העסקת עובד משני צדי הגבול בין ארצות הברית לקנדה

דיני השכר של איזו מדינה חלים כשהעובד עובד בצד השני של הגבול?

התחילו מהמקום שבו העובד מבצע את העבודה בפועל. מעסיק זר עשוי להיות חייב בניכוי מס שכר ובדיווח באותה מדינה. מקום ההתאגדות שלו, חשבון הבנק ומטבע התשלום אינם קובעים את התשובה. שכר על עבודה בארצות הברית יכול להיות כפוף לניכוי מס ולמסי עבודה אמריקאיים. מעסיק שאינו תושב ויש לו עובד שעובד בקנדה חייב בדרך כלל בניכוי, בהעברה ובדיווח בקנדה (IRS: שכר אצל מעסיק זר; CRA: T4001).

לפני שבוחרים מערך שכר, הפרידו בין שלוש שאלות: היכן מתבצע כל יום עבודה, איזו מדינה מכסה את תשלומי הפנסיה או הביטוח הלאומי, ואיזו מדינה או פרובינציה קובעת ניכויים מקומיים. הסכם הביטוח הלאומי בין ארצות הברית לקנדה מקצה בדרך כלל את הכיסוי הפנסיוני למדינת העבודה, עם חריג להשמה זמנית. ההסכם אינו קובע את ניכוי מס ההכנסה, את ביטוח התעסוקה הקנדי (EI) או את החובות של מדינות ופרובינציות.

בביקורים קצרים, סעיף XV באמנה יכול להשאיר את השכר חייב במס רק במדינת התושבות של העובד, אם התשלום במדינת העבודה אינו עולה על $10,000 במטבע של אותה מדינה, או אם הנוכחות אינה עולה על 183 ימים בכל תקופה של 12 חודשים שמתחילה או מסתיימת בשנת הכספים והתשלום לא שולם על ידי מעסיק תושב ולא נישא על ידי מוסד קבע מקומי. כלל ההכרעה בסעיף IV יכול לשנות את התושבות לצורכי האמנה. פטור לפי אמנה לבדו אינו מפסיק ניכוי מס שכר. השתמשו בהליך ההקלה החל המתואר בהמשך.

האם עסק קנדי יכול להעסיק עובד אמריקאי בלי חברה אמריקאית?

כן, עסק קנדי יכול בדרך כלל להישאר המעסיק הישיר ולהירשם למערך שכר אמריקאי. רישום למערך שכר אמריקאי אינו מחייב בעצמו הקמת חברה אמריקאית. השאלה אם העובד יוצר חובות מס עסקי או רישום אחרים בארצות הברית היא שאלה נפרדת שתלויה בעובדות (IRS: שכר אצל מעסיק זר; IRS: מספר זיהוי מעסיק).

המעסיק הקנדי חייב להתייחס לשכר על עבודה בארצות הברית כשכר במערך שכר אמריקאי כשהכללים החלים דורשים זאת. לפי IRS, עבודה בארצות הברית אצל מעסיק זר חייבת בדרך כלל בניכוי ביטוח לאומי ומדיקר ובמס אבטלה פדרלי, אלא אם חל חריג (IRS: ביטוח לאומי ומדיקר; IRS: מס אבטלה). עובד שנשכר מקומית בארצות הברית אינו נחשב בדרך כלל כמי שנשלח זמנית מקנדה לפי הסכם הביטוח הלאומי.

למס העסקי ולבחירת סוג הישות ראו עסק קנדי שמתרחב לארצות הברית.

אילו חשבונות אמריקאיים צריך לפני המשכורת הראשונה?

השיגו מספר זיהוי מעסיק פדרלי (EIN), ואז בדקו את דרישות הניכוי, האבטלה, דיווח השכר ודיווח עובד חדש של מדינת העבודה לפני שמשלמים לעובד. עסק קנדי שמקום העסקים העיקרי שלו מחוץ לארצות הברית יכול להגיש בקשה ל-EIN בהליך הבינלאומי של IRS באמצעות טופס SS-4 או בטלפון (IRS: EIN).

לסדר ההקמה הרגיל בארצות הברית ראו הקמת מערך שכר אמריקאי. אם העובד עובד גם במדינה אחרת, ראו עובדים במדינה אחרת.

האם עסק אמריקאי יכול להעסיק ישירות עובד שמבוסס בקנדה?

כן. העסק האמריקאי יכול בדרך כלל להעסיק את העובד ישירות ולהירשם ב-CRA כמעסיק שאינו תושב. CRA קובעת שלמעסיקים שאינם תושבים ויש להם עובדים שנותנים שירותים בקנדה יש אותן חובות קנדיות של ניכוי, העברה ודיווח כמו למעסיקים תושבים (CRA: T4001).

מערך שכר אמריקאי לבדו אינו פוטר מהחובות הקנדיות האלה. גם אישור מעסיק שאינו תושב של CRA אינו עוזר בדרך כלל לעובד שגר ועובד בקנדה: הפטור ש-CRA מתארת מיועד לעובדים שאינם תושבים, שעובדים בקנדה לזמן מוגבל ועומדים בתנאי האמנה (CRA: T4001). השאלה אם העובד יוצר מס עסקי קנדי או בחירת ישות שייכת לעסק אמריקאי שמתרחב לקנדה.

מערך שכר קנדי אינו מסיים אוטומטית את חובות השכר האמריקאיות. עבודה רגילה בקנדה אינה חייבת במס אבטלה פדרלי אמריקאי, גם אם העובד אזרח אמריקאי שעובד אצל מעסיק אמריקאי: החוק מוציא מכלל זה עבודה במדינה גובלת שיש לה הסכם אבטלה עם ארצות הברית, ולקנדה יש הסכם כזה (US Code: הגדרת העסקה לצורכי FUTA; משרד העבודה של ארצות הברית: ההסכם). לאזרח או לתושב אמריקאי יש לבדוק בנפרד ניכוי מס הכנסה אמריקאי. חריג יכול לחול כשהחוק הקנדי מחייב ניכוי מס הכנסה (IRS: ניכוי מס הכנסה). את הביטוח הלאומי ואת מדיקר בדקו לפי הסכם הכיסוי.

איך מעסיק אמריקאי פותח חשבון שכר קנדי?

השתמשו ברישום עסק של תושב חוץ ב-CRA כדי לבקש מספר עסק (BN) וחשבון ניכויי שכר (RP). עסק שהתאגד או שנמצא מחוץ לקנדה יכול לבקש את שניהם באותה בקשה מקוונת. CRA מציינת גם מסלול של טופס RC1 בדואר או בפקס כשהרישום המקוון אינו זמין (CRA: רישום תושב חוץ).

לפני הרישום, אספו את השם החוקי והכתובת של העסק, פרטי בעלות וקשר, תאריך תחילת העבודה ומקום העבודה של העובד, ואת תאריך התשלום הראשון הצפוי. לאחר מכן השיגו את מספר הביטוח הסוציאלי (SIN) של העובד ואת טפסי TD1 הפדרלי ואם רלוונטי הפרובינציאלי שמילא, קבעו את פרובינציית ההעסקה וחשבו את הניכויים לפני התשלום הראשון (CRA: T4001). רישום למערך שכר אינו פותר בעצמו רישום ל-GST/HST או למס חברות. אלה תלויים בעובדות נפרדות.

איזה מס קנדי, CPP ו-EI צריך לנכות, ואיזו פרובינציה חלה?

על עבודה בקנדה, מעסיק אמריקאי מנכה בדרך כלל מס הכנסה קנדי ו-EI אם ההעסקה מבוטחת. CPP דורש בדיקה נפרדת: כשאין מקום עסקים בקנדה, החותם המוסמך של המעסיק יכול לבקש כיסוי CPP לפי בחירה לעובדים זכאים שגרים ועובדים בדרך כלל מחוץ לקוויבק, באמצעות טופס CPT13. המעסיק בוחר תאריך תחילת כיסוי. CRA קובעת שאי אפשר לבטל את ההסדר המאושר. אם הכיסוי הקנדי אינו מתבצע, הסכם הביטוח הלאומי מקצה את הכיסוי לארצות הברית. אם למעסיק יש מקום עסקים בקנדה, או שהעובד נשלח זמנית מארצות הברית, בדקו את כללי הכיסוי הפנסיוני החלים. המעסיק משלם את חלקיו הנדרשים ב-CPP וב-EI (CRA: טופס CPT13; SSA: ההסכם, סעיף V).

בדקו את EI בנפרד אם חל גם ביטוח אבטלה אמריקאי: EI הקנדי מוציא העסקה שעבורה יש לשלם דמי ביטוח לפי חוק ביטוח האבטלה של מדינה אמריקאית. השתמשו במחשבון השכר או בטבלאות של CRA לתקופת התשלום ולפרובינציה החלות. כתובת המגורים של העובד אינה קובעת בעצמה את פרובינציית ההעסקה (CRA: T4001; CRA: פרובינציית ההעסקה).

אם חל מערך שכר בקוויבק, הירשמו ל-Revenu Québec לניכויים במקור באינטרנט או בטופס LM-1-V, בצעו ניכוי במקור של מס הכנסה של קוויבק, QPP ו-QPIP לפי הצורך, והגישו טפסי RL-1 ואת סיכום RL-1 עד היום האחרון של פברואר שלאחר שנת הלוח שאליה מתייחסים הטפסים. חשבון RP של CRA לבדו אינו מכסה את ההגשות האלה (Revenu Québec: רישום; הגשת RL-1; CRA: ניכויים בקוויבק). שגרת התשלום הקנדית הכללית מוסברת בהפעלת מערך שכר.

מה משתנה בביטוח הלאומי, במדיקר או ב-CPP אחרי מעבר או השמה זמנית?

הסכם הביטוח הלאומי בין ארצות הברית לקנדה מציב בדרך כלל עובד תחת מערכת הפנסיה של המדינה שבה מתבצעת העבודה. עובד זכאי שמועסק ומכוסה בדרך כלל במדינה אחת, ונשלח על ידי מעסיק שיש לו שם מקום עסקים לעבוד אצל אותו מעסיק (או אצל חברה קשורה זכאית) במדינה האחרת, יכול להישאר במערכת של מדינת המוצא אם ההשמה צפויה להימשך לא יותר מ-60 חודשים. המדינה המנפיקה מספקת אישור כיסוי כראיה לפטור מהמערכת האחרת (SSA: ההסכם, סעיף V והסדר מינהלי).

השמה שצפויה לחרוג מהמגבלה הרגילה, או שנשלחה על ידי מעסיק שאין לו מקום עסקים במדינה השולחת, דורשת הסכמה הדדית מראש של הרשויות המוסמכות של שתי המדינות כדי לשמור את הכיסוי של המדינה השולחת (SSA: ההסכם, סעיף V).

לעבודה בארצות הברית, יישמו קודם את הסכם הביטוח הלאומי: הוא מקצה בדרך כלל את הכיסוי הפנסיוני לארצות הברית. CPP הקנדי יכול להמשיך במקום ביטוח לאומי ומדיקר אמריקאיים כשחל חריג בהסכם, כמו השמה זמנית מזכה שמתועדת באישור כיסוי קנדי. בדקו את EI הקנדי ואת ניכוי מס ההכנסה בנפרד לפי הכללים שלהם (SSA: ההסכם; CRA: העסקה מחוץ לקנדה).

אילו הפקדות, דוחות ואישורי סוף שנה נלווים?

אחרי שהמעסיק רשום, תשלום לעובד יוצר חובות הפקדה ודיווח חוזרות. חשבון שכר הוא רק ההתחלה. התאימו בין ההפקדות לבין הדוחות הרבעוניים או השנתיים ולבין אישור סוף השנה לעובד (IRS: Publication 15; CRA: T4001).

הפקדות אמריקאיות באיחור יכולות לגרור 2% עד 15%, בהתאם לאורך האיחור ולהודעה. CRA מחילה בדרך כלל 3% עד 10% על העברות באיחור מעל C$500, ועד 20% בהפרה חוזרת מתוך ידיעה או ברשלנות חמורה (IRS: קנסות על הפקדה; CRA: העברות באיחור).

כללים אמריקאיים מיוחדים יכולים לחול אם העובד הוא זר שאינו תושב (nonresident alien) ותובע פטור לפי אמנה. העובד חותם על טופס 8233 לכל שנת מס, המעסיק חותם על קבלתו, שולח עותק ל-IRS תוך 5 ימים וממתין לפחות 10 ימים אחרי המשלוח לפני שמפסיק לנכות. דווחו על שכר פטור בטפסים 1042 ו-1042-S ולא בתיבה 1 של טופס W-2 (IRS: הוראות טופס 8233; IRS: Publication 515). ודאו קודם את תושבות המס של העובד ואת הפטור שנתבע.

מתי צריך לשנות את מערך השכר כשעובד קיים עובר?

בחנו מחדש לפני המשכורת הראשונה שמכסה עבודה במדינה החדשה. אם עובד מאונטריו עובר לטקסס ועובד שם, מערך שכר קנדי לבדו עשוי שלא לעמוד בחובות השכר האמריקאיות. בדקו את חובות המעסיק הפדרליות האמריקאיות ושל טקסס, ואז בדקו בנפרד אם CPP, EI או ניכוי מס הכנסה קנדיים נמשכים. רשמו תאריכי עבודה, את מקום המגורים של העובד, את מקום הדיווח הקנדי ואת מקור התשלום, וכל אישור כיסוי. מעבר יכול להשפיע רק על חלק מתקופת תשלום (IRS: שכר אצל מעסיק זר; CRA: העסקה מחוץ לקנדה).

שאלו אם המעבר זמני, אם אותו מעסיק שלח את העובד, והאם קיים אישור כיסוי. ברו גם אם העובד יבקר במדינה הקודמת לצורכי עבודה. אישור מעסיק קנדי לביקורים קצרים נוגע לעובדים מזכים שאינם תושבים, ואינו פוטר שכר קנדי רגיל של עובד תושב קנדה (CRA: T4001). ביקורי עבודה של עובד בקנדה עשויים להפעיל ניכוי מס מעבודה לפי מדריך המעסיקים של CRA. המדריך הנפרד על שירותים עוסק בתשלומים לעסק שאינו תושב (CRA: הנחיות Regulation 105).

לעובד תושב ארצות הברית שפטור לפי אמנה ומבקר בקנדה, מעסיק אמריקאי זכאי יכול לבקש אישור CRA בטופס RC473, שיתקבל לפחות 30 ימים לפני העבודה בקנדה. העובד חייב לעבוד בקנדה פחות מ-45 ימים בשנה הקלנדרית או לשהות בה פחות מ-90 ימים בכל תקופה של 12 חודשים הכוללת את התשלום. האישור תקף עד שתי שנות לוח. אחרת, העובד (או המעסיק המורשה) יכול לבקש פטור לפי Regulation 102 בטופס R102-R לפחות 30 ימים לפני העבודה או התשלום הראשון. אף אחת מההקלות אינה חלה על שכר רגיל לעובד תושב קנדה (CRA: אישור; CRA: פטור).

אם צד שלישי מעסיק את העובד או משלם לו, מי חייב במס שכר?

החוזה ויחסי המעסיק בפועל קובעים את סידור ההגשה. תשלום לגורם מתווך אינו מעביר בעצמו את חבות המס של המעסיק. לפי IRS, מעסיק שמשתמש בספק שירותי שכר נשאר אחראי בדרך כלל להפקדות ולדוחות, וסוכנים מסוימים שמונו רשמית או הסדרים מאושרים כפופים לכללי אחריות שונים (IRS: Publication 15). גם CRA קובעת שמעסיק נשאר אחראי לדיוק של דוח T4, ליתרה שלו ולמועד שלו כשלשכת שירות מגישה אותו (CRA: RC4120). בקוויבק, שירות שכר שמאשר או גורם לתשלום שכר יכול להיות אחראי יחד לניכויים במקור לפי סעיף 24.0.3 לחוק מינהל המסים.

אם חברת מעסיק רשום (employer of record) טוענת שהיא המעסיק החוקי, השיגו את הסכם ההעסקה, את שם המעסיק בתלושי השכר, את מספרי חשבונות המס שבשימוש ואת ההוכחה להפקדות ולאישורי סוף השנה. בדקו את ההסדר בשתי המדינות ובמדינה או בפרובינציה שבה מתבצעת העבודה לפני שרואים במערך השכר של הגורם המתווך עמידה שלכם בחובות. לחוזה שירותי שכר ולחוזה שמשנה את המעסיק החוקי יש השפעות שונות (IRS: הסדרי משלם צד שלישי).

חוב מסי שכר עלול לרדת על אנשים באופן אישי. בעל עסק יחידני אמריקאי חייב ישירות במסי העבודה של העסק. שותף כללי יכול להיות חייב בחובות שנוצרו בזמן שהיה שותף, כפי שמדגימים החוק של ניו יורק והחוק של אונטריו, ואילו בשותפויות אחריות מוגבלת המצב שונה (IRS: בעלי עסק יחידני). לפי סעיף 6672 בקוד המסים הפדרלי (Internal Revenue Code), נושא משרה, דירקטור, שותף או אדם אחר ששולט בכספי מס שנוכו ואינו משלם אותם במזיד עלול לחייב בקנס השווה ל-מלוא מס ההכנסה שנוכה במקור ולא שולם ודמי Social Security ו-Medicare של העובד. הגבייה של IRS נמשכת בדרך כלל 10 שנים אחרי החיוב, בכפוף לחריגים בחוק (IRS: הקנס; 26 USC 6502). דירקטורים של חברה קנדית בעת ההפרה עשויים להיות חייבים בניכויים שלא שולמו, ב-CPP וב-EI, וכן בריבית ובקנסות, לפי סעיף 227.1 לחוק מס הכנסה, סעיף 21.1 ל-CPP וסעיף 83 ל-Employment Insurance Act. תביעת הגבייה הקנדית חייבת להתחיל תוך שנתיים אחרי שהאדם חדל לאחרונה להיות דירקטור. חלים תנאים מוקדמים לגבייה לפי החוק והגנה של זהירות סבירה (due diligence).

לקוויבק יש כלל דירקטורים משלה לפי סעיפים 23–24.0.2 לחוק מינהל המסים. דירקטורים יכולים להיות חייבים במס קוויבק, ב-QPP, ב-QPIP ובתשלומי מעסיק שלא הועברו. על מס הכנסה שלא נוכה מעולם מעובד תושב קנדה הם חייבים בדרך כלל בריבית ובקנסות קשורים, אך לא במס שלא נוכה עצמו. Revenu Québec חייבת לקבוע חיוב לדירקטור תוך שנתיים אחרי שחדל לאחרונה להיות דירקטור, עם תנאים מוקדמים לגבייה לפי החוק והגנות של זהירות סבירה או חוסר ידיעה.

דוגמה

להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים. חברה מטורונטו שוכרת אדם שגר ועובד רק בניו יורק, במשכורת שנתית של US$60,000 שמשולמת כ-US$5,000 מדי חודש. החברה מטורונטו יכולה להישאר המעסיק הישיר. לפני המשכורת הראשונה היא משיגה EIN מ-IRS, בודקת רישום לניכוי ולאבטלה בניו יורק, אוספת טופס W-4 ומקימה הפקדות אמריקאיות. בנפרד היא מדווחת על העובד החדש לניו יורק תוך 20 ימים מתאריך תחילת ההעסקה (ניו יורק: העסקת עובדים). היא רושמת כל יום עבודה בניו יורק, מדווחת על השכר האמריקאי בדוחות השכר האמריקאיים החלים ובטופס W-2, ובודקת אם חל על העובד הספציפי שלה כלל כלשהו של CPP או EI קנדיים. הדוגמה אינה מחשבת מס ואינה מניחה שעצם ההעסקה מסדירה את מצב המס העסקי האמריקאי של החברה.

המצב שלכם שונה?

• העובד האמריקאי שלכם עובד גם בקנדה: ייתכן שניכוי מס מעבודה קנדי חל על ימי העבודה האלה. בדקו את מדריך המעסיקים של CRA לפי דפוס העבודה.
• העובד האמריקאי שלכם עובד ביותר ממדינה אחת: ראו עובדים במדינה אחרת.
• חל מערך שכר בקוויבק: הירשמו ב-Revenu Québec והגישו טפסי RL-1 בנוסף לטופס T4 של CRA.
• לעסק הקנדי שלכם עשויה להיות נוכחות חייבת במס בארצות הברית: ראו עסק קנדי שמתרחב לארצות הברית.
• לעסק האמריקאי שלכם עשויה להיות נוכחות חייבת במס בקנדה: ראו עסק אמריקאי שמתרחב לקנדה.
• העובד צריך לדווח על שכר חוצה גבולות באופן אישי: ראו עבודה בארצות הברית אצל מעסיק מחו״ל או עבודה משני צדי הגבול.
• ייתכן שהעובד הוא קבלן ולא עובד: ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים או ביקורות שכר וקביעות מעמד עובד בקנדה.
• הפקדות או דוחות אמריקאיים כבר הוחמצו: ראו פיגור במסי שכר.
• אתם מתלבטים בין העסקה ישירה לבין מעסיק צד שלישי: אספו את החוזים, מקומות ותאריכי העבודה, רישומי שכר קודמים, רישומים וכל אישור כיסוי לפני שאתם מבקשים עזרה בהנהלת חשבונות ובשכר.