Déclarations en retard sans livres : refaire vos registres

Comment produire des déclarations en retard sans registres pour ma petite entreprise?

L'IRS demande de produire toutes les déclarations exigibles, que vous puissiez payer ou non la totalité de l'impôt. Bâtissez donc vos chiffres à partir de registres que d'autres détiennent. Les règles fédérales exigent des registres suffisants pour établir le revenu brut, les déductions et les crédits. Sans livres, les relevés bancaires deviennent vos livres : pour la plupart des petites entreprises, l'IRS indique que le compte bancaire de l'entreprise est la principale source des écritures dans les livres.

La reconstitution est importante, parce qu'une déclaration de substitution établie par l'IRS pourrait ne pas tenir compte des déductions. Ce sont les dépenses justifiées qui permettent à une déclaration de partir du bénéfice plutôt que des recettes brutes (le total des ventes avant tout coût).

Un dossier n'est pas simple dans les cas suivants :

• deux années ou plus n'ont pas été produites, ou un avis de l'IRS ou une déclaration de substitution est déjà arrivé;
• l'argent des clients est passé par des comptes personnels, des applications de paiement ou de l'argent comptant;
• l'entreprise a perçu de la taxe de vente, a fait de la paie ou compte plus d'un propriétaire;
• les dépôts, les formulaires 1099 et votre propre mémoire des revenus ne concordent pas.

Si l'un de ces cas s'applique, faites examiner votre plan par un préparateur avant de bâtir le grand livre, car l'ordre des années et le traitement de chaque dépôt se répercutent sur toutes les déclarations. Les années à produire, et dans quel ordre, sont expliquées dans rattraper des déclarations de revenus non produites; une LLC, une société de personnes ou une société commence par les déclarations d'entreprise non produites.

À rassembler d'abord : les relevés de chaque compte et de chaque mois, les rapports des processeurs de paiements, chaque formulaire 1099, les relevés de l'IRS, les déclarations antérieures, ainsi que les documents de prêts et de l'entité.

Que dois-je rassembler d'abord, et où obtenir des copies?

Commencez par chaque relevé de chaque compte qui a servi à l'entreprise, puis ajoutez les documents de tiers qui confirment ce que les relevés ne peuvent pas montrer.

La page de l'IRS sur les relevés fixe la période couverte. Les relevés de déclaration couvrent l'année d'imposition en cours et les trois années précédentes. Les relevés de compte et les relevés des salaires et revenus remontent à neuf années précédentes dans votre compte en ligne de l'IRS. Un relevé n'est pas une photocopie : une copie d'une ancienne déclaration s'obtient avec le formulaire 4506. Une lettre de confirmation d'absence de production indique que l'IRS n'a aucune trace d'une déclaration de la série du formulaire 1040 traitée; elle n'indique pas que vous deviez produire. Elle est offerte pour les trois dernières années d'imposition, et les années plus anciennes exigent le formulaire 4506-T.

Comment obtenir la liste des formulaires 1099 émis à mon nom ou à mon EIN?

Commandez le relevé des salaires et revenus pour votre SSN ou votre ITIN, puis demandez aux payeurs et aux plateformes tout ce qui a été produit sous un EIN. Le relevé des salaires et revenus liste les formulaires W-2, 1098, 1099 et 5498 que l'IRS a reçus, pour l'année d'imposition en cours et les neuf précédentes. Demandez-le dans votre compte en ligne de l'IRS ou sur le formulaire 4506-T, ligne 8; les demandes en ligne échouent au-delà d'environ 85 documents, et le formulaire 4506-T couvre ces cas. Un représentant dont le formulaire 2848 est au dossier peut recevoir et consulter les renseignements de votre compte.

Les formulaires produits sous l'EIN d'une entreprise sont le trou dans la liste. Le formulaire 4506-T demande à l'entrepreneur individuel qui produit un formulaire 1040 avec l'annexe C d'inscrire le SSN, et réserve l'EIN aux déclarations d'entreprise. Les pages de l'IRS citées plus haut ne décrivent pas de relevé des formulaires produits sous l'EIN d'une entreprise; demandez donc ces formulaires au payeur. Le numéro d'un formulaire 1099-K peut être un EIN, et le formulaire 4506-T demande de communiquer d'abord avec le payeur pour obtenir une copie d'un formulaire 1099.

Dans quelle mesure se fier à la liste :

• Elle peut être incomplète. Elle ne montre que les formulaires transmis à l'IRS, qui peuvent ne pas refléter tous les formulaires émis à votre nom. Beaucoup de payeurs ne produisent qu'au-dessus d'un seuil : une application de paiement ou une place de marché après 20 000 $ et plus de 200 transactions, bien que l'IRS précise que vous pouvez quand même recevoir un formulaire sous ce seuil; un processeur de cartes, quel que soit le montant (IRS); et un formulaire 1099-NEC dès 600 $ jusqu'en 2025 (IRS, instructions de 2025), puis dès 2 000 $ ensuite (IRS).
• Un formulaire manquant n'est pas un revenu manquant. Vous devez déclarer tous les revenus d'entreprise, y compris ceux qui ne figurent sur aucun formulaire 1099.
• Elle peut être erronée. Un formulaire peut contenir des paiements personnels, un doublon ou l'argent d'une autre personne. Voyez la section sur le rapprochement plus bas.

Comment reconstituer les revenus et les dépenses à partir des relevés bancaires?

Travaillez un compte, un mois et une année à la fois, étiquetez chaque ligne et prouvez que chaque mois balance. Un vérificateur de l'IRS qui lit des relevés bancaires fait à peu près la même chose. L'Internal Revenue Manual, le guide interne de l'IRS pour ses vérificateurs, décrit une analyse de compte bancaire qui additionne les dépôts, retire les virements et les fonds non imposables, et traite le reste comme des dépôts imposables.

1. Vérifiez que l'ensemble est complet. Classez les relevés de chaque compte par date. Chaque solde d'ouverture doit égaler le solde de clôture précédent; un écart indique généralement un relevé manquant. Des virements vers un compte ou depuis un compte que vous n'avez pas listé révèlent un autre compte à demander.
2. Commencez par la plus ancienne année non produite et reportez les soldes de clôture de chaque année sur la suivante.
3. Étiquetez chaque ligne. L'argent qui entre est de l'argent de clients ou autre chose (section suivante). L'argent qui sort est un coût d'entreprise ou non. La liste des paiements non commerciaux du manuel comprend les dépenses personnelles de subsistance, les achats d'immobilisations, les virements entre comptes et les paiements de dettes. Les achats d'actifs sont suivis à part, car ils suivent les règles d'amortissement; certains peuvent quand même être déduits en totalité, mais la règle refuge de minimis se choisit dans la déclaration originale produite à temps, de sorte qu'une déclaration produite des années en retard peut ne pas y avoir droit, tandis qu'un choix de l'article 179 peut figurer dans une déclaration originale tardive. Dressez pour le préparateur la liste de chaque actif, de son coût et de la date de sa mise en service; voyez les dépenses de l'annexe C pour les années non produites. Un paiement de prêt d'entreprise se divise : les intérêts peuvent être une dépense d'entreprise, mais la part qui réduit le solde ne l'est pas.
4. Totalisez selon les catégories de la déclaration elle-même. L'annexe C d'un entrepreneur individuel comporte des lignes de revenus et de dépenses établies; les déclarations de sociétés de personnes et de sociétés ont les leurs. Comptez un paiement par carte une seule fois : le relevé de carte liste les achats, et la ligne bancaire qui paie la facture de carte est un virement.
5. Prouvez chaque mois. Rapprochez le solde d'ouverture, plus l'argent entré, moins l'argent sorti, avec le solde de clôture.
6. Arrêtez les comptes à la fin de l'année. Selon la méthode de caisse, que beaucoup de petites entreprises utilisent, un revenu compte lorsqu'il est reçu ou mis à votre disposition sans restriction, et une dépense lorsqu'elle est payée. Un chèque reçu dans la dernière semaine de décembre mais déposé en janvier appartient généralement à l'année précédente. Une entreprise qui vend des marchandises peut devoir appliquer les règles des stocks et la méthode d'exercice; voyez les stocks et le coût des marchandises sans registres.

La déclaration d'une société de personnes ou d'une société peut aussi exiger un bilan de fin d'année qui concorde avec les livres (instructions du formulaire 1065, instructions du formulaire 1120); le grand livre d'une entité contient donc aussi les comptes et les soldes des propriétaires. Voyez rattraper des livres en retard pour savoir comment il s'arrime à la déclaration de l'an dernier.

Chaque année en retard utilise les formulaires et les seuils de cette année-là. Confirmez la méthode comptable avec le préparateur avant de clore la première année.

Quels dépôts ne sont pas des revenus, et comment le démontrer?

Les paiements de clients sont des revenus. Les virements, le produit de prêts et certains fonds de passage n'en sont pas. Le manuel indique que la preuve des dépôts, après ajustement pour les encaissements non imposables, est une preuve de recettes imposables. Chaque dépôt qui n'est pas un revenu exige donc une piste documentaire.

Si la taxe de vente est imposée à vous comme vendeur, le montant perçu fait partie des recettes brutes; la loi de l'État décide laquelle des deux situations s'applique, et la taxe qui était due mais n'a jamais été perçue est traitée dans rattraper la taxe de vente non perçue. Pour l'argent qui entre et sort du propriétaire, voyez inscrire les retraits du propriétaire.

Étiquetez chaque dépôt. Le manuel indique que des dépôts non identifiés peuvent ressembler à des revenus selon leur taille, leurs montants ronds, leur source et leurs dates; un compartiment « divers » est donc le point faible.

Comment rapprocher mes revenus reconstitués des formulaires 1099-K et 1099-NEC?

Vos recettes brutes reconstituées doivent expliquer chaque formulaire, mais elles n'ont pas à égaler la somme des formulaires. Les formulaires montrent ce que les payeurs ont déclaré; vos relevés montrent ce qui est arrivé.

• Formulaire 1099-NEC. Les montants correctement inscrits dans la case de la rémunération des non-employés (case 1, ou case 1a sur le formulaire actuel) vont dans les recettes brutes. Les instructions de l'annexe C demandent de joindre un état expliquant l'écart si les totaux de la case 1 dépassent les recettes brutes que vous déclarez.
• Pas de double compte. Les paiements faits par carte ou par un réseau de paiement sont déclarés sur le formulaire 1099-K, et non sur le formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC. Vérifiez qu'une même vente ne figure pas sur les deux. La façon de déclarer les deux formulaires pour un même paiement est expliquée dans un même revenu sur deux formulaires fiscaux.
• Formulaire 1099-K. La case 1a est un montant brut : il n'est pas rajusté pour les frais, les crédits, les remboursements, l'expédition ou les rabais, de sorte que le dépôt bancaire est moins élevé. Un paiement déclaré n'est pas automatiquement imposable. Le rapport de fin d'année d'une plateforme fait le pont entre le brut et le versement.
• Formulaire erroné ou en double. Pour des paiements personnels, l'argent d'une autre personne ou un doublon, demandez un formulaire corrigé à l'émetteur; l'IRS ne peut pas le corriger, et vous produisez sans attendre. Vérifiez que le nom du bénéficiaire et le numéro inscrits sur le formulaire sont ceux de la déclaration qui rapporte le revenu : un formulaire au nom personnel et au numéro du propriétaire, alors que le revenu est déclaré sur le formulaire 1065, 1120 ou 1120-S, doit être corrigé.

Pour les écarts de versements qui restent inexpliqués, voyez rapprocher les ventes et les versements. Si l'IRS envoie plus tard un avis indiquant qu'une déclaration ne concorde pas avec un formulaire, voyez les avis CP2000.

Et les ventes en argent comptant qui ne sont jamais allées à la banque?

L'argent comptant est un revenu, qu'il ait été déposé ou non et qu'un formulaire existe ou non. L'IRS indique que les paiements reçus en argent comptant doivent être déclarés même sans formulaire 1099-K.

Reconstituez l'argent comptant à partir de documents faits au moment des opérations : carnets de reçus, factures, rapports de caisse ou de point de vente, calendriers de rendez-vous et déclarations de taxe de vente. Les conseils de l'IRS pour reconstituer des registres d'entreprise, rédigés pour la reprise après une catastrophe, indiquent que les dépôts devraient suivre de près les ventes, et que les déclarations fédérales, d'État et locales antérieures, y compris les rapports de taxe de vente, montrent les ventes brutes d'une période.

Comparez ensuite ces totaux avec les dépôts. Un écart est de l'argent comptant qui a été dépensé ou gardé; notez ce qu'il est devenu. La méthode des dépôts du manuel présume que l'argent comptant utilisé pour des sorties de fonds provient d'une source imposable, sauf s'il en est rendu compte, et fait porter le fardeau au contribuable de démontrer le contraire. Le manuel précise aussi que la méthode des dépôts convient mal à une entreprise qui garde une grande part de son argent comptant sans le déposer; un vérificateur peut alors employer d'autres méthodes fondées sur l'activité de l'entreprise.

Une estimation vaut ce que vaut sa base écrite : les registres utilisés, la période et le calcul. Un préparateur qui voit des chiffres qui semblent inexacts, incohérents ou incomplets doit poser des questions raisonnables à leur sujet. Pour tenir des registres quotidiens à l'avenir, voyez registres des ventes d'une entreprise en argent comptant.

Et les dépenses sans reçu, et les dépenses personnelles payées du même compte?

Une ligne de relevé bancaire ou de carte montre qui a été payé, combien et quand; le motif commercial doit venir d'autres registres. L'IRS indique que les pièces justificatives devraient identifier le bénéficiaire, le montant, la preuve de paiement, la date et une description montrant une dépense d'entreprise, et qu'une combinaison de documents peut être nécessaire. Fournissez le motif avec une facture ou un historique de compte du fournisseur, un courriel de commande, un contrat, ou une note datée que vous rédigez maintenant et que vous indiquez avoir rédigée maintenant.

La Publication 583 indique que, lorsque vous ne pouvez pas obtenir de reçu pour un paiement en argent comptant, vous devez consigner une explication adéquate dans vos registres au moment du paiement, ce qu'une reconstitution ne peut souvent pas fournir pour des années passées. Les frais de voyage, les cadeaux et les frais de véhicule sont plus stricts : la Publication 463 indique que vous ne pouvez pas déduire des montants approximatifs ou estimés, et permet la reconstitution lorsque les registres ont été détruits pour des raisons indépendantes de votre volonté. Voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Les dépenses personnelles sont étiquetées personnelles et gardées hors des dépenses. La Publication 334 décrit un compte de retraits pour les revenus d'entreprise retirés afin de payer des dépenses personnelles et familiales. Un bien utilisé aux deux fins, comme un véhicule, ne justifie que sa part commerciale. Si l'argent personnel et l'argent de l'entreprise sont mêlés partout, voyez corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise.

Un CPA peut-il préparer mes déclarations en retard à partir de relevés bancaires?

Oui, lorsque les registres reconstitués appuient chaque chiffre et que les questions ouvertes ont des réponses. Les règles du Trésor américain pour les praticiens indiquent qu'un préparateur peut généralement se fier de bonne foi, sans vérification, aux renseignements du client. Le préparateur ne peut pas ignorer ce que ces renseignements laissent entendre, et il doit poser des questions raisonnables s'ils semblent inexacts, incompatibles avec un fait important ou incomplets. Attendez-vous à des questions sur un dépôt étiqueté « divers », un mois manquant ou des formulaires 1099 dont le total dépasse les recettes déclarées.

Des relevés bancaires seuls ne sont pas un grand livre. Remettez au préparateur :

• les relevés de chaque compte et de chaque mois, avec la liste des lacunes;
• le grand livre étiqueté, avec une note sur chaque décision de jugement;
• chaque formulaire 1099, rapport de processeur et relevé de l'IRS;
• les déclarations antérieures, les listes d'actifs, les documents de prêts et ceux de l'entité.

Les déclarations reposent sur le grand livre, appuyé par les relevés. La déclaration que chaque entité produit, et dans quel ordre, est expliquée dans déclarations d'entreprise non produites; les coûts de l'annexe C par année sont dans dépenses de l'annexe C pour les années non produites.

Que se passe-t-il si je ne produis pas et que l'IRS produit à ma place?

L'IRS peut établir une déclaration de substitution en vertu de l'article 6020(b), et cette déclaration pourrait ne pas tenir compte des déductions et des exemptions auxquelles vous avez droit. La loi vise toute déclaration exigée, pas seulement celle d'un particulier. Pour une déclaration de particulier, y compris celle qui comporte une annexe C, l'IRS envoie ensuite un avis d'insuffisance (notice of deficiency) (CP3219N, la lettre des 90 jours) qui propose la cotisation. Si vous n'êtes pas d'accord avec ses chiffres, produisez votre propre déclaration au plus tard à la date indiquée sur l'avis; l'IRS précise que vous ne pouvez pas demander de prolongation pour produire. Une requête devant la Tax Court a son propre délai : 90 jours après l'envoi de l'avis par la poste (150 jours s'il est adressé à une personne à l'extérieur des États-Unis), ou la dernière date indiquée dans l'avis. Produire une déclaration ne le prolonge pas. Si vous ne produisez pas et ne déposez pas de requête, l'IRS procède à la cotisation. Si un avis est arrivé, faites lire ses dates par un préparateur dès maintenant; voyez rattraper des déclarations de revenus non produites.

La déclaration tardive d'une société de personnes ou d'une société de type S entraîne aussi une pénalité mensuelle, calculée par associé ou par actionnaire et imposée à l'entité (article 6698, article 6699), et la déclaration tardive d'une société de type C est visée par la majoration d'impôt de l'article 6651. Les pénalités et la défense fondée sur le motif raisonnable sont expliquées dans pénalités pour production ou paiement tardif.

Une déclaration établie par l'IRS ne fait pas courir le délai de cotisation de l'impôt, et pour une année sans déclaration produite, l'impôt peut être établi à tout moment. L'IRS demande de produire votre propre déclaration même après qu'il a produit une déclaration de substitution, afin que vous obteniez les déductions et les crédits auxquels vous avez droit; il rajustera généralement votre compte en conséquence. Pour demander le remboursement de l'impôt retenu ou des acomptes estimatifs d'une année, produisez la déclaration de cette année-là dans les trois ans suivant sa date d'échéance. La loi y ajoute toute prolongation du délai de production, et des exceptions peuvent modifier la date limite; faites donc vérifier par le préparateur la date limite de remboursement de chaque année. L'IRS retient aussi les remboursements tant que des déclarations sont en retard.

Combien de temps dois-je conserver les registres reconstitués?

Conservez-les au moins jusqu'à l'expiration du délai applicable à chaque déclaration. Les règles de conservation de l'IRS comptent à partir de la date de production de la déclaration; pour une déclaration tardive, le délai commence donc le jour où vous la produisez réellement.

Les autres périodes, comme pour un revenu omis, les demandes de remboursement et l'impôt sur l'emploi, sont expliquées dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Gardez ensemble le grand livre, ses notes, les relevés et les copies des déclarations produites. Le règlement exige que les registres soient conservés aussi longtemps que leur contenu peut devenir important pour toute loi fiscale fédérale.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Un concepteur graphique pigiste avec trois années non produites

Le concepteur a des formulaires 1099-NEC totalisant 80 000 $ et seulement des relevés bancaires. Les dépôts de chaque année sont triés entre paiements de clients et tout le reste, puis les dépenses sont tirées des lignes de carte et de banque.

La deuxième année, 2 500 $ venaient d'un petit client qui n'a envoyé aucun formulaire. C'est quand même un revenu; les recettes brutes dépassent donc les formulaires. Sur trois ans, les formulaires totalisent 80 000 $, les recettes brutes reconstituées sont de 82 500 $ et le bénéfice net est de 66 500 $. Une déclaration de substitution pourrait partir des seuls formulaires, sans crédit pour les dépenses d'entreprise.

Un détaillant constitué en LLC à membre unique

La LLC a 150 000 $ de dépôts en une année. Les relevés montrent 12 000 $ virés de l'épargne du propriétaire et un prêt bancaire de 8 000 $, soit ensemble 20 000 $ qui ne sont pas des ventes. En supposant que tous les autres dépôts sont des ventes, sans taxe de vente perçue, les produits sont de 130 000 $. La reconstitution doit le démontrer : les virements correspondent au relevé d'épargne du propriétaire, et le prêt correspond à une entente signée. Sans les deux, les 20 000 $ peuvent passer pour des ventes. Le coût des marchandises vendues est une reconstitution distincte.

Un vendeur en ligne

Le formulaire 1099-K indique 45 000 $, mais les dépôts totalisent 38 000 $. La plateforme a retenu 7 000 $ : 4 500 $ de frais et 2 500 $ de remboursements. Son rapport de fin d'année concilie les deux. Les recettes brutes partent de 45 000 $; les remboursements réduisent les ventes et les frais sont une dépense. N'inscrire que le dépôt de 38 000 $ sous-estimerait les ventes et cacherait les frais.

Votre situation est différente?

• Vous avez deux années de retard ou plus sans grand livre, un avis de l'IRS ou une déclaration de substitution est arrivé, ou l'entreprise a aussi de la taxe de vente, de la paie ou des associés : les années à reconstituer d'abord, la façon de transformer les relevés en livres sur lesquels les déclarations peuvent reposer, et ce dont le préparateur a besoin dépendent de faits qu'une page ne peut pas trancher. Voyez rattraper des déclarations de revenus non produites pour les années à produire, ce que coûte un rattrapage et la tenue de livres pour les années de rattrapage pour la reconstitution elle-même.
• L'entreprise est une LLC, une société de personnes ou une société de type S qui a plusieurs propriétaires : voyez déclarations d'entreprise non produites et livres de rattrapage d'une société de type S.
• L'entreprise a vendu des marchandises : le coût des marchandises vendues exige sa propre reconstitution; voyez stocks et coût des marchandises sans registres.
• Des dépôts ou des déclarations de paie ont été manqués : voyez en retard sur les charges sociales.
• Les relevés montrent un compte étranger : voyez rattraper la déclaration de comptes étrangers omise.
• L'IRS a déjà écrit à l'entreprise : voyez avis de l'IRS adressé à votre entreprise.
• Vos livres existent, mais ont seulement quelques mois de retard : voyez rattraper des livres en retard.