미국·캐나다 국경 간 직원 채용과 급여 처리

직원이 국경을 넘어 일하면 어느 나라의 급여 규정이 적용되나요?

직원이 실제로 일하는 장소부터 확인하세요. 외국 고용주도 그 나라에서 급여 원천징수와 신고 의무가 생길 수 있습니다. 법인 설립지, 은행 계좌, 급여 통화는 판단 기준이 아닙니다. 미국에서 한 일에 대한 미국 급여는 미국 원천징수와 고용세 대상이 될 수 있습니다. 캐나다에서 일하는 직원을 둔 비거주자 고용주는 대체로 캐나다에서 원천징수, 납부, 신고 의무를 집니다(IRS: 외국 고용주 급여, CRA: T4001).

급여 방식을 정하기 전에 세 가지를 따로 확인하세요. 근무일마다 일한 장소, 연금이나 사회보장 부담금을 적용하는 나라, 공제 기준을 정하는 미국 주 또는 캐나다 주입니다. 미국–캐나다 사회보장 협정은 대체로 연금 적용을 근무 국가에 맡기고, 일시 파견에는 예외를 둡니다. 이 협정은 소득세 원천징수, 캐나다 고용보험(EI), 주(州) 및 캐나다 주(州)의 의무는 정하지 않습니다.

짧은 출장에는 조약 제XV조에 따라 근무국에서 받은 급여가 그 나라 통화로 $10,000를 넘지 않거나, 체류 기간이 해당 회계연도에 시작하거나 끝나는 12개월 기간 중 183일 이하이고 급여를 거주 고용주가 지급하지 않았으며 현지 고정사업장이 부담하지도 않았다면 급여를 거주국에서만 과세할 수 있습니다. 제IV조의 우선 적용 기준에 따라 조약상 거주지가 달라질 수 있습니다. 조약 면제만으로 급여 원천징수가 멈추지는 않으므로 아래의 해당 구제 절차를 이용하세요.

미국 법인 없이 캐나다 사업체가 미국 직원을 채용할 수 있나요?

네, 캐나다 사업체는 대체로 직접 고용주로 남아 미국 급여 등록을 할 수 있습니다. 미국 급여 등록 자체가 미국 법인 설립을 요구하지는 않습니다. 그 직원 때문에 다른 미국 사업세나 등록 의무가 생기는지는 사실관계에 따라 따로 판단합니다(IRS: 외국 고용주 급여, IRS: 고용주 식별번호).

캐나다 고용주는 적용 규정이 요구하면 미국에서 한 일의 급여를 미국 급여로 처리해야 합니다. IRS에 따르면 외국 고용주를 위한 미국 근무에는 대체로 사회보장세와 메디케어세 원천징수가 적용되고, 예외가 없으면 연방 실업세도 적용됩니다(IRS: 사회보장세와 메디케어세, IRS: 실업세). 미국에서 현지 채용된 직원은 보통 사회보장 협정상 캐나다에서 일시 파견된 사람으로 인정되지 않습니다.

사업세와 법인 형태는 미국으로 진출하는 캐나다 사업체를 참고하세요.

첫 급여 전에 미국에서 필요한 계정은 무엇인가요?

먼저 연방 고용주 식별번호(EIN)를 받고, 직원에게 급여를 주기 전에 근무 주(州)의 원천징수, 실업보험, 급여 보고, 신규 채용 신고 요건을 확인하세요. 주된 사업장이 미국 밖에 있는 캐나다 사업체는 Form SS-4 또는 전화로 IRS 국제 절차를 통해 EIN을 신청할 수 있습니다(IRS: EIN).

미국 내 기본 설정 순서는 미국 급여 체계 만들기를 참고하세요. 직원이 다른 주에서도 일하면 다른 주의 직원을 참고하세요.

미국 사업체가 캐나다에 사는 직원을 직접 채용할 수 있나요?

네. 미국 사업체는 대체로 직원을 직접 고용하고 CRA에 비거주자 고용주로 등록할 수 있습니다. CRA에 따르면 캐나다에서 용역을 제공하는 직원을 둔 비거주자 고용주도 거주자 고용주와 같은 캐나다 원천징수, 납부, 신고 의무를 집니다(CRA: T4001).

미국 급여 계좌만으로는 그 캐나다 의무가 면제되지 않습니다. CRA의 비거주자 고용주 인증도 캐나다에 살면서 일하는 직원에게는 보통 도움이 되지 않습니다. CRA가 설명하는 면제는 캐나다에서 한시적으로 일하고 조약 요건을 충족하는 비거주자 직원을 위한 것입니다(CRA: T4001). 직원 때문에 캐나다 사업세가 생기는지, 법인 형태를 어떻게 할지는 캐나다로 진출하는 미국 사업체를 참고하세요.

캐나다 급여를 처리한다고 해서 미국 급여 의무가 자동으로 끝나지는 않습니다. 캐나다에서 한 일반 근무는 미국 시민이 미국 고용주를 위해 일해도 미국 연방 실업세 대상이 아닙니다. 법은 미국과 실업 협정이 있는 인접국에서의 근무를 제외하며, 캐나다에는 그 협정이 있습니다(미국 법전: FUTA 고용 정의, 미국 노동부: 협정). 미국 시민이나 거주자라면 미국 소득세 원천징수는 따로 확인하세요. 캐나다 법이 소득세 원천징수를 요구하면 예외가 적용될 수 있습니다(IRS: 소득세 원천징수). 사회보장세와 메디케어세는 적용 협정에 따라 확인하세요.

미국 고용주는 캐나다 급여 계정을 어떻게 만드나요?

CRA의 비거주자 사업 등록으로 사업자 번호(BN)와 급여 공제(RP) 계정을 신청합니다. 캐나다 밖에 설립되었거나 소재한 사업체는 한 번의 온라인 신청으로 둘 다 요청할 수 있습니다. 온라인 등록이 어려우면 CRA가 안내하는 우편 또는 팩스 Form RC1 방법도 있습니다(CRA: 비거주자 등록).

등록 전에 사업체의 법적 이름과 주소, 소유 구조와 연락처, 직원의 근무 시작일과 근무 장소, 예상 첫 급여 지급일을 준비하세요. 그다음 직원의 사회보험번호와 작성을 마친 연방 및 해당하는 경우 주(州) TD1 서식을 받고, 고용 주(州)를 정한 뒤 첫 지급 전에 공제액을 계산합니다(CRA: T4001). 급여 등록만으로 GST/HST나 법인세 등록이 해결되지는 않으며, 이는 별도의 사실관계에 달려 있습니다.

캐나다 소득세, CPP, EI는 무엇을 공제해야 하고 어느 주(州)가 적용되나요?

캐나다에서 한 일에 대해 미국 고용주는 대체로 캐나다 소득세를 공제하고, 보험 적용 고용이면 EI도 공제합니다. CPP는 따로 확인해야 합니다. 캐나다에 사업장이 없으면 고용주의 권한 있는 서명자가 Form CPT13으로, 보통 퀘벡 밖에서 살고 일하는 적격 직원에 대해 선택적 CPP 적용을 요청할 수 있습니다. 고용주가 적용 시작일을 선택하며, CRA에 따르면 승인된 제도는 취소할 수 없습니다. 캐나다 적용이 이루어지지 않으면 사회보장 협정에 따라 미국 제도가 적용됩니다. 고용주에게 캐나다 사업장이 있거나 직원이 미국에서 일시 파견되었다면 해당 연금 적용 규정을 확인하세요. 고용주는 법정 CPP와 EI 부담분을 냅니다(CRA: Form CPT13, SSA: 협정 제V조).

미국 실업보험도 적용되면 EI를 따로 확인하세요. 미국 주의 실업보험법에 따라 보험료를 내야 하는 고용은 캐나다 EI에서 제외됩니다. 해당 급여 기간과 주(州)에 맞는 CRA 급여 계산기나 표를 쓰세요. 직원의 집 주소만으로 고용 주(州)가 정해지지는 않습니다(CRA: T4001, CRA: 고용 주(州)).

퀘벡 급여 규정이 적용되면 Revenu Québec 원천공제를 온라인 또는 Form LM-1-V로 등록하고, 필요에 따라 퀘벡 소득세, QPP, QPIP를 원천징수하고, 명세서가 적용되는 역년 다음 해 2월 말일까지 RL-1 명세서와 RL-1 요약서를 제출하세요. CRA RP 계정만으로는 이 제출 의무가 해결되지 않습니다(Revenu Québec: 등록, RL-1 제출, CRA: 퀘벡 공제). 캐나다의 일반적인 납부 절차는 급여 지급 처리를 참고하세요.

이주나 일시 파견 후 사회보장세, 메디케어세, CPP는 어떻게 달라지나요?

미국–캐나다 사회보장 협정은 대체로 직원을 일하는 나라의 연금 제도에 가입시킵니다. 한 나라에서 보통 고용되어 가입한 적격 직원이 그 나라에 사업장이 있는 고용주의 지시로 다른 나라에서 같은 고용주(또는 적격 계열사)를 위해 일하게 되면, 파견이 60개월를 넘지 않을 것으로 예상되는 경우 본국 제도에 계속 가입할 수 있습니다. 파견국이 발급하는 적용 증명서가 상대국 제도 면제의 증빙이 됩니다(SSA: 협정 제V조와 행정 약정).

통상 한도를 넘을 것으로 예상되는 파견이거나 파견국에 사업장이 없는 고용주가 보낸 파견은, 파견국 적용을 유지하려면 양국 담당 기관의 사전 상호 동의가 필요합니다(SSA: 협정 제V조).

미국 근무에는 먼저 사회보장 협정을 적용하세요. 협정은 보통 연금 적용을 미국에 둡니다. 캐나다 증명서로 입증된 적격 일시 파견처럼 협정 예외가 적용되면, 미국 사회보장세와 메디케어세 대신 캐나다 CPP가 계속될 수 있습니다. 캐나다 EI와 소득세 원천징수는 각자의 규정에 따라 따로 확인하세요(SSA: 협정, CRA: 캐나다 밖 고용).

이후 어떤 납부, 신고, 연말 명세서가 이어지나요?

고용주가 등록하고 직원에게 급여를 지급하면 반복되는 납부·신고 의무가 생깁니다. 급여 계정은 시작일 뿐입니다. 납부액을 분기별 또는 연간 신고서와 직원의 연말 명세서에 맞춰 대조하세요(IRS: Publication 15, CRA: T4001).

미국 납부가 늦으면 지연 기간과 통지에 따라 2%~15%의 가산세가 붙을 수 있습니다. CRA는 C$500를 넘는 납부 지연에 대체로 3%에서 10%까지 적용하며, 고의이거나 중대한 과실로 반복하면 20%까지 오릅니다(IRS: 납부 가산세, CRA: 납부 지연).

직원이 비거주 외국인이고 조약 면제를 신청하면 미국의 특별 규정이 적용될 수 있습니다. 직원은 과세연도마다 Form 8233에 서명하고, 고용주는 수락 서명을 한 뒤 5일 안에 사본을 IRS에 보내며, 우편 발송 후 최소 10일를 기다린 다음 원천징수를 중단합니다. 면제 급여는 Form W-2 Box 1이 아니라 Form 1042와 1042-S에 보고합니다(IRS: Form 8233 작성 안내, IRS: Publication 515). 먼저 직원의 세법상 거주지와 신청한 면제를 확인하세요.

기존 직원이 이주하면 급여는 언제 바꿔야 하나요?

새 나라에서 한 일에 대한 첫 급여를 지급하기 전에 다시 판단하세요. 온타리오 직원이 텍사스로 이주해 그곳에서 일하면, 캐나다 급여 처리만으로는 미국 급여 의무를 충족하지 못할 수 있습니다. 미국 연방과 텍사스 주의 고용주 의무를 확인한 뒤, 캐나다 CPP, EI, 소득세 원천징수가 계속되는지 따로 판단하세요. 근무 날짜, 직원의 거주지, 캐나다 보고 장소와 급여 지급처, 적용 증명서를 기록하세요. 이주가 급여 기간의 일부에만 영향을 줄 수도 있습니다(IRS: 외국 고용주 급여, CRA: 캐나다 밖 고용).

이주가 일시적인지, 같은 고용주가 보냈는지, 적용 증명서가 있는지 확인하세요. 직원이 이전 국가로 업무 출장을 가는지도 확인하세요. 짧은 출장에 대한 캐나다 고용주 인증은 요건을 갖춘 비거주자 직원에 관한 것이며, 캐나다 거주 직원의 일반적인 캐나다 급여를 면제하지 않습니다(CRA: T4001). 직원이 캐나다에서 출장 근무를 하면 CRA 고용주 안내서에 따라 고용 원천징수가 생길 수 있습니다. 비거주 사업체에 지급하는 수수료는 별도의 용역 가이드에서 다룹니다(CRA: Regulation 105 안내).

조약 면제를 받는 미국 거주 직원이 캐나다를 방문하는 경우, 요건을 갖춘 미국 고용주는 캐나다 근무 30일 전까지 도착하도록 Form RC473으로 CRA 인증을 신청할 수 있습니다. 직원은 해당 달력 연도에 캐나다에서 45일 미만 일하거나 납부일을 포함한 12개월 기간 중 90일 미만 체류해야 하며, 인증은 최대 2역년 유효합니다. 그렇지 않으면 직원(또는 권한을 받은 고용주)이 근무나 첫 지급 30일 전까지 Form R102-R로 Regulation 102 면제를 신청할 수 있습니다. 두 구제 모두 캐나다 거주 직원의 일반 급여에는 적용되지 않습니다(CRA: 인증, CRA: 면제).

제삼자가 직원을 고용하거나 급여를 지급하면 급여세는 누가 내나요?

계약과 실제 고용 관계가 신고 방식을 정합니다. 중개업체에 지급한다고 해서 고용주의 세금 책임이 저절로 넘어가지는 않습니다. IRS에 따르면 급여 대행 서비스를 쓰는 고용주도 대체로 납부와 신고의 책임을 그대로 지며, 공식 지정 대리인이나 인증받은 방식에는 다른 책임 규정이 있습니다(IRS: Publication 15). CRA도 서비스 업체가 T4를 제출하더라도 고용주가 신고서의 정확성, 잔액, 기한에 책임이 있다고 합니다(CRA: RC4120). 퀘벡에서는 급여 지급을 승인하거나 일으킨 급여 대행 서비스가 세무행정법 24.0.3조에 따라 원천공제에 대해 함께 책임을 질 수 있습니다.

명의상 고용주(employer of record)가 법적 고용주라고 주장하면, 고용 계약서, 급여 명세서에 적힌 고용주, 사용한 세금 계정 번호, 납부와 연말 명세서의 증빙을 받으세요. 중개업체의 급여 처리를 자사의 법규 준수로 보기 전에 양국과 근무 주(州) 또는 캐나다 주(州)에서 그 방식을 확인하세요. 급여 대행 서비스 계약과 법적 고용주를 바꾸는 계약은 효과가 다릅니다(IRS: 제삼자 납부 방식).

급여 채무는 개인에게도 미칠 수 있습니다. 미국 개인사업자는 사업의 고용세를 직접 부담하고, 일반 파트너는 파트너로 있는 동안 생긴 채무를 부담할 수 있습니다. 뉴욕 주와 온타리오 주 법이 그 예이며, 유한책임 파트너십은 다릅니다(IRS: 개인사업자). 미국 국세법 6672조에 따라 원천징수한 세금을 관리하면서 고의로 납부하지 않은 임원, 이사, 파트너 등은 미납한 원천징수 소득세와 직원 Social Security 및 Medicare 세금 전액에 해당하는 가산세를 낼 수 있습니다. IRS 징수는 대체로 부과 후 10년 동안 진행되며 법정 예외가 있습니다(IRS: 가산세, 26 USC 6502). 캐나다 법인의 이사는 불이행 당시 재직했다면 소득세법 227.1조, CPP법 21.1조, 고용보험법 83조에 따라 미납 원천징수액, CPP, EI에 이자와 가산세까지 부담할 수 있습니다. 캐나다의 회수 소송은 해당 인물이 마지막으로 이사직을 그만둔 후 2년 안에 시작해야 하며, 법정 징수 선행 요건과 상당한 주의 항변이 적용됩니다.

퀘벡에는 세무행정법 23–24.0.2조에 따른 별도의 이사 규정이 있습니다. 이사는 납부하지 않은 퀘벡 세금, QPP, QPIP, 고용주 부담금을 부담할 수 있습니다. 캐나다 거주 직원에게서 원천징수하지 않은 소득세는, 이사가 그 세금 자체가 아니라 관련 이자와 가산세를 부담하는 것이 일반적입니다. Revenu Québec은 이사가 마지막으로 이사직을 그만둔 후 2년 안에 이사에게 세액을 부과해야 하며, 법정 징수 선행 요건과 합리적 주의 또는 인지하지 못했다는 항변이 적용됩니다.

예시

설명용 예시이며 모든 금액은 미국 달러입니다. 토론토 회사가 뉴욕에서만 살며 일하는 사람을 연봉 US$60,000로 채용하고, 매월 US$5,000를 지급합니다. 토론토 회사는 직접 고용주로 남을 수 있습니다. 첫 급여 전에 IRS EIN을 받고, 뉴욕 주의 원천징수와 실업보험 등록을 확인하고, Form W-4를 받고, 미국 납부 체계를 갖춥니다. 채용일부터 20일 안에 신규 채용 사실을 뉴욕 주에 따로 신고합니다(뉴욕 주: 직원 채용). 뉴욕에서 일한 날을 모두 기록하고, 미국 급여를 해당 미국 급여 신고서와 Form W-2로 보고하며, 그 직원에게 캐나다 CPP나 EI 규정이 적용되는지 확인합니다. 이 예시는 세금을 계산하지 않으며, 채용만으로 회사의 미국 사업세 문제가 정리된다고 가정하지도 않습니다.

나에게는 다른가요?

• 미국 직원이 캐나다에서도 일한다면: 그 근무일에는 캐나다 고용 원천징수가 적용될 수 있습니다. 근무 형태에 맞는 CRA 고용주 안내서를 확인하세요.
• 미국 직원이 둘 이상의 주에서 일한다면: 다른 주의 직원을 참고하세요.
• 퀘벡 급여 규정이 적용된다면: Revenu Québec에 등록하고 CRA T4와 함께 RL-1 명세서도 제출하세요.
• 캐나다 사업체에 미국 과세 연결점이 생길 수 있다면: 미국으로 진출하는 캐나다 사업체를 참고하세요.
• 미국 사업체에 캐나다 과세 연결점이 생길 수 있다면: 캐나다로 진출하는 미국 사업체를 참고하세요.
• 직원이 국경 간 급여를 본인 신고서에 보고해야 한다면: 해외 고용주를 위해 미국에서 일하기 또는 국경을 넘나드는 근무를 참고하세요.
• 직원이 아니라 독립 계약자일 수 있다면: 직원일 수 있는 독립 계약자 또는 캐나다 급여 감사와 근로자 신분 판정을 참고하세요.
• 미국 납부나 신고서를 이미 놓쳤다면: 급여세 체납을 참고하세요.
• 직접 고용과 제삼자 고용 중 무엇으로 할지 정하는 중이라면: 장부 관리 및 급여 지원을 받기 전에 계약서, 근무 장소와 날짜, 이전 급여 기록, 등록 서류, 적용 증명서를 준비하세요.