Custo anual de contador para pequena empresa: sua conta é justa?

Existe um preço anual padrão para um contador de pequena empresa?

Não. As regras federais não fixam o que um contador cobra de uma pequena empresa; por isso esta página não traz uma faixa de preço. O que o governo fixa é o trabalho: quais declarações uma empresa deve entregar, quando, e o que custa entregar atrasado ou deixar de entregar. A conta anual é o preço dessa lista de entregas mais o estado da contabilidade por trás dela.

Um caso deixa de ser simples quando os honorários subiram e as entregas não, quando o orçamento não diz quais declarações, estados e entregas de folha de pagamento cobre, ou quando a contabilidade precisa de trabalho antes de uma declaração poder ser preparada. Uma sociedade de pessoas ou corporação S, folha de pagamento, mais de um estado e anos anteriores não entregues acrescentam cada um entregas que um orçamento precisa nomear.

Reúna antes de julgar uma conta ou um orçamento:

• A carta de contratação.
• As duas últimas faturas.
• As declarações entregues no último ano.
• Uma lista de todas as entregas que a firma faz por você: federais, estaduais, de folha de pagamento e de imposto sobre vendas.

O que há dentro da conta anual de um contador?

Uma conta anual reúne alguns ou todos os sete trabalhos. Um orçamento que diz apenas “preparação de declarações” não mostra quais estão incluídos.

Um empregador que pagou salários sujeitos a retenção, ou ao imposto de Social Security e Medicare, em geral deve entregar o Form 941 a cada trimestre mesmo sem imposto a informar, a menos que o IRS tenha avisado que ele pode entregar o Form 944 uma vez por ano. O empregador continua responsável por depósitos e entregas mesmo quando outra pessoa faz o trabalho (Publication 15). Se o imposto de renda retido ou a parte do empregado no imposto de Social Security e Medicare não for depositado e a empresa não puder pagá-lo, a multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty), igual ao imposto não pago, pode ser lançada pessoalmente contra cada pessoa que o IRS considere responsável por repassá-lo e que tenha agido de forma intencional (IRS: multa de recuperação de tributos retidos).

O imposto sobre vendas é estadual, então cada estado decide quem se registra e com que frequência entrega a declaração. No Texas, por exemplo, o Comptroller (órgão de impostos do Texas) avisa o contribuinte, depois que a licença é aprovada, se ele entrega mensal ou trimestralmente, e também há quem entregue anualmente (Texas Comptroller). Para o preço mensal da escrituração, veja custo mensal da escrituração contábil; para o que um serviço mensal inclui, veja o que um serviço mensal de escrituração contábil inclui.

Como o tipo de empresa muda o trabalho com as declarações?

A classificação tributária da empresa decide a declaração federal, e a declaração decide quanto trabalho o ano dá. Uma LLC dos EUA com um membro faz parte, por padrão, da declaração do proprietário, e uma LLC com dois ou mais membros é, por padrão, uma sociedade de pessoas. Qualquer uma pode optar por ser tributada como corporação no Form 8832 (opção de classificação da entidade), e uma corporação pode optar pelo regime S no Form 2553 (opção pelo regime de corporação S) (IRS: LLC; IRS: corporações S). Quem assina e os prazos estão em como as LLCs são tributadas.

Uma sociedade de pessoas entrega a própria declaração, mas ela mesma não paga imposto de renda: os sócios são tributados pelas suas partes e as incluem nas suas próprias declarações (instruções do Form 1065). Os acionistas de uma corporação S também declaram o repasse nas declarações pessoais (IRS: corporações S). Cônjuges que são donos e administram juntos uma empresa não constituída em geral são sócios e entregam o Form 1065, com duas exceções: a opção por joint venture qualificada (qualified joint venture) e a comunhão de bens (community property) (Publication 334).

Para a conta anual completa de uma corporação S, veja custo contábil de uma corporação S. Para uma startup que é corporação C, veja custo contábil de uma startup.

Mensalidade, honorário fixo ou por hora: o que cada um deve cobrir por escrito?

Uma base de honorários só é comparável quando a carta de contratação diz o que ela cobre. A regra federal de honorários para profissionais, o 31 CFR 10.27 da Circular 230 do Tesouro, limita os honorários de duas formas: nenhum honorário abusivo (unconscionable) e, com exceções, nenhum honorário condicionado ao resultado (contingent). Ela não fixa preço nem forma de cobrança, então a estrutura é negociada e a carta é onde ela fica registrada.

Para a lista completa de termos a acertar antes de assinar, veja o que uma carta de contratação de escrituração contábil deve detalhar.

Por que a conta do meu contador subiu?

Uma conta sobe porque o trabalho mudou, porque a contabilidade ficou mais difícil de trabalhar ou porque o valor cobrado mudou. Compare a lista de entregas deste ano com a do ano passado antes de aceitar qualquer dos três.

Devo questionar o aumento ou simplesmente pagar?

Peça a causa por escrito, linha por linha: a lista de entregas deste ano ao lado da do ano passado, e o que a carta diz sobre aumentos e aviso prévio. Se as entregas são as mesmas e a contabilidade não está pior, uma mudança de valor é a explicação restante a conferir. Se uma entrega foi acrescentada, o novo orçamento deve mostrá-la em uma linha própria, para que você veja o que está pagando.

Um aumento sem causa indicada, ou um orçamento que não lista suas entregas, é o momento de pedir uma revisão do escopo. Antes de decidir que um orçamento mais barato é mais barato, leia os custos de entrega atrasada abaixo.

Meu contador pode cobrar por cada e-mail e ligação?

Depende do que diz a carta de contratação. A regra federal de honorários, o 31 CFR 10.27, não diz quais horas uma firma pode cobrar. Ela proíbe um honorário abusivo (unconscionable), mas não define o termo; por isso é uma ferramenta fraca para uma disputa de cobrança. A carta de contratação é a ferramenta mais forte.

Um honorário fixo que exclui perguntas comuns pode custar mais do que o valor anunciado. A carta deve dizer:

• Se perguntas durante o ano estão incluídas, e quantas ou por quanto tempo.
• O que inicia a cobrança por hora: uma ligação acima de certa duração, um assunto novo, um aviso.
• O valor da hora e a menor unidade de tempo cobrada.
• Se você precisa aprovar o trabalho acima de uma estimativa.
• Se a assessoria durante o ano está incluída ou é vendida à parte.

Um contador pode cobrar uma parte da minha restituição ou da minha economia de impostos?

Em geral não, e o IRS diz aos contribuintes para evitar isso. O IRS Topic 254 diz para evitar preparadores que baseiam seus honorários em uma porcentagem da restituição ou que se oferecem para depositar toda ou parte da restituição nas próprias contas (IRS Topic 254).

A Circular 230 proíbe um profissional, como um advogado, contador público habilitado (CPA) ou enrolled agent (profissional autorizado pelo IRS a representar contribuintes) (31 CFR 10.3), de cobrar um honorário condicionado ao resultado (contingent fee) em qualquer assunto perante o IRS. Um honorário condicionado é aquele baseado em se uma posição na declaração escapa de contestação ou é mantida; a regra cita uma porcentagem da restituição ou dos impostos economizados e a promessa de devolver os honorários se uma posição for contestada ou não for mantida. Um assunto perante o IRS inclui planejamento e assessoria tributária e a preparação ou entrega de declarações e pedidos (31 CFR 10.27).

As exceções são estreitas (31 CFR 10.27; Notice 2008-43, as regras provisórias do IRS):

• Trabalho em uma auditoria do IRS, ou em uma contestação, de uma declaração original.
• Trabalho em uma auditoria do IRS, ou em uma contestação, de uma declaração retificadora ou pedido de restituição entregue antes do aviso escrito de auditoria ou da contestação escrita, ou até 120 dias depois do que vier primeiro dos dois.
• Um pedido limitado a juros ou multas.
• Uma denúncia de whistleblower (informante) conforme a seção 7623.
• Um processo judicial segundo o Internal Revenue Code.

Um tipo de trabalho é tratado de forma diferente. Em 2014, um tribunal distrital federal decidiu que o IRS não tinha autoridade, pela lei que rege a atuação de profissionais perante o IRS, para proibir honorários condicionados ao resultado na preparação e entrega de pedidos comuns de restituição, que são pedidos entregues depois da declaração original e antes de começar uma auditoria, e concedeu ao autor uma liminar permanente (decisão do tribunal). O Tesouro reconheceu essa decisão em propostas de regras que substituiriam o regulamento; elas são propostas, não lei vigente (Treasury, Internal Revenue Bulletin 2025-05). O Tesouro também observa que as regras de muitos conselhos estaduais de contabilidade proíbem honorários condicionados para preparar uma declaração original ou retificadora ou um pedido de restituição; por isso uma exceção federal sozinha não mostra que um arranjo é permitido (mesmo boletim). O aviso do IRS acima continua valendo, e um honorário atrelado ao resultado ainda premia um pedido maior enquanto você responde pela declaração.

Meus honorários mensais de contador (CPA) estão altos demais? Como comparo com outro orçamento?

Um honorário mensal é alto ou justo apenas em relação ao trabalho que lista, e nenhuma fonte diz quanto um dado honorário deve ser. Um honorário mensal vale por doze meses; por isso coloque os dois orçamentos em base anual, some as linhas cobradas à parte e depois compare linha por linha.

Um total menor que deixa linhas de fora não é um orçamento mais barato para o mesmo trabalho. Um único valor agrupado só pode ser comparado depois que o preparador lista o que há nele.

O que custa uma declaração atrasada ou não entregue além dos honorários?

Uma multa federal por atraso na entrega corre desde a data de vencimento, contando qualquer prorrogação. Uma prorrogação para entregar não é prorrogação para pagar; por isso as multas por atraso no pagamento podem começar antes (IRS). As duas são cobradas além dos honorários de qualquer contador. Um orçamento que deixa de fora uma declaração obrigatória não elimina a declaração; ele desloca o custo para uma multa.

Os valores por proprietário e o mínimo são os fixados para o ano fiscal desta página. Uma declaração de um ano anterior tem o valor fixado para a sua própria data de vencimento; o IRS lista o valor de cada ano na sua página da multa por atraso na entrega. Se a falha se deveu a causa razoável (reasonable cause), o que dispensa a multa, depende dos fatos, e um estado pode acrescentar a própria multa. Um ano perdido também costuma precisar ser refeito antes de o ano atual poder ser preparado, o que aumenta a conta. Para alívio e avisos, veja multas por atraso na entrega e no pagamento. Para vários anos não entregues, veja como regularizar declarações empresariais não entregues.

O trabalho do meu contador está assinado e é devolvido corretamente?

Quem é pago para preparar uma declaração em geral deve assiná-la, informar um PTIN (número de identificação de preparador do IRS) e dar uma cópia a você (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S; IRS Topic 254). Confirme estes pontos ao receber a declaração:

• Assinatura e PTIN: a declaração entregue traz a assinatura e o PTIN do preparador. O preparador não precisa informar o PTIN na sua cópia (IRS: credenciais).
• Nunca um formulário em branco: não assine uma declaração em branco. Você continua responsável por cada item, quem quer que a tenha preparado (IRS Topic 254).
• A caixa “Yes” de autorização do preparador: em uma declaração de empresa, ela permite que o IRS ligue para o preparador pago que assinou, para perguntas sobre o processamento. Ela não permite que o preparador receba um cheque de restituição, obrigue você nem o represente perante o IRS (instruções do Form 1120-S). Apenas advogados, CPAs e enrolled agents têm direitos ilimitados de representação (IRS: credenciais).

Ao sair, o profissional deve, a pedido, devolver prontamente os registros de que você precisa para cumprir suas obrigações fiscais federais. Uma disputa de honorários em geral não justifica o atraso. Se a lei estadual deixa o profissional reter registros durante uma disputa de honorários, ele só precisa devolver os que devem ser anexados à sua declaração e deve dar a você acesso razoável para revisar e copiar o resto. O trabalho que o profissional preparou e retém até ser pago não conta entre esses registros (31 CFR 10.28). Para a transição em si, veja como trocar de contador.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números redondos. Eles mostram como ler um orçamento, não quanto algo custa.

Um freelancer do Schedule C cobrado a mais por e-mails

Um freelancer com US$120.000 de receita recebe um orçamento de US$2.000 de honorário fixo para um Schedule C e o Form 1040. Durante o ano, a firma cobra mais US$500 por e-mails e ligações. O custo do ano é de US$2.500. Uma segunda firma orça US$2.300 com perguntas durante o ano incluídas, então é a conta menor pelo mesmo trabalho. O valor nunca foi o problema: a primeira carta dizia “honorário fixo pela preparação da declaração” e nada sobre perguntas. A carta, e não o valor, é o que precisa de conserto.

Uma LLC de dois sócios com renda de aluguel em dois estados

Dois membros são proprietários de uma LLC com US$400.000 de receita e imóveis alugados em dois estados. Por padrão, ela entrega o Form 1065 com dois K-1, e cada estado pode exigir a própria declaração. O orçamento do ano passado listava uma declaração estadual; o deste ano lista duas, depois da compra de um segundo imóvel. A declaração estadual acrescentada é uma linha que pode explicar o aumento; por isso o orçamento deve mostrar cada estado em uma linha própria.

Se o Form 1065 tivesse três meses de atraso e os mesmos dois membros tivessem a LLC o ano todo, a cobrança antes de qualquer alívio seria o valor por sócio da tabela de multas acima, vezes 2 sócios, vezes 3 meses, não importa quais fossem os honorários. Uma sociedade de pessoas pequena pode ter causa razoável presumida conforme a Revenue Procedure 84-35: 10 ou menos sócios, todos pessoas físicas que não sejam estrangeiros não residentes (ou espólios), itens alocados na mesma proporção e a parte de cada sócio declarada em uma declaração entregue no prazo (IRS). As condições e as provas estão em alívio da multa do Form 1065 atrasado.

Um proprietário de corporação S com um pacote de US$9.000

Um proprietário de corporação S com um acionista recebe um orçamento de US$9.000 para o ano em um único valor. Uma segunda firma lista as suas linhas:

O segundo orçamento é de US$8.400 sem o Form 1040 e de US$9.300 com ele. O orçamento de US$9.000 não pode ser comparado até dizer se a folha de pagamento, as entregas estaduais e o Form 1040 estão incluídos. Os valores das linhas são arbitrários; eles mostram como as linhas se somam, não quanto cada linha custa.

E no seu caso?

• Os seus honorários subiram e as entregas não mudaram, ou o orçamento não diz quais declarações, estados e entregas de folha de pagamento cobre: o escopo anual, as entregas realmente exigidas e as linhas que um orçamento justo deve separar dependem da sua entidade e dos seus estados. Com a carta de contratação e as duas últimas faturas em mãos, procure ajuda com impostos de corporação.
• A contabilidade precisa de trabalho antes de qualquer declaração poder ser preparada: veja custo da atualização contábil e procure ajuda com escrituração contábil.
• Faltam declarações de anos anteriores, ou chegou um aviso de multa: veja como regularizar declarações empresariais não entregues e multas por atraso na entrega e no pagamento, e procure ajuda com impostos de corporação.
• Você é proprietário de uma corporação S e tem um orçamento agrupado: veja custo contábil de uma corporação S; para ter as linhas separadas antes de comparar, procure ajuda com impostos de corporação.
• Uma pessoa estrangeira é dona da empresa dos EUA: veja declaração de uma LLC de um membro de propriedade estrangeira ou declaração de uma corporação C de propriedade estrangeira, e procure ajuda com impostos entre países.
• Você é uma startup que é corporação C: veja custo contábil de uma startup.
• Você entrega apenas um Schedule C: veja um contador para os impostos de autônomos.
• Você quer o preço mensal da escrituração contábil: veja custo mensal da escrituração contábil.
• Você não sabe se precisa de um responsável contábil, um contador ou um CPA: veja responsável contábil, contador ou CPA.
• Você está saindo do seu contador: veja como trocar de contador.
• Você está pensando em preparar a sua própria declaração de corporação S: veja como entregar a própria declaração de corporação S.