Chi phí kế toán mỗi năm cho doanh nghiệp nhỏ: giá có hợp lý?

Phí kế toán hằng năm cho doanh nghiệp nhỏ có mức giá chuẩn không?

Không. Quy định liên bang không ấn định mức phí kế toán tính cho doanh nghiệp nhỏ, nên trang này không đưa ra khoảng giá. Điều chính phủ quy định là công việc: doanh nghiệp phải nộp những tờ khai nào, khi nào, và nộp trễ hoặc bỏ sót thì tốn bao nhiêu. Hóa đơn hằng năm là giá của danh sách hồ sơ nộp đó cộng với tình trạng sổ sách phía sau.

Một trường hợp không còn đơn giản khi phí tăng mà hồ sơ nộp không đổi, khi báo giá không nêu rõ gồm những tờ khai, tiểu bang và hồ sơ thuế lương nào, hoặc khi sổ sách cần chỉnh trước khi chuẩn bị được tờ khai. Hợp danh hoặc S corporation, thuế lương, nhiều hơn một tiểu bang và các năm trước chưa nộp mỗi yếu tố đều thêm hồ sơ nộp mà báo giá phải nêu tên.

Hãy chuẩn bị trước khi đánh giá hóa đơn hoặc báo giá:

• Thư thỏa thuận dịch vụ (engagement letter).
• Hai hóa đơn gần nhất.
• Các tờ khai đã nộp cho năm ngoái.
• Danh sách mọi hồ sơ mà công ty kế toán xử lý cho bạn: liên bang, tiểu bang, thuế lương và thuế bán hàng.

Hóa đơn kế toán hằng năm gồm những gì?

Hóa đơn hằng năm gộp một số hoặc cả bảy công việc. Báo giá chỉ ghi "chuẩn bị tờ khai thuế" không cho thấy công việc nào được bao gồm.

Người sử dụng lao động đã trả tiền lương phải khấu trừ thuế, hoặc phải đóng thuế An sinh Xã hội và Medicare, nói chung phải nộp Form 941 mỗi quý dù không có thuế để khai, trừ khi IRS đã thông báo cho phép nộp Form 944 mỗi năm một lần. Người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp và hồ sơ nộp dù người khác làm việc đó (Publication 15). Nếu thuế thu nhập đã khấu trừ hoặc phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên không được nộp và doanh nghiệp không thể trả, khoản phạt thu hồi tiền thuế ủy thác (trust fund recovery penalty), bằng đúng số thuế chưa nộp, có thể được ấn định cá nhân đối với từng người mà IRS xác định chịu trách nhiệm nộp thuế đó và đã cố ý không nộp (IRS: khoản phạt thu hồi tiền thuế ủy thác).

Thuế bán hàng là thuế tiểu bang, nên mỗi tiểu bang tự quyết định ai phải đăng ký và nộp tờ khai thường xuyên đến đâu. Ví dụ ở Texas, Comptroller cho người nộp thuế biết sau khi giấy phép được duyệt là nộp hằng tháng hay hằng quý, và cũng có người nộp hằng năm (Texas Comptroller). Về giá ghi sổ hằng tháng, xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng; về dịch vụ hằng tháng gồm những gì, xem dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng gồm những gì.

Loại hình doanh nghiệp thay đổi khối lượng công việc tờ khai thế nào?

Cách phân loại thuế của doanh nghiệp quyết định tờ khai liên bang, và tờ khai quyết định năm đó có bao nhiêu việc. LLC trong nước Hoa Kỳ có một thành viên, theo mặc định, là một phần của tờ khai chủ sở hữu, còn LLC có từ hai thành viên trở lên, theo mặc định, là hợp danh. Cả hai đều có thể chọn bị đánh thuế như công ty bằng Form 8832, và công ty có thể chọn tư cách S bằng Form 2553 (IRS: LLC; IRS: S corporation). Ai ký và hạn nộp có trong cách LLC bị đánh thuế.

Hợp danh nộp tờ khai riêng, nhưng bản thân hợp danh không chịu thuế thu nhập: các thành viên hợp danh chịu thuế trên phần của mình và đưa vào tờ khai của chính họ (hướng dẫn Form 1065). Cổ đông của S corporation cũng khai phần thu nhập chuyển sang trên tờ khai cá nhân của họ (IRS: S corporation). Vợ chồng cùng sở hữu và điều hành doanh nghiệp không thành lập công ty nói chung là thành viên hợp danh và nộp Form 1065, với hai ngoại lệ là lựa chọn liên doanh đủ điều kiện (qualified joint venture) và luật tài sản chung của vợ chồng (community property) (Publication 334).

Về hóa đơn hằng năm đầy đủ của S corporation, xem chi phí kế toán của S corporation. Về C corporation của startup, xem chi phí kế toán của startup.

Phí giữ chỗ hằng tháng, phí trọn gói hay tính theo giờ: mỗi loại nên bao gồm gì bằng văn bản?

Chỉ có thể so sánh một cách tính phí khi thư thỏa thuận dịch vụ ghi rõ nó bao gồm gì. Quy tắc liên bang về phí của người hành nghề, 31 CFR 10.27 trong Circular 230 của Bộ Tài chính Hoa Kỳ, giới hạn phí theo hai cách: không được tính phí quá đáng (unconscionable) và, trừ các ngoại lệ, không được tính phí theo kết quả (contingent fee). Quy tắc không ấn định mức giá và cũng không ấn định cách tính, nên cách tính do hai bên thương lượng và thư thỏa thuận là nơi ghi lại.

Về danh sách đầy đủ các điều khoản cần chốt trước khi ký, xem thư thỏa thuận ghi sổ kế toán nên nêu rõ những gì.

Vì sao hóa đơn của kế toán tôi tăng?

Hóa đơn tăng vì công việc thay đổi, vì sổ sách khó làm hơn, hoặc vì mức giá thay đổi. Hãy so sánh danh sách hồ sơ nộp của năm nay với năm ngoái trước khi chấp nhận bất kỳ lý do nào trong ba lý do đó.

Tôi nên hỏi về khoản tăng hay cứ trả?

Hãy yêu cầu nêu nguyên nhân bằng văn bản, từng dòng: danh sách hồ sơ nộp của năm nay đặt cạnh năm ngoái, và những gì thư thỏa thuận nói về việc tăng phí và báo trước. Nếu hồ sơ nộp vẫn như cũ và sổ sách không tệ hơn, thay đổi mức giá là lời giải thích còn lại cần kiểm tra. Nếu có thêm hồ sơ nộp, báo giá mới nên thể hiện nó thành một dòng riêng để bạn thấy mình đang trả cho việc gì.

Khoản tăng không nêu nguyên nhân, hoặc báo giá không chịu liệt kê hồ sơ nộp, là lúc nên nhờ xem xét lại phạm vi công việc. Trước khi kết luận một báo giá rẻ hơn là rẻ hơn, hãy đọc chi phí nộp trễ ở dưới.

Kế toán có thể tính tiền cho từng email và cuộc gọi không?

Tùy thư thỏa thuận dịch vụ ghi gì. Quy tắc liên bang về phí, 31 CFR 10.27, không nói công ty được tính tiền thời gian nào. Quy tắc cấm phí quá đáng nhưng không định nghĩa thuật ngữ này, nên đó là công cụ yếu để giải quyết tranh chấp về hóa đơn. Thư thỏa thuận dịch vụ là công cụ mạnh hơn.

Phí trọn gói không bao gồm các câu hỏi thông thường có thể tốn hơn con số ghi nổi bật. Thư nên ghi:

• Các câu hỏi trong năm có được bao gồm không, và bao nhiêu câu hoặc dài bao lâu.
• Điều gì bắt đầu tính theo giờ: cuộc gọi vượt một thời lượng nhất định, một vấn đề mới, một thông báo.
• Mức giá theo giờ, và đơn vị thời gian nhỏ nhất được tính.
• Bạn có phải duyệt công việc vượt ước tính hay không.
• Tư vấn quanh năm có được bao gồm hay bán riêng.

Kế toán có thể tính một phần khoản hoàn thuế hoặc khoản thuế tôi tiết kiệm được không?

Nói chung là không, và IRS khuyên người nộp thuế tránh điều đó. IRS Topic 254 khuyên tránh người chuẩn bị tờ khai tính phí theo tỷ lệ phần trăm khoản hoàn thuế hoặc đề nghị chuyển toàn bộ hay một phần khoản hoàn thuế vào tài khoản của họ (IRS Topic 254).

Circular 230 cấm người hành nghề, chẳng hạn luật sư, kế toán viên công chứng (CPA) hoặc enrolled agent (31 CFR 10.3), tính phí theo kết quả cho bất kỳ vấn đề nào trước IRS. Phí theo kết quả là phí dựa trên việc một quan điểm trong tờ khai có tránh được bị thách thức hay được giữ vững hay không; quy tắc nêu tên tỷ lệ phần trăm của khoản hoàn thuế hoặc của số thuế tiết kiệm được, và lời hứa hoàn lại phí nếu một quan điểm bị thách thức hoặc không được giữ vững. Vấn đề trước IRS bao gồm lập kế hoạch thuế và tư vấn, chuẩn bị hoặc nộp tờ khai và yêu cầu hoàn thuế (31 CFR 10.27).

Các ngoại lệ rất hẹp (31 CFR 10.27; Notice 2008-43, các quy tắc tạm thời của IRS):

• Công việc liên quan đến việc IRS kiểm tra, hoặc thách thức, tờ khai gốc.
• Công việc liên quan đến việc IRS kiểm tra, hoặc thách thức, tờ khai điều chỉnh hoặc yêu cầu hoàn thuế được nộp trước thông báo kiểm tra bằng văn bản hoặc thách thức bằng văn bản, hoặc không muộn hơn 120 ngày sau ngày nào đến trước trong hai ngày đó.
• Yêu cầu chỉ giới hạn ở tiền lãi hoặc tiền phạt.
• Yêu cầu của người tố giác (whistleblower) theo section 7623.
• Vụ kiện tại tòa án theo Internal Revenue Code.

Một loại công việc được xử lý khác. Năm 2014, một tòa án quận liên bang phán rằng IRS không có thẩm quyền theo đạo luật quy định hành nghề của mình để cấm phí theo kết quả cho việc chuẩn bị và nộp các yêu cầu hoàn thuế thông thường, tức các yêu cầu nộp sau tờ khai gốc và trước khi cuộc kiểm tra bắt đầu, và cấp cho nguyên đơn một lệnh cấm vĩnh viễn (phán quyết của tòa án). Bộ Tài chính Hoa Kỳ đã ghi nhận phán quyết đó trong các quy tắc đề xuất sẽ thay thế quy định; đó là đề xuất, không phải luật hiện hành (Bộ Tài chính Hoa Kỳ, Internal Revenue Bulletin 2025-05). Bộ Tài chính Hoa Kỳ cũng lưu ý nhiều quy tắc của hội đồng kế toán tiểu bang cấm phí theo kết quả cho việc chuẩn bị tờ khai gốc hoặc tờ khai điều chỉnh hay yêu cầu hoàn thuế, vì vậy một ngoại lệ liên bang đơn lẻ không cho thấy cách thỏa thuận đó được phép (cùng bản bulletin). Cảnh báo của IRS ở trên vẫn có hiệu lực, và khoản phí gắn với kết quả vẫn khuyến khích yêu cầu lớn hơn trong khi bạn chịu trách nhiệm về tờ khai.

Phí CPA hằng tháng của tôi có quá cao không? Làm sao so sánh với một báo giá khác?

Phí hằng tháng cao hay hợp lý chỉ có thể xét so với công việc ghi trong đó, và không có nguồn nào cho biết một mức phí nên là bao nhiêu. Phí hằng tháng chạy trong mười hai tháng, vì vậy hãy quy cả hai báo giá về cơ sở hằng năm, cộng các dòng tính riêng, rồi đối chiếu từng dòng.

Tổng thấp hơn mà bỏ sót các dòng không phải là báo giá rẻ hơn cho cùng công việc. Một con số gộp chỉ có thể được so sánh sau khi người chuẩn bị liệt kê những gì nằm trong đó.

Tờ khai nộp trễ hoặc bị bỏ sót tốn thêm bao nhiêu ngoài phí?

Tiền phạt nộp trễ tờ khai liên bang tính từ hạn nộp, có tính cả gia hạn. Gia hạn nộp tờ khai không phải gia hạn nộp thuế, nên tiền phạt nộp trễ thuế có thể bắt đầu sớm hơn (IRS). Cả hai được tính thêm trên phí của bất kỳ kế toán nào. Báo giá bỏ sót một tờ khai bắt buộc không làm tờ khai đó biến mất; nó chuyển chi phí thành tiền phạt.

Các mức theo từng chủ sở hữu và mức tối thiểu là mức được ấn định cho năm thuế của trang này. Tờ khai của năm trước mang mức được ấn định cho ngày đến hạn của chính năm đó; IRS liệt kê mức của từng năm trên trang tiền phạt nộp trễ tờ khai. Việc không nộp có do lý do chính đáng hay không, lý do giúp được miễn phạt, tùy vào sự việc cụ thể, và tiểu bang có thể thêm tiền phạt riêng. Một năm bị bỏ sót thường cũng phải được dựng lại trước khi chuẩn bị được năm hiện tại, làm hóa đơn tăng thêm. Về xóa phạt và thông báo, xem tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp trễ thuế. Về nhiều năm chưa nộp, xem bổ sung các tờ khai chưa nộp.

Công việc của kế toán tôi có được ký và gửi lại đúng cách không?

Bất kỳ ai được trả tiền để chuẩn bị tờ khai nói chung phải ký, ghi mã số nhận dạng người chuẩn bị tờ khai (PTIN) và đưa bạn một bản sao (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S; IRS Topic 254). Hãy xác nhận những điều này khi nhận tờ khai:

• Chữ ký và PTIN: tờ khai đã nộp có chữ ký và PTIN của người chuẩn bị. Người chuẩn bị không cần ghi PTIN trên bản sao của bạn (IRS: chứng chỉ).
• Không bao giờ ký biểu mẫu trống: đừng ký tờ khai còn trống. Bạn vẫn chịu trách nhiệm về từng khoản mục, dù ai chuẩn bị (IRS Topic 254).
• Ô "Yes" ủy quyền cho người chuẩn bị: trên tờ khai doanh nghiệp, ô này cho phép IRS gọi người chuẩn bị có trả phí đã ký để hỏi về vấn đề xử lý. Nó không cho phép người chuẩn bị nhận séc hoàn thuế, ràng buộc bạn hoặc đại diện bạn trước IRS (hướng dẫn Form 1120-S). Chỉ luật sư, CPA và enrolled agent mới có quyền đại diện không giới hạn (IRS: chứng chỉ).

Khi bạn chuyển đi, người hành nghề phải, theo yêu cầu, trả lại ngay các hồ sơ bạn cần để thực hiện nghĩa vụ thuế liên bang. Tranh chấp về phí nói chung không phải là lý do để chậm trễ. Nếu luật tiểu bang cho phép người hành nghề giữ hồ sơ trong lúc tranh chấp phí, người hành nghề chỉ cần trả lại những hồ sơ phải đính kèm tờ khai của bạn, và phải cho bạn tiếp cận hợp lý để xem và sao chép phần còn lại. Công việc người hành nghề đã chuẩn bị và giữ lại cho đến khi được trả tiền không được tính vào các hồ sơ đó (31 CFR 10.28). Về chính việc bàn giao, xem đổi kế toán.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số tròn. Chúng cho thấy cách đọc một báo giá, không phải giá của bất cứ thứ gì.

Một freelancer khai Schedule C bị tính thêm tiền email

Một freelancer có doanh thu US$120.000 được báo giá phí trọn gói US$2.000 cho Schedule C và Form 1040. Trong năm, công ty tính thêm US$500 cho email và cuộc gọi. Chi phí của năm là US$2.500. Công ty thứ hai báo giá US$2.300 đã bao gồm câu hỏi quanh năm, nên đó là hóa đơn thấp hơn cho cùng công việc. Mức giá chưa bao giờ là vấn đề: thư đầu tiên ghi "phí trọn gói cho việc chuẩn bị tờ khai" và không nói gì về các câu hỏi. Cần sửa thư, không phải mức giá.

Một LLC hai thành viên có thu nhập cho thuê ở hai tiểu bang

Hai thành viên sở hữu một LLC có doanh thu US$400.000 và bất động sản cho thuê ở hai tiểu bang. Theo mặc định, LLC nộp Form 1065 kèm hai K-1, và mỗi tiểu bang có thể yêu cầu tờ khai riêng. Báo giá năm ngoái liệt kê một tờ khai tiểu bang; năm nay liệt kê hai, sau khi mua bất động sản thứ hai. Tờ khai tiểu bang thêm vào là một dòng có thể giải thích khoản tăng, nên báo giá nên thể hiện từng tiểu bang trên một dòng riêng.

Nếu Form 1065 nộp trễ ba tháng và cùng hai thành viên đó sở hữu LLC cả năm, khoản phạt trước khi được xóa sẽ là mức theo từng thành viên hợp danh trong bảng tiền phạt ở trên, nhân với 2 thành viên hợp danh, nhân với 3 tháng, bất kể phí là bao nhiêu. Hợp danh nhỏ có thể được suy đoán là có lý do chính đáng theo Revenue Procedure 84-35: có 10 thành viên hợp danh trở xuống, tất cả là cá nhân không phải người nước ngoài không cư trú (hoặc di sản), các khoản mục được phân bổ theo cùng tỷ lệ, và phần của mỗi thành viên hợp danh được khai trên một tờ khai nộp đúng hạn (IRS). Điều kiện và bằng chứng nằm trong xóa tiền phạt Form 1065 nộp trễ.

Chủ S corporation nhận một báo giá gộp US$9.000

Chủ một S corporation có một cổ đông được báo giá US$9.000 cho cả năm dưới dạng một con số duy nhất. Công ty thứ hai liệt kê từng dòng:

Báo giá thứ hai là US$8.400 khi không có Form 1040 và US$9.300 khi có. Báo giá US$9.000 không thể so sánh được cho đến khi nó nói rõ thuế lương, hồ sơ nộp tiểu bang và Form 1040 có được bao gồm hay không. Số tiền ở từng dòng là tùy ý; chúng cho thấy các dòng cộng lại thế nào, không phải mỗi dòng tốn bao nhiêu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Phí của bạn tăng mà hồ sơ nộp không đổi, hoặc báo giá không nêu rõ gồm những tờ khai, tiểu bang và hồ sơ thuế lương nào: phạm vi hằng năm, các hồ sơ thực sự bắt buộc và các dòng mà báo giá hợp lý phải tách riêng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và các tiểu bang của bạn. Khi đã có sẵn thư thỏa thuận dịch vụ và hai hóa đơn gần nhất, hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Sổ sách cần chỉnh trước khi chuẩn bị được bất kỳ tờ khai nào: xem chi phí bổ sung sổ sách đã quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Thiếu tờ khai của các năm trước, hoặc đã nhận thông báo phạt: xem bổ sung các tờ khai chưa nộp và tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp trễ thuế, và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn sở hữu một S corporation và có một báo giá gộp: xem chi phí kế toán của S corporation; để tách các dòng trước khi so sánh, hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Người nước ngoài sở hữu doanh nghiệp tại Hoa Kỳ: xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài hoặc nộp hồ sơ cho C corporation thuộc sở hữu nước ngoài, và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn là C corporation của startup: xem chi phí kế toán của startup.
• Bạn chỉ nộp Schedule C: xem kế toán cho người tự kinh doanh.
• Bạn muốn biết giá ghi sổ kế toán hằng tháng: xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng.
• Bạn chưa chắc mình cần nhân viên ghi sổ, kế toán hay CPA: xem nhân viên ghi sổ, kế toán hay CPA.
• Bạn định đổi kế toán: xem đổi kế toán.
• Bạn định tự chuẩn bị tờ khai S corporation: xem tự nộp tờ khai S corporation.