Distributions d'une société de type S : écritures et annexe L

Comment inscrire une distribution d'une société de type S dans les livres?

Aux États-Unis, l'écriture de journal d'une distribution en argent d'une société de type S est un débit au compte « distributions aux actionnaires » (capitaux propres) et un crédit à l'encaisse, à la date où la société paie. L'état des résultats ne change pas. Les propriétaires parlent souvent de retrait ou de dividende; les livres parlent de distribution, et un « dividende » fiscal a un sens plus étroit (expliqué plus bas). Les noms de comptes relèvent de la pratique de tenue de livres, pas des règles de l'IRS. Les distributions de biens sont traitées plus loin.

Une distribution est une somme d'argent ou un bien versé à un propriétaire parce qu'il détient des actions. Ce n'est pas une dépense engagée pour gagner un revenu : elle reste donc hors des dépenses. La déclaration de la société de type S la reporte à l'annexe K, ligne 16d, et non comme une déduction (instructions du formulaire 1120-S). Datez-la du jour du paiement : pour les règles de distribution de l'article 1368, le règlement tient compte d'une distribution à la date où la société la verse.

Gardez un compte, ou un sous-compte, par actionnaire. Chaque annexe K-1 indique les distributions propres à cet actionnaire.

Le dossier n'est pas simple dans les cas suivants :

• Le propriétaire a reçu des distributions, mais aucun salaire.
• Les montants diffèrent d'un actionnaire à l'autre.
• Les distributions ont dépassé le bénéfice.
• Le bilan ne concorde pas avec l'annexe L de l'an dernier.
• Des factures personnelles ont été payées avec le compte de la société.
• La société a déjà été une société de type C.

Chacun de ces cas peut obliger à corriger les écritures, ou changer la réponse fiscale, avant qu'un préparateur de déclarations de revenus puisse terminer la déclaration.

À rassembler :

• Les relevés bancaires de toute l'année
• Le détail du grand livre pour les distributions et les bénéfices non répartis
• Les annexes L et M-2 de l'an dernier
• L'annexe K-1 de chaque actionnaire
• Les rapports de paie
• Qui détient combien d'actions, et depuis quelle date

S'agit-il d'une distribution, d'un salaire, d'un remboursement de frais ou d'un prêt?

Une somme est une distribution lorsqu'elle est versée à un actionnaire en raison des actions qu'il détient. Le paiement d'un travail est un salaire, le remboursement d'un coût d'entreprise est un remboursement de frais, et l'argent que le propriétaire doit rendre est un prêt. Chacun s'inscrit et se déclare différemment.

Un salaire raisonnable passe avant les distributions. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, indique qu'une société de type S doit verser une rémunération raisonnable à l'actionnaire-employé avant toute distribution qui n'est pas un salaire, et qu'elle peut requalifier des distributions en salaires. Un remboursement de frais n'est pas un salaire s'il respecte les règles du régime de remboursement des dépenses (accountable plan); voir le remboursement des dépenses du propriétaire.

Les primes d'assurance maladie que la société de type S paie pour un actionnaire qui détient plus de 2 % des actions ou des droits de vote ne sont pas non plus des distributions. La société les déduit et les déclare comme salaires de ce propriétaire sur le formulaire W-2; voir l'assurance maladie des propriétaires.

Si des pertes ont déjà réduit le coût de base du prêt de l'actionnaire, une partie du remboursement peut être imposable (instructions de l'annexe K-1, code E). Voir les prêts d'un actionnaire à une société de type S.

Qu'une facture personnelle payée par la société soit une distribution, un salaire ou un prêt dépend des faits. Voir les dépenses personnelles payées par une société de type S.

Comment clôturer le compte de distributions dans les bénéfices non répartis?

À la fin de l'exercice, débitez les bénéfices non répartis et créditez le compte de distributions de tout son solde. Les bénéfices non répartis de clôture égalent alors ceux d'ouverture, plus le bénéfice net, moins les distributions. Le logiciel de comptabilité fait souvent cette clôture lui-même; vérifiez le résultat au lieu de le présumer.

• Le compte de distributions repart à zéro au début de l'année suivante.
• L'annexe L indique les bénéfices non répartis à la ligne 24, et non un compte de distributions (formulaire 1120-S).
• Le bénéfice net selon les livres est le même, que les distributions soient petites ou grandes.

Pourquoi les distributions d'une société de type S faussent-elles mon bilan et l'annexe L?

Une distribution bien inscrite réduit l'encaisse et les capitaux propres du même montant : le bilan reste donc équilibré. Les bénéfices non répartis baissent aussi, et deviennent négatifs quand les distributions et les pertes dépassent le revenu; c'est de l'arithmétique, pas une erreur. Une annexe L qui ne concorde plus vient en général de la façon dont une écriture a été inscrite, car le bilan de l'annexe L doit correspondre aux livres et aux registres de la société.

Si le bilan ne concorde toujours pas, ou si vous êtes tenté de le forcer avec la ligne d'ajustements des capitaux propres, voir l'annexe L qui ne s'équilibre pas.

Les distributions supérieures aux bénéfices non répartis posent-elles un problème, et en quoi diffèrent-elles du coût de base?

Des bénéfices non répartis négatifs sont un résultat comptable : sur la période couverte par les livres, les distributions et les pertes ensemble ont dépassé le revenu. Ce n'est pas, en soi, un événement fiscal. L'impôt sur une distribution dépend du coût de base des actions de l'actionnaire. Ce coût de base part de ce que l'actionnaire a payé ou apporté pour les actions (les actions reçues en don ou en héritage suivent d'autres règles), puis varie avec le revenu, les pertes et les distributions de la société. Pour une société de type S sans bénéfices et profits accumulés (la mesure fiscale du bénéfice laissé par les années où elle était une société de type C), une distribution n'est pas imposée jusqu'à concurrence du coût de base des actions, et l'excédent est traité comme un gain provenant de la vente d'un bien.

Trois chiffres se confondent souvent :

Les distributions ne réduisent le coût de base des actions que jusqu'à zéro (instructions de l'annexe K-1), et le compte d'ajustements cumulés que jusqu'à zéro aussi, bien que des pertes puissent le rendre négatif (instructions de l'annexe M-2). Les trois diffèrent parce qu'ils mesurent des choses différentes. Selon l'IRS, c'est à l'actionnaire, et non à la société, de suivre le coût de base des actions, mais les livres fournissent les distributions et le revenu qui servent à le calculer. L'actionnaire qui reçoit une distribution autre qu'un dividende produit le formulaire 7203 avec sa propre déclaration. Voir le coût de base d'un actionnaire d'une société de type S.

Deux autres règles peuvent toucher un versement, en dehors des livres. Une société qui a déjà été une société de type C peut avoir des bénéfices et profits accumulés. Les distributions viennent alors d'abord du compte d'ajustements cumulés, sauf si la société choisit, avec le consentement de tous les actionnaires touchés, de distribuer d'abord les bénéfices et profits (un état joint à un formulaire 1120-S original ou modifié produit dans les délais pour cette année; il vaut pour cette année seulement et ne peut pas être révoqué). La partie qui est un dividende jusqu'à concurrence de ces bénéfices est imposée même si le coût de base des actions est élevé. Le droit de l'État limite aussi les distributions, et il varie selon l'État; par exemple, le Delaware permet les dividendes prélevés sur l'excédent tel que sa loi le définit ou, à défaut, sur les bénéfices nets de l'exercice en cours ou du précédent. Un administrateur du Delaware qui approuve volontairement ou par négligence un dividende illégal est personnellement responsable envers la société, et envers ses créanciers si elle est dissoute ou insolvable, pendant 6 ans après le paiement. Pour les capitaux propres négatifs, quel que soit le type d'entité, voir les capitaux propres négatifs du propriétaire.

Où les distributions figurent-elles sur le formulaire 1120-S et l'annexe K-1?

Les distributions passent à l'annexe K, à chaque annexe K-1, à l'annexe L par les bénéfices non répartis, et à l'annexe M-2. Toutes doivent provenir du même grand livre.

Sources : instructions du formulaire 1120-S, formulaire 1120-S et instructions de l'annexe K-1.

Une petite société de type S doit-elle quand même remplir l'annexe L?

Une petite société de type S n'a pas à remplir les annexes L et M-1 si elle répond Oui à la question 11 de l'annexe B. Il faut pour cela que les recettes totales de l'année et l'actif total à la fin de l'exercice soient tous deux inférieurs à 250 000 $ (formulaire 1120-S). Pour cette question, les recettes totales comptent plus que les ventes; les instructions de la question 11 énumèrent les lignes.

L'annexe M-2 n'entre pas dans cette dispense. Selon les instructions de l'annexe M-2, une société qui a des bénéfices et profits accumulés doit tenir le compte d'ajustements cumulés, et elles recommandent à toute société de type S de le tenir. Les livres devraient quand même produire un bilan de fin d'exercice, car c'est là que se suivent les bénéfices non répartis et les prêts des actionnaires.

Comment inscrire une distribution de biens plutôt que d'argent?

Une distribution de biens est tout paiement à un actionnaire qui n'est pas en argent, comme de l'équipement, un véhicule ou des titres. La déclaration évalue un bien qui a pris de la valeur à sa juste valeur marchande, et la société constate un gain si le bien vaut plus que son coût de base fiscal.

• Dans la déclaration : la ligne 16d demande un état indiquant la date d'acquisition, la date de distribution, la juste valeur marchande à cette date et le coût de base de la société.
• Montant : la distribution est comptée à la juste valeur marchande du bien, avant les règles sur les dettes ci-dessous. Cette valeur est aussi le coût de base du bien pour l'actionnaire (article 301).
• Gain : la société constate un gain comme si elle vendait le bien à sa juste valeur marchande; les règles du sous-chapitre C s'appliquent à une société de type S, sauf là où les règles propres aux sociétés de type S diffèrent. Ce gain passe aux actionnaires avec la nature qu'il aurait eue lors d'une vente : le gain sur de l'équipement déjà amorti peut donc être un revenu ordinaire. Le coût de base des actions se calcule en y ajoutant le revenu de l'année avant de tester la distribution.
• Perte : lorsque le bien vaut moins que son coût de base fiscal, aucune perte n'est constatée.

Une façon courante de l'inscrire, lorsque les livres suivent la juste valeur :

Des livres tenus sur une autre base peuvent inscrire le bien à sa valeur comptable, sans gain. La déclaration utilise la juste valeur marchande et le coût de base fiscal de la société dans les deux cas : l'écriture et la déclaration peuvent donc différer. Un bien grevé d'un prêt suit des règles particulières sur les dettes, et une société qui se trouve dans un délai de 5 ans suivant son choix de société de type S (ou suivant l'acquisition d'actifs au coût de base reporté d'une société de type C) peut devoir l'impôt sur les gains latents sur un bien qui a pris de la valeur quand elle était une société de type C. Un préparateur doit examiner ces cas avant que l'écriture soit finale.

Que faire si les distributions étaient inégales, ou si j'ai reçu des distributions sans salaire?

Les distributions doivent suivre la propriété des actions. Une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions, ce qui veut dire que toutes les actions doivent conférer des droits identiques aux distributions et au produit de liquidation selon les documents constitutifs de la société. Inscrivez séparément la distribution de chaque actionnaire et comparez-la à sa part de propriété. L'impôt d'État que la société paie ou retient pour certains actionnaires, par exemple des propriétaires non-résidents, compte comme une distribution présumée à leur égard; si toutes les actions conservent des droits identiques une fois ces paiements comptés, une différence de moment ne crée pas une deuxième catégorie d'actions (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(ii)). Des montants inégaux demandent l'examen d'un préparateur avant la déclaration; voir les distributions inégales d'une société de type S, qui traite de l'effet sur le choix de société de type S.

Des distributions sans salaire forment un piège distinct. Selon les instructions du formulaire 1120-S, les distributions et autres paiements à un dirigeant doivent être traités comme des salaires dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable. Appeler la somme une distribution dans les livres ne règle pas la question. Voir quel salaire vous verser et la paie d'une société de type S jamais exécutée.

Quels registres garder pour chaque distribution?

Gardez de quoi montrer qui a été payé, combien, quand et pour quoi.

• La date du paiement, l'actionnaire, le montant et la pièce bancaire
• S'il s'agissait d'argent ou d'un bien; pour un bien, les dates, la preuve de la juste valeur marchande et le coût de base de la société
• Toute approbation écrite que les documents constitutifs de la société exigent
• Le grand livre courant par actionnaire, chaque annexe K-1 et les annexes L et M-2 des années précédentes

Gardez les registres qui appuient un élément de la déclaration, en général pendant 3 ans à compter de la plus tardive des dates entre l'échéance et la production de la déclaration de chaque actionnaire. Gardez les registres qui établissent le coût de base d'un bien de la société aussi longtemps qu'il faut pour calculer le coût de base du bien d'origine ou de remplacement (instructions du formulaire 1120-S). Le grand livre des distributions, chaque annexe K-1 et les annexes L et M-2 antérieures alimentent des soldes qui se reportent, et ils peuvent donc servir plus longtemps : selon les instructions, la société garde ses registres aussi longtemps qu'ils peuvent servir pour une disposition de l'Internal Revenue Code. Chaque actionnaire est responsable de garder les renseignements nécessaires pour calculer le coût de base de ses actions.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Distributions mensuelles

Un propriétaire déjà rémunéré par la paie reçoit aussi 5 000 $ par mois en distributions d'une société de type S. Chaque mois, les livres montrent un débit aux distributions aux actionnaires de 5 000 $ et un crédit à l'encaisse de 5 000 $, soit douze écritures en tout. À la fin de l'exercice, 60 000 $ sont clôturés dans les bénéfices non répartis. L'état des résultats est le même que sans distributions.

Distributions supérieures au bénéfice

Une société de type S d'un seul propriétaire gagne 50 000 $ et distribue 80 000 $. Les bénéfices non répartis baissent de 30 000 $. S'ils étaient de 20 000 $ au début de l'année, ils finissent à moins 10 000 $ (20 000 $ plus 50 000 $ de revenu, moins 80 000 $ de distributions). La réponse fiscale vient du coût de base des actions, en supposant qu'il n'y a pas de bénéfices et profits accumulés des années où la société était de type C. Le revenu de 50 000 $ de l'année augmente le coût de base avant que la distribution soit testée. Si le propriétaire commençait l'année avec un coût de base de 50 000 $, le coût de base après ce revenu est de 100 000 $ et les 80 000 $ ne sont pas imposables. S'il commençait sans coût de base (les chiffres comptables et fiscaux peuvent différer), le coût de base après ce revenu est de 50 000 $ : 50 000 $ ne sont pas imposables et les autres 30 000 $ sont un gain en capital. Les bénéfices non répartis sont négatifs dans les deux cas.

Deux actionnaires, 60/40

Deux actionnaires détiennent 60 % et 40 % des actions. Une distribution de 10 000 $ est inscrite en 6 000 $ et 4 000 $. Si chacun reçoit 5 000 $, les montants ne suivent plus la propriété, et un préparateur doit les examiner avant la déclaration.

Votre situation est différente?

• Vos distributions ont dépassé le bénéfice, étaient inégales ou ont été versées sans paie, ou le bilan ne concorde pas avec l'annexe L de l'an dernier : la façon de corriger les écritures, le véritable coût de base de chaque propriétaire et le compte d'ajustements cumulés, ainsi que la nécessité de modifier une déclaration déjà produite, sont des questions de professionnel. Voir l'aide en tenue de livres pour une société de type S et l'aide en fiscalité des sociétés.
• Les distributions n'ont pas suivi la propriété, ou vous les avez reçues sans faire la paie : voir les distributions inégales d'une société de type S et la paie d'une société de type S jamais exécutée.
• Vous avez reçu plus que votre coût de base, ou vous devez le calculer : voir les distributions supérieures au coût de base et le coût de base d'un actionnaire d'une société de type S.
• La société a payé vos factures ou vos impôts personnels : voir les dépenses personnelles payées par une société de type S.
• Les livres ont des mois de retard, ou vous voulez qu'on tienne l'ensemble : voir la mise à jour des livres d'une société de type S et la tenue de livres d'une société de type S.
• La société était une société de type C auparavant, ou une LLC vient de choisir le statut de société de type S : voir le passage d'une société de type C à une société de type S et les livres après le choix de société de type S.
• Vous êtes une LLC ou un entrepreneur individuel, pas une société de type S : voir l'inscription d'un retrait du propriétaire.
• Un propriétaire vit au Canada : voir le propriétaire canadien d'une société de type S américaine.