השלמת הנהלת חשבונות בפיגור לפני הגשת הדוח בקנדה

מה צריכה הנהלת החשבונות להראות לפני הכנת דוח?

הנהלת החשבונות צריכה להראות את ההכנסות, ההוצאות, הנכסים, החובות ועסקאות הבעלים של העסק לכל תקופת הדיווח. לכל נתון צריכה להיות מסלול שמוביל חזרה לרישום של עסקה; יתרת בנק לבדה אינה מסבירה הכנסה חייבת במס.

עצמאים אחרים מדווחים על הכנסה כשהיא נצברת ועל הוצאות כשהן נוצרות, גם אם התשלום מגיע מאוחר יותר. חקלאים, דייגים ועצמאים שהם סוכני עמלות רשאים להשתמש בשיטת המזומן; ודאו את השיטה שנעשה בה שימוש בדוח הקודם לפני שמשחזרים חשבוניות וחשבונות שלא שולמו (CRA: שיטות חשבונאות). חקלאים שמשתמשים בחשבונאות מזומן להכנסה חייבים לנהל בנפרד רישומי צבירה ל-GST/HST/QST; בדקו פריטים שלא שולמו מול הרישומים האלה. אל תחליפו שיטה רק כדי שייצוא מהבנק יתאים לדוח. עסק זכאי שעובר מצבירה למזומן משתמש בשיטת המזומן בדוח הבא שלו ומצרף הצהרת התאמה; מעבר ממזומן לצבירה דורש אישור של CRA שמתבקש בכתב לפני מועד הדוח, וכן הצהרת התאמה (CRA: שיטות חשבונאות).

אילו רישומים כדאי לאסוף קודם?

אספו את הרישומים שקובעים את נקודת הפתיחה ואת מסלול העסקאות המלא. CRA דורשת רישומים מפורטים מספיק כדי לקבוע חובות וזכויות מס, כולל רישומים שמוחזקים אצל איש מקצוע להנהלת חשבונות או צד שלישי אחר.

בקשו מאיש המקצוע האחרון להנהלת חשבונות את ספר החשבונות, מאזן בוחן, התאמות בנק, רשימות חשבוניות וחשבונות פתוחים, וייצוא או גיבוי שאפשר להשתמש בו. ההנחיה של CRA על רישומים אלקטרוניים קובעת ששינוי של צד שלישי או של מערכת חייב לשמר גישה לנתונים ולמסלול הביקורת שלהם. אם הרישומים מפוזרים, אספו אותם לפי חשבון ותקופה לפני שמזינים משהו. להעברת תיק בין רואי חשבון, קראו על מעבר בין רואי חשבון.

איש המקצוע להנהלת חשבונות הפסיק באמצע השנה. מאיפה מתחילים מחדש?

מתחילים מחדש אחרי החודש האחרון שאפשר לאמת בו את הרישומים ואת יתרות הבנק והכרטיסים. שמרו עותק של אותו ספר, ציינו את תאריך החיתוך והשוו את יתרות הסגירה שלו לדפי החשבון הבאים לפני שמוסיפים עסקאות חדשות.

אם חודש הוזן אך מעולם לא הותאם, בדקו את העסקאות שלו לפני שאתם רואים אותו כשלם. לכל חשבון, השוו את יתרת הספר לדף החשבון, תוך התחשבות בפריטים שטרם נפרעו, כגון שיק שהונפק אך טרם נפרע. אחר כך עברו קדימה לפי הסדר. רשמו תיקונים עם הסבר ומסמך מקור; אל תדרסו רישומים קודמים רק כדי לכפות התאמה. ההנחיה של CRA על רישומים אלקטרוניים דורשת מסלול ביקורת ממסמכי המקור לחשבונות המסוכמים ותיעוד של שינויים בעסקאות שנרשמו.

הכינו רשימה נפרדת של תקופות חסרות, רישומים לא ודאיים ומסמכי מקור שעדיין נדרשים. הרשימה הזו מונעת מפריט לא פתור להפוך למכירה, להוצאה או לזיכוי מס שהומצאו.

איך משחזרים מכירות, חשבוניות שלא שולמו והוצאות בלי כפילויות?

השתמשו בחשבוניות וברישומי מקור אחרים כדי לזהות מה קרה, ואז ברישומי בנק וכרטיס אשראי כדי לזהות איך זה הוסדר. התאימו תשלום לחשבונית או לחשבון קיימים לפני שיוצרים רישום הכנסה או הוצאה נוסף.

במכירות, רשמו חשבוניות וזיכויים לפי תאריך ולקוח, ואז התאימו הפקדות ותשלומים אחרים. במכירות בכרטיס אשראי ובמזומן, התאימו סיכומי מכירות ודוחות סליקה להפקדות; רשמו מכירות ברוטו, החזרים ועמלות סליקה בנפרד מהפקדה נטו. הפקדה יכולה להיות תשלום של לקוח, הפקדת בעלים, הלוואה, החזר מס או העברה בין חשבונות; בררו את מקורה לפני שאתם קוראים לה מכירות. כללו מכירות במזומן ושלא במזומן שמגובות ברישומים. CRA דורשת שרישומי הכנסה ברוטו יציגו את התאריך, הסכום והמקור, עם תימוכין מקוריים כגון חשבוניות, סרטי קופה או שוברי הפקדה. בחשבונאות צבירה, חשבונית שלא שולמה עדיין יכולה להשתייך להכנסה של התקופה שבה נצברה (CRA: שיטות חשבונאות).

ברכישות, התאימו חשבוניות ספקים לחיובי כרטיס אשראי או לתשלומי בנק. שמרו חשבונות שלא שולמו ברשימה נפרדת כדי שייכללו בתקופה הנכונה אם העסק משתמש בחשבונאות צבירה. זהו החזרת סחורה, החזרים וחשבוניות זיכוי. הפרידו בין רכישות הוניות להוצאות שוטפות; ההנחיה של CRA להוצאות מתייחסת אחרת לנכס הוני. בטופס T2125, הפחיתו מהוצאה כל GST/HST שנתבע כזיכוי מס תשומות. התאימו כל חשבון בנק וכרטיס אשראי אחרי שרשמתם את התקופה, ואז עברו על רישומים שלא הותאמו, במקום לשייך אותם בניחוש.

האם דפי חשבון של בנק או כרטיס אשראי יכולים להחליף קבלות חסרות?

דף חשבון של בנק או כרטיס אשראי עוזר להוכיח שכסף הועבר, אך לעיתים קרובות אינו יכול לקבוע מה נקנה או כמה מזה היה לעסק. בקשו קודם עותק של החשבונית, קבלה, חוזה או דף חשבון מהספק, ושמרו אותם יחד עם רישום התשלום. CRA קובעת שהוצאות עסק דורשות חשבונית, הסכם, קבלה או שובר אחר שתומכים בהוצאה.

כשספק אינו יכול להמציא קבלה, רשמו ביומן ההוצאות את שם הספק וכתובתו, סכום התשלום ותאריכו ופרטי העסקה, כפי שההנחיה של CRA על רישומי עסק מורה. שמרו כל חוזה, התכתבות או הוכחה אחרת שזמינה. סמנו למכין הדוח מה נשאר לא ודאי; רישום בדף חשבון לבדו אינו מבסס ניכוי.

לזיכוי מס תשומות יש מבחן ראיות נפרד. CRA דורשת תיעוד מספיק לפני שתובעים זיכוי מס תשומות (ITC), כולל מידע על הספק, העסקה וה-GST/HST שנגבה, לפי העניין. אל תסיקו GST/HST מחיוב בכרטיס אשראי ואל תתבעו ITC בלי תימוכין מספקים. קראו על הגשת GST/HST וזיכוי מס תשומות לכללי התביעה והתיקון.

איך מפרידים הוצאות אישיות והעברות בעלים?

סווגו כל עסקה מעורבת לפי מה שהיא מייצגת בפועל. העברה בין חשבונות הבעלים לחשבון העסק אינה מכירות או הוצאה באופן אוטומטי; רכישה אישית בכרטיס העסק אינה הוצאת עסק.

אצל עצמאי (Sole Proprietor), עקבו אחרי משיכות כמשיכות בעלים ואחרי כספים או נכסים אישיים שהוכנסו לעסק כהפקדות. בשותפות, בדקו את ההסכם ואת הרישומים התומכים לפני שמסווגים כל העברה של שותף כהפקדה, משיכה, הלוואה או החזר הלוואה; שמרו את יתרת כל שותף בנפרד. מדריך הכנסת העצמאים של CRA מתאר הפקדות, ומדריך השותפות שלה מבחין בין הלוואות של שותפים. רשמו רק את החלק העסקי של הוצאה בשימוש מעורב; CRA שוללת הוצאות אישיות מניכויי T2125.

בחברה, נהלו רשימה נפרדת של כל תשלום של בעלים שנכנס לחברה או יוצא ממנה ושל הראיות לו. מכין הדוח צריך לקבוע אם כל פריט הוא הוצאת עסק שמגיע עליה החזר, הלוואה, שכר, דיבידנד או עסקה אחרת עם בעל מניות. תשלום של חברה על חשבון על הוצאה אישית של בעלים דורש בדיקה כזו ולא רישום אוטומטי כהוצאה. קראו על הוצאות עסק ששולמו באופן אישי לפרטי הרישום וההחזר.

אם חברה מעבירה נכס לבעלים שהוא צד קשור לה בפחות משווי הוגן, הבעלים עלול לחוב בחלק ממס ההכנסה או מה-GST/HST של תקופת ההעברה או של תקופה קודמת, עד גובה החוב והפער בשווי. CRA רשאית להוציא שומה לנמען בכל עת, גם אם שומת מס החברה נקבעה אחרי ההעברה, לפי סעיף 160 בחוק מס הכנסה או סעיף 325 בחוק מס הבלו.

איך בודקים GST/HST ושכר מול דוחות שכבר הוגשו?

התאימו את חשבונות המס ששוחזרו, לפי תקופת דיווח, לדוחות, לטפסים, להעברות ולפעילות בחשבון CRA שכבר קיימים בתיק. הפרש הוא שאלה שצריך לפתור, ולא הזמנה לשנות בשקט דוח שהוגש.

בדקו אם נרשם זכאי בחר בשיטה המהירה של GST/HST באינטרנט או בטופס GST74 כש-CRA מנהלת את החשבון, לכל תקופה שהוגשה. מגישים שנתיים חייבים לבחור עד היום הראשון ברבעון הכספי השני, פרט לנרשמים חדשים עם תקופה ראשונה קצרה, שיכולים לבחור עד מועד הדוח של אותה תקופה; מגישים חודשיים או רבעוניים עד מועד הדוח הראשון בשיטה המהירה (Quick Method). הזכאות עשויה להסתיים כשההכנסות או הפעילות העסקית משתנות. כשהשיטה חלה, התאימו את ההעברה שלה בנפרד מהמס שנגבה, כולל כל זיכוי על מכירות ראשונות; אל תתבעו זיכוי מס תשומות על הוצאות תפעול או על רכישת מלאי, וכללו בהכנסה את המס שנשאר אצלכם לפי השיטה. רכישות הוניות זכאיות עדיין יכולות ליצור זיכוי מס תשומות.

CRA קובעת שרישומי GST/HST חייבים לתמוך במס שנגבה ובזיכויים שנתבעו, ורישומי שכר חייבים להציג את שעות העובדים ואת הסכומים שנוכו. הוראות סיכום T4 דורשות שהסכומים בו יתאימו לטפסים ושהניכויים יושוו להעברות. תקופות GST/HST ושנות לוח של שכר עשויות להיות שונות משנת מס ההכנסה, ולכן סמנו כל השוואה לפי התקופה בפועל. אם דוח GST/HST שהוגש צריך תיקון, פעלו לפי הגשת GST/HST וזיכוי מס תשומות.

עצמאי חייב ישירות בהעברות של העסק. שותפים כלליים נוכחיים ולשעבר עשויים לחוב ב-GST/HST של השותפות שהגיע מועד תשלומו כשהיו שותפים; מי שהיו שותפים בעת הפירוק עשויים לחוב בסכומים שהגיע מועד תשלומם לאחר מכן. חוב שקדם להצטרפותם יכול להגיע גם לנכסי השותפות לפי סעיף 272.1(5) בחוק מס הבלו. דירקטורים בחברה עשויים לחוב בניכויי מס הכנסה, בהפרשות ל-CPP, בפרמיות EI וב-GST/HST נטו שלא הועברו לפי סעיף 227.1 בחוק מס הכנסה, סעיף 21.1 בחוק תוכנית הפנסיה של קנדה, סעיף 83 בחוק ביטוח התעסוקה וסעיף 323 בחוק מס הבלו, בכפוף לתנאי גבייה ובדיקת נאותות שבחוק. CRA חייבת לקבוע שומה לדירקטורים בגין GST/HST תוך שנתיים מהמועד שבו חדלו מתפקידם; הליכי גבייה בגין שכר חייבים להתחיל בתוך אותה תקופה.

האם מאזן הפתיחה של חברה צריך להתאים לסגירה של השנה שעברה?

בדרך כלל מתחילים את ספר החשבונות השוטף של החברה מיתרות הסגירה הסופיות של השנה הקודמת, ואז מסבירים כל הפרש. יתרת פתיחה ששונתה יכולה להשפיע על המאזן השוטף, על חשבונות בעלי המניות ועל המידע הכספי ב-T2.

השוו יתרות פתיחה של בנק, כרטיס אשראי, חשבונות לקבל, חשבונות לשלם, הלוואות, GST/HST, שכר והון עצמי למאזן הבוחן הסופי ולדוחות הכספיים של השנה הקודמת. השוו גם את המידע הכספי שהוגש ב-T2 הקודם לדוחות הסופיים האלה. בדקו אם מכין הדוחות הקודם רשם התאמות סוף שנה אחרי שהועתק הספר של איש המקצוע להנהלת חשבונות. עקבו אחרי כל הפרש עד להתאמה, לנתון קודם שתוקן או לעסקה שהושמטה; שמרו את ההסבר עם הנהלת החשבונות. ההנחיה של CRA ל-GIFI משתמשת במידע ממאזן ומדוח רווח והפסד עבור T2. לעבודה על הדוחות ועל GIFI עצמם, קראו על דוחות כספיים שנתיים לחברה.

מה מראה שהנהלת החשבונות מוכנה למכין הדוח?

אם הדוח קרוב, שלחו כבר עכשיו למכין הדוח את החודש האחרון שאומת, את הרישומים הזמינים ואת רשימת הפריטים הפתוחים. הנהלת החשבונות יכולה לספק נתונים לדוח כשכל התקופה רשומה ויתרות מהותיות הותאמו או הוסברו בראיות. מסרו למכין הדוח כל שאלה שנותרה לפני שמשתמשים בנתונים האלה.

בדוח T1 של עצמאי, המס לתשלום בדרך כלל עד 30 באפריל והדוח להגשה עד 15 ביוני של השנה שלאחר שנת המס. חברה משלמת בדרך כלל תוך חודשיים מסוף השנה (שלושה חודשים ל-CCPC מזכה) ומגישה את ה-T2 תוך שישה חודשים. אם נדרש T5013, מועדו עד 31 במרץ שלאחר השנה כשכל השותפים הם יחידים, או תוך חמישה חודשים מסוף השנה כשכל השותפים הם חברות; כשהשותפים מעורבים חל המועד המוקדם יותר. איחור בהגשת T1 או T2 עם מס שלא שולם עולה בדרך כלל 5% ועוד 1% לכל חודש מלא, עד 12 חודשים; איחור ב-T5013 עולה $25 ליום, מ-$100 עד $2,500 (CRA: מדריך T5013). אם CRA דרשה להגיש T1 או T2 שלא הוגש במועד וחל קנס איחור באחת מ-3 שנות המס הקודמות, קנס האיחור החוזר הוא 10% ועוד 2% לכל חודש מלא, עד 20 חודשים (סעיף 162 בחוק מס הכנסה).

• התאימו כל יתרת בנק וכרטיס אשראי לדף החשבון הסופי שלה ורשמו פריטים שטרם נפרעו.
• התאימו תשלומי לקוחות ותשלומי ספקים לחשבוניות ולחשבונות פתוחים; עברו על פריטים ישנים שלא שולמו.
• עברו על קטגוריות מכירות והוצאות, החזרים, רכישות הוניות, מלאי כשהדבר רלוונטי והוצאות בשימוש מעורב.
• קשרו הפקדות בעלים, משיכות ועסקאות של בעלי חברה לרישומים התומכים בהן.
• השוו יתרות GST/HST ושכר לדוחות שהוגשו, לטפסים, להעברות ולפעילות בחשבון CRA.
• בחברה, התאימו יתרות פתיחה לסגירה הסופית של השנה הקודמת והסבירו התאמות.
• שלחו סיכום הכנסות והוצאות לכל התקופה, פירוט עסקאות, התאמות, רשימות חשבוניות וחשבונות פתוחים אם משתמשים בהן, רישומי מקור ורשימת בעיות. כללו מאזן בוחן ומאזן אם העסק מנהל אותם; גם מכין ה-T2 של חברה צריך את המידע מדוח הרווח וההפסד ומהמאזן שלה.

CRA אינה מבקשת שתשלחו רישומי מקור עם דוח מס הכנסה, אך דורשת בדרך כלל לשמור אותם שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה (CRA: שמירת רישומים). מכין דוחות עשוי עדיין להזדקק להם כדי לפתור סכומים לא ודאיים לפני ההגשה.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים. הרישומים של חברה בקנדה נעצרים אחרי אוגוסט. יתרת הבנק האחרונה שאומתה היא C$10,000. דף החשבון של ספטמבר מציג הפקדת לקוח של C$5,000, העברה של C$2,000 מהבעלים ותשלום לספק של C$1,000. לאיש המקצוע להנהלת חשבונות יש גם חשבונית מכירה של C$5,000 שהלקוח שילם בספטמבר.

רושמים את חשבונית C$5,000 פעם אחת בתקופה שבה נצברה ומתאימים אליה את ההפקדה; התשלום אינו מכירה שנייה. את העברת הבעלים של C$2,000 שומרים בחשבון עסקאות בעלים עד לבדיקה, ולא כמכירות. מתאימים את תשלום C$1,000 לחשבונית הספק; החשבונית והתשלום אינם שתי הוצאות. יתרת הבנק היא C$16,000 לפני פריטים שטרם נפרעו (C$10,000 + C$5,000 + C$2,000 − C$1,000). אחר כך בודקים GST/HST ויתרות בעלים מול רישומים שהוגשו ומוסרים פריטים לא פתורים למכין הדוח.

המצב שלכם שונה?

הצעד הבא משתנה אם דוחות לא הוגשו, מועדים קרובים או שאי אפשר לתמוך ברישומים בתיעוד.

• כמה דוחות T2, GST/HST או שכר של חברה מעולם לא הוגשו: קראו על השלמת דוחות חברה שלא הוגשו.
• דוחות אישיים או של עצמאי לא הוגשו: קראו על השלמת דוחות שלא הוגשו.
• מועד הגשה או תשלום של חברה קרוב: קראו על הגשת דוח החברה.
• מועד הגשה או תשלום של עצמאי קרוב: קראו על מתי צריך רואה חשבון למס.
• הגשות או זיכויים GST/HST שלכם דורשים תיקון: קראו על הגשת GST/HST וזיכוי מס תשומות.
• אתם מחליפים רואה חשבון או שאינכם מצליחים לאחזר רישומים ישנים: קראו על מעבר בין רואי חשבון.
• אם קוויבק רלוונטית: אספו רישומי QST ושכר פרובינציאליים, וכן את הנתונים ל-TP-80 לעצמאים ולשותפים, ל-TP-600 ול-RL-15 לשותפויות כשנדרש או ל-CO-17 לחברות עם מוסד בקוויבק. התאימו גם דוחות פרובינציאליים ודפי חשבון. לבחירה בשיטה המהירה שמנהלת Revenu Québec, בדקו את טופס FP-2074-V.
• אם מדובר בחברה באלברטה: מכין הדוחות שלה צריך גם נתונים לדוח AT1 הנפרד, שמועדו שישה חודשים אחרי סוף השנה.
• רישומי המקור, עסקאות הבעלים או יתרות הפתיחה עדיין לא ודאיים: הביאו את רשימת הבעיות ואת המסמכים הזמינים לעזרה בהנהלת חשבונות לפני שנשענים על הנתונים ששוחזרו.