הפעלת שכר והעברת ניכויים במקור בקנדה

האם העובד שלי הוא עובד או קבלן עצמאי?

יחסי העבודה קובעים אם עליכם להפעיל שכר. עובד פועל בדרך כלל לפי הנחיות המשלם. קבלן עצמאי מנהל עסק ושולט באופן ביצוע העבודה. חוזה שקורא למישהו קבלן אינו מכריע בשאלה (CRA: מעמד תעסוקתי).

בדקו מי שולט בעבודה, מי מספק כלים, מי יכול לשכור עזרה ומי נושא בסיכוי אמיתי לרווח או להפסד. בחוזה שנוצר בקוויבק, CRA מחילה את Civil Code of Québec ומתמקדת בזכות לכוון את העבודה (CRA: חוזים בקוויבק). אם העובדות מצביעות לשני הכיוונים, המשלם או העובד יכולים לבקש מ-CRA החלטה בנושא CPP/EI. סיווג עובד כקבלן עלולה להשאיר את המשלם אחראי לניכויים ולהפרשות מעסיק שהוחמצו (CRA: מדריך מעסיקים). לאופן שבו קבלן אמיתי מדווח על ההכנסה שלו, ראו איך מסים הכנסה של עצמאים.

מתי אני צריך חשבון שכר?

פתחו חשבון תוכנית שכר ב-CRA כשאתם משלמים שכר, משכורת, בונוסים, דמי חופשה, הטבות חייבות במס לעובדים או תגמול אחר שמחייב ניכויי שכר. אם כבר יש לכם מספר עסק, הוסיפו חשבון שכר RP. אחרת, השיגו מספר עסק והירשמו לפני שמועד ההעברה הראשונה מגיע (CRA: מדריך מעסיקים).

לפני יום התשלום הראשון, אספו את מספר הביטוח הסוציאלי (SIN) של כל עובד, את TD1 הפדרלי, את TD1 הפרובינציאלי או הטריטוריאלי שחל (עובדי קוויבק משתמשים ב-TP-1015.3-V), את הפרובינציה שבה הוא מועסק, את מועדי תשלום השכר ופרטי ההטבות. אם SIN מתחיל ב-9, בדקו את המסמך העדכני של העובד שמתיר עבודה ואת תאריך התפוגה שלו (CRA: מדריך מעסיקים). השתמשו בפרובינציית ההעסקה כדי לבחור את טבלת המס. היא עשויה להיות שונה ממקום המגורים של העובד. לגבי עובדים מרחוק, בדקו לאיזה מקום עסק של המעסיק הם מדווחים או משויכים באופן סביר, ובהיעדר כזה, לאיזה מקום עסק משלם את שכרם. פרובינציית המגורים שלהם אינה קובעת אוטומטית (CRA: פרובינציית העסקה). שמרו רישום של שכר ברוטו, ניכויים, הפרשות מעסיק, שכר נטו ותאריכי תשלום.

מה אני מנכה מכל תלוש, ומה המעסיק משלם?

אצל רוב העובדים מחוץ לקוויבק, מנכים מס הכנסה פדרלי ופרובינציאלי או טריטוריאלי, CPP, ואם העבודה מבוטחת, גם EI. המעסיק מוסיף את הפרשת ה-CPP שלו ואת דמי ה-EI שלו. למס הכנסה אין חלק מקביל של המעסיק. CPP2 יכול גם לחול כשההכנסה השנתית המזכה בפנסיה נכנסת לטווח ההכנסה הנוסף שלו (CRA: מדריך מעסיקים).

CPP חל מגיל 18 ועד החודש שבו העובד מגיע לגיל 70. עובד בגיל 65 עד 69 שמקבל קצבת פרישה מ-CPP או מ-QPP, כולל בעלים, יכול לחתום על טופס CPT30 ולתת לכם עותק. CPP של העובד והמעסיק מפסיקים אז מהתשלום הראשון בחודש הבא. בעבודה בקוויבק, הבחירה הזאת נעשית מול Retraite Québec (CRA: טופס CPT30, Canada Pension Plan, סעיף 12).

השתמשו במחשבון השכר של CRA או בטבלאות הניכויים העדכניות של CRA לפי תאריך התשלום בפועל, תקופת השכר, פרובינציית ההעסקה, הסכומים שנתבעו ב-TD1 וסך CPP/EI מתחילת השנה. המחשבון אינו מחשב ניכויים פרובינציאליים של קוויבק. בדקו איך מטפלים בבונוסים ובהטבות חייבות במס לפני שמשתמשים בנתוני שכר רגיל. העבירו ניכויי עובד והפרשות מעסיק יחד. אל תממנו את חלק המעסיק משכר הנטו של העובד (CRA: מדריך מעסיקים).

מה משתנה כשהעובד היחיד הוא אני, הבעלים?

חברה שמשלמת משכורת לבעלים עדיין מפעילה שכר דרך חשבון RP ומדווחת על המשכורת בטופס T4. משכורת מזכה בפנסיה מחייבת בדרך כלל גם CPP של העובד וגם CPP של המעסיק. אם הבעלים שולט ביותר מ-40% מזכויות ההצבעה של החברה, ההעסקה הזאת אינה מבוטחת ב-EI (CRA: מדריך מעסיקים). מתחת לסף הזה, העסקה של קרוב משפחה או העסקה אחרת בין צדדים קשורים (non-arm's-length) עדיין עשויה להיות בלתי מבוטחת. בקשו החלטה מ-CRA אם התנאים אינם ברורים (CRA: מבחן צד שאינו קשור).

בעל עסק יחידני או שותף אינו יכול להפוך את המשיכות שלו לשכר בר ניכוי. תשלום לעובדים אחרים עדיין מחייב שכר. דיבידנד הוא תשואה על מניות ולא תשלום על שירותים, והוא כפוף לכללי דיווח אחרים. ראו משכורת או דיבידנדים לפני שבוחרים איך חברה משלמת לבעלים (CRA: משכורות ומשיכות, CRA: תשלומים לבעלי מניות).

מתי מועדי ההעברה?

תקופת ההעברה ל-CRA נקבעת לפי התאריך שבו העובד מקבל תשלום, ולא לפי התקופה שבה עבד. סוג המעביר שהוקצה לכם קובע את המועד. בדרך כלל הוא נקבע לפי ההעברות הנדרשות ל-CRA לפני שתי שנים קלנדריות, מחולקות בחודשים שדרשו העברה (עד 12). חשבונות שכר מרובים וחברות קשורות מסוכמים יחד. חברה שרוכשת את כל נכסי העסק של מעסיק אחר או כמעט את כולם במסגרת גלגול לפי סעיף 85, מיזוג או פירוק סופרת גם את ההעברות של אותו מעסיק (Income Tax Regulations, סעיף 108). בדקו את הסוג שמופיע בחשבון CRA שלכם, ואל תניחו ששכר קטן אומר העברה רבעונית (CRA: סוגי מעבירים).

מועדי ההעברה הרבעוניים הם 15 באפריל, 15 ביולי, 15 באוקטובר ו-15 בינואר. מעסיק קטן חדש זכאי יכול להעביר ברבעון לפני האישור. אם אינכם בטוחים, העבירו מדי חודש עד ש-CRA מאשרת זכאות בטופס PD7A. מעסיק ותיק חייב לקבל הודעה על זכאות רבעונית. אם המועד חל בסוף שבוע או בחג ש-CRA מכירה בו, חל יום העסקים הבא. אם אתם לא משלמים זמנית לאף עובד, דווחו על העברה אפסית עד המועד הרגיל שלכם והודיעו ל-CRA מתי צפוי להתחדש השכר. העברה סופית נדרשת בתוך שבעה ימים קלנדריים אם העסק מפסיק לפעול, המעמד המשפטי שלו משתנה, בעל עסק יחידני או שותף נפטר, או שהוא נכנס לפשיטת רגל או לארגון מחדש (CRA: מתי להעביר, CRA: מדריך מעסיקים).

איך משלמים ל-CRA את ההעברות?

סכמו את ניכויי העובד והפרשות המעסיק של תקופת ההעברה, ושלמו אותם לחשבון השכר הנכון ב-CRA ולתקופה הנכונה. אפשרויות התשלום לעסקים ב-CRA כוללות בנקאות מקוונת, תשלום מקוון של CRA, חיוב מראש מהחשבון ותשלום במוסד פיננסי בקנדה. בדקו איזו שיטה נדרשת מסוג המעביר שלכם (CRA: איך להעביר, CRA: אפשרויות תשלום).

שמרו את אישור התשלום וערכו התאמה בינו לבין ספר השכר ודוח החשבון של CRA. תשלום שהוגש ביום המועד אינו תמיד מתקבל בזמן. בבנקאות מקוונת התשלום נחשב כשהמוסד הפיננסי מזכה את CRA, ותשלום בדואר נחשב כש-CRA מקבלת אותו. תשלומים מעל $10,000 חייבים בדרך כלל להיות אלקטרוניים, אלא אם המשלם אינו יכול לעשות זאת באופן סביר. מעבירים מואצים בסף השני חייבים לשלם באופן אלקטרוני או במוסד פיננסי בקנדה (CRA: מדריך מעסיקים, CRA: איך להעביר).

מה אם העברה התאחרה או הוחמצה?

שלחו את הסכום החסר ברגע שהוא מזוהה. CRA יכולה להטיל קנס על העברה מאוחרת וריבית מצטברת יומית. הגשת T4 אינה דוחה העברות שוטפות (CRA: מתי להעביר). הליך צר של תשלום בעת ההגשה (Payment on Filing) מכסה חסרים העומדים בתנאים שמתגלים בהתאמת סוף השנה. קנסות, ריבית והקלות מסביר את השיעורים ואת ההקלות האפשריות.

אדם שהיה דירקטור כשהחברה לא ניכתה או לא העבירה סכומי שכר עלול לשאת בהם באחריות אישית, בתוספת ריבית וקנסות, בכפוף לתנאי גבייה ולהגנת שקידה סבירה. CRA אינה יכולה להתחיל בגבייה יותר משנתיים אחרי שהאדם חדל לאחרונה להיות דירקטור (Income Tax Act, סעיף 227.1). דירקטור צריך לוודא שהניכויים נשמרים ושהתשלומים באמת עוברים, גם כשמישהו אחר מעבד את השכר (CRA: אחריות דירקטורים). אם הגשות שכר או T4 ישנות לא בוצעו מעולם, ראו השלמת דוחות חברה שלא הוגשו.

מה מגישים בסוף השנה?

הגישו את טפסי T4 הנדרשים ואת סיכום T4 לחשבון השכר, ומסרו לעובדים את הטפסים שלהם עד היום האחרון של פברואר שאחרי השנה הקלנדרית שבה שולם. טופס נדרש בדרך כלל אם הייתם חייבים לנכות CPP/QPP, EI/QPIP או מס הכנסה, אם התגמול עולה על $500, או אם סיפקתם הטבה חייבת במס של ביטוח חיים קבוצתי לתקופה (group term life insurance). אם המועד חל בסוף שבוע או בחג ש-CRA מכירה בו, יום העסקים הבא הוא מועד ההגשה. עסק שמפסיק לפעול חייב להגיש בתוך 30 יום. אם בעל עסק יחידני או שותף נפטר, המועד הוא 90 יום אחרי הפטירה. ערכו התאמה בין שכר ברוטו, מס הכנסה, CPP, EI וההעברות לפני ההגשה. T4 מדווח על שכר בשנה שבה שולם, גם אם העבודה בוצעה קודם (CRA: הגשת T4).

אם אתם מגישים יותר מחמישה טפסי T4 לשנה קלנדרית, הגישו אותם באופן אלקטרוני. הספירה היא לפי סוג טופס (Income Tax Regulations, סעיף 205.1). חשבונות RP נפרדים מחייבים דוחות T4 נפרדים. עובדי קוויבק צריכים בדרך כלל גם טפסי RL-1 וסיכום RL-1 שנשלחים ל-Revenu Québec עד היום האחרון של פברואר (CRA: הגשת T4, Revenu Québec: הגשת RL-1).

מתי מנפיקים אישור העסקה (Record of Employment)?

הנפיקו אישור העסקה (Record of Employment) כשעובד שמקבל הכנסה מבוטחת יש לו הפסקה בהשתכרות, או כש-Service Canada מבקשת אישור. בדרך כלל זה אומר שבעה ימים קלנדריים רצופים בלי עבודה ובלי הכנסה מבוטחת. מחלה, חופשת לידה, חופשת הורות וחופשת טיפול בבן משפחה יכולות להפעיל זאת מוקדם יותר כשההכנסה יורדת מתחת ל-60% מההכנסה השבועית הרגילה. האישור נשלח ל-Service Canada, ולא יחד עם דוח T4 (Service Canada: מדריך ROE).

ב-ROE בנייר, המועד הרגיל הוא חמישה ימים קלנדריים אחרי תחילת ההפסקה או מהרגע שנודע לכם עליה. ב-ROE אלקטרוני עם שכר שבועי, דו-שבועי או חצי-חודשי, המועד הוא חמישה ימים קלנדריים אחרי סוף תקופת השכר שבה הייתה ההפסקה. בשכר חודשי או ב-13 תקופות שכר בשנה, המועד הוא המוקדם מבין חמישה ימים קלנדריים אחרי סוף תקופת השכר הזאת או 15 ימים קלנדריים מהיום הראשון של ההפסקה (Service Canada: מדריך ROE).

אילו כללי שכר נוספים חלים בפרובינציה שלי?

פרובינציית ההעסקה קובעת את טבלת מס ההכנסה שחלה, וחובות מעסיק פרובינציאליות יכולות להיות מחוץ להעברה ל-CRA. בדקו תקני העסקה פרובינציאליים, ביטוח תאונות עבודה ומסי שכר במקום שבו העובדים עובדים. חשבון השכר של CRA אינו מחליף את ההרשמות האלה (CRA: מדריך מעסיקים).

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים. הניכויים הם נתונים משוערים ולא חישוב שיעורים. חברה משלמת לעובד אחד באונטריו C$4,000 ב-30 ביוני. רישום השכר שלה מראה C$600 מס הכנסה, C$220 CPP ו-C$65 EI שנוכו. החברה מוסיפה C$220 CPP של המעסיק ו-C$91 EI של המעסיק. העובד מקבל C$3,115. החברה חייבת ל-CRA C$1,196 עבור התשלום הזה. אם החברה היא מעבירה רגילה, CRA חייבת לקבל את ההעברה עד 15 ביולי. תאריך התשלום ביוני הוא הקובע, גם אם העבודה בוצעה במאי.

המצב שלכם שונה?

• אתם משלמים רק לבעלים של חברה: החליטו אם התשלום הוא משכורת או דיבידנד במשכורת או דיבידנדים.
• אתם רוצים להעסיק בן או בת זוג או ילד: תנאי ההעסקה והשכר חשובים. ראו תשלום לבני משפחה.
• יש לכם עובדים בקוויבק, כמה עובדים או העברות שהוחמצו: אספו את מספר העסק, חשבון RP, רשימת העובדים, תאריכי תשלום, טפסי TD1, ספר השכר ודוחות CRA ו-Revenu Québec עבור עזרה בהנהלת חשבונות.
• טפסי T4 או דוחות שכר מהעבר לא הוגשו מעולם: ראו השלמת דוחות חברה שלא הוגשו.
• עסק אמריקאי סיפק שירותים בקנדה: ראו ניכוי מס במקור על שירותים בקנדה.
• מעסיק אמריקאי משלם לכם על עבודה בקנדה: ראו עבודה משני צדי הגבול.
• CRA שלחה מכתב על בדיקת שכר: ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון.