छोटे व्यवसाय के लेखाकार का सालाना खर्च: आपका बिल सही है?

क्या छोटे व्यवसाय के लेखाकार का कोई तय सालाना शुल्क होता है?

नहीं। अमेरिका के संघीय नियम तय नहीं करते कि लेखाकार छोटे व्यवसाय से कितना शुल्क ले, इसलिए यह पृष्ठ कोई कीमत सीमा नहीं देता। सरकार जो तय करती है वह काम है: व्यवसाय को कौन से रिटर्न फ़ाइल करने हैं, कब, और देर से या छूटी फ़ाइलिंग की क्या कीमत है। सालाना बिल उस फ़ाइलिंग सूची की कीमत है, साथ में उन बहीखातों की हालत जिन पर वह टिकी है।

मामला सरल नहीं रहता जब फ़ीस बढ़ी पर फ़ाइलिंग नहीं बढ़ी, जब कोटेशन यह नहीं बताता कि उसमें कौन से रिटर्न, राज्य और पेरोल फ़ाइलिंग शामिल हैं, या जब रिटर्न तैयार करने से पहले बहीखाते पर काम करना पड़े। साझेदारी या S corporation, पेरोल, एक से ज़्यादा राज्य और पिछले सालों की बिना फ़ाइल की गई फ़ाइलिंग, हर एक ऐसी फ़ाइलिंग जोड़ती है जिसका नाम कोटेशन में होना चाहिए।

बिल या कोटेशन परखने से पहले जुटाएँ:

• एंगेजमेंट लेटर।
• आखिरी दो चालान।
• पिछले साल फ़ाइल किए गए रिटर्न।
• उन सभी फ़ाइलिंग की सूची जो फ़र्म आपके लिए संभालती है: संघीय, राज्य, पेरोल और बिक्री कर।

लेखाकार के सालाना बिल में क्या होता है?

सालाना बिल में सात कामों में से कुछ या सभी जुड़े होते हैं। जिस कोटेशन में सिर्फ़ "कर तैयारी" लिखा हो, उससे पता नहीं चलता कि इनमें से कौन से शामिल हैं।

जिस नियोक्ता ने विथहोल्डिंग के अधीन वेतन, या social security और Medicare कर के अधीन वेतन दिया, उसे आम तौर पर हर तिमाही Form 941 फ़ाइल करना होता है, भले ही रिपोर्ट करने को कर न हो, जब तक IRS ने उसे यह न बताया हो कि वह इसके बजाय साल में एक बार Form 944 फ़ाइल कर सकता है। काम कोई और करे, तब भी जमा और फ़ाइलिंग की ज़िम्मेदारी नियोक्ता की रहती है (Publication 15)। अगर काटा गया आयकर या कर्मचारी के हिस्से का social security और Medicare कर जमा नहीं हुआ और व्यवसाय उसे चुका नहीं सकता, तो trust fund recovery penalty, जो न चुकाए कर के बराबर होता है, हर उस व्यक्ति पर व्यक्तिगत रूप से लगाया जा सकता है जिसे IRS इसे जमा करने के लिए ज़िम्मेदार पाता है और जिसने जानबूझकर काम किया (IRS: ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी पेनल्टी)।

बिक्री कर राज्य का कर है, इसलिए हर राज्य तय करता है कि कौन पंजीकरण कराए और कितनी बार फ़ाइल करे। उदाहरण के लिए Texas में Comptroller परमिट मंज़ूर होने के बाद करदाता को बताता है कि वह मासिक फ़ाइल करेगा या तिमाही, और सालाना फ़ाइल करने वाले भी होते हैं (Texas Comptroller)। मासिक बहीखाता कीमत के लिए देखें मासिक बहीखाता लागत; मासिक सेवा में क्या शामिल होता है, इसके लिए देखें मासिक बहीखाता सेवा में क्या शामिल होता है।

व्यवसाय का प्रकार रिटर्न के काम को कैसे बदलता है?

व्यवसाय का कर वर्गीकरण संघीय रिटर्न तय करता है, और रिटर्न तय करता है कि साल में कितना काम होगा। एक सदस्य वाली अमेरिकी घरेलू LLC डिफ़ॉल्ट रूप से अपने स्वामी के रिटर्न का हिस्सा होती है, और दो या ज़्यादा सदस्यों वाली डिफ़ॉल्ट रूप से साझेदारी होती है। दोनों Form 8832 पर कंपनी के रूप में कर का चुनाव कर सकती हैं, और कंपनी Form 2553 पर S दर्जा चुन सकती है (IRS: LLC; IRS: S कॉर्पोरेशन)। कौन हस्ताक्षर करता है और तारीखें क्या हैं, यह LLC पर कर कैसे लगता है में है।

साझेदारी अपना रिटर्न खुद फ़ाइल करती है, पर उस पर खुद आयकर नहीं लगता: साझेदारों पर उनके हिस्से का कर लगता है और वे उसे अपने रिटर्न में शामिल करते हैं (Form 1065 के निर्देश)। S corporation के शेयरधारक भी इसी तरह पास-थ्रू आय अपने व्यक्तिगत रिटर्न पर रिपोर्ट करते हैं (IRS: S कॉर्पोरेशन)। जो पति-पत्नी बिना निगमन के व्यवसाय के संयुक्त स्वामी हैं और उसे चलाते हैं, वे आम तौर पर साझेदार होते हैं और Form 1065 फ़ाइल करते हैं, दो अपवादों के साथ: qualified joint venture का चुनाव और community property (Publication 334)।

S corporation के पूरे सालाना बिल के लिए देखें S corporation लेखा लागत। स्टार्टअप C corporation के लिए देखें स्टार्टअप लेखा लागत।

रिटेनर, तय शुल्क या घंटे के हिसाब से: हर एक में लिखित रूप में क्या शामिल होना चाहिए?

शुल्क का तरीका तभी तुलना योग्य है जब एंगेजमेंट लेटर बताए कि उसमें क्या आता है। प्रैक्टिशनरों के लिए संघीय फ़ीस नियम, Treasury के Circular 230 में 31 CFR 10.27, फ़ीस को दो तरह से सीमित करता है: कोई अनुचित (unconscionable) फ़ीस नहीं, और अपवादों को छोड़कर कोई नतीजे पर निर्भर (contingent) फ़ीस नहीं। यह कोई कीमत या बिलिंग का तरीका तय नहीं करता, इसलिए ढाँचे पर बातचीत होती है और पत्र में उसे दर्ज किया जाता है।

हस्ताक्षर से पहले तय करने वाली शर्तों की पूरी सूची के लिए देखें बहीखाता एंगेजमेंट लेटर में क्या साफ़ लिखा होना चाहिए।

मेरे लेखाकार का बिल क्यों बढ़ गया?

बिल तब बढ़ता है जब काम बदल गया हो, बहीखाते पर काम करना कठिन हो गया हो, या दर बदली हो। इनमें से किसी को मानने से पहले इस साल की फ़ाइलिंग सूची की तुलना पिछले साल से करें।

क्या मैं बढ़ोतरी पर सवाल उठाऊँ या बस चुका दूँ?

कारण लिखित में, लाइन-दर-लाइन माँगें: इस साल की फ़ाइलिंग सूची पिछले साल की सूची के साथ, और पत्र बढ़ोतरी और पूर्व सूचना के बारे में क्या कहता है। अगर फ़ाइलिंग वही हैं और बहीखाता बदतर नहीं हुआ, तो दर में बदलाव ही जाँचने लायक बाकी कारण है। अगर कोई फ़ाइलिंग जुड़ी है, तो नए कोटेशन में वह अपनी अलग लाइन के रूप में दिखनी चाहिए, ताकि आप देख सकें कि आप किसके पैसे दे रहे हैं।

बिना बताए कारण की बढ़ोतरी, या ऐसा कोटेशन जो अपनी फ़ाइलिंग सूचीबद्ध न करे, वह मौका है जब दायरे की समीक्षा करा लेनी चाहिए। यह मानने से पहले कि सस्ता कोटेशन सस्ता है, नीचे देर से फ़ाइलिंग की लागत पढ़ें।

क्या मेरा लेखाकार हर ईमेल और फ़ोन कॉल का शुल्क ले सकता है?

यह इस पर निर्भर है कि एंगेजमेंट लेटर क्या कहता है। संघीय फ़ीस नियम, 31 CFR 10.27, यह नहीं बताता कि फ़र्म कौन सा समय बिल कर सकती है। यह अनुचित फ़ीस को रोकता है पर उस शब्द की परिभाषा नहीं देता, इसलिए बिलिंग विवाद में यह कमज़ोर औज़ार है। एंगेजमेंट लेटर ज़्यादा मज़बूत औज़ार है।

जिस तय शुल्क में रोज़मर्रा के सवाल शामिल नहीं हैं, वह अपने शीर्ष आँकड़े से ज़्यादा महँगा पड़ सकता है। पत्र में यह लिखा होना चाहिए:

• क्या साल के दौरान के सवाल शामिल हैं, और कितने या कितनी देर के।
• घंटे के हिसाब से बिलिंग क्या शुरू करता है: तय अवधि से लंबी कॉल, कोई नया मुद्दा, कोई नोटिस।
• घंटे की दर, और बिल की जाने वाली सबसे छोटी समय इकाई।
• क्या अनुमान से ऊपर के काम के लिए आपकी मंज़ूरी चाहिए।
• क्या साल भर की सलाह शामिल है या अलग बेची जाती है।

क्या लेखाकार मेरे रिफ़ंड या कर बचत का एक हिस्सा शुल्क के रूप में ले सकता है?

आम तौर पर नहीं, और IRS करदाताओं से इससे बचने को कहता है। IRS Topic 254 कहता है कि ऐसे तैयारकर्ताओं से बचें जो रिफ़ंड के प्रतिशत के आधार पर शुल्क लेते हैं या जो पूरा या कुछ रिफ़ंड अपने खातों में जमा कराने की पेशकश करते हैं (IRS Topic 254)।

Circular 230 किसी प्रैक्टिशनर, जैसे वकील, प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार या enrolled agent (31 CFR 10.3), को IRS के सामने के किसी भी मामले में नतीजे पर निर्भर फ़ीस (contingent fee) लेने से रोकता है। नतीजे पर निर्भर फ़ीस वह है जो इस पर आधारित हो कि रिटर्न की कोई स्थिति चुनौती से बचती है या कायम रहती है; नियम रिफ़ंड या बचाए गए कर के प्रतिशत और इस वादे का नाम लेता है कि स्थिति को चुनौती मिले या वह कायम न रहे तो फ़ीस लौटा दी जाएगी। IRS के सामने के मामले में कर योजना और सलाह, और रिटर्न तथा दावे तैयार करना या फ़ाइल करना शामिल है (31 CFR 10.27)।

अपवाद सीमित हैं (31 CFR 10.27; Notice 2008-43, IRS के अंतरिम नियम):

• मूल रिटर्न की IRS द्वारा जाँच या उसे चुनौती देने पर किया गया काम।
• संशोधित रिटर्न या रिफ़ंड दावे की IRS द्वारा जाँच या चुनौती पर किया गया काम, जो लिखित जाँच नोटिस या लिखित चुनौती से पहले फ़ाइल हुआ हो, या दोनों में जो पहले हो उसके 120 दिन के भीतर।
• सिर्फ़ ब्याज या जुर्माने तक सीमित दावा।
• Section 7623 के तहत whistleblower दावा।
• Internal Revenue Code के तहत अदालती मामला।

एक तरह के काम के साथ अलग व्यवहार होता है। 2014 में एक संघीय district court ने माना कि सामान्य रिफ़ंड दावे तैयार करने और फ़ाइल करने पर नतीजे पर निर्भर फ़ीस रोकने का IRS के पास अपने practice-regulation कानून के तहत अधिकार नहीं था, और ये वे दावे हैं जो मूल रिटर्न के बाद और जाँच शुरू होने से पहले फ़ाइल होते हैं; अदालत ने वादी को स्थायी निषेधाज्ञा दी (अदालत की राय)। Treasury ने उस फ़ैसले को प्रस्तावित नियमों में माना है जो इस विनियम की जगह लेंगे; वे प्रस्ताव हैं, मौजूदा कानून नहीं (Treasury, Internal Revenue Bulletin 2025-05)। Treasury यह भी कहता है कि राज्य के कई accountancy board के नियम मूल या संशोधित रिटर्न या रिफ़ंड दावा तैयार करने पर नतीजे पर निर्भर फ़ीस रोकते हैं, इसलिए अकेला संघीय अपवाद यह नहीं दिखाता कि कोई व्यवस्था अनुमत है (वही बुलेटिन)। ऊपर की IRS चेतावनी फिर भी कायम है, और नतीजे से जुड़ी फ़ीस बड़े दावे को इनाम देती है जबकि रिटर्न का जवाब आपको देना होता है।

क्या मेरी मासिक CPA फ़ीस बहुत ज़्यादा है? इसकी तुलना दूसरे कोटेशन से कैसे करूँ?

मासिक फ़ीस ज़्यादा है या ठीक, यह सिर्फ़ उसमें लिखे काम के सामने तय होता है, और कोई स्रोत नहीं बताता कि किसी फ़ीस को कितना होना चाहिए। मासिक फ़ीस बारह महीने चलती है, इसलिए दोनों कोटेशन को सालाना आधार पर रखें, अलग से बिल होने वाली लाइनें जोड़ें, फिर उन्हें लाइन-दर-लाइन मिलाएँ।

ऐसा कम कुल जोड़ जिसमें लाइनें छूटी हों, उसी काम के लिए सस्ता कोटेशन नहीं है। एक पैकेज में जुड़े आँकड़े की तुलना तभी हो सकती है जब तैयारकर्ता बताए कि उसमें क्या शामिल है।

फ़ीस के ऊपर देर से या छूटे रिटर्न की क्या कीमत होती है?

संघीय देर से फ़ाइलिंग का जुर्माना देय तारीख से चलता है, किसी भी विस्तार की तारीख गिनकर। फ़ाइल करने का विस्तार भुगतान का विस्तार नहीं है, इसलिए देर से भुगतान का जुर्माना पहले शुरू हो सकता है (IRS)। दोनों किसी भी लेखाकार की फ़ीस के ऊपर लगते हैं। जो कोटेशन किसी ज़रूरी रिटर्न को छोड़ दे, वह रिटर्न को हटाता नहीं; वह लागत को जुर्माने में बदल देता है।

प्रति-स्वामी राशियाँ और न्यूनतम राशि इस पृष्ठ के कर वर्ष के लिए तय की गई हैं। पिछले साल का रिटर्न अपनी देय तारीख के लिए तय राशि लेता है; IRS हर साल की राशि अपने रिटर्न देर से फ़ाइल करने के जुर्माने के पृष्ठ पर देता है। चूक उचित कारण से हुई थी या नहीं, जो जुर्माना माफ़ करता है, यह तथ्यों पर निर्भर है, और राज्य अपना जुर्माना जोड़ सकता है। छूटे साल को अक्सर चालू साल तैयार करने से पहले दोबारा बनाना पड़ता है, जिससे बिल बढ़ता है। राहत और नोटिस के लिए देखें देर से फ़ाइलिंग और देर से भुगतान के जुर्माने। कई साल बिना फ़ाइल हों तो देखें बिना फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना।

क्या मेरे लेखाकार का काम ठीक से हस्ताक्षरित और लौटाया गया है?

रिटर्न तैयार करने का पैसा लेने वाले हर व्यक्ति को आम तौर पर उस पर हस्ताक्षर करने, preparer tax identification number (PTIN) डालने और आपको एक प्रति देने की ज़रूरत होती है (Form 1065 के निर्देश; Form 1120-S के निर्देश; IRS Topic 254)। रिटर्न मिलने पर इनकी पुष्टि करें:

• हस्ताक्षर और PTIN: फ़ाइल किए रिटर्न पर तैयारकर्ता का हस्ताक्षर और PTIN होता है। तैयारकर्ता को आपकी प्रति पर PTIN डालना ज़रूरी नहीं (IRS: योग्यताएँ)।
• कभी खाली फ़ॉर्म पर नहीं: खाली रिटर्न पर हस्ताक्षर न करें। हर मद की जवाबदेही आपकी रहती है, चाहे उसे किसी ने भी तैयार किया हो (IRS Topic 254)।
• तैयारकर्ता-प्राधिकरण का "Yes" box: व्यावसायिक रिटर्न पर यह IRS को प्रोसेसिंग के सवालों के लिए हस्ताक्षर करने वाले सशुल्क तैयारकर्ता को कॉल करने देता है। यह तैयारकर्ता को रिफ़ंड चेक पाने, आपको बाध्य करने या IRS के सामने आपका प्रतिनिधित्व करने की अनुमति नहीं देता (Form 1120-S के निर्देश)। सिर्फ़ वकीलों, CPA और enrolled agents के पास असीमित प्रतिनिधित्व के अधिकार हैं (IRS: योग्यताएँ)।

छोड़ते समय प्रैक्टिशनर को, अनुरोध पर, वे रिकॉर्ड जल्दी लौटाने होते हैं जो आपको अपनी संघीय कर ज़िम्मेदारियाँ पूरी करने के लिए चाहिए। फ़ीस का विवाद आम तौर पर देरी का बहाना नहीं बनता। अगर राज्य का कानून प्रैक्टिशनर को फ़ीस विवाद के दौरान रिकॉर्ड रखने देता है, तो उसे सिर्फ़ वे रिकॉर्ड लौटाने होते हैं जो आपके रिटर्न के साथ लगाने ज़रूरी हैं, और बाकी को देखने और कॉपी करने की उचित पहुँच देनी होती है। प्रैक्टिशनर का तैयार किया काम, जिसे वह भुगतान होने तक रोके रखता है, इन रिकॉर्ड में नहीं गिना जाता (31 CFR 10.28)। हस्तांतरण के लिए देखें लेखाकार बदलना।

उदाहरण

ये उदाहरण अमेरिकी डॉलर और गोल संख्याओं में हैं। ये दिखाते हैं कि कोटेशन कैसे पढ़ें, यह नहीं कि किसी चीज़ की कीमत क्या है।

एक Schedule C फ़्रीलांसर, जिससे ईमेल का अलग शुल्क लिया गया

US$120,000 के राजस्व वाले एक फ़्रीलांसर को Schedule C और Form 1040 के लिए US$2,000 का तय शुल्क बताया गया। साल के दौरान फ़र्म ने ईमेल और कॉल के लिए और US$500 का बिल बनाया। साल की लागत US$2,500 है। दूसरी फ़र्म साल भर के सवालों समेत US$2,300 बताती है, इसलिए उसी काम का बिल कम है। समस्या दर कभी नहीं थी: पहले पत्र में "रिटर्न तैयारी के लिए तय शुल्क" लिखा था और सवालों के बारे में कुछ नहीं। सुधार पत्र का चाहिए, दर का नहीं।

दो राज्यों में किराये की आय वाली दो साझेदारों की LLC

दो सदस्य US$400,000 के राजस्व और दो राज्यों में किराये की संपत्ति वाली एक LLC के स्वामी हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से वह दो K-1 के साथ Form 1065 फ़ाइल करती है, और हर राज्य अपना रिटर्न माँग सकता है। पिछले साल का कोटेशन एक राज्य का रिटर्न बताता था; इस साल का दो बताता है, दूसरी संपत्ति खरीदने के बाद। जुड़ा हुआ राज्य का रिटर्न एक ऐसी लाइन है जो बढ़ोतरी समझा सकती है, इसलिए कोटेशन में हर राज्य अपनी अलग लाइन में दिखना चाहिए।

अगर Form 1065 तीन महीने देर से फ़ाइल हुआ होता और वही दो सदस्य पूरे साल LLC के स्वामी रहे होते, तो किसी राहत से पहले जुर्माना ऊपर की जुर्माना तालिका की प्रति-साझेदार राशि गुणा 2 साझेदार गुणा 3 महीने होता, फ़ीस चाहे जो रही हो। छोटी साझेदारी में Revenue Procedure 84-35 के तहत उचित कारण माना जा सकता है: 10 या कम साझेदार, सभी व्यक्ति जो अनिवासी विदेशी नहीं हैं (या संपदाएँ), मदें उसी अनुपात में बाँटी गईं, और हर साझेदार का हिस्सा समय पर फ़ाइल किए रिटर्न पर रिपोर्ट हुआ (IRS)। शर्तें और प्रमाण देर से Form 1065 के जुर्माने में राहत में हैं।

US$9,000 का पैकेज रखने वाला S corporation स्वामी

एक शेयरधारक वाली S corporation के स्वामी को साल के लिए एक ही आँकड़े में US$9,000 बताया गया। दूसरी फ़र्म अपनी लाइनें बताती है:

दूसरा कोटेशन Form 1040 के बिना US$8,400 और उसके साथ US$9,300 है। US$9,000 वाले कोटेशन की तुलना तब तक नहीं हो सकती जब तक वह न बताए कि उसमें पेरोल, राज्य की फ़ाइलिंग और Form 1040 शामिल हैं या नहीं। लाइनों की राशियाँ मनमानी हैं; वे दिखाती हैं कि लाइनें कैसे जुड़ती हैं, यह नहीं कि कोई लाइन कितने की होती है।

आपके लिए अलग है?

• आपकी फ़ीस बढ़ी पर फ़ाइलिंग नहीं बदलीं, या कोटेशन यह नहीं बताता कि उसमें कौन से रिटर्न, राज्य और पेरोल फ़ाइलिंग शामिल हैं: सालाना दायरा, असल में ज़रूरी फ़ाइलिंग और वे लाइनें जो निष्पक्ष कोटेशन को अलग दिखानी चाहिए, आपकी संस्था और राज्यों पर निर्भर हैं। एंगेजमेंट लेटर और आखिरी दो चालान हाथ में रखकर कंपनी कर सहायता लें।
• कोई भी रिटर्न तैयार करने से पहले बहीखाते पर काम करना है: देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करने की लागत और बहीखाता सहायता लें।
• पिछले सालों के रिटर्न छूटे हैं, या जुर्माने का नोटिस आया है: देखें बिना फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना और देर से फ़ाइलिंग और देर से भुगतान के जुर्माने, और कंपनी कर सहायता लें।
• आप S corporation के स्वामी हैं और आपके पास एक पैकेज वाला कोटेशन है: देखें S corporation लेखा लागत; तुलना से पहले लाइनें अलग करवाने के लिए कंपनी कर सहायता लें।
• अमेरिकी व्यवसाय का स्वामी कोई विदेशी व्यक्ति है: देखें विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग या विदेशी स्वामित्व वाली C corporation की फ़ाइलिंग, और सीमा-पार कर सहायता लें।
• आप स्टार्टअप C corporation हैं: देखें स्टार्टअप लेखा लागत।
• आप सिर्फ़ Schedule C फ़ाइल करते हैं: देखें स्वरोज़गार कर के लिए लेखाकार।
• आप मासिक बहीखाता कीमत जानना चाहते हैं: देखें मासिक बहीखाता लागत।
• आपको पक्का नहीं कि आपको बहीखाता विशेषज्ञ चाहिए, लेखाकार या CPA: देखें बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA।
• आप अपना लेखाकार छोड़ रहे हैं: देखें लेखाकार बदलना।
• आप अपना S corporation रिटर्न खुद तैयार करने की सोच रहे हैं: देखें अपना S corporation रिटर्न खुद फ़ाइल करना।