Dépenses d'entreprise au Canada : ce que l'ARC accepte de déduire

Est-ce une dépense d'entreprise déductible au Canada?

Une dépense n'est déductible que si elle satisfait à quatre critères de la Loi de l'impôt sur le revenu : elle a été engagée pour gagner un revenu de l'entreprise, ce n'est pas une dépense en capital, ce n'est pas une dépense personnelle ou de subsistance, et le montant est raisonnable dans les circonstances (article 67). Le résumé de l'ARC : vous pouvez déduire toute dépense courante raisonnable engagée pour gagner un revenu, et seulement la part qui sert à l'entreprise.

Ce qui rend un dossier complexe : une société qui paie des dépenses qui profitent à un propriétaire, un usage personnel mixte important, des dépenses de recherche qui pourraient relever de la RS&DE et des dépenses que l'ARC a déjà remises en question. Rassemblez les reçus, une note sur le but commercial de chaque dépense, les noms des participants aux repas et aux événements, et des registres d'utilisation pour tout ce que vous utilisez aussi à titre personnel; conservez-les pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC).

Cette page traite des règles fédérales. Une entreprise du Québec produit aussi une déclaration du Québec auprès de Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec), dont les règles peuvent différer; vérifiez-les séparément.

Puis-je déduire toute la dépense cette année, ou est-ce une dépense en capital?

Une dépense qui procure un avantage durable est une dépense en capital et ne se déduit pas en entier dans l'année où elle est payée (article 18(1)b)). Une dépense qui revient après une courte période est courante et se déduit dans l'année.

L'ARC examine plusieurs éléments, notamment si l'avantage dure, si la dépense remet un bien en état ou l'améliore au-delà de son état d'origine, si elle remplace une pièce ou un bien distinct, et l'importance de la dépense par rapport à la valeur du bien. Aucun élément ne tranche à lui seul. L'équipement, les ordinateurs, le mobilier et les caméras sont généralement des dépenses en capital et sont amortis sur plusieurs années au moyen de la déduction pour amortissement.

Quelle part d'une facture de repas, de café ou de divertissement puis-je déduire?

Une entreprise déduit en général 50 % du moindre de ce qu'elle a payé et d'un montant raisonnable pour la nourriture, les boissons et les divertissements (article 67.1). La limite vise les repas et cafés avec des clients, vos propres repas en voyage ou à un congrès, et les divertissements comme les billets, les loges privées, les droits d'entrée et les pourboires (ARC; IT-518R, archivé). Un repas pris seul un jour de travail ordinaire est en général une dépense personnelle, non une dépense d'entreprise (article 18(1)h)).

La totalité de la dépense peut être déduite dans les cas suivants :

• L'entreprise vend de la nourriture, des boissons ou des divertissements à ses clients dans le cours normal de ses activités, comme un restaurant.
• Le repas est facturé à un client pour un montant raisonnable, précisé expressément par écrit; la limite s'applique alors au client.
• L'événement est une activité de financement qui profite principalement à un organisme de bienfaisance enregistré.
• La nourriture ou le divertissement fait partie d'au plus six événements spéciaux par année civile, généralement offerts à tous les employés d'un établissement. Une fête réservée aux propriétaires, aux gestionnaires ou à certains employés ne qualifie pas.
• Le repas est un avantage imposable inclus dans le revenu d'un employé.
• La nourriture ou la boisson est destinée aux employés d'un chantier éloigné situé à au moins 30 kilomètres de tout centre de population de 40 000 habitants ou plus, ou d'un camp de travail de construction où ils sont logés, et elle ne vise pas une conférence ou un congrès.

Les repas et boissons d'un camionneur de longue distance pendant une période de déplacement admissible sont plutôt déductibles à 80 % (ARC). Les repas compris dans un billet d'avion, de train ou d'autobus ne sont pas limités; la nourriture achetée séparément pendant le voyage l'est (article 67.1(4)). Pour un repas que vous vous êtes remboursé, consultez dépenses d'entreprise payées personnellement.

Les cadeaux aux clients sont-ils déductibles d'impôt au Canada?

Un cadeau à un client est déductible lorsqu'il est fait pour gagner un revenu d'entreprise et que le montant est raisonnable (articles 18 et 67). La Loi ne fixe aucun plafond en dollars par cadeau. Un cadeau de nourriture, de boissons ou de divertissement, comme du vin, des billets d'événement ou un certificat-cadeau de restaurant, relève de la limite des repas de 50 % (IT-518R, archivé). Notez qui a reçu chaque cadeau et pourquoi.

Puis-je déduire des cartes-cadeaux et des présents pour les employés?

Oui. Un employeur déduit les cadeaux aux employés comme salaires et autres avantages (T4002 de l'ARC). La question est de savoir si l'employé est imposé sur le cadeau.

Selon la politique de l'ARC, les cadeaux et récompenses non pécuniaires ne sont pas imposables pour un employé sans lien de dépendance jusqu'à une juste valeur marchande combinée de 500 $ par année, taxes comprises; seul l'excédent est imposable. La politique vise les cadeaux offerts pour une occasion spéciale, comme un congé ou un mariage, et les récompenses pour une réalisation, comme un service exceptionnel; tout ce qui est donné pour le rendement au travail, par exemple atteindre un objectif de vente, est une récompense et est imposable en entier. Les récompenses pour services de longue durée ont leur propre limite distincte. Les cadeaux en argent et quasi-argent sont toujours imposables et passent par la paie. Une carte-cadeau est un quasi-argent, sauf si elle ne fonctionne que chez un détaillant ou un groupe désigné de détaillants, ne peut pas être convertie en argent et que l'employeur en tient un registre. La politique ne s'applique pas aux proches, aux actionnaires ni aux autres employés ayant un lien de dépendance.

Une commandite est-elle une dépense de publicité ou un don?

Un paiement devient une commandite lorsque l'entreprise obtient plus qu'un simple remerciement, par exemple son logo sur des chandails, des affiches ou du matériel d'événement. L'organisme de bienfaisance ne peut en général pas délivrer de reçu de don pour ce paiement, mais l'entreprise peut inclure un coût de commandite raisonnable dans la publicité s'il a été engagé pour gagner un revenu (commandite selon l'ARC).

La publicité destinée principalement au marché canadien et diffusée par un radiodiffuseur étranger n'est pas déductible (article 19.1). Les annonces destinées au Canada dans un journal étranger ou dans certains périodiques sont soumises à des limites de contenu canadien (article 19; article 19.01); celles sur des sites Web étrangers ne le sont pas (ARC).

Ma société peut-elle passer en charges un entraîneur d'affaires, des cours ou de la formation?

La formation qui maintient, met à jour ou perfectionne une compétence que l'entreprise possède déjà est une dépense courante. La formation qui donne une nouvelle compétence ou qualification, ou qui compte pour un diplôme ou un titre professionnel, est une dépense en capital et ne se déduit pas comme dépense courante. Un cours qu'un organisme professionnel exige ou recommande est en général une dépense courante (IT-357R2, archivé).

L'ARC a archivé le bulletin IT-357R2 et ne le met plus à jour; il peut donc ne pas refléter les vues actuelles de l'ARC. Le coaching d'affaires suit le critère général : une dépense pour gérer et faire croître l'entreprise existante est déductible si elle est raisonnable; un coaching surtout personnel ne l'est pas. Une société peut en général déduire la formation qu'elle paie pour un employé, mais l'employé a un avantage imposable lorsque la formation profite surtout à lui plutôt qu'à l'entreprise.

Le golf, les abonnements à des clubs et les congrès sont-ils déductibles?

Aucune déduction n'est permise pour l'utilisation d'un terrain ou d'installations de golf, de yachts, de camps ou de pavillons de chasse ou de pêche, ni pour les cotisations et droits d'entrée d'un club dont l'objet principal est la restauration, les loisirs ou le sport (article 18(1)l)). La seule exception est l'utilisation et l'entretien d'un yacht, d'un camp, d'un pavillon ou d'un terrain de golf que l'entreprise loue elle-même dans le cours normal de ses activités; elle ne s'étend pas aux cotisations de club. Les droits de jeu et les repas pris avec une partie de golf ne sont pas non plus déductibles. Un véritable repas d'affaires dans un club, sans lien avec le golf ou les loisirs, n'est pas interdit, mais la limite des repas s'applique (IT-148R3, archivé). Une entreprise qui paie les cotisations de club d'un employé ne peut toujours pas les déduire, et l'employé est en général imposé sur celles-ci, sauf si l'adhésion profite surtout à l'employeur.

Les cotisations annuelles à une association professionnelle ou commerciale et les abonnements à des publications sont déductibles (ligne 8760 de l'ARC).

Une entreprise peut déduire la participation à au plus deux congrès par année, organisés par une organisation commerciale ou professionnelle dans un lieu compatible avec le territoire de l'organisation (article 20(10)). Si les frais d'inscription n'indiquent pas séparément la part de nourriture et de divertissement, 50 $ pour chaque jour comprenant des repas est traité comme de la nourriture et du divertissement et limité comme un repas. L'ARC indique que la limite relative au lieu peut ne pas s'appliquer lorsqu'une organisation d'un autre pays commandite un congrès lié à votre entreprise (ARC).

Puis-je déduire des biens que j'utilise aussi à titre personnel, ou devant la caméra?

Seule la part d'entreprise est déductible; la part personnelle ne l'est jamais (article 18(1)h); ARC). Répartissez un téléphone, un forfait Internet ou un appareil selon une mesure raisonnable de l'usage commercial, et conservez le registre qui appuie la répartition.

Un article gardé uniquement pour l'entreprise, comme un accessoire ou un costume utilisé pour du contenu rémunéré, est une dépense d'entreprise. Les vêtements courants, les soins personnels et l'équipement que vous utilisez aussi dans votre vie sont difficiles à séparer de l'usage personnel, et l'ARC peut les traiter comme personnels même s'ils paraissent à la caméra. Un article coûteux et durable, comme une caméra ou un ensemble d'éclairage, est une dépense en capital. Pour les frais de bureau à domicile et de véhicule, consultez dépenses d'entreprise payées personnellement et acheter une voiture par l'entremise de votre entreprise.

Les intérêts d'un prêt d'entreprise, d'une marge de crédit ou d'une carte de crédit sont-ils déductibles?

Les intérêts sont déductibles lorsque l'argent emprunté a servi à gagner un revenu d'entreprise ou à acheter un bien pour l'entreprise (article 20(1)c)). Ce que l'argent a payé décide de la question, non le type de prêt. Lorsqu'une marge de crédit ou une carte mélange des dépenses personnelles et d'entreprise, seuls les intérêts sur la part d'entreprise sont admissibles. Les intérêts sur de l'argent emprunté à des fins personnelles ou pour payer un impôt sur le revenu en souffrance ne sont pas déductibles (ligne 8710 de l'ARC).

Les intérêts sur les prêts pour véhicules de tourisme et terrains vacants ont leurs propres limites (ligne 8710 de l'ARC). Pour l'argent emprunté afin d'investir ou d'acheter un immeuble locatif, consultez déductibilité des intérêts pour les placements et les immeubles locatifs.

Ma société peut-elle déduire des frais de recherche sans demander de crédit de RS&DE?

En général, oui, selon les règles ordinaires. Si le formulaire de RS&DE n'est pas produit dans le délai prévu, soit 12 mois après la date limite de production de la déclaration, la dépense est réputée ne pas relever de la RS&DE (article 37(11) et (12)). L'ARC la classe alors selon la Loi sans les règles de la RS&DE, et aucun crédit d'impôt à l'investissement n'est gagné (politique de l'ARC). Les dépenses courantes, comme les salaires et les fournitures, suivent les critères de cette page; l'équipement en capital va dans la déduction pour amortissement (politique de l'ARC sur les dépenses en capital). Renoncer à la RS&DE fait perdre le crédit, et une date limite manquée ne se rattrape pas. Pour évaluer une demande, consultez demander la RS&DE dans la déclaration de votre société.

Les mêmes règles s'appliquent-elles à l'intérieur d'une société?

Oui. Les articles 18, 67 et 67.1 s'appliquent au revenu de toute entreprise; la T2 d'une société est donc soumise aux mêmes critères que la T2125 d'une entreprise individuelle ou l'état d'une société de personnes. La différence tient à ce qui arrive à une dépense personnelle. Lorsqu'une société paie une dépense personnelle d'un propriétaire, elle ne peut pas la déduire, et le propriétaire peut devoir inclure l'avantage dans son revenu (article 15(1)). Les dépenses à usage mixte dans une société comportent donc un risque des deux côtés; consultez prêts à l'actionnaire.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars canadiens.

Deux cours d'une designer

Une graphiste de l'Ontario, travailleuse autonome, paie 2 000 $ CA pour un cours sur les nouvelles fonctions du logiciel de conception qu'elle utilise déjà. Il perfectionne une compétence existante; c'est donc en général une dépense courante. Un diplôme de 20 000 $ CA dans une nouvelle profession lui donne une nouvelle qualification; c'est une dépense en capital et elle ne se déduit pas comme dépense courante.

La fête et le souper avec un client d'un café

Une société qui exploite un café au Manitoba organise une fête des Fêtes de 1 500 $ CA ouverte à tout son personnel. C'est l'un de ses six événements de l'année; les 1 500 $ CA sont donc en général déductibles en entier s'ils sont raisonnables. Un souper de 600 $ CA avec un client est limité à 300 $ CA.

La commandite et le club de golf d'un courtier immobilier

La société d'un courtier immobilier de la Colombie-Britannique verse 1 000 $ CA pour commanditer une équipe de jeunes, avec son logo sur les chandails. L'équipe ne peut pas délivrer de reçu de don, mais un montant raisonnable est en général déductible comme publicité. Son abonnement à un club de golf de 5 000 $ CA n'est pas déductible du tout, et si l'adhésion profite surtout au courtier à titre personnel, elle peut aussi constituer un avantage imposable pour lui.

Votre situation est différente?

• Votre société paie des dépenses qui vous profitent, à vous ou à votre famille : consultez prêts à l'actionnaire et rémunérer des membres de la famille, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour séparer les dépenses personnelles des dépenses d'entreprise.
• Vous avez payé des dépenses d'entreprise personnellement, ou vous travaillez à domicile : consultez dépenses d'entreprise payées personnellement.
• La dépense est un véhicule ou de l'équipement : consultez acheter une voiture par l'entremise de votre entreprise et déduction pour amortissement.
• Vous avez dépensé avant la première vente, ou l'entreprise a perdu de l'argent : consultez pertes d'entreprise.
• Vous voulez récupérer la TPS/TVH sur ces dépenses : consultez déclarations de TPS/TVH et crédits de taxe sur les intrants.
• Votre société dépense beaucoup en recherche : consultez demander la RS&DE dans la déclaration de votre société avant que la date limite passe.
• L'ARC vous a demandé de justifier vos dépenses : consultez examens, vérifications et divulgation volontaire, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour organiser vos registres.