Buchhaltungsexperte für kleine Unternehmen: Kosten pro Jahr

Gibt es einen Standardpreis für einen Buchhaltungsexperten für kleine Unternehmen pro Jahr?

Nein. US-Bundesregeln legen nicht fest, was ein Buchhaltungsexperte einem kleinen Unternehmen berechnet; deshalb nennt diese Seite keine Preisspanne. Was der Staat festlegt, ist die Arbeit: welche Erklärungen ein Unternehmen einreichen muss, wann, und was eine verspätete oder versäumte Einreichung kostet. Eine Jahresrechnung ist der Preis für diese Liste von Einreichungen plus den Zustand der Buchhaltung dahinter.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn das Honorar gestiegen ist und die Einreichungen nicht, wenn das Angebot nicht sagt, welche Erklärungen, Bundesstaaten und Lohnabrechnungen es abdeckt, oder wenn die Buchhaltung bearbeitet werden muss, bevor eine Erklärung erstellt werden kann. Eine Personengesellschaft oder S Corporation, Lohnabrechnung, mehr als ein Bundesstaat und nicht eingereichte frühere Jahre erhöhen jeweils die Einreichungen, die ein Angebot nennen muss.

Legen Sie bereit, bevor Sie eine Rechnung oder ein Angebot beurteilen:

• Die Auftragsvereinbarung (Engagement Letter).
• Die letzten beiden Rechnungen.
• Die für das letzte Jahr eingereichten Erklärungen.
• Eine Liste aller Einreichungen, die das Buchhaltungsbüro für Sie übernimmt: Bund, Bundesstaat, Lohnabrechnung und Sales Tax.

Was steckt in der Jahresrechnung eines Buchhaltungsexperten?

Eine Jahresrechnung bündelt einige oder alle von sieben Aufgaben. Ein Angebot, das nur „Steuererklärung“ nennt, zeigt nicht, welche davon enthalten sind.

Ein Arbeitgeber, der Löhne zahlte, die dem Steuereinbehalt oder der Steuer für Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) unterliegen, muss in der Regel jedes Quartal Form 941 einreichen, auch ohne zu meldende Steuer, es sei denn, der IRS hat ihm mitgeteilt, dass er stattdessen einmal im Jahr Form 944 einreichen kann. Der Arbeitgeber bleibt für Einzahlungen und Einreichungen verantwortlich, auch wenn jemand anderes die Arbeit erledigt (Publication 15). Wird einbehaltene Einkommensteuer oder der Arbeitnehmeranteil an der Steuer für Social Security und Medicare nicht eingezahlt und kann das Unternehmen sie nicht zahlen, kann der Trust Fund Recovery Penalty (Haftung für einbehaltene Steuern) in Höhe der unbezahlten Steuer persönlich gegen jede Person festgesetzt werden, die der IRS als für die Abführung verantwortlich ansieht und die vorsätzlich gehandelt hat (IRS: Trust Fund Recovery Penalty).

Sales Tax ist eine Steuer der Bundesstaaten; jeder Bundesstaat entscheidet also, wer sich registriert und wie oft eingereicht wird. In Texas zum Beispiel teilt der Comptroller einem Steuerpflichtigen nach Genehmigung seiner Erlaubnis mit, ob er monatlich oder vierteljährlich einreicht, und es gibt auch jährliche Einreicher (Texas Comptroller). Den Preis der monatlichen Buchhaltung nennt Kosten der Buchhaltung pro Monat; was ein Monatsservice umfasst, steht unter Was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.

Wie verändert die Unternehmensform die Arbeit an der Erklärung?

Die steuerliche Einstufung des Unternehmens bestimmt die Bundeserklärung, und die Erklärung bestimmt, wie viel Arbeit das Jahr macht. Eine inländische LLC mit einem Mitglied gehört standardmäßig zur Erklärung ihres Eigentümers, eine mit zwei oder mehr Mitgliedern ist standardmäßig eine Personengesellschaft. Beide können mit Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) wählen, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden, und eine Kapitalgesellschaft kann mit Form 2553 (Wahl als S Corporation) den S-Status wählen (IRS: LLC; IRS: S Corporations). Wer unterschreibt und welche Fristen gelten, steht unter Wie LLCs besteuert werden.

Eine Personengesellschaft reicht eine eigene Erklärung ein, ist aber selbst nicht einkommensteuerpflichtig: Die Gesellschafter werden auf ihre Anteile besteuert und nehmen sie in ihre eigenen Erklärungen auf (Anleitung zu Form 1065). Aktionäre einer S Corporation melden den durchgereichten Betrag ebenfalls in ihren persönlichen Erklärungen (IRS: S Corporations). Ehepartner, die gemeinsam ein nicht eingetragenes Unternehmen besitzen und führen, sind in der Regel Gesellschafter und reichen Form 1065 ein, mit zwei Ausnahmen: einer Wahl als Qualified Joint Venture und Gütergemeinschaft (Community Property) (Publication 334).

Die vollständige Jahresrechnung einer S Corporation finden Sie unter Kosten der Buchhaltung einer S Corporation. Zu einer C Corporation eines Start-ups siehe Buchhaltungskosten für Start-ups.

Pauschale, Retainer oder Stundensatz: Was sollte jedes schriftlich abdecken?

Eine Honorarform ist erst vergleichbar, wenn die Auftragsvereinbarung sagt, was sie abdeckt. Die Honorarregel des Bundes für Praktiker, 31 CFR 10.27 in Circular 230 des Treasury, begrenzt Honorare auf zwei Arten: keine unangemessen hohe Gebühr (Unconscionable Fee) und, mit Ausnahmen, kein Erfolgshonorar (Contingent Fee). Sie legt weder einen Preis noch eine Abrechnungsmethode fest; die Struktur wird also verhandelt, und die Vereinbarung hält sie fest.

Die vollständige Liste der Punkte, die vor der Unterschrift zu klären sind, steht unter Was ein Beauftragungsschreiben für die Buchhaltung festlegen sollte.

Warum ist die Rechnung meines Buchhaltungsexperten gestiegen?

Eine Rechnung steigt, weil sich die Arbeit geändert hat, weil die Buchhaltung schwerer zu bearbeiten wurde oder weil der Satz sich geändert hat. Vergleichen Sie die Liste der Einreichungen dieses Jahres mit der des Vorjahres, bevor Sie eines der drei akzeptieren.

Sollte ich die Erhöhung hinterfragen oder einfach zahlen?

Fragen Sie schriftlich nach der Ursache, Zeile für Zeile: die Liste der Einreichungen dieses Jahres neben der des Vorjahres und was die Vereinbarung zu Erhöhungen und Ankündigung sagt. Sind die Einreichungen dieselben und die Buchhaltung nicht schlechter, bleibt als Erklärung nur eine Satzänderung zu prüfen. Wurde eine Einreichung hinzugefügt, sollte das neue Angebot sie als eigene Zeile zeigen, damit Sie sehen, wofür Sie zahlen.

Eine Erhöhung ohne genannte Ursache oder ein Angebot, das seine Einreichungen nicht auflistet, ist der Punkt, den Umfang prüfen zu lassen. Bevor Sie entscheiden, dass ein günstigeres Angebot günstiger ist, lesen Sie unten die Kosten verspäteter Einreichung.

Darf mein Buchhaltungsexperte jede E-Mail und jedes Telefonat berechnen?

Das hängt davon ab, was die Auftragsvereinbarung sagt. Die Honorarregel des Bundes, 31 CFR 10.27, sagt nicht, welche Zeit ein Büro berechnen darf. Sie untersagt eine unangemessen hohe Gebühr, definiert den Begriff aber nicht; für einen Streit über die Abrechnung ist sie daher ein schwaches Mittel. Die Auftragsvereinbarung ist das stärkere.

Ein Pauschalhonorar, das gewöhnliche Fragen ausschließt, kann mehr kosten, als seine Überschrift verspricht. Die Vereinbarung sollte sagen:

• Ob Fragen während des Jahres enthalten sind, und wie viele oder wie lange.
• Was die Abrechnung nach Stunden auslöst: ein Anruf über eine bestimmte Länge hinaus, ein neues Thema, ein Schreiben.
• Den Stundensatz und die kleinste abgerechnete Zeiteinheit.
• Ob Sie Arbeit über einen Kostenvoranschlag hinaus genehmigen müssen.
• Ob Beratung während des ganzen Jahres enthalten ist oder getrennt verkauft wird.

Darf ein Buchhaltungsexperte einen Anteil an meiner Erstattung oder meinen Steuerersparnissen berechnen?

In der Regel nicht, und der IRS rät Steuerpflichtigen davon ab. IRS Topic 254 rät, Ersteller zu meiden, die ihr Honorar an einen Prozentsatz der Erstattung knüpfen oder anbieten, die Erstattung ganz oder teilweise auf eigene Konten einzahlen zu lassen (IRS Topic 254).

Circular 230 untersagt einem Praktiker, etwa einem Rechtsanwalt, Certified Public Accountant (CPA) oder Enrolled Agent (31 CFR 10.3), ein Erfolgshonorar für jede Angelegenheit vor dem IRS. Ein Erfolgshonorar ist eines, das davon abhängt, ob eine Position in einer Erklärung unangefochten bleibt oder Bestand hat; die Regel nennt einen Prozentsatz der Erstattung oder der ersparten Steuern und ein Versprechen, das Honorar zurückzuzahlen, wenn eine Position angefochten wird oder keinen Bestand hat. Zu einer Angelegenheit vor dem IRS zählen Steuerplanung und Beratung sowie das Erstellen oder Einreichen von Erklärungen und Anträgen (31 CFR 10.27).

Die Ausnahmen sind eng (31 CFR 10.27; Notice 2008-43, die Übergangsregeln des IRS):

• Arbeit an der Prüfung einer ursprünglichen Erklärung durch den IRS oder an deren Anfechtung.
• Arbeit an der Prüfung oder Anfechtung einer geänderten Erklärung oder eines Erstattungsantrags, der vor der schriftlichen Prüfungsmitteilung oder schriftlichen Anfechtung eingereicht wurde, oder spätestens 120 Tage nach dem früheren der beiden.
• Ein Antrag, der sich auf Zinsen oder Strafzuschläge beschränkt.
• Ein Whistleblower-Antrag nach Section 7623.
• Ein Gerichtsverfahren nach dem Internal Revenue Code.

Eine Art von Arbeit wird anders behandelt. 2014 entschied ein US-Bundesbezirksgericht, dem IRS fehle nach seinem Gesetz über die Praxisregeln die Befugnis, Erfolgshonorare für das Erstellen und Einreichen gewöhnlicher Erstattungsanträge zu untersagen – also von Anträgen, die nach der ursprünglichen Erklärung und vor Beginn einer Prüfung eingereicht werden –, und sprach dem Kläger eine dauerhafte gerichtliche Unterlassungsverfügung (Permanent Injunction) zu (Gerichtsurteil). Das Treasury hat dieses Urteil in vorgeschlagenen Regeln anerkannt, die die Vorschrift ersetzen würden; sie sind Vorschläge, kein geltendes Recht (Treasury, Internal Revenue Bulletin 2025-05). Das Treasury weist zudem darauf hin, dass viele Regeln der Berufsaufsichtsbehörden der Bundesstaaten für Buchhaltung Erfolgshonorare für das Erstellen einer ursprünglichen oder geänderten Erklärung oder eines Erstattungsantrags untersagen; eine bundesrechtliche Ausnahme allein zeigt also nicht, dass eine Vereinbarung zulässig ist (dasselbe Bulletin). Die obige Warnung des IRS gilt weiterhin, und ein vom Ergebnis abhängiges Honorar belohnt weiterhin einen größeren Antrag, während Sie für die Erklärung einstehen.

Ist mein monatliches Honorar für den CPA zu hoch? Wie vergleiche ich es mit einem anderen Angebot?

Ein monatliches Honorar ist nur im Vergleich zur aufgeführten Arbeit hoch oder fair, und keine Quelle sagt, was ein bestimmtes Honorar sein sollte. Ein Monatshonorar läuft zwölf Monate; rechnen Sie daher beide Angebote auf ein Jahr um, addieren Sie die getrennt abgerechneten Zeilen und gleichen Sie sie dann Zeile für Zeile ab.

Eine niedrigere Summe, die Zeilen weglässt, ist kein günstigeres Angebot für dieselbe Arbeit. Eine einzelne gebündelte Zahl lässt sich erst vergleichen, wenn der Ersteller aufführt, was darin enthalten ist.

Was kostet eine verspätete oder versäumte Erklärung zusätzlich zum Honorar?

Ein bundesrechtlicher Verspätungszuschlag läuft ab dem Fälligkeitstermin, eine Fristverlängerung eingerechnet. Eine Verlängerung der Einreichung ist keine Verlängerung der Zahlung; Säumniszuschläge können daher früher beginnen (IRS). Beide kommen zu jedem Honorar eines Buchhaltungsexperten hinzu. Ein Angebot, das eine erforderliche Erklärung weglässt, beseitigt die Erklärung nicht; es verlagert die Kosten auf einen Strafzuschlag.

Die Beträge je Eigentümer und der Mindestbetrag gelten für das Steuerjahr dieser Seite. Für eine Erklärung eines früheren Jahres gilt der für ihren eigenen Fälligkeitstermin festgesetzte Betrag; der IRS listet den Betrag jedes Jahres auf seiner Seite zum Verspätungszuschlag auf. Ob ein Versäumnis auf einem triftigen Grund (Reasonable Cause) beruhte, der den Strafzuschlag entfallen lässt, hängt von den Tatsachen ab, und ein Bundesstaat kann einen eigenen Strafzuschlag hinzufügen. Ein versäumtes Jahr muss oft auch nachgearbeitet werden, bevor das laufende Jahr erstellt werden kann, was die Rechnung erhöht. Zu Erlass und Schreiben siehe Zuschläge bei verspäteter Einreichung und Zahlung. Bei mehreren nicht eingereichten Jahren siehe Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen.

Wurde die Arbeit meines Buchhaltungsexperten ordnungsgemäß unterschrieben und zurückgegeben?

Wer für das Erstellen einer Erklärung bezahlt wird, muss sie in der Regel unterschreiben, eine Preparer Tax Identification Number (PTIN, Steueridentifikationsnummer für Ersteller) eintragen und Ihnen eine Kopie geben (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S; IRS Topic 254). Prüfen Sie das beim Erhalt der Erklärung:

• Unterschrift und PTIN: Die eingereichte Erklärung trägt die Unterschrift und die PTIN des Erstellers. Auf Ihrer Kopie muss der Ersteller die PTIN nicht eintragen (IRS: Qualifikationen).
• Nie ein leeres Formular: Unterschreiben Sie keine leere Erklärung. Sie bleiben für jeden Posten verantwortlich, wer auch immer die Erklärung erstellt hat (IRS Topic 254).
• Das Feld „Yes“ für die Ermächtigung des Erstellers: Bei einer Unternehmenserklärung erlaubt es dem IRS, den unterzeichnenden bezahlten Ersteller bei Fragen zur Bearbeitung anzurufen. Es erlaubt dem Ersteller nicht, einen Erstattungsscheck entgegenzunehmen, Sie zu binden oder Sie vor dem IRS zu vertreten (Anleitung zu Form 1120-S). Nur Rechtsanwälte, CPAs und Enrolled Agents haben unbeschränkte Vertretungsrechte (IRS: Qualifikationen).

Beim Ausscheiden muss ein Praktiker auf Verlangen unverzüglich die Unterlagen zurückgeben, die Sie zur Erfüllung Ihrer bundessteuerlichen Pflichten brauchen. Ein Honorarstreit rechtfertigt die Verzögerung in der Regel nicht. Erlaubt das Recht des Bundesstaates dem Praktiker, Unterlagen während eines Honorarstreits zurückzuhalten, muss er nur die zurückgeben, die Ihrer Erklärung beizufügen sind, und Ihnen angemessenen Zugang geben, den Rest einzusehen und zu kopieren. Arbeit, die der Praktiker erstellt hat und bis zur Bezahlung zurückhält, zählt nicht zu diesen Unterlagen (31 CFR 10.28). Zur Übergabe selbst siehe Buchhaltungsexperte wechseln.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden US-Dollar und runde Zahlen. Sie zeigen, wie man ein Angebot liest, nicht, was etwas kostet.

Ein Freiberufler mit Schedule C, dem E-Mails extra berechnet werden

Einem Freiberufler mit US$120.000 Umsatz wird ein Pauschalhonorar von US$2.000 für Schedule C und Form 1040 angeboten. Im Laufe des Jahres berechnet das Büro weitere US$500 für E-Mails und Anrufe. Die Kosten des Jahres betragen US$2.500. Ein zweites Büro bietet US$2.300 mit Fragen während des Jahres an und ist damit die niedrigere Rechnung für dieselbe Arbeit. Der Satz war nie das Problem: Die erste Vereinbarung sagte „Pauschalhonorar für die Erstellung der Erklärung“ und nichts über Fragen. Die Vereinbarung, nicht der Satz, muss korrigiert werden.

Eine LLC mit zwei Gesellschaftern und Mieteinkünften in zwei Bundesstaaten

Zwei Mitglieder besitzen eine LLC mit US$400.000 Umsatz und Mietobjekten in zwei Bundesstaaten. Standardmäßig reicht sie Form 1065 mit zwei K-1 ein, und jeder Bundesstaat kann eine eigene Erklärung verlangen. Das Angebot des Vorjahres listete eine Erklärung eines Bundesstaates auf; das dieses Jahres nennt zwei, nachdem ein zweites Objekt gekauft wurde. Die zusätzliche Erklärung eines Bundesstaates ist eine Zeile, die die Erhöhung erklären kann, daher sollte das Angebot jeden Bundesstaat in einer eigenen Zeile zeigen.

Wäre Form 1065 drei Monate zu spät gewesen und hätten dieselben zwei Mitglieder die LLC das ganze Jahr gehalten, betrüge der Zuschlag vor jedem Erlass den Betrag je Gesellschafter aus der obigen Tabelle mal 2 Gesellschafter mal 3 Monate, unabhängig vom Honorar. Bei einer kleinen Personengesellschaft kann nach Revenue Procedure 84-35 ein triftiger Grund vermutet werden: höchstens 10 Gesellschafter, alle natürliche Personen außer nicht in den USA ansässigen Ausländern (oder Nachlässe), Posten im gleichen Verhältnis verteilt, und der Anteil jedes Gesellschafters in einer rechtzeitig eingereichten Erklärung gemeldet (IRS). Bedingungen und Nachweise stehen unter Erlass beim Strafzuschlag für verspätete Form 1065.

Ein Eigentümer einer S Corporation mit einem Paket von US$9.000

Einem Eigentümer einer S Corporation mit einem Aktionär werden US$9.000 für das Jahr als eine Zahl angeboten. Ein zweites Büro listet seine Zeilen auf:

Das zweite Angebot beträgt US$8.400 ohne Form 1040 und US$9.300 mit ihr. Das Angebot über US$9.000 lässt sich erst vergleichen, wenn es sagt, ob Lohnabrechnung, Einreichungen der Bundesstaaten und Form 1040 enthalten sind. Die Zeilenbeträge sind willkürlich; sie zeigen, wie Zeilen sich addieren, nicht was eine Zeile kostet.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Honorar ist gestiegen und die Einreichungen haben sich nicht geändert, oder das Angebot sagt nicht, welche Erklärungen, Bundesstaaten und Lohnabrechnungen es abdeckt: Der jährliche Umfang, die wirklich erforderlichen Einreichungen und die Zeilen, die ein faires Angebot trennen muss, hängen von Ihrer Rechtsform und Ihren Bundesstaaten ab. Holen Sie sich mit der Auftragsvereinbarung und Ihren letzten beiden Rechnungen Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Buchhaltung braucht Arbeit, bevor irgendeine Erklärung erstellt werden kann: siehe Kosten für das Aufholen der Buchhaltung und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Für frühere Jahre fehlen Erklärungen, oder ein Schreiben über einen Strafzuschlag ist eingetroffen: siehe Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen und Zuschläge bei verspäteter Einreichung und Zahlung und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie besitzen eine S Corporation und haben ein gebündeltes Angebot: siehe Kosten der Buchhaltung einer S Corporation; um die Zeilen vor dem Vergleich trennen zu lassen, holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Eine ausländische Person besitzt das US-Unternehmen: siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum oder US-C-Corporation in ausländischem Eigentum und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie sind eine C Corporation eines Start-ups: siehe Buchhaltungskosten für Start-ups.
• Sie reichen nur Schedule C ein: siehe Buchhaltungsexperte für die Steuern von Selbstständigen.
• Sie möchten den monatlichen Preis der Buchhaltung: siehe Kosten der Buchhaltung pro Monat.
• Sie wissen nicht, ob Sie einen Buchhalter, einen Buchhaltungsexperten oder einen CPA brauchen: siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.
• Sie verlassen Ihren Buchhaltungsexperten: siehe Buchhaltungsexperte wechseln.
• Sie erwägen, Ihre S-Corporation-Erklärung selbst zu erstellen: siehe Die eigene S-Corporation-Erklärung einreichen.