Revenus 1099 non déclarés : dépenses de l'annexe C passées

Je n'ai pas produit de déclaration depuis des années : suis-je imposé sur la totalité de mes revenus 1099?

Vous êtes imposé sur le montant 1099 complet seulement si la déclaration qui tient lieu de la vôtre pour cette année omet vos dépenses. Un formulaire 1099 montre ce qu'un payeur vous a versé avant tout coût, et un montant du formulaire 1099-K est indiqué sans tenir compte des frais, des remboursements ni de l'expédition. Si vous ne produisez pas de déclaration, l'IRS peut produire une déclaration de remplacement (SFR, préparée à partir des formulaires de revenus qu'elle a reçus) et pourrait ne pas accorder de crédit pour les déductions que vous pourriez demander. Votre propre déclaration inscrit vos recettes à la ligne 1 de l'annexe C et soustrait les dépenses que vous pouvez appuyer; l'impôt est donc calculé sur le bénéfice net.

Déclarez toutes les recettes de l'entreprise, y compris les paiements qu'aucun formulaire n'a signalés : quel que soit le montant déclaré, le revenu tiré de la vente de biens ou de services doit être déclaré. Un total 1099 est un chiffre à rapprocher de vos propres registres, et non votre bénéfice.

Un dossier n'est pas simple quand plusieurs années sont ouvertes, que l'IRS a proposé ou établi de l'impôt sur le montant brut, ou que les registres sont minces. Tout repose sur la preuve, année par année, et c'est dans ces cas que l'aide d'un professionnel compte : quelles dépenses les registres de chaque année appuient, comment la preuve est constituée et dans quel ordre les années sont produites. Voyez l'aide en fiscalité des particuliers, ou la tenue de livres à rattraper si les registres doivent d'abord être reconstitués. À rassembler :

• Les relevés de salaires et de revenus de chaque année : la copie de l'IRS de chaque formulaire 1099 et W-2 déclaré sous votre numéro.
• Les relevés de chaque compte bancaire et de chaque carte qui ont payé un coût d'entreprise, y compris les comptes personnels.
• Les factures, l'historique des commandes et les registres de facturation des fournisseurs.
• Les entrées de calendrier, les courriels et l'historique des trajets qui montrent où vous avez roulé et pourquoi, avec les registres d'entretien du véhicule.
• Les registres de loyer ou d'hypothèque, de services publics et d'assurance pour toute année où vous avez travaillé à domicile.

Pour savoir quelles années sont exigibles, les pénalités et comment obtenir des copies des formulaires 1099, voyez rattraper des déclarations non produites.

Quelles dépenses d'entreprise puis-je réclamer à l'annexe C pour une année passée?

Un coût qui est ordinaire et nécessaire pour l'entreprise et qui, selon la méthode de caisse que de nombreux entrepreneurs individuels sans stocks utilisent (revenus comptés à l'encaissement, coûts au paiement), a été payé pendant cette année. Une dépense ordinaire est courante et acceptée dans votre domaine; une dépense nécessaire est utile et appropriée. Un coût en partie personnel ne compte que pour sa part d'entreprise. Les dépenses personnelles, de subsistance et familiales, les amendes payées à un organisme gouvernemental et le divertissement ne sont habituellement pas déductibles (Publication 334).

Équipement acheté pendant une année passée : la règle refuge de minimis, qui permet de déduire d'un coup de petits achats, fait l'objet d'un choix sur une déclaration initiale produite à temps; une déclaration produite des années en retard peut donc ne pas y être admissible, alors qu'un choix de l'article 179 peut être fait sur une déclaration initiale, produite à temps ou non, et que l'amortissement bonifié s'applique à moins qu'une déclaration produite à temps y ait renoncé. Voyez les petits achats, y compris quoi faire si le choix a été manqué.

Les marchandises que vous revendez sont un coût des marchandises vendues, et non une ligne de dépenses : voyez les stocks sans registres. Les chauffeurs ont leur propre liste dans les déductions des chauffeurs de covoiturage et de livraison.

Ai-je besoin d'une tenue de livres historique, ou puis-je reconstituer mes dépenses à partir des relevés bancaires?

Il vous faut un sommaire des revenus et des dépenses de chaque année passée, avec les registres qui l'appuient, et vous pouvez le bâtir maintenant à partir des relevés bancaires et des registres des fournisseurs. La Publication 583 indique que vos livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et que vous devez conserver les pièces justificatives. Commencez par l'argent qui est sorti de vos comptes, puis joignez un registre de ce qu'il a servi à acheter.

1. Téléchargez les relevés de chaque année pour chaque compte ou carte qui a payé un coût d'entreprise.
2. Dressez la liste des paiements aux bénéficiaires d'entreprise, étiquetez chacun avec une catégorie de l'annexe C et associez-le à un registre de l'achat : historique de compte du fournisseur, courriels de facturation, factures, rapports de frais.
3. Répartissez les coûts à usage mixte selon une part d'entreprise que vous pouvez expliquer, et éliminez les doubles comptes. Un paiement de carte vu à la banque et les charges du relevé de carte représentent le même argent une seule fois.
4. Faites le total de chaque catégorie par année et rédigez une courte note sur la façon dont vous l'avez établi.

Sans chèque payé, un relevé de compte lisible peut montrer le paiement s'il indique le montant, le bénéficiaire et la date (et le numéro du chèque, pour un chèque), mais la preuve du paiement seule n'établit pas une déduction : conservez une facture ou un bordereau de vente qui montre que vous avez engagé le coût. Pour la méthode complète du grand livre, voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Quelles preuves l'IRS accepte-t-elle quand les reçus ont disparu?

Des relevés, des registres de fournisseurs et des factures qui montrent le montant, la date, le bénéficiaire et l'objet commercial. La Publication 583 indique que les pièces justificatives devraient montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise, et énumère les chèques payés, les relevés de compte, les bordereaux de carte et les factures.

Un registre établi sur le moment a plus de poids qu'une déclaration préparée plus tard. Indiquez sur tout ce que vous constituez maintenant la date du jour et ses sources, et n'antidatez jamais. Pour les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile, vous ne pouvez pas déduire des montants que vous approximez ou estimez.

Pour les autres dépenses, les publications de l'IRS citées sur cette page ne prévoient aucune règle d'estimation. Un chiffre sans document à l'appui est celui qui risque le plus d'être refusé, et une déduction non appuyée peut mener à une pénalité liée à l'exactitude de 20 % lorsque l'insuffisance de paiement découle de la négligence ou d'une sous-estimation importante (IRS). Voyez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise et les dépenses que l'IRS remet en question.

Qu'en est-il de l'automobile et du camion : quel taux de kilométrage s'applique à chaque année passée?

Utilisez le taux de kilométrage standard en vigueur au moment où les milles ont été parcourus. Pour 2022, répartissez les milles par semestre.

Les taux proviennent du tableau de l'IRS, qui présente aussi les années antérieures. Multipliez les milles d'entreprise par le taux de l'année et ajoutez le stationnement et les péages à la ligne 9 (instructions de l'annexe C). L'autre choix est celui des dépenses réelles : la part d'entreprise du carburant, des réparations et de l'assurance, plus l'amortissement. Utiliser le taux standard pour une année exclut la déduction des coûts réels pour cette année.

Trois pièges. D'abord, une automobile qu'on possède ne peut utiliser le taux standard que s'il a été choisi dans la première année où elle était disponible pour l'entreprise, au plus tard à la date d'échéance de la déclaration, prolongations comprises. Les pages de l'IRS n'expliquent pas comment cela fonctionne lorsque la première année d'activité n'a jamais été produite; réglez donc la question avant de choisir. Ensuite, une automobile louée doit utiliser le taux standard pendant toute la durée du bail, renouvellements compris; on ne peut donc pas le choisir année par année. Enfin, les trajets entre le domicile et un lieu de travail habituel sont des déplacements domicile-travail, qui ne sont pas déductibles.

Pour chaque usage commercial, le registre doit indiquer la date, la destination, l'objet et les milles, ainsi que le total des milles de l'année (Publication 463, Table 5-1). La déclaration demande aussi la date de mise en service du véhicule, ses milles d'entreprise, de déplacement domicile-travail et autres, et si vous avez des preuves écrites (annexe C, partie IV, ou formulaire 4562 si vous le produisez). Reconstituez à partir des calendriers, des factures, de l'historique des trajets et des registres d'entretien : voyez reconstituer un registre de kilométrage.

Puis-je réclamer un bureau à domicile pour des années où je n'ai pas produit de déclaration?

Oui, si une partie de votre domicile satisfaisait aux critères cette année-là. La méthode simplifiée exige une déclaration initiale produite à temps; pour une année passée, prévoyez donc le formulaire 8829.

L'espace doit être utilisé exclusivement et régulièrement comme principal lieu d'activité, ou comme lieu où vous rencontrez des clients dans le cours normal de vos affaires; la Publication 587 énumère aussi d'autres voies. Une pièce que la famille utilise aussi ne satisfait généralement pas au critère d'usage exclusif. La déduction est limitée au revenu d'entreprise tiré de cet usage après les coûts d'entreprise non liés, et elle ne peut donc pas créer de perte.

La méthode simplifiée fait l'objet d'un choix en l'utilisant sur une déclaration initiale produite à temps, et une déclaration produite après sa date d'échéance (prolongations comprises) n'est pas produite à temps. Pour une année passée, établissez le formulaire 8829 à partir des coûts de logement de cette année-là; l'existence d'un allègement pour choix tardif exige l'examen d'un préparateur avant la production. Si vous êtes propriétaire de la maison, l'amortissement autorisé ou autorisable sur la partie du bureau ne peut pas être exclu du gain lors de la vente de la maison. Pour les critères complets, voyez le bureau à domicile : méthode simplifiée ou réelle.

Quels formulaires de quelle année dois-je utiliser, et dois-je produire chaque année séparément?

Oui, chaque année d'imposition est une déclaration distincte, sur les formulaires de cette année-là. Utilisez le formulaire 1040, l'annexe C et l'annexe SE de cette année, avec les instructions de cette année, à partir de la page des formulaires des années antérieures. Chaque entreprise a sa propre annexe C pour l'année (instructions de l'annexe C).

Envoyez la déclaration à l'adresse indiquée sur tout avis de l'IRS; sinon, produisez-la de la même façon et au même endroit qu'une déclaration produite à temps. La production électronique de l'IRS (e-file) accepte les trois années d'imposition les plus récentes que l'IRS a ouvertes, une fenêtre qui avance chaque janvier; l'IRS indique aux destinataires d'un avis que les déclarations plus anciennes se postent. Une année nommée dans un avis a sa propre date de réponse; lisez donc l'avis avant toute autre chose. Les déclarations d'État suivent des règles distinctes; voyez le guide sur le rattrapage.

Comment le bénéfice net et l'impôt sur le travail autonome changent-ils quand les dépenses sont comptées?

L'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome sont tous deux calculés à partir du bénéfice net; des dépenses appuyées peuvent donc réduire les deux. L'ampleur de la réduction dépend du reste de la déclaration (autres revenus et crédits) et, pour l'impôt sur le travail autonome, du plafond salarial de sécurité sociale de l'année. La ligne 31 de l'annexe C est reportée à l'annexe 1 pour l'impôt sur le revenu et à la ligne 2 de l'annexe SE.

L'impôt sur le travail autonome est de 15,3 % (12,4 % de cotisation de sécurité sociale plus 2,9 % de cotisation Medicare) du bénéfice net multiplié par 92,35 %, dont la moitié est déductible; la part de sécurité sociale s'arrête à un plafond salarial annuel (annexe SE). Il s'applique dès que le revenu net d'un travail autonome atteint 400 $. Les pénalités de production tardive et de paiement tardif sont calculées sur l'impôt impayé; un impôt plus bas signifie donc généralement des pénalités plus basses, même si un minimum pour production tardive peut s'appliquer. Les taux, le minimum et l'allègement se trouvent dans rattraper des déclarations non produites.

Un compromis : la Social Security Administration (SSA) utilise l'annexe SE pour calculer les prestations. Elle crédite le revenu de travail autonome déclaré sur une déclaration produite dans les 3 ans, 3 mois et 15 jours suivant l'année d'imposition; pour une année encore à l'intérieur de cette limite, réclamer des dépenses réduit donc les gains inscrits en plus de l'impôt. Passé la limite, la SSA ne peut modifier son dossier que pour retirer ou réduire des gains, et non pour les augmenter.

De combien de temps est-ce que je dispose pour demander un remboursement pour une ancienne année?

Pour récupérer des retenues, des paiements estimatifs ou des crédits comme le crédit d'impôt sur le revenu gagné, produisez dans les 3 ans après le 15 avril qui suit l'année d'imposition (IRS). Ces paiements sont réputés faits à la date d'échéance; une déclaration produite plus tard n'en récupère donc généralement rien, à moins qu'une prolongation de production ou une exception, comme une catastrophe ou un service en zone de combat, n'ajoute du temps (IRS). Pour l'impôt payé autrement, la demande doit être présentée au plus tard à la plus tardive des dates suivantes : 3 ans après la production ou 2 ans après le paiement, et le remboursement est limité à l'impôt payé dans les trois ans précédant la production, plus toute période de prolongation (IRS). Un bénéfice net plus bas peut modifier les crédits qui dépendent du revenu.

Les dépenses n'ont pas de délai qui leur soit propre : elles font partie de la déclaration de l'année. Si la déclaration montre un trop-payé, les limites de remboursement ci-dessus s'appliquent. Si l'impôt a déjà été établi, l'IRS traite votre déclaration comme un réexamen (section suivante). Pour une année que vous n'avez jamais produite, l'IRS peut établir l'impôt en tout temps; la production de la déclaration fait partir la période de cotisation, habituellement trois ans.

Que faire si l'IRS a déjà produit une déclaration à ma place, ou si le solde semble énorme?

Une déclaration que vous produisez vous-même peut utiliser les chiffres que vous pouvez appuyer; attendez-vous à des questions là où l'appui est mince.

• Un avis d'insuffisance (notice of deficiency, CP3219N) : vous avez 90 jours (150 jours si vous êtes à l'extérieur des États-Unis) pour déposer une requête devant la Tax Court (tribunal fiscal américain). Produire une déclaration ne prolonge pas ce délai. Pour contester sans déposer de requête, produisez la déclaration au plus tard à la date de l'avis.
• Impôt déjà établi sur une déclaration de remplacement : l'IRS traite une déclaration initiale ultérieure comme un réexamen. Si elle remet en question les dépenses, elle peut les examiner et suivre les procédures d'avis prévues par la loi pour refuser ce qui n'est pas appuyé. Elle rejette comme invalide une déclaration non signée; signez donc chacune.
• Un formulaire 1099 qui ne correspond pas à vos dépôts : comparez les deux. Si votre total 1099-NEC dépasse les recettes que vous déclarez, joignez un énoncé qui explique l'écart. Demandez au payeur de corriger un formulaire erroné. Pour un avis d'écart de l'IRS, voyez répondre à un avis CP2000.
• Un solde élevé : l'IRS demande de produire chaque déclaration exigible, que vous puissiez ou non payer en entier, et elle rajuste généralement votre compte aux bons chiffres une fois votre propre déclaration traitée. Pour les modes de paiement, voyez rattraper des déclarations non produites. Les versements estimatifs pour la suite sont expliqués dans l'impôt estimatif trimestriel.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs, en dollars américains. L'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome sont simplifiés.

Chauffeur de livraison, trois ans

Un chauffeur reçoit 40 000 $ US de revenus 1099 chaque année pendant trois années non déclarées. Des relevés et un historique de trajets appuient 10 000 milles d'entreprise par année et 7 500 $ US de téléphone, de fournitures et de frais. Supposons que le taux standard est accessible pour la voiture (voyez les pièges ci-dessus) et que le chauffeur n'a pas de salaires, lesquels utiliseraient une partie du plafond salarial de sécurité sociale.

Pour 2023, l'impôt sur le travail autonome passe d'environ 5 650 $ US sur 40 000 $ US à environ 3 670 $ US sur 25 950 $ US, avant l'impôt sur le revenu. Chaque année est produite sur ses propres formulaires.

Rédactrice pigiste sans reçus

Une rédactrice a 65 000 $ US de revenus 1099-NEC et une pièce libre utilisée régulièrement et uniquement pour le travail, où elle fait sa facturation et la plus grande partie de sa rédaction. Les lignes bancaires montrent 9 000 $ US de logiciels, d'espace de cotravail et de la part d'entreprise de l'Internet, chacun associé à un registre de facturation d'un fournisseur. Le bénéfice net avant le bureau à domicile est de 56 000 $ US. Comme l'année est produite en retard, la méthode simplifiée n'est pas accessible; elle rassemble donc le loyer et les services publics de cette année-là pour le formulaire 8829.

Consultante dont le montant brut a été imposé

L'IRS a produit une déclaration de remplacement sur 90 000 $ US. La consultante produit sa propre déclaration signée, qui montre 30 000 $ US de dépenses appuyées et un net de 60 000 $ US. L'IRS la traite comme un réexamen. Si elle remet en question les 30 000 $ US, elle peut examiner la déclaration et demander des preuves.

Votre situation est différente?

• Plusieurs années sont ouvertes, ou vous n'avez ni reçus ni livres : l'ordre des années et la preuve de chacune exigent le jugement d'un professionnel. Obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers, et voyez la tenue de livres à rattraper si les registres doivent d'abord être reconstitués.
• L'IRS a produit une déclaration de remplacement ou envoyé un avis : la date de l'avis est déterminante. Lisez rattraper des déclarations non produites et apportez l'avis à l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vous avez revendu des marchandises : le coût des marchandises vendues suit ses propres règles dans les stocks sans registres.
• Vous conduisez pour une plateforme : voyez les déductions des chauffeurs de covoiturage et de livraison.
• L'IRS a envoyé un avis d'écart (CP2000) : voyez répondre à un avis CP2000.
• Une LLC à plusieurs membres, une société de personnes ou une société a aussi manqué des déclarations : voyez les déclarations d'entreprise non produites. Une LLC à propriétaire unique qui n'a pas choisi le traitement fiscal d'une société déclare à l'annexe C du propriétaire.
• Vous n'étiez pas résident américain pendant certaines de ces années, ou vous déteniez des comptes à l'étranger : le formulaire et les déclarations supplémentaires changent; voyez la déclaration de non-résident pour un revenu d'entreprise et rattraper les déclarations étrangères omises.
• Vous avez vécu au Canada pendant les années manquantes : voyez les déclarations américaines omises depuis le Canada.