Costo anual de un contador para un negocio pequeño

¿Existe un precio anual estándar para un contador de un negocio pequeño?

No. Las reglas federales no fijan lo que un contador cobra a un negocio pequeño, por eso esta página no da un rango de precios. Lo que el gobierno fija es el trabajo: qué declaraciones debe presentar un negocio, cuándo, y cuánto cuesta presentar tarde o no presentar. La factura anual es el precio de esa lista de trámites más el estado de la contabilidad que los respalda.

Un caso deja de ser sencillo cuando la tarifa subió y los trámites no, cuando la cotización no indica qué declaraciones, estados y trámites de nómina cubre, o cuando la contabilidad necesita trabajo antes de poder preparar una declaración. Una sociedad de personas o una corporación S, la nómina, más de un estado y años anteriores sin presentar suman trámites que una cotización debe nombrar.

Reúna esto antes de evaluar una factura o una cotización:

• La carta de compromiso (engagement letter).
• Las dos últimas facturas.
• Las declaraciones presentadas el último año.
• Una lista de todos los trámites que la firma maneja por usted: federales, estatales, de nómina y de impuestos sobre las ventas.

¿Qué incluye la factura anual de un contador?

Una factura anual agrupa algunos de siete trabajos, o todos. Una cotización que dice solo «preparación de impuestos» no muestra cuáles están incluidos.

Un empleador que pagó salarios sujetos a retención, o al impuesto del Seguro Social y de Medicare, generalmente debe presentar el Form 941 cada trimestre aunque no tenga impuesto que reportar, salvo que el IRS le haya notificado que puede presentar el Form 944 una vez al año. El empleador sigue siendo responsable de los depósitos y de las presentaciones aunque otra persona haga el trabajo (Publication 15). Si el impuesto sobre la renta retenido o la parte del empleado del impuesto del Seguro Social y de Medicare no se deposita y el negocio no puede pagarlo, la multa por recuperación de fondos retenidos (trust fund recovery penalty), igual al impuesto sin pagar, puede determinarse personalmente contra cada persona que el IRS considere responsable de remitirlo y que haya actuado de manera deliberada (IRS: multa por recuperación de fondos retenidos).

El impuesto sobre las ventas es un impuesto estatal, así que cada estado decide quién se registra y con qué frecuencia presenta. En Texas, por ejemplo, el Comptroller informa al contribuyente, una vez aprobado su permiso, si presenta cada mes o cada trimestre, y también existen contribuyentes anuales (Texas Comptroller). Para el precio mensual de la contabilidad, vea costo mensual de la contabilidad; para saber qué incluye un servicio mensual, vea qué incluye un servicio mensual de contabilidad.

¿Cómo cambia el trabajo de las declaraciones según el tipo de negocio?

La clasificación tributaria del negocio decide la declaración federal, y la declaración decide cuánto trabajo implica el año. Una LLC nacional con un solo miembro forma parte, por defecto, de la declaración de su propietario, y una con dos o más miembros es, por defecto, una sociedad de personas. Cualquiera de las dos puede elegir tributar como corporación con el Form 8832, y una corporación puede elegir la condición de corporación S con el Form 2553 (IRS: LLC; IRS: corporaciones S). Quién firma y las fechas límite están en cómo tributan las LLC.

Una sociedad de personas presenta su propia declaración, pero no está sujeta al impuesto sobre la renta: los socios tributan sobre sus partes y las incluyen en sus propias declaraciones (instrucciones del Form 1065). Los accionistas de una corporación S también declaran en sus declaraciones personales lo que se les traslada (IRS: corporaciones S). Los cónyuges que son dueños y operan juntos un negocio no constituido como sociedad generalmente son socios y presentan el Form 1065, con dos excepciones: la elección de empresa conjunta calificada y los bienes gananciales (Publication 334).

Para la factura anual completa de una corporación S, vea costo de la contabilidad de una corporación S. Para una corporación C de una startup, vea costo de la contabilidad de una startup.

Anticipo mensual, tarifa fija o por hora: ¿qué debe cubrir cada uno por escrito?

Una base de honorarios solo es comparable cuando la carta de compromiso dice qué cubre. La regla federal de honorarios para los profesionales autorizados, el 31 CFR 10.27 de la Circular 230 del Treasury, limita los honorarios de dos maneras: ningún honorario abusivo y, con excepciones, ningún honorario contingente. No fija ningún precio ni método de cobro, así que la estructura se negocia y la carta es donde se deja constancia.

Para ver la lista completa de términos que conviene definir antes de firmar, vea qué debe detallar una carta de compromiso de contabilidad.

¿Por qué subió la factura de mi contador?

Una factura sube porque cambió el trabajo, porque la contabilidad se volvió más difícil de trabajar o porque cambió la tarifa. Compare la lista de trámites de este año con la del año pasado antes de aceptar cualquiera de las tres razones.

¿Debo cuestionar el aumento o simplemente pagarlo?

Pida la causa por escrito, línea por línea: la lista de trámites de este año junto a la del año pasado, y lo que la carta dice sobre aumentos y avisos. Si los trámites son los mismos y la contabilidad no está peor, un cambio de tarifa es la explicación restante que hay que revisar. Si se agregó un trámite, la nueva cotización debe mostrarlo en una línea propia, para que usted vea qué está pagando.

Un aumento sin una causa clara, o una cotización que no quiere enumerar sus trámites, es el momento de pedir que se revise el alcance. Antes de decidir que una cotización más barata lo es, lea los costos de presentar tarde que aparecen más abajo.

¿Mi contador puede cobrar cada correo y cada llamada?

Depende de lo que diga la carta de compromiso. La regla federal de honorarios, el 31 CFR 10.27, no dice qué tiempo puede cobrar una firma. Prohíbe un honorario abusivo, pero no define el término, así que es una herramienta débil en una disputa de facturación. La carta de compromiso es la herramienta más fuerte.

Una tarifa fija que excluye las preguntas ordinarias puede costar más que lo que anuncia. La carta debe decir:

• Si las preguntas durante el año están incluidas, y cuántas o de qué duración.
• Qué inicia el cobro por hora: una llamada que pasa de cierta duración, un asunto nuevo, un aviso.
• La tarifa por hora y la unidad de tiempo mínima que se cobra.
• Si usted debe aprobar el trabajo que excede un estimado.
• Si la asesoría durante todo el año está incluida o se vende aparte.

¿Un contador puede cobrar una parte de mi reembolso o de mis ahorros en impuestos?

Por lo general no, y el IRS aconseja a los contribuyentes evitarlo. El IRS Topic 254 indica evitar a los preparadores que basan sus honorarios en un porcentaje del reembolso o que se ofrecen a depositar todo el reembolso o parte de él en sus propias cuentas (IRS Topic 254).

La Circular 230 prohíbe a un profesional autorizado, como un abogado, un contador público certificado o un agente inscrito (enrolled agent) (31 CFR 10.3), cobrar un honorario contingente por cualquier asunto ante el IRS. Un honorario contingente es el que depende de si una posición en la declaración evita ser cuestionada o se sostiene; la regla menciona un porcentaje del reembolso o de los impuestos ahorrados, y la promesa de devolver el honorario si una posición es cuestionada o no se sostiene. Un asunto ante el IRS incluye la planificación y la asesoría tributarias y la preparación o presentación de declaraciones y reclamaciones (31 CFR 10.27).

Las excepciones son limitadas (31 CFR 10.27; Notice 2008-43, las reglas provisionales del IRS):

• Trabajo sobre el examen o el cuestionamiento del IRS a una declaración original.
• Trabajo sobre el examen o el cuestionamiento del IRS a una declaración enmendada o a una reclamación de reembolso presentada antes del aviso escrito de examen o del cuestionamiento escrito, o a más tardar 120 días después de la primera de esas dos fechas.
• Una reclamación limitada a intereses o multas.
• Una reclamación de informante (whistleblower) conforme a la sección 7623.
• Un caso judicial conforme al Internal Revenue Code.

Un tipo de trabajo recibe un trato distinto. En 2014, un tribunal federal de distrito resolvió que el IRS no tenía autoridad, según la ley que regula el ejercicio ante el IRS, para prohibir los honorarios contingentes por preparar y presentar reclamaciones ordinarias de reembolso, que son las presentadas después de la declaración original y antes de que comience un examen, y concedió al demandante una orden judicial permanente (opinión del tribunal). El Treasury reconoció esa decisión en reglas propuestas que reemplazarían el reglamento; son propuestas, no la ley vigente (Treasury, Internal Revenue Bulletin 2025-05). El Treasury también señala que las reglas de muchos consejos estatales de contabilidad prohíben los honorarios contingentes por preparar una declaración original o enmendada o una reclamación de reembolso, por lo que una excepción federal por sí sola no demuestra que un arreglo esté permitido (el mismo boletín). La advertencia del IRS que aparece arriba sigue vigente, y un honorario atado al resultado premia una reclamación más grande mientras usted responde por la declaración.

¿Es demasiado alta la tarifa mensual de mi CPA? ¿Cómo la comparo con otra cotización?

Una tarifa mensual es alta o justa solo frente al trabajo que enumera, y ninguna fuente dice cuánto debe costar una tarifa determinada. Una tarifa mensual corre durante doce meses, así que ponga ambas cotizaciones en base anual, sume las líneas que se cobran por separado y luego compárelas línea por línea.

Un total más bajo que deja líneas fuera no es una cotización más barata por el mismo trabajo. Una cifra única que agrupa todo solo se puede comparar después de que el preparador enumere lo que incluye.

¿Cuánto cuesta presentar tarde o no presentar una declaración, además de los honorarios?

Una multa federal por presentación tardía corre desde la fecha de vencimiento, contando cualquier prórroga. Una prórroga para presentar no es una prórroga para pagar, así que las multas por pago tardío pueden comenzar antes (IRS). Ambas se cobran además de los honorarios de cualquier contador. Una cotización que deja fuera una declaración obligatoria no elimina la declaración; traslada el costo a una multa.

Los montos por propietario y el mínimo son los fijados para el año fiscal de esta página. Una declaración de un año anterior lleva el monto fijado para su propia fecha de vencimiento; el IRS enumera el monto de cada año en su página sobre la multa por no presentar la declaración. Que una falta se deba a una causa razonable, lo que exime de la multa, depende de los hechos, y un estado puede agregar su propia multa. Además, un año omitido con frecuencia debe reconstruirse antes de poder preparar el año actual, lo que aumenta la factura. Sobre alivio y avisos, vea multas por presentación y pago tardíos. Si faltan varios años sin presentar, vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar.

¿El trabajo de mi contador está firmado y entregado correctamente?

Quien cobra por preparar una declaración generalmente debe firmarla, anotar un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) y darle una copia (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S; IRS Topic 254). Confirme esto cuando reciba la declaración:

• Firma y PTIN: la declaración presentada lleva la firma y el PTIN del preparador. El preparador no necesita anotar el PTIN en su copia (IRS: credenciales).
• Nunca un formulario en blanco: no firme una declaración en blanco. Usted sigue siendo responsable de cada partida, sin importar quién la preparó (IRS Topic 254).
• La casilla "Yes" de autorización del preparador: en una declaración de negocio permite que el IRS llame al preparador pagado que firmó para preguntas sobre el procesamiento. No permite que el preparador reciba un cheque de reembolso, lo obligue a usted ni lo represente ante el IRS (instrucciones del Form 1120-S). Solo los abogados, los CPA y los agentes inscritos tienen derechos ilimitados de representación (IRS: credenciales).

Al terminar la relación, un profesional autorizado debe devolver sin demora, si se lo piden, los registros que usted necesita para cumplir sus obligaciones tributarias federales. Una disputa por honorarios generalmente no justifica la demora. Si la ley estatal permite al profesional conservar los registros durante una disputa por honorarios, solo debe devolver los que deban adjuntarse a su declaración y darle acceso razonable para revisar y copiar el resto. El trabajo que el profesional preparó y retiene hasta que se le pague no se cuenta entre esos registros (31 CFR 10.28). Para el traspaso en sí, vea cambiar de contador.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y números redondos. Muestran cómo leer una cotización, no cuánto cuesta cada cosa.

Un trabajador independiente con Schedule C al que cobraron de más por correos

A un trabajador independiente con US$120,000 de ingresos le cotizan una tarifa fija de US$2,000 por un Schedule C y un Form 1040. Durante el año, la firma le cobra otros US$500 por correos y llamadas. El costo del año es de US$2,500. Una segunda firma cotiza US$2,300 con las consultas del año incluidas, así que su factura es menor por el mismo trabajo. La tarifa nunca fue el problema: la primera carta decía «tarifa fija por preparación de la declaración» y nada sobre consultas. Lo que hay que corregir es la carta, no la tarifa.

Una LLC de dos socios con ingresos de alquiler en dos estados

Dos miembros son dueños de una LLC con US$400,000 de ingresos y propiedades de alquiler en dos estados. Por defecto, presenta el Form 1065 con dos K-1, y cada estado puede exigir su propia declaración. La cotización del año pasado enumeraba una declaración estatal; la de este año enumera dos, después de comprar una segunda propiedad. La declaración estatal adicional es una línea que puede explicar el aumento, así que la cotización debe mostrar cada estado en su propia línea.

Si el Form 1065 se hubiera presentado con tres meses de atraso y los mismos dos miembros hubieran sido dueños de la LLC todo el año, el cargo, antes de cualquier alivio, sería el monto por socio de la tabla de multas anterior, multiplicado por 2 socios y por 3 meses, sin importar cuál haya sido la tarifa. Una sociedad de personas pequeña puede tener presunta causa razonable conforme al Revenue Procedure 84-35: 10 socios o menos, todos personas físicas que no sean extranjeros no residentes (o sucesiones), partidas asignadas en la misma proporción y la parte de cada socio declarada en una declaración presentada a tiempo (IRS). Las condiciones y las pruebas están en alivio de la multa por presentar tarde el Form 1065.

El dueño de una corporación S con un paquete de US$9,000

A un propietario de una corporación S con un solo accionista le cotizan US$9,000 por el año en una sola cifra. Una segunda firma enumera sus líneas:

La segunda cotización es de US$8,400 sin el Form 1040 y de US$9,300 con él. La cotización de US$9,000 no se puede comparar hasta que diga si la nómina, los trámites estatales y el Form 1040 están incluidos. Los montos de las líneas son arbitrarios; muestran cómo se suman las líneas, no cuánto cuesta ninguna.

¿Su caso es distinto?

• Su tarifa subió y los trámites no cambiaron, o la cotización no dice qué declaraciones, estados y trámites de nómina cubre: el alcance anual, los trámites realmente obligatorios y las líneas que una cotización justa debe separar dependen de su entidad y de sus estados. Con la carta de compromiso y sus dos últimas facturas en mano, obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• La contabilidad necesita trabajo antes de poder preparar cualquier declaración: vea costo de ponerse al día con la contabilidad y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Faltan declaraciones de años anteriores, o llegó un aviso de multa: vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar y multas por presentación y pago tardíos, y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Usted es dueño de una corporación S y tiene una cotización con todo agrupado: vea costo de la contabilidad de una corporación S; para que separen las líneas antes de comparar, obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Una persona extranjera es dueña del negocio en EE. UU.: vea presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera o presentación de una corporación C de propiedad extranjera, y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Usted es una corporación C de una startup: vea costo de la contabilidad de una startup.
• Solo presenta un Schedule C: vea un contador para los impuestos de un trabajador independiente.
• Quiere el precio mensual de la contabilidad: vea costo mensual de la contabilidad.
• No sabe si necesita un responsable contable, un contador o un CPA: vea responsable contable, contador o CPA.
• Va a dejar a su contador: vea cambiar de contador.
• Piensa preparar usted mismo la declaración de su corporación S: vea cómo presentar usted mismo la declaración de una corporación S.