Frais d'entreprise sur carte personnelle : inscrire et rembourser

Puis-je utiliser ma carte de crédit personnelle pour des frais d'entreprise, et sont-ils toujours déductibles?

Généralement, oui. Un frais d'entreprise est déductible lorsqu'il est ordinaire et nécessaire pour l'entreprise et qu'il peut être prouvé, et non selon la carte qui l'a payé. La carte ne change pas le critère. La structure de l'entreprise détermine à qui appartient le frais et comment le propriétaire récupère l'argent.

L'utilisation de la carte est permise, mais chaque achat est une ligne de plus à rapprocher d'un reçu et d'une écriture du propriétaire. La Publication 583 conseille de tenir le compte chèques de l'entreprise séparé de votre compte personnel.

Les conjoints qui possèdent ensemble une LLC en biens communs peuvent, s'ils y sont admissibles, la déclarer plutôt dans leur propre déclaration, et suivre alors la ligne de l'entrepreneur individuel (IRS).

Plus bas, « LLC à membre unique » désigne une LLC déclarée dans la déclaration de son propriétaire particulier; celle qui choisit d'être traitée comme une société suit les lignes des sociétés.

La ligne applicable peut changer en cours de période : un deuxième membre se joint, la LLC choisit d'être traitée comme une société par le formulaire 8832 ou comme une société de type S par le formulaire 2553, ou vous constituez une société. Les achats avant et après suivent des lignes différentes. Les frais payés avant l'ouverture de l'entreprise sont des frais de démarrage, qui ont leurs propres règles de déduction (Publication 583; voyez frais de démarrage payés personnellement avant la LLC).

Un cas n'est pas simple lorsque l'entreprise est une société ou compte plus d'un propriétaire, lorsque les achats s'accumulent depuis plus d'une année, lorsque les montants sont élevés, lorsque le solde de la carte porte intérêt, ou lorsque personne n'a écrit si la somme est un remboursement, un apport ou un prêt.

Rassemblez d'abord : les relevés de carte de chaque année, le reçu ou la facture de chaque achat d'entreprise, la structure de l'entreprise, qui a payé, et tout régime, convention ou billet entre vous et l'entreprise.

Comment inscrire des frais d'entreprise payés avec une carte personnelle qui ne figure pas dans mes livres?

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, inscrivez chaque achat d'entreprise à la date de l'achat dans son compte habituel (une charge, des stocks ou un actif comme du matériel), et créditez un compte d'apport du propriétaire dans les capitaux propres. Il n'existe pas de catégorie « payé personnellement » : le paiement personnel n'apparaît que dans l'apport. Une charge réduit le bénéfice; un actif suit les règles d'amortissement ou de passage en charges. L'apport n'est pas un revenu; il consigne le fait que votre propre argent a payé le frais. Les autres structures suivent les sections ci-dessous.

1. Sortez le relevé de carte de la période.
2. Marquez les lignes d'entreprise. Laissez de côté les lignes personnelles. Pour un achat en partie personnel, comme un téléphone, inscrivez seulement la part d'entreprise; voyez dépenses à usage mixte. Tenez compte des remboursements et des crédits du relevé; ils réduisent la charge et l'apport.
3. Inscrivez chaque ligne marquée dans sa propre catégorie (logiciels, fournitures, déplacements), avec la date de l'achat et le montant du relevé. Les marchandises destinées à la revente vont dans les stocks ou les achats, et non dans les charges; la Publication 583 traite le coût des stocks à part des charges. Le matériel et le mobilier ne sont pas non plus des « autres charges » (instructions de l'annexe C) : ils sont capitalisés, sauf si un choix, comme la règle refuge de minimis, s'applique (Publication 334).
4. Créditez chaque écriture au compte d'apport du propriétaire.
5. Faites le total des écritures et rapprochez-le des achats d'entreprise que vous avez marqués sur le relevé.
6. Conservez le reçu ou la facture de chacun.

Les menus des logiciels diffèrent; choisissez donc le type capitaux propres pour l'apport, jamais un type charge. Voyez comptes de capitaux propres d'une LLC.

Dois-je me rembourser si je suis entrepreneur individuel ou propriétaire d'une LLC à membre unique?

Généralement, non. L'entrepreneur individuel et l'entreprise sont un seul contribuable aux fins de l'impôt sur le revenu; il n'y a donc rien à rembourser. L'IRS traite une LLC à membre unique de la même façon, sauf si elle choisit d'être imposée comme une société; celle qui l'a fait suit les sections sur les sociétés plus bas. La déduction est à vous, que de l'argent revienne ou non.

Si vous transférez de l'argent du compte de l'entreprise vers vous pour équilibrer les choses, inscrivez-le comme un retrait du propriétaire. Ce n'est ni une charge ni un salaire. Les instructions de l'annexe C disent de laisser les sommes que vous vous versez hors des salaires, et la Publication 334 décrit un compte de retraits pour l'argent retiré à des fins personnelles. Un retrait ne change pas le bénéfice. Voyez inscrire les retraits du propriétaire.

LLC à plusieurs membres ou société : remboursement, apport ou prêt?

Tout dépend de ce que vous et l'entreprise avez réellement convenu au moment du paiement, et de ce que les livres et les documents montrent; une étiquette ne tranche pas la question. L'IRS cite une décision-mémoire de la Tax Court (tribunal fiscal américain), rendue selon ses propres faits, où les paiements d'une société de type S à son unique actionnaire ont été jugés être des salaires, et non des remboursements de prêt, et où les transferts antérieurs de l'actionnaire ont été jugés être des apports au capital, et non des prêts.

Classez d'abord chaque achat. Une facture au nom de l'entreprise, comme une facture de fournisseur, est un frais de l'entreprise, et ce qu'elle vous doit est généralement une dette envers vous. Un frais que vous avez assumé dans l'exercice de votre travail comme employé, comme vos propres déplacements, n'est remboursé sans impôt que selon un régime de remboursement des dépenses (accountable plan) (26 CFR 1.62-2). Dépenses d'une société de type S jamais remboursées classe les éléments en détail.

Changer l'étiquette plus tard ne change pas les faits. La façon dont chacun apparaît sur la déclaration et dans le coût de base figure dans apport du propriétaire ou prêt à votre LLC.

Comment me rembourser à partir d'une société de type S sans créer de salaire?

Pour les frais assumés dans l'exercice de votre travail, utilisez un régime de remboursement des dépenses (accountable plan) : une entente de remboursement qui respecte trois règles. Les sommes versées en vertu de ce régime ne sont pas des salaires, ne figurent pas sur le formulaire W-2 et ne comportent ni retenue ni impôt sur l'emploi. Si l'entente manque à une règle, toutes les sommes versées en vertu de celle-ci sont traitées comme versées dans le cadre d'un régime sans justificatifs (nonaccountable plan), incluses dans le revenu de l'employé et déclarées comme salaires avec retenue. Si l'entente est valide, mais qu'un employé ne rend pas à temps une avance excédentaire, seul l'excédent l'est. Un paiement mensuel fixe versé, que des frais aient été engagés ou non, manque à la première règle pour chaque dollar.

Si la société doit cette retenue et ne la verse pas, une personne responsable qui omet volontairement de la verser, comme un propriétaire-dirigeant, peut se voir imposer personnellement une pénalité égale à la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé (IRS). L'IRS dispose généralement de 3 ans à compter de la dernière des dates suivantes, soit la production de la déclaration ou le 15 avril suivant, pour l'imposer, et d'aucune limite si la déclaration n'a jamais été produite (IRM 5.19.14).

Ce qui est raisonnable dépend des faits. Les règles refuges à dates fixes du règlement sont 60 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense pour documenter une dépense, une avance faite dans les 30 jours suivant le paiement ou l'engagement de la dépense, et 120 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense pour remettre un excédent (26 CFR 1.62-2, Publication 463). Une deuxième règle refuge accorde 120 jours après chaque relevé périodique lorsque la société envoie, au moins chaque trimestre, des relevés demandant les dépenses non prouvées (paragraphe (g)(2)(ii)); le règlement ne dit pas si elle vise les dépenses payées avant l'existence de tout régime. L'entente n'a pas besoin d'être un régime écrit (Publication 5137), mais une courte politique écrite montre plus tard quelles étaient les règles. Les règles couvrent les frais qu'un employé assume en rendant des services, et l'IRS traite un dirigeant de société qui rend des services à la société comme un employé.

Les achats qui traînent depuis des mois sortent des règles refuges à dates fixes; savoir si un remboursement tardif est encore à temps dépend donc des faits. Si la société ne vous rembourse jamais, le frais n'est généralement pas non plus déductible dans votre propre déclaration (Publication 463, Public Law 119-21). Les deux cas sont traités dans dépenses d'une société de type S jamais remboursées. La mise en place d'un régime pour un bureau à domicile, un téléphone ou une voiture est traitée dans rembourser les dépenses du propriétaire.

Qu'en est-il des intérêts et des frais de la carte personnelle?

L'intérêt suit ce que l'argent emprunté a servi à payer. Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique déclarés dans votre propre déclaration, l'intérêt sur un solde de carte qui a payé des frais d'entreprise est un intérêt d'entreprise, inscrit comme tout autre achat d'entreprise : une charge, créditée à l'apport du propriétaire. L'intérêt sur la partie personnelle est personnel, non déductible et non inscrit. Pour un immeuble locatif que vous possédez seul, c'est un frais de location (la Publication 527 compte l'intérêt parmi eux). Un solde payé avant que l'intérêt ne s'accumule ne laisse rien à répartir.

La Publication 334 indique que l'intérêt se rapporte à l'entreprise si le produit a payé une dépense d'entreprise, et qu'on ne peut le déduire que si l'on est légalement responsable de la dette. Selon le 26 CFR 1.163-8T, un paiement sur une dette qui comprend les deux types d'achats est traité comme remboursant d'abord la partie personnelle. Une carte est un emprunt continu : les soldes au même taux forment une seule dette, et les soldes à des taux différents, comme un solde promotionnel ou une avance de fonds, sont des dettes distinctes remboursées dans l'ordre que fixe la convention de la carte (paragraphe (d)(3)). La règle a été rédigée pour les limites sur les pertes passives et sur les intérêts non liés à une entreprise; un préparateur devrait donc confirmer comment elle s'applique à un solde renouvelable.

La carte est votre propre dette. Une société ne déduit l'intérêt que sur une dette dont elle est légalement responsable; l'intérêt de la carte appartient donc généralement au titulaire de la carte, et non à la société. Si vous êtes l'employé de votre propre société et que la carte a payé des frais que vous avez assumés dans l'exercice de votre travail, l'intérêt est un intérêt personnel et n'est pas déductible (26 CFR 1.163-9T). Savoir si vous, ou une LLC à plusieurs membres ou une société, pouvez déduire le reste dépend des faits, et les sources citées ici ne tranchent pas la question. Les frais d'une carte utilisée aux deux fins se répartissent comme la Publication 334 répartit toute dépense en partie d'entreprise et en partie personnelle : seule la partie d'entreprise est déductible.

Quelle preuve me faut-il pour chaque dépense?

Un relevé de carte prouve que vous avez payé; il ne prouve pas que le frais était pour l'entreprise. La Publication 583 précise que la preuve du paiement seule n'établit pas une déduction; conservez donc aussi le bordereau de vente ou la facture. Un relevé de carte de crédit peut prouver le paiement lorsqu'il montre le montant porté à la carte, le nom du bénéficiaire et la date de l'opération.

Les reçus manquants sont traités dans le même guide, et la durée de conservation dans combien de temps conserver les registres de l'entreprise.

Comment éviter de compter la dépense en double quand je paie le solde de la carte?

Inscrivez la charge une seule fois, à l'achat. Payer le solde de la carte déplace de l'argent; ce n'est jamais une deuxième charge. Le double compte apparaît quand l'achat et le paiement sont tous deux codés en charges.

Un remboursement codé en charge après que le frais a déjà été inscrit crée le même double compte. Le fonctionnement des paiements de carte est expliqué dans paiements de carte de crédit dans les livres.

Je possède un immeuble locatif à mon nom et j'ai payé ses frais avec une carte personnelle : où cela va-t-il?

Si vous le possédez seul, cela va sur l'annexe E comme frais de location, sans rien à rembourser, car vous et l'immeuble locatif êtes un seul contribuable. La Publication 527 range l'entretien, l'assurance, les taxes et l'intérêt parmi les frais déduits du revenu de location, traite les améliorations comme amorties plutôt que déduites, et précise de répartir les dépenses entre l'usage locatif et l'usage personnel si vous utilisez vous-même le bien. Si vous le détenez avec une personne avec qui vous ne produisez pas de déclaration conjointe, vous déduisez les dépenses que vous avez payées selon votre part de propriété, et le copropriétaire vous doit le reste (Publication 527, intérêt partiel).

Si une LLC possède l'immeuble locatif, le tableau du début s'applique : une LLC à membre unique qui n'a pas choisi d'être traitée comme une société est toujours déclarée sur votre annexe E, une LLC à plusieurs membres est une société de personnes dont les frais sont ceux de la LLC, et une LLC imposée comme une société suit les lignes des sociétés. Les registres et les comptes de location sont traités dans registres et reçus d'un immeuble locatif et plan comptable d'un immeuble locatif.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Designer pigiste

Une entrepreneure individuelle porte 4 000 $ US de logiciels et un ordinateur portable à sa carte personnelle. Les livres montrent 4 000 $ US de frais (les logiciels en charges, l'ordinateur en matériel) et un apport du propriétaire de 4 000 $ US. Son annexe C déduit chaque frais selon ses règles habituelles. Des mois plus tard, elle transfère 4 000 $ US du compte de l'entreprise vers elle-même. C'est un retrait du propriétaire; il ne change ni le bénéfice ni la déduction.

LLC à membre unique avec stocks

Le propriétaire d'une LLC à membre unique déclarée dans sa propre déclaration porte 12 000 $ US de stocks à sa carte personnelle au cours de l'année. La carte est hors des livres; il ajoute donc chaque achat à partir des relevés : débit aux stocks, crédit à l'apport du propriétaire, en conservant la facture du fournisseur. Il vérifie que les écritures totalisent les 12 000 $ US d'achats d'entreprise marqués sur les relevés. Payer la carte avec de l'argent personnel n'exige aucune écriture. Si la LLC le paie plus tard, c'est un retrait.

Propriétaire d'une société de type S

Le propriétaire d'une société de type S, qui travaille aussi pour elle comme employé, porte 3 000 $ US de frais de déplacement de l'entreprise à une carte personnelle. Les déplacements qu'il a assumés dans l'exercice de son travail sont son propre frais jusqu'à ce que la société le rembourse. Si la société le rembourse selon un régime de remboursement des dépenses (accountable plan) et qu'il documente les voyages dans 60 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense, un remboursement de 3 000 $ US n'est pas un salaire. Si l'entente manque à une règle, par exemple si les voyages ne sont pas documentés à temps, la société doit le traiter comme un salaire, avec retenue et charges sociales. L'inscrire comme prêt n'est pas une solution de rechange sans conséquence : l'IRS a traité comme des salaires des paiements à un actionnaire unique étiquetés remboursements de prêt. Une facture au nom de la société, comme un abonnement à un logiciel, est le cas clair du prêt ou de l'apport.

Votre situation est différente?

• Une année ou plus de dépenses d'entreprise se trouvent sur une carte personnelle, les montants sont élevés, l'entreprise a changé de structure en cours de route, ou vous ne distinguez pas le remboursement de l'apport et du prêt : le traitement de chaque élément, la correction des années antérieures et la politique qui empêche la répétition relèvent du jugement et peuvent toucher des déclarations déjà produites. Voyez l'aide en tenue de livres, rattraper des livres en retard et corriger des fonds d'entreprise et personnels mélangés.
• Vous possédez une société de type S sans régime de remboursement des dépenses, ou les achats datent de plusieurs mois : voyez dépenses d'une société de type S jamais remboursées et rembourser les dépenses du propriétaire, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour établir les écritures.
• Vous êtes un associé ou un membre de LLC qui a payé des frais de la LLC, et vous ne savez pas quel traitement s'applique à chaque achat : voyez frais d'une LLC payés personnellement par un associé, puis l'aide en tenue de livres.
• Vous possédez une société de type C : voyez société de type C qui paie les dépenses du propriétaire, puis l'aide en tenue de livres si les achats sont déjà dans les livres.
• Des investisseurs ou un prêteur liront vos livres : voyez nettoyer vos livres avant une collecte de fonds et apport du propriétaire ou prêt à votre LLC, puis l'aide en tenue de livres pour régler d'abord chaque élément.
• Vous vivez à l'extérieur des États-Unis, ou la carte est une carte étrangère : la déclaration et la question prêt ou capital peuvent différer lorsque le propriétaire est à l'étranger; voyez verser de l'argent dans votre société américaine depuis l'étranger et comptes en devises étrangères dans des livres américains, puis l'aide en tenue de livres.
• Des factures personnelles ont plutôt été payées du compte de l'entreprise : voyez dépenses personnelles payées du compte de l'entreprise.
• La dépense n'est qu'en partie d'entreprise : voyez dépenses à usage mixte.
• Une déclaration déjà produite a mal traité ces achats : voyez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise.