QuickBooks में Uncategorized खर्च और आय: कर से पहले ठीक करें

Uncategorized Expense और Uncategorized Income क्या हैं?

Uncategorized Expense और Uncategorized Income वे अस्थायी खाते हैं जिनमें अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बैंक की वह लाइन डाल देता है जिसे वह कहीं रख नहीं पाता, जैसे फ़ीड की ऐसी लाइन जो किसी नियम से मेल न खाए या ऐसा भुगतान पाने वाला जिसका कोई डिफ़ॉल्ट खाता न हो। इन खातों का शेष कोई कर श्रेणी नहीं है। रिटर्न में कहीं "uncategorized" नहीं लिखा होता।

आपके बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए, और वे इन्हें साबित करने के लिए काफ़ी होने चाहिए (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1)। Schedule C का Part V हर दूसरे खर्च को प्रकार और राशि के साथ माँगता है (निर्देश)। प्रकाशित सबसे नए निर्देशों में Form 1120 की लाइन 26, Form 1120-S की लाइन 20 और Form 1065 की लाइन 21 हर कटौती को प्रकार और राशि के साथ गिनाने वाला विवरण माँगती हैं (1120; 1120-S; 1065)। इसलिए हर मद रिटर्न तक पहुँचने से पहले छाँटी जानी चाहिए।

कर सारांश या कर रिपोर्ट से गायब खर्च आमतौर पर अब भी किसी Uncategorized खाते में है, बहीखाते तक पहुँचा ही नहीं, या Schedule C का खर्च नहीं है। गायब खर्च वाला भाग बताता है कि कौन-सा मामला है, यह कैसे पहचानें।

मामला आसान नहीं है जब:

• शेष में कुछ छोटी मदें नहीं, बल्कि महीनों की मदें या हज़ारों डॉलर हैं;
• बहीखाता साझेदारी या S corporation के रिटर्न में जाता है;
• इसी बहीखाते से रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुका है;
• किसी ऋणदाता या IRS ने विवरण माँगे हैं;
• उपकरण, स्वामी का भुगतान या निजी खर्च उसी ढेर में हैं।

पहले ये इकट्ठा करें: साल का खातेवार लाभ-हानि विवरण, वही रिपोर्ट महीनेवार, बैंक और कार्ड विवरण, रसीदें, और पिछले साल का रिटर्न।

मेनू हर उत्पाद और संस्करण में अलग हैं, इसलिए यह मार्गदर्शिका कर का पक्ष और काम का क्रम बताती है, क्लिक के रास्ते नहीं।

साल के अंत से पहले हर uncategorized लेन-देन कैसे खोजूँ?

पूरे कर वर्ष के लिए हर Uncategorized खाते पर लेन-देन रिपोर्ट चलाएँ, हर मद को उसके असली खाते में डालें, और हर बैंक व कार्ड खाते का मिलान करें ताकि कुछ भी बहीखाते से बाहर न रहे।

1. कर वर्ष के पहले दिन से आखिरी दिन तक Uncategorized Expense और Uncategorized Income का लेन-देन विवरण चलाएँ। अगर शेष पहले के वर्षों से शुरू हुआ है, तो वे वर्ष भी चलाएँ।
2. हर बैंक और क्रेडिट कार्ड खाते का मिलान साल के आखिरी दिन तक करें। मिलान से विवरण, चेकबुक और बहीखाते की गलतियाँ पकड़ में आती हैं (Publication 583)। बैंक की जो लाइन बहीखाते तक नहीं पहुँची, वह ऐसे अंतर के रूप में दिखती है जिसे आप समझा नहीं पाते। देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।
3. हर मद को रसीद और व्यावसायिक उद्देश्य देखकर उस खाते में डालें जो उसकी रिटर्न लाइन में जाता है।
4. जिसे आप अभी कहीं रख नहीं पा रहे, उसी के लिए एक छोटी सूची रखें: तारीख, भुगतान पाने वाला, राशि और सवाल। उसे भुगतान पाने वाले के अनुसार छाँटें। जो भुगतान पाने वाला बार-बार आता है, वह डिफ़ॉल्ट खाते का उम्मीदवार है।

अगर बहीखाता महीनों पीछे है, तो शुरुआत देर से पड़े बहीखाते को पूरा करना से करें।

हर मद के लिए सही श्रेणी कैसे चुनूँ?

हर मद से तीन सवाल पूछें: यह क्या था, इसका व्यावसायिक कारण क्या था, और यह रिटर्न की किस लाइन में जाता है। व्यावसायिक खर्च सामान्य और ज़रूरी, दोनों होना चाहिए (Publication 334; धारा 162)। सहायक दस्तावेज़ में चुकाई गई राशि दिखनी चाहिए और यह कि वह व्यावसायिक खर्च था (Publication 583)।

एकल स्वामी या एकल स्वामी के रूप में कर वाली एकल-सदस्य LLC के लिए Schedule C पर आम ठिकाने ये हैं:

लाइन नंबर प्रकाशित सबसे नए Schedule C से लिए गए हैं; जिस वर्ष का रिटर्न भर रहे हैं उसके फ़ॉर्म से इन्हें जाँच लें। पूरा मिलान Schedule C के लिए खातों की सूची में है।

साझेदारी, S corporation या C corporation पर भी सामान्य और ज़रूरी की वही कसौटी लागू होती है, पर उसके रिटर्न की अपनी लाइनें हैं और दूसरी कटौतियों के लिए एक विवरण होता है। देखें बहीखाते से व्यावसायिक कर रिटर्न तक।

भोजन की श्रेणी कैसे तय करूँ, और मनोरंजन का क्या?

व्यावसायिक भोजन को उसकी पूरी लागत पर अलग खाते में रखें। आमतौर पर व्यावसायिक भोजन का सिर्फ़ 50% कटौती योग्य है (धारा 274(n)) और मनोरंजन आमतौर पर नहीं, इसलिए आपके बहीखाते में भोजन का कुल आमतौर पर Schedule C की लाइन 24b से बड़ा होता है। यह अंतर गायब खर्च नहीं है।

2025 के बाद चुकाई राशियों के लिए, नियोक्ता की सुविधा के लिए दिया गया भोजन और नियोक्ता की चलाई भोजन सुविधा पर खाना आमतौर पर कटौती योग्य नहीं है (धारा 274(o))। इन्हें अलग खाते में रखें। कौन पात्र है, रसीद पर क्या दिखना चाहिए और अपवाद क्या हैं, यह व्यावसायिक भोजन की कटौती में है।

सामान्य खर्च क्या नहीं है: उपकरण, स्वामी की निकासी और निजी खर्च?

उपकरण, स्वामी की निकासी, ऋण की वापसी और निजी खर्च सामान्य खर्च नहीं हैं, भले ही पैसा व्यावसायिक खाते से गया हो।

जिस भुगतान में कई चीज़ें शामिल हैं, जैसे एक ही रसीद पर सामान और एक निजी चीज़, उसे खातों में बाँटा जाता है, और निजी हिस्सा आमतौर पर कटौती योग्य नहीं होता (Publication 334)। देखें मिले-जुले इस्तेमाल के खर्च।

मेरे कर सारांश या कर रिपोर्ट से कुछ खर्च गायब क्यों हैं?

बहीखाते पर आधारित कर सारांश से खर्च इसलिए गायब हो सकता है कि वह Uncategorized खाते में है, बहीखाते तक पहुँचा ही नहीं, खर्च के अलावा किसी और रूप में दर्ज हुआ, बहीखाते के बाहर गिना जाता है, या Schedule C का खर्च है ही नहीं।

बहीखाते और रिटर्न में अक्सर ऐसी मदों से अंतर आता है, इसलिए हर अंतर की सूची रखें। देखें बहीखाते से व्यावसायिक कर रिटर्न तक।

जिन मदों को मैं पहचान नहीं पा रहा और निजी खर्च का क्या करूँ?

पहले सबूत खोजें। जिस मद का सबूत न हो, उसकी कटौती खतरे में है: IRS बहीखाते और ऐसे सहायक दस्तावेज़ों की उम्मीद करता है जो राशि और यह दिखाएँ कि वह व्यावसायिक खर्च था (Publication 583)।

• विवरण पर भुगतान पाने वाले का पूरा नाम पढ़ें, रसीद के लिए अपना ईमेल और कार्ड ऐप खोजें, और विक्रेता से प्रति माँगें। देखें व्यावसायिक खर्च की खोई रसीदें।
• यात्रा (उसके भोजन सहित), उपहार और कार के खर्च में जो राशियाँ आप अंदाज़े या अनुमान से बताते हैं, वे कटौती योग्य नहीं हैं (Publication 463)।
• अगर कोई मद अज्ञात रह जाए, तो उसे तारीख, भुगतान पाने वाले और राशि के साथ अपने कर तैयारकर्ता के लिए सूचीबद्ध करें। शेष साफ़ करने के लिए उसे किसी नामित लाइन पर न डालें।

व्यावसायिक खाते से चुकाया गया निजी खर्च व्यावसायिक खर्च नहीं है (धारा 262)। एकल स्वामित्व में यह स्वामी की निकासी है (Publication 334)। साझेदारी या कंपनी के लिए सही प्रविष्टि संस्था पर निर्भर है: देखें व्यावसायिक खाते से चुकाए निजी खर्च।

Uncategorized Income के लिए हर जमा को स्रोत के अनुसार छाँटें। सकल प्राप्तियाँ वह आय हैं जो आपको व्यवसाय से मिलती है, और IRS सुझाता है कि हर जमा का स्रोत व्यावसायिक आय, निजी पैसा या ऋण के रूप में पहचानें (Publication 583)।

• व्यावसायिक आय। हर बिक्री को चालान से मिलाएँ। एक ही बिक्री दो बार गिनने का मामला बहीखाते में दोहरी आय में है, और जमा रोकने वाला वह शेष जो साफ़ नहीं होता, Undeposited Funds का शेष में।
• आपने खुद जो पैसा लगाया, और ऋण की रकम। ये बिक्री नहीं हैं।
• पेमेंट प्रोसेसर के भुगतान। भुगतान अक्सर फ़ीस और रिफ़ंड घटाकर आता है और उसमें बिक्री कर शामिल हो सकता है। Form 1099-K की राशि आय के रूप में बताने की राशि न हो, यह संभव है (Publication 334)। हर भुगतान को बाँटें: सकल बिक्री आय में, फ़ीस खर्च में, और खरीदार पर लगा वह बिक्री कर जो आपको वसूलकर जमा करना है, देयता खाते में, क्योंकि वह कर सकल प्राप्ति नहीं है। विक्रेता के रूप में आप पर लगा बिक्री कर अलग है: वसूली गई राशि सकल प्राप्ति है और कर लाइन 23 का खर्च है (निर्देश)। देखें बिक्री और भुगतान का मिलान।

uncategorized मदें दोबारा आना कैसे रोकूँ?

बार-बार आने वाले भुगतान पाने वालों को डिफ़ॉल्ट खाता दें, मद के पीछे का बैंक नियम ठीक करें, और दोनों खातों की हर महीने समीक्षा करें।

• भुगतान पाने वाले का डिफ़ॉल्ट। अगर एक ही भुगतान पाने वाले की ज़्यादातर प्रविष्टियाँ हैं, तो उसे डिफ़ॉल्ट खर्च खाता दें।
• बैंक नियम। अगर किसी नियम ने मद को वहाँ डाला है, तो नियम ठीक करें, वरना खाता अगले महीने फिर भर जाएगा।
• मासिक समीक्षा। मिलान के बाद दोनों Uncategorized खाते खाली होने चाहिए। IRS हर महीने मिलान करने और सहायक दस्तावेज़ों को साल और प्रकार के अनुसार व्यवस्थित रखने को कहता है (Publication 583)।
• उसी समय उद्देश्य लिखें। खर्च के समय या उसके आसपास रखा रिकॉर्ड बाद में दोबारा बनाए रिकॉर्ड से ज़्यादा मूल्यवान होता है (Publication 463)।

क्या मैं उस साल की प्रविष्टियाँ बदल सकता हूँ जिसका रिटर्न फ़ाइल हो चुका है?

बहीखाता बदलने से फ़ाइल हो चुका रिटर्न नहीं बदलता, इसलिए फ़ाइल हो चुकी अवधि में कोई भी रीकोड करने से पहले अपने लेखाकार से सहमति लें। लॉक की गई अवधि का ज़िक्र कर फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग डेट में है।

उसी वर्ष में पूरी तरह कटौती योग्य खर्च लाइनों के बीच रीकोड करने से शुद्ध मुनाफ़ा नहीं बदलता। रिटर्न संशोधित करना पड़ेगा या नहीं, यह इस पर निर्भर है कि उसमें बताई गई राशियाँ सही थीं या नहीं: IRS आय, कटौतियों, क्रेडिट या कर देयता में बदलाव को संशोधन का कारण बताता है (IRS)। रिफ़ंड का दावा आमतौर पर मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो के भीतर फ़ाइल करना होता है (IRS)। यह समय-सीमा रिफ़ंड के दावों पर लागू होती है। अगर आप पर अतिरिक्त कर बनता है, तो संशोधन कर की मूल देय तारीख नहीं बढ़ाता: उस तारीख से कर चुकाए जाने तक ब्याज चलता है (Form 1040-X के निर्देश)।

नकद पद्धति में खर्च आमतौर पर उस वर्ष का माना जाता है जिसमें आप उसे चुकाते हैं (Publication 538)। कोई पुरानी प्रविष्टि सीधी पोस्टिंग की गलती है या समय का मामला, यह तथ्यों पर निर्भर हो सकता है।

S corporation संशोधित Form 1120-S फ़ाइल करती है, जिसके साथ हर संशोधित मद बताने वाला विवरण होता है। अगर शेयरधारकों की राशियाँ बदलती हैं, तो वह संशोधित Schedule K-1 (और जहाँ ज़रूरी हो K-3) भी फ़ाइल करती है और हर शेयरधारक को प्रति देती है (निर्देश); शेयरधारक का अपना रिटर्न आमतौर पर K-1 से मेल खाना चाहिए (K-1 के निर्देश)। साझेदारी संशोधित Form 1065 फ़ाइल करती है, या प्रशासनिक समायोजन का अनुरोध, अगर केंद्रीकृत साझेदारी ऑडिट व्यवस्था लागू होती है, जो डिफ़ॉल्ट है जब तक कि कोई पात्र साझेदारी उससे बाहर रहने का चुनाव न करे। अनुरोध रिटर्न की फ़ाइलिंग तारीख या उसकी बिना विस्तार की देय तारीख, जो बाद की हो, उसके 3 वर्ष के भीतर फ़ाइल होना चाहिए (Form 1065 के निर्देश; धारा 6227)। C corporation Form 1120-X का इस्तेमाल करती है। एकल स्वामी का मामला व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना में है।

बहीखाता कर तैयारकर्ता को देने से पहले कुल कैसे जाँचूँ?

ये जाँचें क्रम से करें। हर एक अलग तरह की गलती पकड़ती है।

1. कर वर्ष के लिए दोनों Uncategorized खाते शून्य दिखाते हैं, या बची हर मद एक सूची में है जिसके पास सवाल लिखा है।
2. हर बैंक और क्रेडिट कार्ड खाते का साल के अंत में मिलान हो जाता है: विवरण का शेष, जो मद क्लियर नहीं हुईं उनके समायोजन के बाद, कर वर्ष के आखिरी दिन बहीखाते के बराबर है।
3. रिटर्न की लेखा पद्धति के अनुसार आय आपके बिक्री रिकॉर्ड से मिलती है (Publication 538)। जमा राशियाँ अंतर को तब समझाती हैं जब आप वे जमा हटा दें जो बिक्री नहीं हैं, पेमेंट प्रोसेसर की रखी फ़ीस वापस जोड़ें, और नकद बिक्री, रिफ़ंड, प्रोसेसर के रोके शेष और, उपार्जन पद्धति में, बिना चुकाए चालानों का हिसाब लगाएँ।
4. हर दूसरा खर्च अपना नामित खाता है, ऐसी राशि के साथ जिसे आप समझा सकें।
5. भोजन अपने खाते में पूरी लागत पर है, और व्यावसायिक मील साल के कुल मील के साथ लॉग किए गए हैं (Publication 463)।
6. स्वामी की निकासी, निजी खर्च और स्वामी के अपने आयकर भुगतान खर्च खातों से बाहर हैं। साझेदारी या S corporation का अपनी आय पर चुकाया राज्य आयकर अलग मामला है: Notice 2020-75, आने वाले नियमों की घोषणा करने वाला IRS मार्गदर्शन, कहता है कि संस्था उसे काट सकती है, इसलिए उसे हटाने से पहले अपने कर तैयारकर्ता से पूछें।

लाभ-हानि विवरण खातेवार, लेन-देन का विवरण, बैंक विवरण, रसीदें और पिछले साल का रिटर्न भेजें। कर तैयारकर्ता के लिए पूरी सूची बहीखाता सफ़ाई चेकलिस्ट और साल के अंत की क्लोज़ चेकलिस्ट में है। अगर लाभ-हानि विवरण फिर भी गलत लगे, तो देखें लाभ-हानि विवरण गलत दिखता है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

मिले-जुले ढेर वाला फ़्रीलांसर

Schedule C फ़ाइल करने वाले एक फ़्रीलांसर के Uncategorized Expense में US$1,800 हैं: US$300 सॉफ़्टवेयर सदस्यता के, US$1,200 लैपटॉप के और US$300 ग्राहकों के साथ भोजन के। सदस्यताएँ Part V में दूसरे खर्च के रूप में जाती हैं। लैपटॉप सामान्य खर्च की सूची से बाहर हो जाता है: तथ्यों और चुनावों के अनुसार उसकी कटौती पहले वर्ष में मिलती है (बोनस मूल्यह्रास, धारा 179 या छोटी खरीद का सुरक्षित दायरा) या उसका मूल्यह्रास समय के साथ होता है, जैसा छोटी खरीद को खर्च में डालें या पूँजी में जोड़ें में है। भोजन पूरी लागत पर भोजन खाते में जाता है; 50% की सीमा के बाद रिटर्न में US$150 दिखता है।

Uncategorized Income के US$5,000 में US$4,200 पेमेंट प्रोसेसर के भुगतान और US$800 स्वामी का अपना लगाया पैसा बँटता है, जो आय नहीं है। भुगतान US$100 की फ़ीस के बाद US$4,300 की बिक्री को कवर करते हैं: बिक्री सकल प्राप्तियाँ हैं, और US$100 खर्च है, छोटी बिक्री नहीं।

14 महीनों की मदों वाली LLC

Schedule C फ़ाइल करने वाली एकल-सदस्य LLC के Uncategorized Expense में 14 महीनों में US$22,000 हैं। पहला वर्ष, पहले 8 महीने जिनका रिटर्न फ़ाइल हो चुका है, US$13,000 रखता है। दूसरा वर्ष, आखिरी 6 महीने जो अभी खुले हैं, US$9,000 रखता है।

छाँटने पर US$4,000 उपकरण है, US$3,000 स्वामी का निजी खर्च है और US$15,000 सामान्य खर्च हैं। सिर्फ़ US$15,000 नामित खर्च लाइनों पर जाते हैं। उपकरण संपत्ति के सवाल पर जाता है और निजी खर्च स्वामी की निकासी में। फिर हर समूह वर्ष के अनुसार बाँटा जाता है। अगर पहले वर्ष के रिटर्न में निजी मदों की कटौती ली गई या सामान्य खर्च छूट गए, तो देखें "क्या मैं उस साल की प्रविष्टियाँ बदल सकता हूँ जिसका रिटर्न फ़ाइल हो चुका है?"

माइलेज लॉग में है, वाहन की लागत नहीं

एक एकल स्वामी ने 8,000 व्यावसायिक मील लॉग किए, पर कर सारांश में वाहन की कोई लागत नहीं दिखती। लॉग एक रिकॉर्ड है, खर्च की प्रविष्टि नहीं। अगर मानक माइलेज दर इस्तेमाल होती है, तो लाइन 9 व्यावसायिक मील गुणा उस दर, साथ में पार्किंग और टोल से निकलती है। कर तैयारकर्ता यह आँकड़ा लॉग से ले सकता है, और बहीखाते में मेल खाती प्रविष्टि या नोट होना चाहिए ताकि लाभ-हानि विवरण रिटर्न से मिले।

आपके मामले में फ़र्क है?

• शेष में महीनों की मदें या हज़ारों डॉलर हैं, बहीखाता साझेदारी या S corporation के रिटर्न में जाता है, इसी बहीखाते से रिटर्न पहले फ़ाइल हो चुका है, या किसी ऋणदाता या IRS ने विवरण माँगे हैं: ऐसे मामलों में बहीखाते की किसी विशेषज्ञ से समीक्षा आमतौर पर काम आती है। क्या तैयार करना है, इसके लिए देखें बहीखाता सहायता।
• बहीखाता महीनों पीछे है, IRS ने उस वर्ष के बारे में लिखा है, या ऋणदाता को विवरण चाहिए: देखें देर से पड़े बहीखाते को पूरा करना, आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस और बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण।
• किसी बहीखाता विशेषज्ञ ने शेष Uncategorized छोड़ दिए, या आपको यकीन नहीं कि बहीखाते का कभी मिलान हुआ भी था: देखें अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना।
• बहीखाते में निजी खर्च मिले हुए हैं: देखें मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे ठीक करना। S corporation या साझेदारी के स्वामी के लिए देखें S corporation द्वारा निजी खर्च चुकाना और गारंटीड भुगतान बनाम साझेदार की निकासी।
• उपकरण खर्च के रूप में या खर्च संपत्ति के रूप में दर्ज हो गया: देखें छोटी खरीद को खर्च में डालें या पूँजी में जोड़ें।
• आय दो बार गिनी गई है, या जमा का शेष साफ़ नहीं हो रहा: देखें बहीखाते में दोहरी आय और Undeposited Funds का शेष।
• आप कंपनी के स्वामी हैं पर अमेरिका से बाहर रहते हैं, या आपके और कंपनी के बीच का पैसा उसी ढेर में है: देखें विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी का बहीखाता और विदेशी स्वामित्व वाली LLC के लेन-देन के रिकॉर्ड, या सीमा-पार कर सहायता।