Küçük İşletme Muhasebecisi Yıllık Ücreti: Fatura Adil mi?

Küçük işletme muhasebecisi için standart bir yıllık fiyat var mı?

Hayır. ABD'de federal kurallar muhasebecinin küçük bir işletmeden ne kadar ücret alacağını belirlemez; bu yüzden bu sayfa bir fiyat aralığı vermez. Devletin belirlediği şey iştir: işletmenin hangi beyannameleri ne zaman vermesi gerektiği ve geç veya verilmeyen beyanın neye mal olduğu. Yıllık fatura, bu beyanlar listesinin ve arkasındaki muhasebe kayıtlarının durumunun bedelidir.

Ücret arttığı halde beyanlar artmadıysa, teklif hangi beyannameleri, eyaletleri ve bordro beyanlarını kapsadığını söylemiyorsa veya beyanname hazırlanmadan önce kayıtların üzerinde çalışılması gerekiyorsa durum basit olmaktan çıkar. Ortaklık veya S şirketi, bordro, birden fazla eyalet ve verilmemiş önceki yıllar, her biri teklifin adıyla belirtmesi gereken beyanlar ekler.

Bir faturayı veya teklifi değerlendirmeden önce şunları toplayın:

• Hizmet sözleşmesi (engagement letter).
• Son iki fatura.
• Son yıl için verilen beyannameler.
• Firmanın sizin için yürüttüğü tüm beyanların listesi: federal, eyalet, bordro ve satış vergisi.

Yıllık muhasebeci faturasının içinde ne var?

Yıllık fatura, yedi işin bir kısmını veya tamamını bir araya getirir. Yalnızca “vergi beyannamesi hazırlama” yazan bir teklif, hangilerinin dahil olduğunu göstermez.

Stopaja veya sosyal güvenlik ve Medicare vergisine tabi ücret ödeyen bir işveren, IRS ona yılda bir kez Form 944 vermesine izin verdiğini bildirmediyse, beyan edecek vergi olmasa bile genellikle her çeyrek Form 941 vermelidir. İşi başka biri yapsa bile işveren, depozito ve beyanlardan sorumlu kalır (Publication 15). Kesilen gelir vergisi veya çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisi payı yatırılmazsa ve işletme bunu ödeyemezse, ödenmemiş vergiye eşit trust fund recovery penalty, vergiyi aktarmaktan sorumlu olduğunu IRS'in belirlediği ve kasıtlı davranan her kişiye şahsen tarh edilebilir (IRS: güven fonu kurtarma cezası).

Satış vergisi bir eyalet vergisidir; bu yüzden kimin kayıt yaptıracağına ve ne sıklıkla beyanname vereceğine her eyalet karar verir. Örneğin Texas'ta Comptroller, izin onaylandıktan sonra mükellefe aylık mı yoksa üç aylık mı beyanname vereceğini bildirir; yıllık beyan verenler de vardır (Texas Comptroller). Aylık muhasebe kayıtları fiyatı için bkz. aylık muhasebe kayıtları maliyeti; aylık hizmetin neleri içerdiği için bkz. aylık muhasebe kayıtları hizmeti neleri içerir.

İşletme türü, beyanname işini nasıl değiştirir?

İşletmenin vergi sınıflandırması federal beyannameyi belirler; beyanname de yılın ne kadar iş olduğunu belirler. ABD'de tek üyeli bir LLC varsayılan olarak sahibinin beyannamesinin parçasıdır; iki veya daha fazla üyeli LLC ise varsayılan olarak ortaklıktır. İkisi de Form 8832 ile şirket olarak vergilendirilmeyi seçebilir ve şirket Form 2553 ile S statüsünü seçebilir (IRS: LLC; IRS: S şirketleri). Kimin imzalayacağı ve son tarihler LLC'ler nasıl vergilendirilir rehberinde.

Ortaklık kendi beyannamesini verir ama kendisi gelir vergisine tabi değildir: ortaklar paylarından vergilendirilir ve bunları kendi beyannamelerine yazar (Form 1065 talimatları). S şirketi hissedarları da aktarılan geliri kişisel beyannamelerinde bildirir (IRS: S şirketleri). Şirketleşmemiş bir işletmeye birlikte sahip olan ve onu birlikte yürüten eşler genellikle ortaktır ve Form 1065 verir; iki istisna vardır: nitelikli ortak girişim seçimi (qualified joint venture) ve toplu mal rejimi (community property) (Publication 334).

Bir S şirketinin tam yıllık faturası için bkz. S şirketi muhasebe maliyeti. Girişim C şirketi için bkz. girişim muhasebe maliyeti.

Retainer, sabit ücret veya saatlik ücret: her biri yazılı olarak neleri kapsamalı?

Bir ücret yöntemi, ancak hizmet sözleşmesi neyi kapsadığını söylediğinde karşılaştırılabilir. Meslek mensupları için federal ücret kuralı olan Treasury'nin Circular 230'undaki 31 CFR 10.27, ücretleri iki yönden sınırlar: makul olmayan (unconscionable) ücret alınamaz ve istisnalar dışında sonuca bağlı (contingent) ücret alınamaz. Fiyat veya faturalama yöntemi belirlemez; bu yüzden yapı pazarlıkla belirlenir ve sözleşme bunun kaydedildiği yerdir.

İmzadan önce üzerinde anlaşılması gereken şartların tam listesi için bkz. muhasebe kayıtları hizmet sözleşmesinde neler yazmalı.

Muhasebecimin faturası neden arttı?

Fatura; iş değiştiği, kayıtlarla çalışmak zorlaştığı veya ücret oranı değiştiği için artar. Bu üçünden birini kabul etmeden önce bu yılın beyan listesini geçen yılınkiyle karşılaştırın.

Artışı sorgulamalı mıyım, yoksa ödeyip geçmeli miyim?

Nedenini yazılı ve satır satır isteyin: bu yılın beyan listesi geçen yılınkinin yanında, ayrıca sözleşmenin artışlar ve ön bildirim hakkında ne dediği. Beyanlar aynıysa ve kayıtlar daha kötü değilse, kontrol edilecek tek açıklama ücret oranı değişikliğidir. Bir beyan eklendiyse yeni teklif bunu ayrı bir satır olarak göstermeli; böylece neye ödeme yaptığınızı görürsünüz.

Adı konmamış bir artış veya beyanlarını listelemeyen bir teklif, kapsamın gözden geçirilmesi gereken andır. Daha ucuz bir teklifin gerçekten ucuz olduğuna karar vermeden önce aşağıdaki geç beyan maliyetlerini okuyun.

Muhasebecim her e-posta ve telefon görüşmesi için ücret alabilir mi?

Hizmet sözleşmesinin ne dediğine bağlıdır. Federal ücret kuralı olan 31 CFR 10.27, bir firmanın hangi süreyi faturalayabileceğini söylemez. Makul olmayan ücreti yasaklar ama terimi tanımlamaz; bu yüzden bir fatura anlaşmazlığında zayıf bir araçtır. Hizmet sözleşmesi daha güçlü araçtır.

Olağan soruları dışarıda bırakan sabit ücret, başlıktaki rakamdan pahalıya gelebilir. Sözleşme şunları söylemelidir:

• Yıl içindeki soruların dahil olup olmadığı ve kaç tane veya ne kadar süreyle.
• Saatlik faturalamayı neyin başlattığı: belli bir süreyi aşan bir görüşme, yeni bir konu, bir bildirim.
• Saatlik ücret ve faturalanan en küçük zaman birimi.
• Tahmini aşan işi onaylamanız gerekip gerekmediği.
• Yıl boyu danışmanlığın dahil olup olmadığı veya ayrı satılıp satılmadığı.

Muhasebeci iademin veya vergi tasarrufumun bir yüzdesini ücret olarak alabilir mi?

Genellikle hayır ve IRS mükelleflere bundan kaçınmalarını söyler. IRS Topic 254, ücretini iadenin yüzdesine bağlayan veya iadenin tamamını ya da bir kısmını kendi hesaplarına yatırmayı teklif eden hazırlayıcılardan kaçınmayı önerir (IRS Topic 254).

Circular 230, avukat, certified public accountant (CPA) veya enrolled agent gibi bir meslek mensubunun (31 CFR 10.3) IRS önündeki herhangi bir konu için sonuca bağlı ücret almasını yasaklar. Sonuca bağlı ücret, bir beyan pozisyonunun itirazsız kalıp kalmamasına veya savunulup savunulamamasına bağlı ücrettir; kural, iadenin veya tasarruf edilen vergilerin bir yüzdesini ve bir pozisyon sorgulanırsa veya savunulamazsa ücretin iade edileceği vaadini sayar. IRS önündeki bir konu, vergi planlaması ve danışmanlığı ile beyanname ve talep hazırlama veya verme işlerini içerir (31 CFR 10.27).

İstisnalar dardır (31 CFR 10.27; IRS'in geçici kuralları olan Notice 2008-43):

• IRS'in bir asıl beyannameyi incelemesi veya ona itirazı üzerindeki iş.
• IRS'in, yazılı inceleme bildiriminden veya yazılı itirazdan önce ya da bu ikisinden erken olanından en geç 120 gün sonra verilmiş bir düzeltme beyannamesini veya iade talebini incelemesi ya da ona itirazı üzerindeki iş.
• Yalnızca faiz veya cezalarla sınırlı bir talep.
• Section 7623 kapsamında bir ihbarcı (whistleblower) talebi.
• Internal Revenue Code kapsamında bir mahkeme davası.

Bir iş türüne farklı davranılır. 2014'te bir federal bölge mahkemesi, IRS'in uygulama düzenlemesi kanunu uyarınca, asıl beyannameden sonra ve incelemeden önce verilen olağan iade taleplerinin hazırlanması ve verilmesi için sonuca bağlı ücretleri yasaklama yetkisinin bulunmadığına hükmetti ve davacıya kalıcı bir ihtiyati tedbir verdi (mahkeme kararı). Treasury, bu karara düzenlemenin yerine geçecek önerilen kurallarda yer verdi; bunlar öneridir, yürürlükteki hukuk değildir (Treasury, Internal Revenue Bulletin 2025-05). Treasury ayrıca birçok eyalet muhasebe kurulu kuralının asıl veya düzeltme beyannamesi ya da iade talebi hazırlamak için sonuca bağlı ücretleri yasakladığını belirtir; bu yüzden tek başına federal bir istisna bir düzenlemenin izinli olduğunu göstermez (aynı bülten). Yukarıdaki IRS uyarısı geçerliliğini korur ve sonuca bağlı bir ücret, siz beyannameden sorumluyken yine daha büyük bir talebi ödüllendirir.

Aylık CPA ücretim çok mu yüksek? Başka bir teklifle nasıl karşılaştırırım?

Aylık ücret, ancak listelediği işe göre yüksek veya adildir ve belli bir ücretin ne olması gerektiğini söyleyen bir kaynak yoktur. Aylık ücret on iki ay boyunca sürer; bu yüzden iki teklifi de yıllık esasa getirin, ayrıca faturalanan satırları ekleyin ve sonra satır satır eşleştirin.

Satır eksilterek elde edilen daha düşük bir toplam, aynı iş için daha ucuz bir teklif değildir. Tek bir paket rakam, ancak hazırlayıcı neyin içinde olduğunu listeledikten sonra karşılaştırılabilir.

Geç veya verilmeyen beyanname, ücretin üstüne neye mal olur?

Federal geç beyan cezası, varsa süre uzatımı dahil, son tarihten itibaren işler. Beyan için süre uzatımı ödeme için süre uzatımı değildir; bu yüzden geç ödeme cezaları daha erken başlayabilir (IRS). İkisi de muhasebecinin ücretinin üstüne eklenir. Gerekli bir beyannameyi dışarıda bırakan teklif beyannameyi ortadan kaldırmaz; maliyeti bir cezaya taşır.

Sahip başına tutarlar ve alt sınır, bu sayfanın vergi yılı için belirlenenlerdir. Önceki bir yılın beyannamesi, kendi son tarihi için belirlenen tutarı taşır; IRS her yılın tutarını geç beyan cezası sayfasında listeler. Bir kusurun cezayı bağışlayan makul sebepten (reasonable cause) kaynaklanıp kaynaklanmadığı olgulara bağlıdır ve eyalet kendi cezasını ekleyebilir. Kaçırılan bir yıl da çoğunlukla cari yıl hazırlanmadan önce yeniden kurulmak zorundadır; bu da faturaya ekleme yapar. Af ve bildirimler için bkz. geç beyan ve geç ödeme cezaları. Birkaç yıl verilmemişse bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama.

Muhasebecimin işi doğru imzalanıp bana iade ediliyor mu?

Beyanname hazırlamak için ücret alan herkes genellikle beyannameyi imzalamalı, hazırlayıcı vergi kimlik numarasını (PTIN) yazmalı ve size bir kopya vermelidir (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları; IRS Topic 254). Beyannameyi aldığınızda şunları doğrulayın:

• İmza ve PTIN: verilen beyannamede hazırlayıcının imzası ve PTIN'i bulunur. Hazırlayıcının PTIN'i sizin kopyanıza yazması gerekmez (IRS: yeterlilikler).
• Asla boş form değil: boş bir beyannameyi imzalamayın. Beyannameyi kim hazırlamış olursa olsun her kalemden siz sorumlu kalırsınız (IRS Topic 254).
• Hazırlayıcı yetkilendirme “Yes” kutusu: işletme beyannamesinde, IRS'in işlem sorularıyla ilgili olarak imzalayan ücretli hazırlayıcıyı aramasına izin verir. Hazırlayıcının iade çekini almasına, sizi bağlamasına veya IRS önünde sizi temsil etmesine izin vermez (Form 1120-S talimatları). Sınırsız temsil hakkı yalnızca avukatlarda, CPA'lerde ve enrolled agent'larda vardır (IRS: yeterlilikler).

Ayrılırken, meslek mensubu talep üzerine federal vergi yükümlülüklerinizi yerine getirmeniz için gereken kayıtları derhal iade etmelidir. Ücret anlaşmazlığı genellikle gecikmeyi mazur göstermez. Eyalet hukuku meslek mensubunun ücret anlaşmazlığı sırasında kayıtları elinde tutmasına izin veriyorsa, yalnızca beyannameye eklenmesi gerekenleri iade etmesi ve geri kalanı incelemeniz ve kopyalamanız için makul erişim sağlaması yeterlidir. Meslek mensubunun hazırladığı ve ücreti ödenene kadar geri tuttuğu iş bu kayıtlar arasında sayılmaz (31 CFR 10.28). Devir işleminin kendisi için bkz. muhasebeci değiştirme.

Örnek

Bu örnekler ABD doları ve yuvarlak rakamlar kullanır. Bir teklifin nasıl okunacağını gösterir, herhangi bir şeyin ne kadara mal olduğunu değil.

E-postalar için ek ücret alınan Schedule C serbest meslek sahibi

US$120.000 hasılatı olan bir serbest meslek sahibine Schedule C ve Form 1040 için US$2.000 sabit ücret teklif edilir. Yıl içinde firma e-postalar ve telefon görüşmeleri için ayrıca US$500 faturalar. Yılın maliyeti US$2.500 olur. İkinci bir firma yıl boyu sorular dahil US$2.300 teklif eder; aynı iş için daha düşük faturadır. Sorun hiçbir zaman ücret oranı değildi: ilk sözleşmede “beyanname hazırlama için sabit ücret” yazıyordu ve soruların kapsamı hakkında hiçbir şey yoktu. Düzeltilmesi gereken oran değil, sözleşmedir.

İki eyalette kira geliri olan iki ortaklı LLC

İki üye, US$400.000 hasılatı ve iki eyalette kiralık mülkü olan bir LLC'ye sahiptir. Varsayılan olarak iki K-1 ile Form 1065 verir ve her eyalet kendi beyannamesini isteyebilir. Geçen yılın teklifi bir eyalet beyannamesini listeliyordu; bu yılınki, ikinci bir mülk satın alındıktan sonra ikisini listeliyor. Eklenen eyalet beyannamesi artışı açıklayabilecek tek satırdır; bu yüzden teklif her eyaleti ayrı bir satırda göstermelidir.

Form 1065 üç ay geç verilmiş olsaydı ve aynı iki üye LLC'ye tüm yıl sahip olsaydı, herhangi bir af öncesi ceza, yukarıdaki ceza tablosundaki ortak başına tutarın 2 ortak ve 3 ay ile çarpımı olurdu; ücret ne olursa olsun. Küçük bir ortaklık için Revenue Procedure 84-35 uyarınca makul sebep varsayılabilir: 10 veya daha az ortak, hepsi mukim olmayan yabancı olmayan bireyler (veya terekeler), kalemlerin aynı oranda paylaştırılması ve her ortağın payının zamanında verilmiş beyannamede bildirilmesi (IRS). Koşullar ve kanıtlar Form 1065 geç beyan cezası affı rehberinde.

US$9.000'lık paket teklifi olan S şirketi sahibi

Tek hissedarlı bir S şirketi sahibine yıl için tek rakam olarak US$9.000 teklif edilir. İkinci bir firma satırlarını listeler:

İkinci teklif, Form 1040 olmadan US$8.400, onunla birlikte US$9.300'dür. US$9.000'lık teklif, bordronun, eyalet beyanlarının ve Form 1040'ın dahil olup olmadığını söyleyene kadar karşılaştırılamaz. Satır tutarları keyfidir; satırların nasıl toplandığını gösterir, herhangi bir satırın ne kadara mal olduğunu değil.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Ücretiniz arttı ama beyanlar değişmedi veya teklif hangi beyannameleri, eyaletleri ve bordro beyanlarını kapsadığını söylemiyor: yıllık kapsam, gerçekten zorunlu olan beyanlar ve adil bir teklifin ayırması gereken satırlar işletme türünüze ve eyaletlerinize bağlıdır. Hizmet sözleşmeniz ve son iki faturanız elinizdeyken kurumlar vergisi desteği alın.
• Herhangi bir beyanname hazırlanmadan önce kayıtlar üzerinde çalışılması gerekiyor: bkz. geriye dönük muhasebe kayıtları maliyeti ve muhasebe desteği alın.
• Önceki yıllar için beyannameler eksik veya bir ceza bildirimi geldi: bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama ve geç beyan ve geç ödeme cezaları; ayrıca kurumlar vergisi desteği alın.
• Bir S şirketiniz var ve paket bir teklifiniz var: bkz. S şirketi muhasebe maliyeti; karşılaştırmadan önce satırların ayrılması için kurumlar vergisi desteği alın.
• ABD'deki işletmenin sahibi yabancı bir kişi: bkz. yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı veya yabancı sahipli C şirketi beyanı; ayrıca sınır ötesi vergi desteği alın.
• Girişim C şirketisiniz: bkz. girişim muhasebe maliyeti.
• Yalnızca Schedule C veriyorsunuz: bkz. serbest çalışanlar için muhasebeci.
• Aylık muhasebe kayıtları fiyatını istiyorsunuz: bkz. aylık muhasebe kayıtları maliyeti.
• Muhasebe sorumlusuna mı, muhasebeciye mi yoksa CPA'ye mi ihtiyacınız olduğundan emin değilsiniz: bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.
• Muhasebecinizden ayrılıyorsunuz: bkz. muhasebeci değiştirme.
• Kendi S şirketi beyannamenizi hazırlamayı düşünüyorsunuz: bkz. kendi S şirketi beyannamenizi verme.