Dépenses personnelles dans l'entreprise : retrait ou déduction?

Puis-je utiliser le compte de mon entreprise pour des dépenses personnelles et les déduire?

Non. Une facture personnelle payée avec le compte de l'entreprise reste une dépense personnelle, et les dépenses personnelles, de subsistance et familiales ne sont pas déductibles, sauf si une disposition précise de l'Internal Revenue Code l'autorise. Seules les dépenses ordinaires et nécessaires pour exploiter une entreprise sont des déductions d'entreprise. Le compte d'où part l'argent ne change pas ce qu'il a servi à payer, et les instructions de l'annexe C précisent de ne pas inscrire les dépenses personnelles, de subsistance et familiales dans la liste des autres dépenses.

Le problème fiscal commence quand le paiement est déduit; dans une LLC à plusieurs membres, une distribution supérieure au coût de base du membre peut aussi être imposable. Dans les livres, un paiement personnel est un retrait du propriétaire : de l'argent que vous avez sorti de l'entreprise, et non un coût d'exploitation. La Publication 334 indique qu'un entrepreneur individuel ne peut pas déduire ses retraits personnels de l'entreprise. Ce mélange de fonds personnels et professionnels s'appelle le mélange des fonds (commingling).

Cette page s'adresse aux entrepreneurs individuels et aux LLC imposées comme une entreprise individuelle ou comme une société de personnes. Si votre LLC a choisi d'être traitée comme une société de type S ou de type C, consultez plutôt une société de type S qui paie des dépenses personnelles ou une société de type C qui paie des dépenses du propriétaire.

Votre cas n'est pas simple si l'une de ces situations s'applique :

• Les paiements personnels s'étalent sur plusieurs mois ou plusieurs années.
• L'un d'eux a déjà été déduit dans une déclaration produite.
• Plus d'un membre a utilisé le même compte.
• L'IRS a écrit au sujet de la déclaration, ou un prêteur, un acheteur ou un investisseur s'apprête à examiner les livres.

À rassembler avant de trier : les relevés de chaque compte et de chaque carte utilisés par l'entreprise, les reçus ou factures derrière tout paiement dont vous n'êtes pas certain, le mode d'imposition de l'entreprise (entrepreneur individuel, LLC à membre unique, LLC à plusieurs membres ou société), la convention d'exploitation s'il y a plus d'un membre, et les déclarations qui ont pu inclure ces coûts.

Qu'est-ce qui rend une dépense déductible, et qu'est-ce qui est personnel, de subsistance ou familial?

Une dépense est déductible lorsqu'elle est à la fois ordinaire et nécessaire pour l'entreprise. La Publication 334 définit une dépense ordinaire comme une dépense courante et acceptée dans votre domaine, et une dépense nécessaire comme une dépense utile et appropriée pour votre entreprise. Une dépense personnelle, de subsistance ou familiale ne passe pas ce critère, peu importe qui la paie et de quel compte elle provient.

Le règlement pris en application de l'article 262 donne la plupart des exemples de coûts personnels :

Les cotisations d'un entrepreneur individuel à son propre régime de retraite et la moitié de l'impôt sur le travail autonome ont aussi leur propre déduction dans la déclaration du propriétaire, et non à l'annexe C (Publication 334). Inscrivez chaque paiement comme un retrait, puis réclamez la déduction à cet endroit si vous y avez droit. Voyez l'assurance maladie du travailleur autonome dans les livres.

Constituer une LLC ou acheter au nom de l'entreprise rend-il une dépense déductible?

Non. Un coût est déductible en raison de ce à quoi il sert, et non du nom inscrit sur la carte, la facture ou le titre de propriété.

Pour l'impôt sur le revenu, une LLC à membre unique est ignorée comme entité distincte de son propriétaire, à moins qu'elle ne choisisse d'être imposée comme une société. Son activité figure dans la déclaration du propriétaire, généralement à l'annexe C pour un particulier qui exploite une entreprise. Constituer la LLC ne rend pas une dépense personnelle déductible.

Une LLC américaine de deux membres ou plus est une société de personnes pour l'impôt fédéral sur le revenu, à moins qu'elle ne choisisse d'être imposée comme une société (IRS). Si des conjoints sont les seuls propriétaires et détiennent la LLC comme bien communautaire selon la loi de l'État, l'IRS accepte l'un ou l'autre traitement, entité ignorée ou société de personnes; vérifiez donc lequel vos déclarations ont utilisé (IRS). Les déductions d'une société de personnes aux lignes 9 à 21 du formulaire 1065 sont uniquement des déductions d'entreprise (instructions); la facture personnelle d'un membre n'y a donc pas sa place.

Le statut peut changer en cours d'année : par défaut, l'arrivée d'un deuxième membre fait d'une LLC à membre unique une société de personnes, et le départ de tous les membres sauf un fait d'une société de personnes une entité ignorée. Un choix au moyen du formulaire 8832 peut prendre effet jusqu'à 75 jours avant la production (instructions). Vérifiez le statut à la date de chaque paiement.

Un bien acheté au nom de l'entreprise n'est déductible que pour son usage professionnel, comme les kilomètres d'affaires d'une voiture.

Cette page traite de l'impôt fédéral sur le revenu. Elle ne répond pas à la question de savoir si le mélange des fonds touche la protection de responsabilité d'une LLC; voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Comment inscrire un paiement personnel fait avec le compte de l'entreprise?

Inscrivez-le comme un retrait du propriétaire dans un compte de capitaux propres, et non comme une dépense. La Publication 334 décrit un compte de retraits comme un compte distinct où l'on inscrit les revenus d'entreprise retirés pour payer des dépenses personnelles et familiales.

1. Repérez chaque paiement personnel sur les relevés du compte.
2. Faites passer sa catégorie d'une dépense au compte de retraits du propriétaire.
3. Ajoutez une note sur ce qu'il a servi à payer.
4. Rapprochez le compte avec son relevé.

Un retrait n'est pas une déduction : il ne réduit donc pas le bénéfice. Un paiement personnel classé par erreur comme dépense a sous-évalué le bénéfice; le déplacer vers le compte de retraits augmente donc le bénéfice de ce montant. Un retrait n'est pas non plus un revenu supplémentaire : le revenu d'un entrepreneur individuel tiré de l'entreprise est son bénéfice net, soit les revenus d'entreprise moins les dépenses d'entreprise (Publication 334). Pour savoir où un retrait se place dans l'état des résultats et le bilan, voyez inscrire les retraits du propriétaire.

Et si la LLC a plus d'un membre : quel compte de capital absorbe le paiement?

Celui du membre qui en a profité. Quand une LLC à plusieurs membres paie la facture personnelle d'un membre, traitez-la comme un retrait de ce membre, inscrit à son compte de capital et non comme une dépense de la LLC, sauf s'il s'agit d'un prêt ou d'une rémunération pour des services. Les comptes des autres membres ne changent pas.

Le compte de capital d'un associé diminue des retraits et des distributions (instructions du formulaire 1065). Une distribution n'entre pas dans le calcul de la part de revenu ou de perte de l'associé; elle ne change donc pas cette part (Publication 541).

Trois pièges :

• Ce peut être un prêt. Si les membres ont convenu que le membre rembourserait la LLC, il s'agit d'un prêt au membre, que la société de personnes déclare à l'annexe L (instructions). Tout dépend de la convention d'exploitation et de ce que les membres ont réellement fait.
• Un paiement pour des services est différent. Un paiement que la société de personnes verse à un associé pour des services, déterminé sans égard au revenu de la société de personnes, peut être un paiement garanti (article 707(c); Publication 541). Une facture personnelle n'en est pas un en soi, mais la payer pour régler une somme que la société de personnes doit à cet associé pour des services peut en être un, peu importe le nom que lui donnent les livres. L'assurance maladie que la société de personnes paie pour un associé est traitée comme un paiement garanti, déductible par la société de personnes et un revenu pour l'associé. Si la société de personnes l'inscrit plutôt comme une réduction des distributions, elle ne peut pas la déduire (Publication 541). Voyez paiements garantis et retraits des associés.
• Une distribution élevée peut être imposable. Un associé constate généralement un gain sur une distribution en argent seulement dans la mesure où elle dépasse le coût de base rajusté de sa participation (Publication 541); voyez les comptes de capital des associés.

Et les coûts en partie professionnels, en partie personnels, comme une voiture, un téléphone ou le domicile?

Seule la partie professionnelle est déductible. La Publication 334 indique de séparer la partie personnelle d'une dépense mixte de sa partie professionnelle, et que la partie personnelle n'est généralement pas déductible.

Pour une voiture, tenez un carnet de dépenses, un journal ou un registre : la Publication 463 les cite comme le type de pièces qui appuient l'usage professionnel. Le pourcentage et les limites d'amortissement de la voiture se trouvent dans les dépenses mixtes et le pourcentage professionnel; les critères du bureau à domicile sont dans la déduction pour bureau à domicile.

J'ai déjà déduit des dépenses personnelles dans une déclaration : que corriger, et quelle pénalité peut s'appliquer?

Une déclaration produite qui a déduit un coût personnel comme dépense d'entreprise a sous-évalué le bénéfice de l'année; chaque année touchée peut donc devoir être corrigée.

• Entrepreneur individuel ou LLC à membre unique : produisez un formulaire 1040-X distinct pour chaque année. L'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome peuvent tous deux changer, et une déclaration d'État peut aussi devoir être modifiée. Dans une déclaration conjointe, les deux conjoints signent et sont généralement responsables de l'impôt supplémentaire, des intérêts et des pénalités, bien qu'un allègement pour conjoint innocent puisse s'appliquer (instructions).
• Société de personnes ou LLC à plusieurs membres : produisez un formulaire 1065 modifié, avec des annexes K-1 modifiées pour les associés. Une société de personnes assujettie aux règles de vérification centralisée (le régime par défaut, sauf si elle s'en est exclue dans une déclaration produite à temps) produit plutôt une demande de rajustement administratif, généralement dans les 3 ans suivant la plus tardive des deux dates : celle de la production et la date d'échéance (article 6227(c); instructions). La déclaration de chaque associé peut aussi changer.

Deux éléments déterminent le risque de pénalité : la raison pour laquelle la déduction a été prise, et la correction avant que l'IRS ne prenne contact pour la première fois au sujet d'un examen.

Les taux et les critères viennent de la page de l'IRS sur la pénalité liée à l'exactitude. L'IRS charge aussi des intérêts sur l'impôt non payé à sa date d'échéance et sur ces pénalités (instructions du formulaire 1040-X). La pénalité liée à l'exactitude ne s'applique pas à la partie d'une insuffisance de paiement pour laquelle vous démontrez un motif raisonnable et votre bonne foi (26 U.S.C. 6664(c)).

Le moment compte. Une déclaration modifiée, ou une demande de rajustement administratif produite à temps, produite après la date d'échéance, prolongations comprises, et avant la première date limite prévue par le règlement, comme le premier contact de l'IRS pour examiner cette déclaration, est une déclaration modifiée admissible : l'impôt supplémentaire est alors considéré comme indiqué dans la déclaration pour calculer la pénalité liée à l'exactitude, sauf toute partie liée à une position frauduleuse (26 CFR 1.6664-2). Pour un élément de société de personnes, la date limite comprend aussi le premier contact de l'IRS avec la société de personnes pour examiner sa déclaration. La décision de modifier dépend des faits. Voyez modifier une déclaration après des erreurs de dépenses d'entreprise.

Quels registres montrent quels paiements étaient professionnels et lesquels étaient personnels?

Un relevé bancaire montre que l'argent a quitté le compte, pas ce qu'il a servi à payer. La Publication 583 indique que les pièces justificatives d'une dépense doivent montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise. Elle précise aussi que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : conservez la facture ou le reçu qui montre que le coût a été engagé.

Conservez les registres derrière chaque élément déduit jusqu'à la fin du délai de prescription de la déclaration, généralement 3 ans après la production de la déclaration, ou après sa date d'échéance si elle a été produite plus tôt. Le délai est de 6 ans si plus de 25 % du revenu brut a été omis de la déclaration, et il est illimité pour une déclaration jamais produite ou frauduleuse (IRS). Pour les reçus perdus, voyez les reçus perdus pour les dépenses d'entreprise.

Comment arrêter de mélanger les fonds personnels et professionnels dès maintenant?

Utilisez un compte réservé à l'entreprise et sortez l'argent par virement. La Publication 583 indique de garder le compte de l'entreprise distinct de votre compte chèques personnel, de l'utiliser uniquement pour l'entreprise et de faire des chèques à votre ordre seulement pour des retraits personnels. Les étapes 2, 3 et 5 ci-dessous sont de bonnes habitudes, et non des règles de l'IRS.

1. Payez les coûts de l'entreprise uniquement avec le compte de l'entreprise, ou avec une carte utilisée seulement pour l'entreprise.
2. Payez-vous par virement dans votre propre compte, avec la mention retrait du propriétaire. Beaucoup de propriétaires choisissent un montant régulier à dates fixes, pour qu'un paiement inhabituel ressorte.
3. Payez les factures personnelles avec votre compte personnel. Si vous faites un faux pas, inscrivez le paiement comme un retrait dès que vous le découvrez.
4. Rapprochez chaque mois le compte de l'entreprise avec son relevé.
5. Dans une LLC à plusieurs membres, tenez un compte de retraits par membre.

Pour ouvrir le compte, voyez un compte bancaire d'entreprise pour une LLC ou un entrepreneur individuel. Pour les façons de vous payer, voyez vous payer à partir d'une LLC.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Un entrepreneur individuel paie un voyage en famille et l'épicerie

L'entreprise d'une entrepreneure individuelle réalise un bénéfice de 60 000 $ avant ces éléments. Elle paie un voyage en famille de 1 200 $ et une facture d'épicerie de 300 $ avec le compte de l'entreprise.

• Les deux sont personnels : elle inscrit donc 1 500 $ comme retraits du propriétaire. Le bénéfice de l'annexe C reste de 60 000 $.
• Si elle les avait classés comme dépenses, le bénéfice serait de 58 500 $, soit 1 500 $ de moins que le montant réel.

Une voiture achetée au nom d'une LLC à membre unique

Un propriétaire achète un VUS de 40 000 $ au nom de sa nouvelle LLC à membre unique, après qu'un ami lui a dit qu'il serait alors entièrement déductible. La LLC est ignorée pour l'impôt sur le revenu : seul l'usage professionnel compte. Un registre des milles montre que 70 % des milles sont professionnels. Généralement, seule cette part est déductible : les milles d'affaires au taux de kilométrage standard, ou environ 70 % des coûts réels et de l'amortissement permis. Les autres 30 % sont personnels. Les véhicules ont des règles particulières d'amortissement et de tenue de registres (Publication 334); la part s'applique donc à ce que ces règles permettent.

Une LLC de deux membres paie les frais de scolarité de la famille d'un membre

Une LLC de deux membres paie 2 000 $ de frais de scolarité de l'enfant d'un membre avec le compte de la LLC. À moins que les membres aient convenu qu'il s'agissait d'un prêt ou d'une rémunération pour des services, l'opération est inscrite comme un retrait de ce membre : elle réduit son compte de capital de 2 000 $ et est déclarée comme une distribution, et non comme une dépense de la société de personnes. La distribution n'est imposable que dans la mesure où elle dépasse le coût de base de ce membre, ce que cet exemple suppose ne pas être le cas. Le compte de capital de l'autre membre et le bénéfice de la LLC ne changent pas.

Votre situation est différente?

• Les paiements mixtes s'étalent sur des mois ou des années, ou vous ne savez pas lesquels étaient professionnels : trier chaque paiement, inscrire chaque paiement personnel comme un retrait et rapprocher chaque compte, c'est le travail décrit dans corriger le mélange des fonds. Reconstituer des livres qui ne concordent pas relève de l'aide en tenue de livres.
• Des dépenses personnelles ont déjà été déduites dans une déclaration produite : décider de modifier, choisir les années et évaluer le risque de pénalité qui reste dépendent des faits et du moment. Commencez par modifier une déclaration après des erreurs de dépenses d'entreprise, et envisagez l'aide en tenue de livres pour reconstituer les mois touchés à partir des relevés.
• L'IRS vous a écrit : la date et le type de lettre changent ce que vous pouvez encore faire seul. Voyez un avis de l'IRS à votre entreprise et une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Plusieurs membres ont utilisé le compte, ou les membres ne s'entendent pas sur ce qui était personnel : voyez les comptes de capital des associés et paiements garantis et retraits des associés. Déterminer à quel membre appartient chaque paiement et l'inscrire au compte de capital de ce membre relève de l'aide en tenue de livres.
• Votre LLC a choisi d'être traitée comme une société de type S ou de type C : voyez une société de type S qui paie des dépenses personnelles ou une société de type C qui paie des dépenses du propriétaire.
• Vous avez payé des coûts d'entreprise avec une carte personnelle : voyez les dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Vous ne savez pas comment votre LLC est imposée : voyez l'imposition des LLC.