprise) demande la date de mise en service du véhicule pour l'entreprise, les milles commerciaux, de déplacement et autres, et si vous avez des preuves à l'appui de la déduction et si elles sont écrites (annexe C; instructions). La Publication 463 permet une seule inscription pour un aller-retour et, dans certains cas, un registre tenu pour une partie de l'année; les règles complètes du registre sont dans exigences du registre des kilomètres.

Comment traiter les achats en argent comptant et les petits articles?

Payez à partir du compte ou de la carte d'entreprise lorsque vous le pouvez, car le relevé consigne alors le paiement. Lorsque vous payez comptant, obtenez un reçu. La Publication 583 indique que, si vous ne pouvez pas obtenir de reçu pour un paiement comptant, vous devriez consigner une explication adéquate dans vos registres au moment du paiement. Elle demande aussi d'éviter les chèques payables à « argent comptant », de joindre un bordereau de petite caisse au reçu pour les petits paiements comptants et, si vous devez faire un chèque en argent comptant pour payer une dépense d'entreprise, de garder le reçu de ce paiement (Publication 583).

Pour les frais de voyage, de cadeaux et de voiture, un reçu n'est pas exigé pour une dépense de moins de 75 $, sauf l'hébergement, ni pour des frais de transport lorsqu'un reçu n'est pas facilement disponible. Le montant, la date, le lieu et le but vont quand même dans votre registre (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Ce seuil en dollars vient de ces règles; ne le traitez donc pas comme une règle générale pour toutes les dépenses. Gardez le reçu d'un petit article lorsque vous le pouvez; quand il n'en existe pas, écrivez une ligne avec la date, le montant, le fournisseur et le but au moment du paiement.

L'argent comptant que vous recevez est une question distincte : voyez registres des ventes d'une entreprise en argent comptant.

Puis-je garder mes reçus en photos ou en numérisations plutôt que sur papier?

Oui, si le système électronique respecte les exigences de l'IRS; un tas de photos dans un téléphone ne suffit pas automatiquement (Publication 583). Ce qui est admissible, et quand le papier peut être jeté, est expliqué dans reçus numérisés au lieu du papier.

Que dois-je remettre à mon teneur de livres chaque mois et à la fin de l'année?

Remettez chaque mois le même petit ensemble, puis quelques éléments de plus à la fin de l'année. Le but est que votre teneur de livres puisse associer chaque ligne de relevé à un document ou à une note sans vous poser de questions.

Sources : Publication 583 et instructions de l'annexe C. L'annexe C demande si vous avez fait un paiement qui exige des formulaires 1099.

Si un entrepreneur indépendant ne vous donne pas de numéro d'identification fiscale, vous pouvez devoir retenir de l'impôt sur les paiements à déclarer, et vous pouvez devoir tout montant que vous auriez dû retenir (26 U.S.C. 3406; instructions pour le demandeur du formulaire W-9). Voyez recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs indépendants. Si vous vendez des marchandises, envoyez aussi les registres de stocks et ce qui est nécessaire pour évaluer les stocks de fin d'année; voyez stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

Pourquoi envoyer un lot mensuel plutôt que 100 photos à la fin de l'année?

Un tas de photos sans étiquette à la fin de l'année doit être trié, daté et associé aux lignes de relevé avant que la tenue de livres commence, et le but de chaque dépense dépend alors de la mémoire. Un lot mensuel garde le rapprochement petit et les notes proches du moment. Photographiez chaque reçu en entier et à plat dès que vous le recevez, déposez-le dans le dossier du mois et ajoutez alors la ligne sur le but.

Pour savoir qui catégorise et qui relance les reçus, voyez ce dont votre teneur de livres a besoin de vous. Pour comparer le fait de tenir vos livres vous-même et celui d'embaucher de l'aide, voyez tenir vos propres livres ou embaucher un teneur de livres.

Combien de temps dois-je tout conserver?

Généralement jusqu'à l'expiration du délai de prescription de la déclaration, qui est habituellement de 3 ans après la production (une déclaration produite d'avance est réputée produite à la date d'échéance). Des délais plus longs s'appliquent dans des cas précis, comme un revenu omis de la déclaration qui dépasse 25 % du revenu brut déclaré (pour une entreprise, calculé avant le coût des ventes), l'absence de déclaration produite ou une déclaration frauduleuse; et les registres sur un bien se conservent jusqu'à l'expiration du délai pour l'année où vous en disposez (IRS : combien de temps conserver les registres; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). Gardez aussi les copies des déclarations produites. Le tableau complet est dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Que me coûte plus tard une boîte à chaussures de reçus non triés?

Des reçus non triés peuvent coûter des dépenses oubliées et des déductions que vous ne pouvez pas justifier et, si les registres se révèlent inadéquats, une pénalité.

• Dépenses oubliées. La Publication 583 indique que vous pouvez oublier des dépenses au moment de préparer votre déclaration si vous ne les inscrivez pas lorsqu'elles surviennent (Publication 583).
• Déductions non justifiées. Le fardeau de la preuve vous revient : vous devez pouvoir prouver certains éléments d'une dépense pour la déduire (IRS : fardeau de la preuve).
• Pénalité. Le règlement indique que la négligence comprend le défaut de tenir des livres et des registres adéquats ou de justifier correctement des éléments (26 CFR 1.6662-3). La pénalité liée à l'exactitude est de 20 % de la partie d'un montant payé en moins qui est attribuable à la négligence (IRS : pénalité liée à l'exactitude). Son application dépend des faits, et l'IRS peut supprimer ou réduire certaines pénalités pour bonne foi et motif raisonnable.
• Travail de tri. Celui qui prépare la déclaration doit d'abord trier. Si une soumission pour des livres ou une déclaration est plus élevée à cause de registres non triés, demandez ce que le tri comprend.

Pour un portrait complet, voyez pénalités pour défaut de tenir des registres d'entreprise. Si les reçus sont déjà perdus, voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains et sont illustratifs.

Un photographe avec un seul compte et un dossier par mois

Un photographe gagne 60 000 $ US et dépense 18 000 $ US. Tout l'argent de l'entreprise passe par un compte d'entreprise et une carte. Chaque mois, le photographe rapproche le relevé, associe chaque opération à un reçu et ajoute une ligne sur le but, par exemple « cartes mémoire, séance de mariage ». À la fin de l'année, chacune des dépenses de 18 000 $ US a un reçu et une note sur le but, dans douze dossiers mensuels avec douze relevés rapprochés.

Un entrepreneur qui paie certains chantiers avec une carte personnelle

Un entrepreneur paie certains coûts de chantier avec une carte personnelle et d'autres avec le compte d'entreprise; chaque relevé mélange donc les deux, et chaque ligne soulève la question « entreprise ou personnel? » Ouvrir un compte d'entreprise et y payer tous les coûts d'entreprise, à partir du mois prochain, laisse le compte faire le tri dès lors. Les mois précédents restent mélangés et doivent encore être triés.

Un vendeur avec 200 reçus en vrac en décembre

Un vendeur arrive en décembre avec 200 reçus en vrac et un an de flux bancaires qui montrent 600 opérations. Les 600 opérations doivent être examinées et catégorisées, en trouvant pour chacune le registre de ventes, le reçu d'achat ou le registre de virement correspondant, et les 200 reçus ne sont dans aucun ordre. Les associer en une seule séance dépend de la mémoire de toute l'année. Le même travail fait chaque mois représente environ 50 opérations à la fois, avec les reçus encore frais. Un préparateur qui doit d'abord trier les 200 reçus peut demander un supplément pour ce travail.

Votre situation est différente?

• Une année de reçus et d'activité bancaire ou plus n'est pas triée, l'argent personnel et celui de l'entreprise sont mélangés, ou un préparateur demande un supplément pour trier une boîte à chaussures : chaque ligne doit généralement être triée et associée à un relevé avant que les livres montrent clairement les revenus et les dépenses de l'entreprise, puis une routine mensuelle doit être établie pour que la prochaine déclaration parte de livres organisés. Voyez rattraper des livres en retard, ou reconstituer ses livres avec les relevés bancaires si vous n'avez que des relevés; voyez aussi corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise et ce qui détermine le coût d'une tenue de livres de rattrapage. Pour le tri lui-même, obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les déclarations des années précédentes n'ont jamais été produites : voyez dépenses de l'annexe C pour les années non produites. Les registres de plusieurs années doivent être réunis avant que ces déclarations puissent être préparées; apportez-les à l'aide en tenue de livres.
• L'IRS a envoyé une lettre ou ouvert une vérification : voyez un avis de l'IRS adressé à votre entreprise et une vérification de l'IRS d'une petite entreprise. Répondez au plus tard à la date imprimée sur la lettre; les registres demandés doivent d'abord être retrouvés et triés. Apportez-les à l'aide en tenue de livres s'ils ne sont pas en ordre.
• Votre entreprise est une société (y compris une LLC qui a choisi d'être imposée comme telle), ou une LLC avec des associés : cette page vise les contribuables qui produisent l'annexe C; voyez tenue de livres d'une société de type S, les livres après le choix de société de type S et comptes de capital des associés.
• Vos clients sont à l'étranger ou vous payez des coûts dans d'autres devises : voyez revenus de clients étrangers sans formulaire fiscal et dépenses payées en devises étrangères.