Paie d'une société de type S : la faire soi-même (941, 940, W-2)

Une société de type S à propriétaire unique peut-elle faire sa propre paie sans fournisseur?

Oui. Un employeur peut sous-traiter une partie ou la totalité de ses tâches de paie, et l'employeur qui le fait reste responsable des retenues, des dépôts et des déclarations (IRS : Publication 15). Faire le travail à l'interne met le calendrier ci-dessous sur les épaules du propriétaire.

Des salaires sont obligatoires quand le propriétaire travaille dans l'entreprise. Lorsqu'un dirigeant rend plus que des services mineurs à la société et qu'il est payé ou a droit de l'être, ces paiements sont des salaires, et le fait d'être actionnaire n'y change rien (IRS : dirigeants d'une société de type S). Une société de type S doit verser une rémunération raisonnable à l'actionnaire-employé avant toute distribution non salariale, et l'IRS peut requalifier des distributions en salaires (IRS : questions de rémunération). Pour le montant du salaire, voir salaire du propriétaire d'une société de type S.

La routine ci-dessous convient à une société dont la première date de paie, les dépôts et les déclarations sont tous à temps. Il faut davantage dans les cas suivants :

• La paie a commencé en cours d'année ou n'a pas encore eu lieu cette année. Voir paie d'une société de type S jamais faite.
• Un dépôt ou une déclaration est déjà en retard, ou un avis de l'IRS est arrivé. Voir retard dans les charges sociales.
• Les formulaires 941 et les livres ne concordent pas. La ligne 12 devrait correspondre aux charges sociales fédérales que les livres montrent comme dues pour le trimestre (impôt sur le revenu retenu plus les deux parts de sécurité sociale et de Medicare, avant tout ajustement ou crédit), et non à la charge de salaires. Un écart qui persiste exige de lire côte à côte les déclarations, les confirmations de dépôt et le grand livre; voir aide en tenue de livres.
• Des salaires sont gagnés dans plus d'un État, ou d'autres employés s'ajoutent. Voir employés dans un autre État et mettre en place la paie.

À rassembler d'abord : le numéro d'identification de l'employeur (EIN) de la société, le formulaire W-4 du propriétaire, les numéros de compte d'employeur de l'État là où il les exige, l'accès aux dépôts électroniques, les formulaires 941 produits pour les trimestres antérieurs (ils fixent le calendrier de dépôt) et un journal de chaque date de paie avec la paie brute, chaque retenue, la paie nette et le numéro de confirmation de chaque dépôt.

Que dois-je déposer et produire chaque mois, chaque trimestre et chaque année?

Une société de type S à propriétaire unique suit un seul cycle : chaque jour de paie crée un dépôt, chaque trimestre se termine par un formulaire 941, et chaque année se clôt avec les formulaires W-2, W-3 et 940. Le dépôt est exigible avant la déclaration, généralement des semaines plus tôt.

Une date qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié légal est reportée au jour ouvrable suivant (IRS : Publication 15). Pour cette année d'imposition, le 31 janvier est un dimanche : le formulaire 941 du quatrième trimestre et le formulaire 940 sont donc exigibles le 1er février 2027. Les comptes d'État suivent leurs propres calendriers.

Comment calculer la retenue sur ma propre paie?

La société retient sur le salaire du propriétaire comme pour tout employé : le formulaire W-4 et les tables de l'IRS fixent l'impôt sur le revenu, et des taux fixes établissent la cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security) et celle de Medicare. C'est la société, et non le propriétaire personnellement, qui envoie l'argent à l'IRS.

1. Obtenez un formulaire W-4. Le propriétaire remplit l'étape 1 (nom, adresse, numéro de sécurité sociale, statut de déclaration) et signe l'étape 5; les étapes 2, 3 et 4 ne s'appliquent que si elles sont pertinentes (IRS : Publication 15-T). Sans formulaire rempli, retenez comme pour un contribuable célibataire ou marié produisant une déclaration séparée, sans inscription aux étapes 2 à 4 (IRS : Publication 15).
2. Calculez l'impôt sur le revenu d'après la période de paie, le salaire brut et le W-4. Un système de paie automatisé utilise les tables de la méthode du pourcentage et la feuille de calcul 1A; un système manuel utilise les tables de la méthode des tranches de salaire ou de la méthode manuelle du pourcentage (IRS : Publication 15-T).
3. Retenez la sécurité sociale américaine (Social Security) et Medicare : 6,2 % de sécurité sociale sur les salaires jusqu'à 184 500 $, et 1,45 % de Medicare sur tous les salaires (IRS : Publication 15). Retenez aussi la cotisation Medicare additionnelle de 0,9 %, seulement sur les salaires que la société verse au-delà de 200 000 $ dans l'année civile, à partir de la paie qui franchit ce seuil; elle ne frappe que le propriétaire, sans contrepartie de la société (IRS : Publication 15).

Le salaire net est le salaire brut moins ces montants et toute retenue de l'État. L'impôt sur le revenu retenu et la part de l'employé de la sécurité sociale et de Medicare sont des impôts détenus en fiducie : une partie du salaire du propriétaire que la société doit au Trésor, et non de l'argent de la société (IRS : Publication 15).

Que doit la société de type S en plus de ma paie?

Une société de type S à propriétaire unique doit la moitié employeur de la sécurité sociale américaine (Social Security) et de Medicare, l'impôt fédéral de chômage et, en général, un impôt d'État d'assurance chômage, le tout en plus du salaire du propriétaire.

L'impôt FUTA s'applique si la société a versé 1 500 $ ou plus de salaires dans un trimestre de l'année en cours ou de l'année précédente, ou a eu un employé pendant au moins 20 semaines différentes de l'une ou l'autre année (IRS : Publication 15).

Trois choses font monter l'impôt FUTA au-dessus de 0,6 % (IRS : instructions du formulaire 940) :

• L'État exclut les dirigeants de société de l'impôt d'assurance chômage. L'impôt FUTA sur ces salaires est alors de 6,0 %, faute d'impôt d'État à créditer. Un taux zéro attribué par l'État est différent et conserve le plein crédit.
• L'impôt d'État est payé après la date limite du formulaire 940. Le paiement tardif ne donne droit qu'à 90 % du crédit.
• Les salaires sont versés dans un État à réduction de crédit, un État qui n'a pas remboursé l'argent emprunté au gouvernement fédéral pour verser des prestations de chômage. Le Département du Travail décide quels États.

Vérifiez l'État du propriétaire avant de supposer le taux le plus bas; le Département du Travail des États-Unis énumère l'organisme de chaque État.

Comment et quand déposer les charges sociales : mensuellement ou deux fois par semaine?

Une société de type S à propriétaire unique dépose après chaque jour de paie selon le calendrier mensuel ou semi-hebdomadaire que fixe une période de référence, et une nouvelle entreprise est mensuelle durant sa première année civile. Le dépôt couvre l'impôt sur le revenu retenu plus les deux parts de sécurité sociale et de Medicare; le FUTA suit sa propre règle ci-dessous (IRS : Publication 15).

La période de référence additionne les totaux de la ligne 12 des quatre formulaires 941 des quatre trimestres se terminant le 30 juin de l'année précédente. Une société qui n'a jamais produit de formulaire 941 n'y a rien déclaré (IRS : Publication 15).

Les appellations ne décrivent pas la fréquence de paie des salaires, et chaque date limite part de la date de paie (IRS : Publication 15).

Quand la déclaration peut-elle porter le paiement? Une société peut sauter le dépôt et payer avec un formulaire 941 produit à temps lorsque la ligne 12 est inférieure à 2 500 $ pour le trimestre courant ou le trimestre précédent et qu'aucune obligation de dépôt de 100 000 $ le jour ouvrable suivant n'est née dans le trimestre courant (IRS : Publication 15; IRS : instructions du formulaire 941). Quand le total du trimestre peut être plus élevé, déposez selon le calendrier. Un dépôt exigé payé avec la déclaration entraîne une pénalité de 10 %.

Comment payer. Les dépôts fédéraux doivent être électroniques : par l'EFTPS, IRS Direct Pay ou le compte fiscal d'entreprise de l'IRS, ou par l'entremise d'un professionnel de l'impôt, d'une banque ou d'un service de paie agissant pour la société. Chaque paiement reçoit un numéro de suivi EFT à conserver comme reçu (IRS : Publication 15). L'EFTPS est gratuit et l'inscription peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables (IRS : EFTPS) : inscrivez-vous donc avant la première date de paie. L'EFTPS accepte un paiement le jour même de 1 million $ ou moins soumis avant 3 h 00 de l'après-midi, heure de l'Est, un jour ouvrable; un paiement plus élevé doit être fait au plus tard à 8 h 00 du soir, heure de l'Est, la veille. Un tiers peut fixer des heures limites plus hâtives (IRS : Publication 15).

Les livres selon la méthode de caisse changent-ils la date d'échéance des charges sociales?

Non. Les dates limites des dépôts fédéraux partent de la date de paiement des salaires, et non du moment où le coût est constaté dans les livres (IRS : Publication 15). Une société à la méthode de caisse et une société à la méthode d'exercice doivent le même dépôt à la même date; elles ne diffèrent que par le moment où la dépense est inscrite. Pour les écritures, voir écritures de journal de paie.

Que dois-je produire chaque trimestre, et quand le formulaire 941 est-il exigible?

À moins que l'IRS n'ait attribué le formulaire 944, une société de type S à propriétaire unique produit le formulaire 941 pour chaque trimestre, exigible le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre, ou 10 jours plus tard si tous les dépôts du trimestre ont été faits à temps et en totalité (IRS : instructions du formulaire 941). Il déclare les salaires du trimestre, l'impôt sur le revenu retenu et l'impôt de sécurité sociale et de Medicare.

Les 10 jours supplémentaires valent pour les dépôts faits à temps qui paient intégralement l'impôt du trimestre. Un trimestre payé avec la déclaration n'a aucun dépôt et les instructions ne disent pas qu'il y a droit : utilisez donc la date la plus hâtive.

• Chaque trimestre compte. Le premier formulaire 941 couvre le trimestre où des salaires ont été versés pour la première fois. Ensuite, une déclaration est exigible chaque trimestre, même sans rien à déclarer, sauf si l'employeur est saisonnier ou produit une dernière déclaration (IRS : instructions du formulaire 941). Si les salaires cessent définitivement, cochez la déclaration finale à la ligne 17.
• Les lignes qui comptent. La ligne 12 est l'impôt total du trimestre, la ligne 13 le total des dépôts, la ligne 14 tout solde dû. Un déposant mensuel indique à la ligne 16 le passif de chaque mois par date de paie, et le total doit égaler la ligne 12; un déposant semi-hebdomadaire joint plutôt l'annexe B. Un trimestre qui respecte la règle de 2 500 $ ci-dessus coche la première case de la ligne 16 et n'énumère rien. Autrement, si les montants mensuels manquent ou sont erronés, l'IRS peut établir une pénalité de défaut de dépôt « moyennée », calculée comme si l'impôt du trimestre s'était accumulé uniformément sur le trimestre plutôt qu'aux vraies dates de paie (IRS : instructions du formulaire 941; IRS : Publication 15).
• Comment produire. Sur papier ou par la production électronique de l'IRS; des frais peuvent être exigés pour produire par voie électronique (IRS : dates limites de l'impôt sur l'emploi). Un logiciel de préparation de déclarations ou un professionnel de l'impôt peut produire la déclaration par voie électronique et payer un solde dû dans la même opération par retrait électronique de fonds, qui ne sert pas aux dépôts d'impôt fédéral. Un solde dû est payé par transfert électronique de fonds lorsque la société devait déposer; lorsqu'elle n'y était pas tenue, comme sous la règle de 2 500 $ ci-dessus, la carte, le chèque ou le mandat fonctionnent aussi, bien que les instructions demandent un paiement électronique (IRS : instructions du formulaire 941, ligne 14).

Puis-je produire une fois par an avec le formulaire 944 au lieu du formulaire 941?

Rarement pour la paie d'un propriétaire. Le formulaire 944 s'adresse aux employeurs dont la sécurité sociale, Medicare et l'impôt sur le revenu retenu annuels s'élèvent à 1 000 $ ou moins, et un employeur ne peut l'utiliser qu'après que l'IRS l'a dit par écrit (IRS : à propos du formulaire 944). L'employeur en fait la demande par téléphone ou par lettre, dans une fenêtre tôt dans l'année que fixent les instructions du formulaire 941, et continue de produire des formulaires 941 jusqu'à l'arrivée de l'avis écrit (IRS : instructions du formulaire 941). L'inverse vaut aussi : une société à qui l'IRS a dit par écrit de produire le formulaire 944 le produit, et non des formulaires 941 trimestriels, même si son impôt annuel dépasse 1 000 $, jusqu'à ce que l'IRS confirme un changement par écrit (IRS : instructions du formulaire 944).

Selon l'IRS, des salaires de 5 000 $ ou moins pour l'année gardent généralement l'impôt à cette limite ou en deçà (IRS : instructions du formulaire 944).

Que dois-je produire en fin d'année : formulaire W-2, formulaire W-3 et formulaire 940?

En fin d'année, une société de type S à propriétaire unique remet un formulaire W-2 au propriétaire, produit l'exemplaire A avec un formulaire W-3 auprès de la Social Security Administration (SSA) et produit le formulaire 940 pour l'impôt fédéral de chômage.

• Le formulaire W-2 est obligatoire dès que de l'impôt sur le revenu, de la sécurité sociale ou de Medicare a été retenu, quel que soit le salaire, et lorsque les salaires atteignent 2 000 $, même sans retenue (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3).
• La production électronique est obligatoire seulement à partir de 10 déclarations de renseignements dans l'année, en comptant les formulaires W-2 avec les formulaires 1099 et les déclarations semblables. Le service Business Services Online de la Social Security Administration offre des formulaires à remplir en ligne et établit automatiquement le formulaire W-3 (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3).
• L'assurance maladie que la société paie pour le propriétaire a ses propres règles de déclaration des salaires pour un actionnaire qui détient plus de 2 % (IRS : questions de rémunération); voir assurance maladie des propriétaires.
• Le formulaire 940 est exigible même quand l'impôt est faible. Une société qui remplit le critère FUTA le produit (IRS : instructions du formulaire 940). Un dépôt FUTA n'est exigible que lorsque l'impôt du trimestre, avec tout report, dépasse 500 $, au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre (IRS : Publication 15). L'impôt FUTA d'un seul employé sur l'assiette salariale de 7 000 $ reste sous ce seuil, même au plein taux de 6,0 % : il peut donc être payé avec le formulaire 940 plutôt que déposé. La prolongation de 10 jours vise l'impôt FUTA déposé à l'échéance; les instructions ne disent pas qu'elle couvre l'impôt payé plutôt avec la déclaration (IRS : instructions du formulaire 940).

Qu'ajoutent les comptes d'État et les livres?

Les comptes d'État, les registres et un rapprochement de fin d'année sont les parties de la paie faite soi-même qu'aucun formulaire fédéral ne rappelle.

• Comptes d'État. La plupart des employeurs paient l'impôt d'assurance chômage de l'État en plus de l'impôt fédéral (IRS : Publication 15). Que l'État veuille aussi une retenue d'impôt sur le revenu et le dépôt de rapports de salaires dépend de l'endroit où le propriétaire travaille; l'IRS renvoie aux pages d'employeur de chaque État (IRS : sites Web des gouvernements des États). La Californie est traitée dans charges sociales de la Californie et inscription à l'EDD. Les 50 États ont aussi un registre des nouvelles embauches, et la première paie du propriétaire peut déclencher une déclaration (IRS : Publication 15); voir mettre en place la paie.
• Registres. Conservez les registres de l'impôt sur l'emploi au moins quatre ans : salaires par date, formulaire W-4, et date, montant et numéro d'accusé de réception EFTPS de chaque dépôt (IRS : Publication 15). Pour le reste, voir conservation des registres de paie.
• Du formulaire 941 au formulaire W-3. L'impôt sur le revenu retenu, les salaires de sécurité sociale et les salaires Medicare du formulaire W-3 devraient correspondre aux quatre formulaires 941 de l'année. L'impôt de sécurité sociale et de Medicare des quatre déclarations, qui comprend la part de l'employeur, devrait représenter environ le double de l'impôt du formulaire W-3. En cas de divergence, l'IRS et la Social Security Administration peuvent communiquer avec l'employeur (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3). Dans les livres, la ligne 12 devrait correspondre aux passifs de charges sociales fédérales créés dans le trimestre, et les salaires inscrits devraient correspondre aux salaires des déclarations; les dépôts réduisent le solde impayé et ne sont pas une dépense. Voir écritures de journal de paie.

Que se passe-t-il si un dépôt ou une déclaration est manqué, et qui est responsable?

La société doit l'impôt, les pénalités et les intérêts, et le propriétaire peut être personnellement responsable de la part détenue en fiducie : l'impôt sur le revenu retenu et l'impôt de sécurité sociale et de Medicare de l'employé. Un service de paie ne déplace pas cette responsabilité : l'employeur reste responsable si le service manque un dépôt (IRS : Publication 15).

Un formulaire 941 en retard, un impôt payé en retard et un impôt resté impayé après un avis de l'IRS entraînent d'autres pénalités et des intérêts; les taux et la façon de demander un allègement figurent dans retard dans les charges sociales.

Les pénalités de dépôt ne s'appliquent pas lorsque le défaut était dû à un motif raisonnable et non à une négligence volontaire, et les pénalités de production tardive et de paiement tardif ne sont pas non plus imposées pour motif raisonnable (IRS : Publication 15).

La pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) est distincte et personnelle (article 6672 de l'Internal Revenue Code). Si l'impôt sur le revenu ou l'impôt de sécurité sociale et de Medicare de l'employé qui doit être retenu ne l'est pas, ou l'est sans être versé au Trésor, la pénalité égale 100 % du montant impayé. L'IRS peut l'établir contre chaque personne qu'il juge responsable et qui a agi volontairement; celui qui signe les chèques ou peut dépenser les fonds de l'entreprise peut être visé, et l'entreprise n'a pas à avoir fermé (IRS : Publication 15; IRS : impôts sur l'emploi et pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie). Le délai habituel pour l'établir est de 3 ans à compter du 15 avril suivant l'année de paie, ou de la date de production si elle est plus tardive, et il n'y a aucun délai pour une période sans déclaration produite (IRS : Internal Revenue Manual 5.7.3). Pour l'aspect personnel, voir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Quand vaut-il la peine de confier la paie à quelqu'un d'autre?

Quand c'est le calendrier, et non l'arithmétique, qui tourne mal. La paie d'un seul propriétaire se résume à quelques chiffres à chaque jour de paie, mais chaque jour de paie fixe une date de dépôt, chaque trimestre une déclaration, et le propriétaire est la seule personne qui puisse les manquer.

Il vaut la peine d'envisager de confier la paie à un tiers quand un dépôt ou une déclaration a déjà été manqué, que la paie a commencé en cours d'année, que les formulaires 941 et les livres ne concordent pas, que des salaires sont gagnés dans plus d'un État ou que d'autres employés s'en viennent.

La société reste responsable même alors : l'IRS suggère donc de s'inscrire à l'EFTPS pour vérifier chaque paiement et traite le premier paiement manqué ou en retard d'un fournisseur comme un signal d'alarme (IRS : sous-traiter les tâches de paie).

Un service de paie prélèvera-t-il l'impôt sur le compte bancaire de la société?

Les règles fédérales exigent des dépôts électroniques et permettent à un service de paie ou à un autre tiers de confiance de les faire pour la société (IRS : Publication 15). L'IRS décrit des services qui font la paie avec l'employeur qui fournit d'abord les fonds (IRS : sous-traiter les tâches de paie). Le moment et la façon dont un service prélève ces fonds sur le compte bancaire de la société font partie de l'entente avec ce service : lisez-la avant de signer. Pour un changement en cours d'année, voir changer de fournisseur de paie.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Première année de paie pour un salaire de 60 000 $

La société de type S d'un consultant du Texas verse au propriétaire 60 000 $ par an, soit 5 000 $ par mois, durant sa première année de paie. La sécurité sociale et Medicare de la société, à 7,65 %, représentent 4 590 $ par an en plus des salaires, et la part équivalente de 4 590 $ du propriétaire est retenue sur sa paie. Supposons 400 $ par mois d'impôt sur le revenu retenu.

Sans formulaire 941 dans la période de référence, la société dépose mensuellement. Le dépôt de chaque mois est de 400 $ + 382,50 $ + 382,50 $ = 1 165 $, exigible au plus tard le 15 du mois suivant. Supposons que l'État compte les salaires du propriétaire pour l'impôt d'assurance chômage et que la société paie cet impôt à temps; l'impôt FUTA de l'année est alors de 0,6 % de 7 000 $, soit 42 $, payable avec le formulaire 940. L'impôt d'assurance chômage de l'État est distinct.

Un trimestre sous le seuil de faible passif

Le formulaire 941 d'un propriétaire pour la période de janvier à mars montre 1 800 $ d'impôt total à la ligne 12. C'est moins de 2 500 $ et aucune obligation de dépôt le jour ouvrable suivant n'est née : la société peut donc payer les 1 800 $ avec la déclaration plutôt que de déposer. La déclaration reste exigible le 30 avril. Si le trimestre avait pu dépasser 2 500 $, et que le trimestre précédent n'est pas resté en deçà, la société dépose selon le calendrier.

Se payer le 15

Une propriétaire se verse 5 000 $ bruts le 15 de chaque mois. La retenue est de 400 $ d'impôt sur le revenu, 310 $ de sécurité sociale et 72,50 $ de Medicare, de sorte que le virement bancaire qui lui est fait est de 4 217,50 $. Les autres 782,50 $ restent à la société pour être versés à l'IRS, avec les 382,50 $ de la société elle-même. C'est la société, et non la propriétaire, qui fait ce dépôt de 1 165 $ et produit le formulaire 941 du trimestre.

Votre situation est différente?

• Vous détenez une LLC à membre unique qui n'a pas choisi le statut de société de type S : les règles sur les salaires diffèrent; voir salaires de votre propre LLC à membre unique.
• Aucune paie n'a encore eu lieu cette année : voir paie d'une société de type S jamais faite avant d'utiliser cette routine.
• Un dépôt ou une déclaration est déjà manqué, la paie a commencé en cours d'année, ou les formulaires 941 et les livres ne concordent pas : chaque cas exige de mettre côte à côte les déclarations produites, l'historique des dépôts et les livres. Voir retard dans les charges sociales pour les avis et les pénalités, et l'aide en tenue de livres pour les livres et les registres.
• Un fournisseur de paie a manqué des dépôts, ou une paie était erronée : voir fournisseur de paie qui n'a pas payé vos impôts et corriger une erreur de paie.
• Vous voulez fixer le salaire, ou vous devez aussi votre propre impôt estimatif : voir salaire du propriétaire d'une société de type S et paiements d'impôt estimatif d'une société de type S.
• Le propriétaire travaille en Californie ou dans un autre État : voir charges sociales de la Californie et inscription à l'EDD ou employés dans un autre État.
• Vous embauchez un premier employé ou changez de fournisseur de paie : voir mettre en place la paie ou changer de fournisseur de paie.