फ़ंडरेज़िंग से पहले स्टार्टअप का बहीखाता: निवेशक क्या पकड़ते हैं

निवेशक स्टार्टअप के बहीखाते में क्या पकड़ते हैं?

निवेशक ऐसा बहीखाता पकड़ते हैं जो बाहरी सबूतों से मेल नहीं खाता: बैंक और कार्ड के शेष जो स्टेटमेंट से अलग हैं, बिक्री गिनी गई SAFE या नोट की रकम, आय और बिल जो सिर्फ़ नकद आने-जाने पर दर्ज हुए, पेरोल और ठेकेदारों की लागत जो उनकी फ़ाइलिंग से मेल नहीं खाती, और कंपनी के खर्च में मिला संस्थापक का निजी खर्च। हर एक रिकॉर्ड की समस्या है। संघीय नियम पहले से कहते हैं कि कंपनी इतना बहीखाता रखे जिससे उसकी आय और कटौतियाँ साबित हों (26 CFR 1.6001-1), और वही रिकॉर्ड निवेशक के सवालों का भी जवाब देते हैं।

सफ़ाई तब आसान नहीं रहती, जब गलत आँकड़ों से Form 1120 पहले ही फ़ाइल हो चुका हो, कर्मचारियों को बिना पेरोल के भुगतान हुआ हो, ग्राहक सालाना योजनाओं का अग्रिम भुगतान करते हों, या संस्थापकों ने कंपनी बनने से पहले खर्च चुकाए हों। नीचे की सूची के रिकॉर्ड इकट्ठा करके शुरू करें।

पहले कौन-से रिकॉर्ड इकट्ठा करने चाहिए?

पहले बाहरी रिकॉर्ड इकट्ठा करें, क्योंकि बहीखाता उन्हीं से दोबारा बनता है, स्प्रेडशीट से नहीं। IRS Publication 583 उन सहायक दस्तावेज़ों के नाम बताती है जिन पर बहीखाता टिकता है: चालान, चुकाए बिल, रसीदें, जमा के रिकॉर्ड और खाता स्टेटमेंट।

अकेला स्टेटमेंट भुगतान साबित करता है, यह नहीं कि कंपनी को वह खर्च हुआ; Publication 583 कहती है कि चालान या बिक्री की पर्चियाँ भी रखें।

रकम जुटाने से पहले बहीखाते की सफ़ाई में कितना समय लगता है?

कोई तय अवधि नहीं है: समय इस पर निर्भर है कि कितने महीने पीछे हैं, कितने खाते हैं, हर खाते में कितने लेनदेन हैं, और कितने खास मदों को दोबारा बनाना है। पेरोल, ठेकेदार, ग्राहकों की अग्रिम योजनाएँ, फ़ाइनेंसिंग के साधन और छूटे स्टेटमेंट, हर एक काम बढ़ाता है।

काम इसी क्रम में चलता है, क्योंकि हर चरण पिछले पर निर्भर है:

1. पहले दिन से हर खाते के स्टेटमेंट और दस्तावेज़ इकट्ठा करें।
2. हर खाते का महीने-दर-महीने मिलान करें, सबसे पुराने से शुरू करके, जैसा Publication 583 बताती है: बही में छूटे बैंक शुल्क और अभी क्लियर न हुए जमा या चेक जोड़ने के बाद बही और स्टेटमेंट का मेल बैठना चाहिए।
3. हर लेनदेन को वर्गीकृत करें, और फ़ाइनेंसिंग, संस्थापक की मदों और खातों के बीच के ट्रांसफ़र को आय और खर्च से बाहर निकालें।
4. पेरोल और ठेकेदारों की लागत उनकी रिपोर्ट से दर्ज करें।
5. उपार्जन जोड़ें: बिना चुकाए बिल, अर्जित पर बिल न किया गया राजस्व, और अग्रिम योजनाओं का आस्थगित राजस्व।
6. SAFE, नोट और शेयर के शेष को हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों और हिस्सेदारी तालिका से मिलाएँ।
7. हर बंद साल की तुलना उसके लिए फ़ाइल किए Form 1120 से करें।
8. मिलान किए गए महीनों को बंद करें, ताकि बाद की बदलावों से वे न बदलें।

अगर बहीखाता पीछे रहते हुए रिटर्न भरना है, तो पहले रिटर्न के लायक पीछे से काम पूरा करने के लिए पिछड़े बहीखाते को पूरा करना देखें।

क्या रकम जुटाने से पहले हमारा बहीखाता उपार्जन आधार पर होना ज़रूरी है?

कर कानून हर स्टार्टअप से उपार्जन आधार का बहीखाता नहीं माँगता, पर नकद आधार का बहीखाता वह नहीं दिखा सकता जो उपार्जन आधार का दिखाता है। नकद पद्धति में आय मिलने पर और लागत चुकाने पर दर्ज होती है; उपार्जन पद्धति में आय अर्जित होने पर और लागत हो जाने पर दर्ज होती है (Publication 538)। अग्रिम सालाना योजनाएँ, बिना चुकाए बिल और उपार्जित पेरोल सिर्फ़ उपार्जन बहीखाते में दिखते हैं।

जिस C corporation की औसत सकल प्राप्तियाँ $32,000,000 या उससे कम हैं, क्या वह रिटर्न नकद पद्धति पर रखते हुए उपार्जन बहीखाता रख सकती है, और कर में बदलाव कैसे होता है, यह नकद से उपार्जन पर जाना में है।

निवेशकों लायक सफ़ाई में क्या आता है: बैंक और कार्ड मिलान, पेरोल, ठेकेदार, अग्रिम योजनाएँ?

निवेशकों लायक सफ़ाई तुलन पत्र के हर शेष को देखती है, सिर्फ़ लाभ-हानि को नहीं। हर शेष या तो किसी बाहरी दस्तावेज़ से मिलता है, या उसे समझाने वाला शेड्यूल होता है।

जो छूटे Form 1099, पेरोल फ़ाइलिंग या राज्य पंजीकरण सफ़ाई में सामने आते हैं, वे बहीखाते के नहीं, कर फ़ाइलिंग के मामले हैं; निवेशकों की जाँच-पड़ताल से पहले कर की सफ़ाई देखें।

SAFEs, नोट और संस्थापक के शेयर बहीखाते में कैसे दिखें कि हिस्सेदारी तालिका से मेल खाएँ?

SAFE और नोट की रकम फ़ाइनेंसिंग है, बिक्री नहीं: वह तुलन पत्र पर आती है, हर साधन के लिए एक लाइन या धारक के हिसाब से शेड्यूल, और हर हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की तारीख और रकम के साथ। कन्वर्टिबल नोट पर अपनी शर्तों के अनुसार उपार्जित ब्याज भी होता है। संस्थापक के शेयर स्टॉक और चुकता पूँजी के रूप में उतने ही दिखते हैं जितना संस्थापकों ने चुकाया; वादा की गई पर न चुकाई रकम का अलग रिकॉर्ड चाहिए।

बही में SAFEs, नोट और चुकता पूँजी का कुल उतना होना चाहिए जितना हिस्सेदारी तालिका और हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों के अनुसार निवेश हुआ। SAFE को कर्ज़ माना जाए या इक्विटी, और वह Form 1120 के Schedule L में कहाँ जाए, यह SAFEs और कन्वर्टिबल नोट में है। अगर संस्थापक के शेयर SAFE की रकम आने के बाद जारी हुए, तो SAFE के बाद जारी हुए संस्थापक शेयर देखें।

संस्थापकों ने कंपनी के खर्च निजी कार्ड से चुकाए: इसे बहीखाते में कैसे ठीक करें?

हर खर्च कंपनी के बहीखाते में उसकी तारीख पर रसीद और व्यावसायिक उद्देश्य के साथ दर्ज करें, और वह रकम संस्थापक को देय दिखाएँ। फिर बाकी रकम तीन में से किसी एक तरह निपटाएँ: उसे चुका दें, संस्थापक से लिखित ऋण मानें, या उसके बदले शेयर जारी करें।

• प्रतिपूर्ति: जो कॉर्पोरेट अधिकारी व्यवसाय में काम करते हैं, वे कर्मचारी माने जाते हैं (Publication 15)। प्रतिपूर्ति वेतन से बाहर तभी रहती है जब वह accountable plan के तहत हो: खर्च कंपनी के लिए काम करते हुए किया गया व्यावसायिक खर्च हो, संस्थापक उसे उचित समय में प्रमाणित करे, और अतिरिक्त रकम लौटा दे। खर्च के 60 दिन के भीतर दी गई रसीदें हमेशा समय पर मानी जाती हैं; पुरानी रसीदें तथ्यों पर निर्भर करती हैं (Publication 463)। नहीं तो भुगतान वेतन है।
• ऋण: शर्तों वाला हस्ताक्षरित नोट शेष को ऐसी देनदारी बना देता है जो हिस्सेदारी तालिका में नहीं दिखेगी।
• शेयर: स्टॉक के बदले योगदान हिस्सेदारी तालिका बदलता है और उसके अपने कर नियम हैं।

कंपनी के खाते से चुकाए निजी खर्च इसके उलट हैं: हर एक को संस्थापक से देय दर्ज करें, फिर उसे चुकवाएँ या वेतन मानें। Publication 583 शुरू से अलग व्यावसायिक खाता रखने की सलाह देती है। निगमन से पहले संस्थापकों के चुकाए खर्च पर दूसरे नियम लागू होते हैं; लॉन्च से पहले के स्टार्टअप खर्च देखें।

क्या साफ़ किया गया बहीखाता हमारे पहले फ़ाइल किए Form 1120 से मेल खाना चाहिए?

रिटर्न बहीखाते से बनता है, इसलिए दोनों मेल खाने चाहिए या फ़र्क समझाया जाना चाहिए। Form 1120 के निर्देश कहते हैं कि Schedule L के तुलन पत्र कंपनी के बहीखाते और रिकॉर्ड से मेल खाने चाहिए, और Schedule M-1 बही की आय को कर योग्य आय से मिलाता है (वर्षांत की कुल संपत्ति $10,000,000 तक पहुँचने पर Schedule M-3)। जिस कंपनी की कुल प्राप्तियाँ और वर्षांत संपत्ति दोनों $250,000 से कम हैं, वह Schedule K के सवाल 13 का जवाब Yes देकर Schedules L, M-1 और M-2 छोड़ सकती है, पर उसकी आय और कटौतियाँ फिर भी बहीखाते से ही आती हैं।

अगर सफ़ाई से फ़ाइल किए साल की कर योग्य आय बदलती है, तो कंपनी को Form 1120-X की ज़रूरत पड़ सकती है। रिफ़ंड का दावा आमतौर पर मूल रिटर्न फ़ाइल होने के 3 साल के भीतर या कर चुकाने के 2 साल के भीतर करना होता है, जो भी बाद में हो (Form 1120-X के निर्देश)। बदली हुई हानि बाद के सालों में आगे ले जाई जाने वाली हानि भी बदलती है; स्टार्टअप के लिए शुद्ध परिचालन हानि देखें। रिटर्न को नकद से उपार्जन पर ले जाना Form 3115 पर पद्धति में बदलाव है, Form 1120-X पर नहीं।

अगर लीड निवेशक बाद में ऑडिट माँगे तो?

बहीखाते की सफ़ाई ऑडिट नहीं है; ऑडिट स्वतंत्र ऑडिटर का अलग काम है, जो शेष राशियाँ जाँचता है। मिलान किए महीने, हर शेष के शेड्यूल, हस्ताक्षरित फ़ाइनेंसिंग दस्तावेज़ और रखे गए सबूत ऑडिटर को शुरुआती आधार देते हैं। सबूत उतने समय तक रखें जितने समय तक वे किसी रिटर्न के लिए मायने रख सकते हैं (26 CFR 1.6001-1(e)): आमतौर पर फ़ाइल करने के बाद 3 साल, और रोज़गार कर रिकॉर्ड के लिए 4 साल (IRS), और हानि वाले साल के लिए उससे ज़्यादा, जब तक उसकी हानि बाद के रिटर्न में आगे ले जाई जा रही हो।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं।

आठ महीने स्प्रेडशीट में, तीन महीने में seed राउंड

एक कंपनी ने आठ महीने का बहीखाता स्प्रेडशीट में रखा। फ़रवरी में मिले $1,200,000 के SAFE को राजस्व के रूप में दर्ज कर दिया गया। उसके तीन बैंक और कार्ड खाते हैं, जिनमें लगभग 1,500 लेनदेन हैं। सफ़ाई $1,200,000 को SAFE के शेष में ले जाती है, आठों महीनों के लिए हर खाते का मिलान करती है, पेरोल रिपोर्ट से पेरोल दर्ज करती है, और हर महीने के अंत में बिना चुकाए बिल जोड़ती है। राजस्व $1,200,000 घट जाता है; तुलन पत्र में अब वह SAFE दिखता है जो हिस्सेदारी तालिका में दर्ज है।

$300,000 के सालाना अग्रिम भुगतान का उपार्जन बहीखाता

ग्राहकों ने एक कैलेंडर वर्ष में 12 महीने की योजनाओं का $300,000 अग्रिम चुकाया: $50,000 की योजनाएँ 1 जनवरी से और $250,000 की 1 जुलाई से शुरू हुईं। नकद आधार का बहीखाता $300,000 की बिक्री दिखाता है। उपार्जन बहीखाता इस साल $175,000 अर्जित दिखाता है ($50,000 और $250,000 का आधा) और $125,000 आस्थगित राजस्व, जो अगले साल अर्जित होगा।

संस्थापक ने कंपनी के $40,000 के खर्च निजी तौर पर चुकाए

निगमन के बाद एक संस्थापक ने निजी कार्ड से $40,000 के सॉफ़्टवेयर, यात्रा और कानूनी बिल चुकाए। सफ़ाई हर बिल को उसकी तारीख पर रसीद के साथ और संस्थापक को देय रकम के रूप में दर्ज करती है। फिर बोर्ड चुनता है: accountable plan के तहत प्रतिपूर्ति करे, $40,000 के ऋण के लिए नोट पर हस्ताक्षर करे, या $40,000 के बदले शेयर जारी करे। किसी भी तरह रसीदें बहीखाते के साथ रहती हैं।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• रिटर्न भरना है और बहीखाता पीछे है: पिछड़े बहीखाते को पूरा करना देखें, और बहीखाता सेवा में मदद लें।
• सफ़ाई से फ़ाइल किया Form 1120 बदलता है: कंपनी कर में मदद से तुलना करके उसे सुधारें।
• कर रिटर्न को उपार्जन पद्धति पर ले जाना है: नकद से उपार्जन पर जाना देखें।
• निवेशकों ने माँग-सूची भेजी है: जाँच-पड़ताल में निवेशक कौन-से वित्तीय रिकॉर्ड माँगते हैं देखें।
• ग्राहक सालाना योजनाओं का अग्रिम भुगतान करते हैं: SaaS सब्सक्रिप्शन का आस्थगित राजस्व देखें।
• SAFEs या नोट के कर व्यवहार को तय करना है: SAFEs और कन्वर्टिबल नोट देखें।
• सफ़ाई में छूटी फ़ाइलिंग सामने आती हैं: निवेशकों की जाँच-पड़ताल से पहले कर की सफ़ाई देखें।
• संस्थापकों ने निगमन से पहले खर्च चुकाए: लॉन्च से पहले के स्टार्टअप खर्च देखें।
• राउंड बंद हो गया है और बोर्ड मासिक रिपोर्ट चाहता है: निवेशकों और बोर्ड के लिए मासिक वित्तीय विवरण देखें, और आगे के लिए बहीखाता सेवा में मदद लें।