S corporation बहीखाता: खातों की सूची, अधिकारी का वेतन, वितरण

S corporation के बहीखाते में क्या दिखना चाहिए?

IRS किसी खास बहीखाता प्रणाली की माँग नहीं करता, सिर्फ़ ऐसे रिकॉर्ड जो आय और खर्च साफ़ दिखाएँ। Form 1120-S लाभ-हानि से ज़्यादा माँगता है: अधिकारी का वेतन, ऐसा तुलन पत्र जो कंपनी के बहीखाते से मेल खाए, शेयरधारक के हिसाब से वितरण, और शेयरधारक ऋण।

मामला तब सरल नहीं रहता जब इनमें से कुछ भी सच हो:

• स्वामी को निकासी (draw) से भुगतान हुआ, या वेतन मिला ही नहीं।
• वितरण खर्च के रूप में दर्ज हुए, या ऋण और वितरण एक ही इक्विटी खाते में हैं।
• निजी खर्च कंपनी के खाते से हुए।
• बहीखाता तब शुरू हुआ जब व्यवसाय एकल स्वामित्व या सीमित देयता कंपनी था, और अब भी स्वामी की निकासी और स्वामी की पूँजी का खाता चल रहा है।
• स्वामी का स्वास्थ्य बीमा कभी W-2 तक नहीं पहुँचा, या तुलन पत्र बैंक से मेल नहीं खाता।

तैयारकर्ता रिटर्न शुरू कर सके, इससे पहले इनमें से किसी को भी सुधारना पड़ सकता है।

तैयारकर्ता के माँगने से पहले ये चीज़ें जुटाएँ:

• S election के कागज़: Form 2553 और IRS का कोई भी जवाब
• हर वेतन-तारीख की पेरोल रिपोर्ट
• पूरे साल के बैंक और कार्ड विवरण
• कंपनी और उसके शेयरधारकों के बीच ऋण के नोट
• आखिरी फ़ाइल किया गया रिटर्न
• बहीखाता नकद आधार पर है या उपार्जन आधार पर, क्योंकि रिटर्न उसी पद्धति पर चलता है जो बहीखाता इस्तेमाल करता है

S corporation को कौन-से खाते चाहिए (खातों की सूची)?

सामान्य बैंक, कार्ड, खर्च, उपकरण, कर्ज़, प्राप्य और देय खातों के अलावा, S corporation को छह समूह चाहिए जो Form 1120-S में जाते हैं। खातों के नाम बहीखाते की प्रथा हैं, IRS के नियम नहीं: IRS खातों की कोई अनिवार्य सूची प्रकाशित नहीं करता।

पेरोल कर में नियोक्ता का हिस्सा वेतन के रूप में नहीं, कर के रूप में काटा जाता है (Publication 334; Publication 535, आखिरी संशोधन 2022), इसलिए वह लाइन 7 और 8 में नहीं आता। जो भुगतान रिटर्न में कहीं और दिखाया जाता है, जैसे बेची गई वस्तुओं की लागत में वेतन या ऐच्छिक 401(k) अंशदान, वह भी इन लाइनों से बाहर रहता है।

स्वामी का वेतन, वितरण और ऋण तीन अलग जगहों पर रखें। एक साझा निकासी खाता यह छिपा देता है कि कौन-सी रकम वेतन थी, कौन-सी वितरण, और कौन-सी लौटानी है।

अधिकारी का वेतन कैसे दर्ज करूँ, और पेरोल कर तथा Forms 941, 940 और W-2 इससे कैसे जुड़ते हैं?

जो अधिकारी S corporation के लिए मामूली से ज़्यादा काम करता है और जिसे भुगतान मिलता है, या मिलने का हक़ है, वह कर्मचारी है, और उसका भुगतान वेतन है, भले ही वह शेयरधारक भी हो (IRS)। अगर अधिकारी पर यह लागू होता है, तो भुगतान पेरोल से वेतन के रूप में दर्ज होता है, स्वामी के निकासी खाते से नहीं। कौन अधिकारी है, यह कंपनी निगमन वाले राज्य के कानून से तय करती है; जिस काम करने वाले स्वामी के पास कोई पद नहीं है, उसे भुगतान आम तौर पर लाइन 8 पर वेतन के रूप में दिखता है। गैर-वेतन वितरण से पहले कंपनी को इन सेवाओं के लिए उचित पारिश्रमिक देना होता है। कितना उचित है, यह S corporation स्वामी का वेतन में है।

हर वेतन-तारीख के लिए:

1. अधिकारी का कुल वेतन अधिकारी के वेतन वाले खाते में जाता है।
2. काटा गया आयकर और Social Security तथा Medicare के दोनों हिस्से जमा होने तक पेरोल देनदारी के खातों में रहते हैं। बेरोज़गारी कर भी।
3. हर जमा राशि देनदारी साफ़ करती है और अपनी तारीख और रकम के साथ दर्ज रहती है।

जमा राशि रिटर्न से पहले देय होती है। मासिक जमा करने वाला अगले महीने का 15वाँ दिन तक जमा करता है; जिस नियोक्ता का lookback कर ज़्यादा है, वह साप्ताहिक (semiweekly) कार्यक्रम पर चलता है, और बड़ी देनदारी अगले कार्यदिवस तक देय हो सकती है (Publication 15)। संघीय बेरोज़गारी कर का जमा करने का अपना नियम है, जो पेरोल खुद चलाना में है। काटा गया कर सरकार का है: जो ज़िम्मेदार व्यक्ति उसे जानबूझकर जमा नहीं करता, उस पर न चुकाए गए काटे गए कर का 100% निजी जुर्माना लग सकता है (धारा 6672; ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माना)। जो पेरोल देनदारी कभी साफ़ नहीं होती, उसके लिए साफ़ न होने वाली पेरोल देनदारियाँ देखें।

तीन फ़ाइलिंग इन खातों से मेल खानी चाहिए:

सप्ताहांत, छुट्टियाँ और समय पर जमा करने के नियम इन तारीखों को बदल सकते हैं (Publication 15)। जिस नियोक्ता को IRS ने लिखित में Form 944 फ़ाइल करने को कहा है, वह तिमाही Form 941 की जगह साल में एक बार फ़ाइल करता है। पेरोल की प्रविष्टि कैसे दर्ज करें, यह पेरोल की जर्नल प्रविष्टियाँ में है। अगर स्वामी के लिए कभी पेरोल चला ही नहीं, तो S corporation में पेरोल कभी नहीं चला देखें।

वितरण (स्वामी की निकासी) कैसे दर्ज करूँ ताकि वे खर्च में न जाएँ?

वितरण को इक्विटी में कमी के रूप में दर्ज करें, खर्च के रूप में कभी नहीं। वितरण स्वामी को शेयर रखने के बदले किया गया भुगतान है, इसलिए वह लाभ-हानि में नहीं दिखना चाहिए। "Owner’s draw" एकल स्वामी का शब्द है। S corporation में स्वामी को जाने वाला पैसा इनमें से एक होता है: पेरोल से वेतन, इक्विटी से वितरण, कंपनी से लिया गया ऋण जिसे लौटाना होगा, स्वामी के अपने ऋण की चुकौती, या स्वामी के चुकाए व्यावसायिक खर्चों की प्रतिपूर्ति (कभी न लौटाए गए S corporation खर्च)। रिटर्न गैर-लाभांश वितरण Schedule K की लाइन 16d पर दिखाता है, और हर शेयरधारक का K-1 उसकी अपनी रकम box 16 में code D के साथ दिखाता है। जिस कंपनी के पास C corporation के सालों की जमा कमाई और मुनाफ़ा (earnings and profits) है, वह वितरण का एक हिस्सा लाभांश के रूप में दे सकती है, जो K-1 में नहीं, Schedule K की लाइन 17c और Form 1099-DIV में दिखता है; देखें S corporation पर कर कैसे लगता है।

हर वितरण को तारीख, शेयरधारक और रकम के साथ उस शेयरधारक के अपने इक्विटी खाते में दर्ज करें। वितरण वेतन का विकल्प भी नहीं है: अगर वेतन बहुत कम है, तो IRS काम करने वाले शेयरधारक को भुगतान को वेतन मान सकता है। लाइन-दर-लाइन प्रविष्टि, और वितरण से Schedule L क्यों बिगड़ता है, यह S corporation के वितरण दर्ज करना में है।

वितरण स्वामित्व के अनुसार क्यों होना चाहिए?

S corporation के पास सिर्फ़ एक श्रेणी के शेयर हो सकते हैं। इसका आम तौर पर मतलब है कि हर शेयर को वितरण और परिसमापन की रकम में समान अधिकार मिलते हैं, जैसा चार्टर, उपनियम, राज्य के कानून और बाध्यकारी समझौते तय करें (Treasury Regulations 1.1361-1(l))। व्यवहार में हर वितरण रखे गए शेयरों के अनुपात में बँटता है।

शेयरों की दूसरी श्रेणी S election को खत्म कर देगी, इसलिए स्वामियों को असमान भुगतान सिर्फ़ बहीखाते की गलती नहीं है। अनजाने में हुई समाप्ति की राहत मिलती है, लेकिन IRS को उसे अनजाने में हुआ मानना होगा और कंपनी को कारण सुधारना होगा और समायोजन के लिए सहमत होना होगा (धारा 1362(f))। जब संचालन के दस्तावेज़ समान अधिकार देते हैं, तब समय या रकम में अलग वितरण अपने आप दूसरी श्रेणी नहीं बनाता, लेकिन उसका कर पर असर तथ्यों के अनुसार तय होता है। असमान वितरण रिटर्न से पहले विशेषज्ञ की समीक्षा का मुद्दा है।

शेयरधारक-कर्मचारी का स्वास्थ्य बीमा कहाँ जाता है?

जो शेयरधारक-कर्मचारी साल के किसी भी दिन 2% से ज़्यादा शेयर या मतदान शक्ति का मालिक है, उसके लिए कंपनी जो प्रीमियम चुकाती है, उन्हें आयकर विथहोल्डिंग के लिए उस शेयरधारक का वेतन माना जाता है, और बहीखाते में उन्हें कर्मचारी लाभों के साथ नहीं, स्वामी के वेतन के साथ रखा जाता है। जीवनसाथी, बच्चे, पोते-पोती या माता-पिता के शेयर भी इस परीक्षण में गिने जा सकते हैं (धारा 1372(b))। आम चूक यह है कि प्रीमियम कंपनी के खाते से चुका दिया जाता है और स्वामी के W-2 में जोड़ा नहीं जाता।

IRS के अनुसार कंपनी प्रीमियम की कटौती कर सकती है और उन्हें W-2 के box 1 में शामिल करती है। जब वे सभी कर्मचारियों या कर्मचारियों की किसी श्रेणी को कवर करने वाली योजना के तहत चुकाए जाते हैं, तब वे Social Security, Medicare या संघीय बेरोज़गारी के वेतन नहीं हैं और W-2 के box 3 और 5 में नहीं जाते, इसलिए पेरोल रिकॉर्ड में यह बँटवारा रखें। Form 1120-S के निर्देश इन्हें लाइन 7 या 8 (या Form 1125-E) पर रखते हैं। जो कर्मचारी 2% के परीक्षण पर या उससे नीचे हैं, उनके लिए योजना के अंशदान लाइन 18 पर कर्मचारी लाभ कार्यक्रमों के रूप में जाते हैं। स्वामी निजी रिटर्न में प्रीमियम की कटौती कर सकता है या नहीं, इसकी और शर्तें हैं: देखें स्वामियों के लिए स्वास्थ्य बीमा।

कंपनी को दिया गया मेरा ऋण, या ऋण के रूप में निकाली गई रकम कैसे दर्ज करूँ?

शेयरधारक का कंपनी को दिया ऋण देनदारी के रूप में दर्ज करें, और कंपनी का शेयरधारक को दिया ऋण संपत्ति के रूप में।

Schedule L की शेयरधारकों से ऋण वाली लाइन आम तौर पर K-1 की रकमों से मेल खानी चाहिए, उस कर्ज़ को छोड़कर जिस पर शेयरधारक ने सिर्फ़ सह-हस्ताक्षर किया या गारंटी दी।

हर ऋण रकम, तारीख और चुकौती की शर्तों के साथ लिखित में रखें। Form 7203 के निर्देश लिखित नोट वाले ऋण को खुले खाते की अग्रिम राशियों से अलग मानते हैं। पैसा ऋण गिना जाएगा या पूँजी, यह तथ्यों पर निर्भर है; देखें S corporation को शेयरधारक का ऋण।

हर महीने और हर तिमाही में क्या मिलाना चाहिए?

हर महीने हर बैंक, कार्ड और पेरोल खाते का मिलान करें, और हर तिमाही पेरोल के कुल आँकड़े Form 941 से मिलाएँ। ये जाँचें बहीखाते की प्रथा हैं, IRS के नियम नहीं।

क्या मुझे Schedule L, Schedule M-1, Schedule M-2 और Form 1125-E चाहिए?

Schedule L ज़रूरी है, जब तक कंपनी Schedule B के प्रश्न 11 का उत्तर "हाँ" न दे। Form 1125-E तब ज़रूरी है जब कुल प्राप्तियाँ $500,000 तक पहुँचें और अधिकारी के वेतन की कटौती की गई हो।

कुल प्राप्तियाँ सिर्फ़ बिक्री से ज़्यादा हैं: सकल प्राप्तियाँ, साथ में आय की बाकी लाइनें और Schedule K तथा Form 8825 की कुछ आय (Form 1125-E के निर्देश)। बहीखाते की कौन-सी रिपोर्टें इन पृष्ठों में जाती हैं, यह बहीखाते से व्यवसाय के कर रिटर्न तक में है; जो तुलन पत्र सॉफ़्टवेयर नहीं बना पाता, उसके लिए कंपनी रिटर्न में Schedule L का तुलन पत्र देखें।

हर शेयरधारक के लिए मैं क्या रखूँ, और कौन रखता है?

कंपनी वे बही-खाते रखती है जिनसे हर K-1 बनता है। शेयरधारक आधार (basis) के रिकॉर्ड रखता है।

Form 7203 के निर्देश कहते हैं कि शेयर का आधार निकालने के लिए ज़रूरी जानकारी रखने की ज़िम्मेदारी शेयरधारक की है, और शेयर के आधार से ऊपर का गैर-लाभांश वितरण पूँजीगत लाभ के रूप में दिखाया जाता है। देखें S corporation शेयरधारक का आधार और आधार से ज़्यादा वितरण। रिकॉर्ड रखने की अवधि: Form 1120-S के निर्देश और IRS: रिकॉर्ड रखना।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं, अमेरिकी डॉलर में।

अकेला सलाहकार

एक S corporation की प्राप्तियाँ US$180,000 हैं। स्वामी को पेरोल से US$70,000 मिलते हैं और वह US$50,000 वितरण लेता है। वेतन और कंपनी के पेरोल कर खर्च हैं। वितरण इक्विटी में जाते हैं और लाभ-हानि को छूते नहीं। अगर कुल संपत्ति भी US$250,000 से कम है, तो प्रश्न 11 का उत्तर "हाँ" दिया जा सकता है और Schedules L और M-1 ज़रूरी नहीं हैं, लेकिन बहीखाते में तुलन पत्र फिर भी रहता है। वेतन की रकम सिर्फ़ उदाहरण है; उचित वेतन किए गए काम पर निर्भर करता है।

दो शेयरधारक

दो शेयरधारकों के पास 60 प्रतिशत और 40 प्रतिशत हिस्सा है। US$100,000 का वितरण US$60,000 और US$40,000 के रूप में दर्ज होता है, हर शेयरधारक की एक प्रविष्टि, क्योंकि कंपनी के पास एक ही श्रेणी के शेयर हैं। अगर सिर्फ़ 60 प्रतिशत वाले स्वामी को पूरे US$100,000 दिए जाते, तो भुगतान स्वामित्व से मेल नहीं खाते। यह हानिरहित है या नहीं, यह संचालन के दस्तावेज़ों पर निर्भर करता है, इसलिए रिटर्न से पहले विशेषज्ञ की समीक्षा चाहिए।

Form 1125-E की सीमा से ऊपर प्राप्तियाँ

एक कंपनी की कुल प्राप्तियाँ US$520,000 हैं और वह अपने इकलौते अधिकारी और एकमात्र शेयरधारक को US$90,000 देती है। वह उस स्वामी के स्वास्थ्य बीमा पर US$6,000 भी चुकाती है। प्रीमियम स्वामी के W-2 के box 1 में जोड़े जाते हैं और अधिकारी का वेतन गिने जाते हैं। Form 1125-E ज़रूरी है क्योंकि प्राप्तियाँ US$500,000 से ऊपर हैं; उसमें US$96,000 दिखता है, और चूँकि रिटर्न में कहीं और अधिकारी का वेतन नहीं घटाया गया, यह कुल Form 1120-S की लाइन 7 पर जाता है। प्राप्तियाँ US$250,000 से भी ऊपर हैं, इसलिए Schedule L और बहीखाते से मेल खाने वाला तुलन पत्र भी ज़रूरी हैं।

आपके मामले में अलग है?

• आपका पहला Form 1120-S आने वाला है और बहीखाता उलझा है: आपके लिए पेरोल नहीं चला, वितरण खर्च के रूप में दर्ज हैं, निजी खर्च कंपनी के खाते से हुए, या पुरानी एकल स्वामित्व या सीमित देयता कंपनी की फ़ाइल अब भी चल रही है। बहीखाता कहाँ से नए सिरे से शुरू हो, क्या दोबारा लिखना होगा, और तैयारकर्ता को आपसे क्या चाहिए, इसे रिटर्न से पहले किसी विशेषज्ञ के साथ तय करना ठीक रहता है: S corporation के लिए बहीखाते में मदद।
• स्वामी कभी पेरोल पर नहीं रहा, या आपको पक्का नहीं कि वेतन उचित है: S corporation में पेरोल कभी नहीं चला और S corporation स्वामी का वेतन देखें। तब बहीखाता और Form 1120-S दोनों को साथ में सुधारना पड़ता है, इसलिए रिटर्न से पहले किसी विशेषज्ञ को पुराने महीने देखने चाहिए: S corporation के बहीखाते में मदद।
• कोई शेयरधारक अमेरिकी नागरिक या निवासी नहीं है: S corporation में अनिवासी विदेशी व्यक्ति शेयरधारक नहीं हो सकता, और सिर्फ़ विदेश चले जाना इसकी कसौटी नहीं है, इसलिए बहीखाता सुधारने से पहले स्वामित्व और कर-स्थिति को किसी विशेषज्ञ को देखना चाहिए। देखें S corporation पर कर कैसे लगता है और सीमा-पार कर में मदद।
• आप पूछ रहे हैं कि S corporation को नई अकाउंटिंग फ़ाइल चाहिए या नहीं: S corporation election के बाद का बहीखाता देखें।
• आप सॉफ़्टवेयर चुन रहे हैं, या पूछ रहे हैं कि शुरुआती सॉफ़्टवेयर S corporation का पेरोल सँभालता है या नहीं: S corporation बहीखाता सॉफ़्टवेयर देखें।
• बहीखाता महीनों पीछे है: S corporation का बकाया बहीखाता और बहीखाते में मदद देखें।
• कंपनी ने आपके निजी बिल चुकाए: S corporation से निजी खर्च चुकाना देखें।
• आप कई कंपनियों के मालिक हैं: कई कंपनियों का बहीखाता देखें।
• आप जानना चाहते हैं कि S corporation के बहीखाता विशेषज्ञ और तैयारकर्ता का खर्च कितना है: S corporation अकाउंटिंग का खर्च देखें।