Fonds non déposés dans QuickBooks : comment vider le solde

Que sont les Fonds non déposés (Undeposited Funds) dans QuickBooks, et pourquoi le solde ne cesse-t-il de grossir?

Les Fonds non déposés (Undeposited Funds) sont un compte temporaire de QuickBooks Online qui contient les paiements que vous avez enregistrés, mais pas encore inscrits dans un dépôt bancaire (aide de QuickBooks Online). Un paiement y reste tant que vous ne l'avez pas regroupé dans un dépôt bancaire. Le solde grossit chaque fois qu'un paiement est enregistré et que l'étape du dépôt est sautée. Les étapes de cette page viennent des pages d'aide de QuickBooks Online; QuickBooks Desktop et les autres logiciels peuvent nommer le compte ou les écrans autrement.

Un gros solde n'ajoute pas de revenus à lui seul. Les revenus sont surévalués lorsque la même somme a aussi été saisie comme nouveau revenu, ou lorsqu'un paiement a été enregistré sans qu'aucun argent ne soit entré. Le rapport qui le montre dépend de votre méthode, de caisse ou d'exercice; les sections suivantes expliquent comment savoir de quel cas il s'agit.

Quatre causes le font grossir :

• Les paiements n'ont jamais été regroupés en dépôts bancaires, parce que chaque ligne de la banque a été traitée séparément.
• La ligne de la banque a été ajoutée comme nouveau revenu au lieu d'être associée à un dépôt construit à partir des paiements; la même somme figure donc deux fois dans les livres.
• Un paiement a été enregistré sans qu'aucun argent ne soit entré : chèque sans provision, saisie en double, client qui a payé autrement.
• L'argent est arrivé dans un compte que les livres ne couvrent pas, comme le solde d'une application de paiement ou un deuxième compte bancaire.

Votre situation n'est pas simple dans les cas suivants :

• le solde remonte à plus d'un an;
• il contient des paiements de plusieurs provenances, comme des chèques, des processeurs de cartes, des applications de paiement et de l'argent comptant;
• vous ne savez pas quels dépôts ont aussi été saisis comme revenus;
• une déclaration déjà produite a peut-être été préparée à partir de ces livres.

À rassembler avant de commencer :

• les relevés bancaires de chaque mois que couvre le solde;
• les rapports de versement de chaque processeur de cartes ou application de paiement pour les mêmes mois;
• la liste des transactions du compte, de la plus ancienne à la plus récente;
• les copies des bordereaux de dépôt des chèques et de l'argent comptant, que la Publication 583 range parmi les pièces justificatives des recettes brutes;
• le rapport des revenus par mois, établi selon la méthode que votre déclaration utilise;
• la déclaration produite pour chaque année que le solde touche.

Où se trouve le compte Fonds non déposés, et que faire s'il porte un autre nom?

Le compte figure dans le Plan comptable (Chart of accounts). Selon le fournisseur, il peut être renommé; cherchez donc la valeur « Undeposited Funds » (Fonds non déposés) dans la colonne Type de détail (Detail type) plutôt que d'après le nom (aide de QuickBooks Online).

Le champ Déposer dans (Deposit to) de chaque formulaire de paiement détermine où le paiement atterrit. Choisissez le compte réservé aux fonds non déposés lorsque le paiement sera regroupé plus tard avec d'autres. Un paiement envoyé directement à un compte bancaire n'est pas dans les Fonds non déposés; le fournisseur indique de sélectionner le compte bancaire lorsque vous ne combinerez pas les dépôts (aide de QuickBooks Online), et cette ligne de la banque peut ensuite être associée au paiement.

Le solde des Fonds non déposés doit-il être à zéro à la fin de l'exercice?

Pas forcément, mais à n'importe quelle date, il ne devrait contenir que les paiements reçus et pas encore déposés. Le fournisseur décrit le compte comme temporaire, et les sources citées ici n'exigent aucun solde. À la fin de l'exercice, il est normal d'y trouver des chèques en main ou un lot de paiements par carte que le processeur n'a pas encore versé. Chacun devrait apparaître comme un dépôt sur le relevé suivant. Tout ce qui est plus ancien que votre délai habituel entre la réception de l'argent et son dépôt doit être expliqué.

Datez le paiement du jour où vous avez reçu l'argent et le dépôt du jour où il a été fait : la date du bordereau pour les chèques et l'argent comptant, le jour où l'argent est arrivé pour un versement par carte ou par application. L'écart entre les deux dates correspond à ce que le compte couvre. Un dépôt fait tard dans le mois et crédité par la banque après la fin du mois est un dépôt en transit dans le rapprochement de ce mois; ne changez donc pas sa date pour qu'elle corresponde au relevé. La Publication 583 range les dépôts non crédités parmi les éléments de rapprochement.

Aux fins de l'impôt, la date du dépôt bancaire ne détermine pas le moment où le revenu est compté. Selon la méthode de caisse, un revenu est compté lorsque vous le recevez, réellement ou de façon implicite (constructive receipt). La réception implicite signifie que la somme est portée à votre compte ou mise à votre disposition sans restriction; elle ne s'applique pas si votre contrôle sur la somme est soumis à des restrictions ou limites importantes. L'argent que votre mandataire reçoit pour vous est considéré comme reçu au moment où le mandataire le reçoit. Savoir si l'argent détenu par un processeur de cartes a été reçu dépend donc des faits, par exemple si le processeur agit comme votre mandataire ou détient l'argent sous réserve de restrictions; vérifiez les conditions du processeur et le solde qu'il affichait à votre nom le dernier jour de l'année. Vous ne pouvez pas garder des chèques pour reporter le revenu à l'année suivante. Selon une méthode d'exercice, le revenu est généralement compté dans l'année où il est gagné, quel que soit le moment où le paiement arrive (Publication 538).

Un gros solde de Fonds non déposés gonfle-t-il mes revenus?

Pas à lui seul. Le revenu est enregistré par la facture, le reçu de vente ou le paiement. Regrouper des paiements dans un dépôt bancaire déplace l'argent des Fonds non déposés vers le compte bancaire et n'ajoute aucun revenu. Les revenus sont surévalués lorsque la même somme a aussi été saisie comme nouveau revenu, ou lorsqu'un paiement a été enregistré sans qu'aucun argent ne soit entré; le tableau présente chaque cas.

Un solde périmé fausse aussi le bilan. Les prêteurs lisent cet état (états financiers pour un prêt bancaire), et la déclaration d'une société peut en comporter un aussi (annexe L).

Comment associer plusieurs paiements de clients à un seul dépôt bancaire?

Construisez un seul dépôt bancaire à partir des paiements que la banque a reçus ensemble. Le fournisseur indique de combiner plusieurs transactions en un seul enregistrement pour correspondre au relevé, et précise que l'enregistrement séparé de chaque paiement désaligne les livres et la banque (aide de QuickBooks Online).

1. Sélectionnez + Nouveau (+ Create), puis Dépôt bancaire (Bank Deposit).
2. Dans Compte (Account), choisissez le compte bancaire qui a reçu l'argent.
3. Cochez chaque paiement de ce dépôt. Le fournisseur indique que tous les paiements des Fonds non déposés apparaissent dans cette fenêtre. S'il en manque un, vérifiez que son champ Déposer dans était ce compte et qu'il ne fait pas déjà partie d'un dépôt.
4. Confirmez que le total égale votre bordereau de dépôt et la ligne du relevé bancaire.
5. Enregistrez. Les paiements quittent les Fonds non déposés.

Lorsque le flux bancaire affiche ensuite cette ligne, associez-la au dépôt. La page du fournisseur sur les opérations bancaires indique que, lorsque la transaction existe déjà dans QuickBooks, vous pouvez avoir la possibilité de l'associer (aide de QuickBooks Online). Ajouter une ligne que les livres contiennent déjà enregistre deux fois la même somme.

Un dépôt mal construit peut être annulé. La suppression du dépôt remet tous ses paiements dans les Fonds non déposés, et le retrait d'un seul paiement du dépôt ne remet que ce paiement (aide de QuickBooks Online).

Comment trouver quels paiements appartiennent à quel dépôt bancaire?

Partez du relevé bancaire, pas du compte. Chaque ligne de dépôt est un total, et les paiements qui la composent doivent s'y additionner.

1. Dressez la liste des lignes de dépôt du relevé d'un seul mois.
2. Pour un dépôt de chèques ou d'argent comptant, servez-vous de votre copie du bordereau de dépôt. Il énumère ce qui a été déposé.
3. Pour un versement par carte ou par application, servez-vous du rapport de versement du processeur. Il énumère les paiements, les frais et les remboursements de ce versement.
4. Dans la liste des Fonds non déposés, repérez les paiements datés d'avant le dépôt dont la somme égale le total.
5. S'ils ne s'additionnent pas, cherchez des frais ou un remboursement retenus sur le versement, un paiement d'un mois antérieur, de la taxe de vente ou des pourboires inclus dans le versement, ou un paiement enregistré deux fois.

Un versement inférieur aux ventes qui le composent est normal. Rapprocher les versements d'un rapport de ventes ou du formulaire 1099-K est un travail distinct : rapprochement des ventes et des versements.

Comment traiter les frais et les remboursements du processeur dans un dépôt de lot?

Le total du dépôt doit égaler ce que la banque a reçu; les frais retenus par le processeur forment donc une ligne distincte dans le dépôt. Dans la fenêtre du dépôt bancaire, le fournisseur indique de laisser les paiements d'origine intacts et d'ajouter les frais sous Ajouter des fonds à ce dépôt (Add funds to this deposit) comme montant négatif, dans Frais bancaires (Bank Charges & Fees) (aide de QuickBooks Online).

Un remboursement que le processeur a retenu sur un versement n'est pas des frais. Enregistrez-le comme un remboursement au client pour annuler la vente : enregistrer les remboursements dans les livres. La taxe de vente et les pourboires voyagent aussi dans un versement; les guides sur les processeurs en traitent : versements d'un processeur en ligne et dépôts par carte d'un terminal de point de vente.

Ne forcez pas un total avec une ligne inexpliquée. Si les paiements, les frais et les remboursements ne s'additionnent pas au montant de la banque, trouvez d'abord l'élément manquant.

Et si le dépôt a été saisi comme nouveau revenu et que les paiements sont toujours là?

La même somme est comptée deux fois. Conservez les paiements, car ils règlent les factures du client, et remplacez l'écriture de revenu ajoutée par un dépôt construit à partir d'eux.

1. Confirmez le scénario : un dépôt sur le relevé bancaire, une écriture de revenu du même montant dans les livres, et des paiements non déposés dont la somme égale ce montant.
2. Supprimez l'écriture de revenu ajoutée.
3. Construisez le dépôt bancaire à partir des paiements, comme ci-dessus, daté du jour où la banque l'a comptabilisé.
4. Associez la ligne de la banque à ce dépôt au lieu de l'ajouter.
5. Comparez les revenus de ce mois avec ses dépôts. Les revenus devraient diminuer du montant supprimé.

Si le mois est déjà rapproché ou verrouillé, rapprochez-le de nouveau ensuite : solde d'ouverture erroné au rapprochement et date de clôture après la production des déclarations. Si les revenus doublés se sont retrouvés dans une déclaration déjà produite, celle-ci devra peut-être être modifiée : revenus en double dans QuickBooks.

Comment vider ou mettre à zéro d'anciens soldes de Fonds non déposés, ou des paiements qui n'ont jamais été déposés?

Videz le solde paiement par paiement, du plus ancien au plus récent. Chaque paiement correspond à l'un de quatre cas.

Rapprochez chaque mois avec son relevé avant de passer au suivant. Si un mois que vous modifiez se trouve dans une année déjà déclarée, enregistrez d'abord les rapports de cette année et vérifiez la date de clôture (date de clôture après la production des déclarations); savoir si la déclaration doit être modifiée est une question pour la personne qui l'a préparée. Si des revenus surévalués se sont retrouvés dans une déclaration déjà produite, l'impôt payé peut l'avoir été en trop. Une demande de remboursement a un délai : 3 ans après la production de la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (IRS); qui la produit, et comment, dépend de l'entité : revenus en double dans QuickBooks. Un solde qui ne se rapproche toujours pas après cela : les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Trois raccourcis causent de nouvelles erreurs :

• Supprimer des paiements pour atteindre zéro. La suppression d'un vrai paiement rouvre généralement sa facture; le solde du client est donc surévalué et la piste des encaissements est perdue. Si l'argent est bien arrivé à la banque, sa ligne bancaire n'a plus de paiement derrière elle. Si cette ligne a été ajoutée comme revenu, le revenu est toujours compté deux fois dans un rapport selon la méthode d'exercice; dans un rapport selon la méthode de caisse, le total peut sembler exact alors que la facture apparaît impayée.
• Une écriture de journal qui transfère le solde vers les revenus, les capitaux propres ou un compte fourre-tout. Elle cache la cause. La Publication 583 indique que les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration et appuyer les écritures qui s'y trouvent; conservez donc le relevé bancaire ou le rapport de versement derrière toute écriture qui vide ce solde.
• Dater la correction d'aujourd'hui. Pour un dépôt que la banque a déjà crédité, utilisez le jour où il a été comptabilisé, afin que l'ancien mois se rapproche. Seul un dépôt que la banque n'a pas encore crédité attend comme dépôt en transit.

Exemple

Ces exemples sont fournis à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Chèques déposés en deux fois

Un paysagiste reçoit 12 chèques en mars, d'un total de 9 600 $ US, et enregistre chacun comme un paiement dans les Fonds non déposés. Sept chèques (5 600 $ US) vont à la banque le 8 mars et cinq (4 000 $ US) le 22 mars. Le relevé montre deux dépôts. Le paysagiste construit deux dépôts bancaires à partir des paiements, un par passage à la banque, et chaque total égale son bordereau de dépôt. Le solde de ces chèques est à zéro.

Un lot de paiements par carte avec frais

Le processeur de cartes d'un vendeur en ligne verse 4 850 $ US pour 40 ventes, après 150 $ US de frais. Les 40 paiements totalisent 5 000 $ US. Le vendeur les regroupe dans un seul dépôt bancaire et ajoute une ligne de frais de moins 150 $ US dans Frais bancaires (Bank Charges & Fees). Le dépôt égale les 4 850 $ US de la banque, et les 40 paiements quittent les Fonds non déposés.

Un ancien solde aussi saisi comme revenu

Un consultant trouve 18 000 $ US dans les Fonds non déposés datant d'il y a deux ans : six paiements de clients de 3 000 $ US chacun.

• Il y a deux ans : chaque paiement a été enregistré, puis chaque ligne de la banque a été ajoutée comme revenu. Les revenus de cette année-là sont trop élevés de 18 000 $ US.
• L'an dernier : le solde est resté inchangé, et le compte bancaire se rapproche toujours.
• Maintenant : le consultant supprime les six écritures de revenu ajoutées, construit six dépôts bancaires à partir des paiements, chacun daté du jour où la banque l'a comptabilisé, et associe chacun à sa ligne de la banque. Le solde est à zéro, et les revenus de la première année diminuent de 18 000 $ US dans les livres. Comme la déclaration de cette année-là a été préparée à partir de ces livres, le consultant vérifie si elle doit être modifiée, et si cette année est verrouillée, avant d'y toucher.

Votre situation est différente?

• Le solde remonte à des années, regroupe de nombreuses provenances de paiements, ou vous ne savez pas quels dépôts ont aussi été saisis comme revenus : obtenez de l'aide en tenue de livres pour établir ce que le solde contient réellement, quelles écritures supprimer ou associer, et si une année déjà déclarée est touchée.
• Les revenus sont doublés ailleurs que dans ce compte : consultez revenus en double dans QuickBooks.
• Les versements, les frais ou un formulaire 1099-K ne correspondent pas à vos ventes : consultez rapprochement des ventes et des versements.
• D'anciennes factures n'ont jamais été payées : consultez radiation des factures de clients impayées.
• Un rapprochement est faussé après la modification d'anciennes écritures : consultez solde d'ouverture erroné au rapprochement.
• Vous voulez une routine qui empêche le solde de se reconstituer : consultez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.
• Les livres accusent des mois de retard, ou l'IRS a écrit au sujet de l'année : consultez rattrapage de livres en retard avec l'aide en tenue de livres, ou avis de l'IRS adressé à votre entreprise.