미국 회사 설립 후 첫 신고와 기한 체크리스트

주 정부 승인 내용에서 무엇을 확인해야 하나요?

회사 이름을 세금 서식이나 계좌 신청서에 쓰기 전에 주 정부의 공식 등록 기록을 확인합니다. 승인된 설립 서류(articles 또는 certificate)와 접수 확인서를 보관하고, 법적 이름, 등록일 또는 효력 발생일, 주 등록 번호, 사업장 주소, 송달 대리인(agent for service of process, 회사 앞으로 오는 법률 문서를 대신 받는 사람)을 확인합니다. 뉴욕 주는 LLC 접수 확인서가 등록 증빙이며, 신청인이 확인서에 적힌 이름과 날짜를 확인해야 한다고 안내합니다. 캘리포니아 주의 사업체 검색에서는 해당 사업체의 등록일을 볼 수 있습니다(New York Department of State, California Secretary of State).

회사의 법적 신원은 주 정부 기록이 정합니다. EIN 통지서가 LLC나 법인을 만들어 주지는 않습니다. 주 정부가 승인한 설립 서류, 수정 서류, 송달 대리인의 현재 연락처를 한곳에 모아 보관하세요. 이후 주소나 대리인이 바뀌면 해당 주의 변경 절차를 확인합니다. 예를 들어 캘리포니아 주는 LLC의 대리인이나 주소를 바꿀 때 Statement of Information을 사용합니다(California Secretary of State).

EIN은 언제 필요한가요?

주 정부가 LLC나 법인을 설립한 뒤, 필수 신고나 직원 고용, 사업용 계좌에 번호가 필요해지기 전에 신청합니다. IRS는 주 정부 설립을 먼저 마치면 EIN 신청이 지연되는 일을 줄일 수 있다고 안내합니다. IRS에 직접 신청하면 EIN은 무료입니다(IRS: Get an EIN).

주 등록이나 사업용 계좌 신청서에서 회사 번호를 요구하는 경우에도 EIN이 도움이 될 수 있습니다. 선택 사항인 EIN을 연방 세무 선택으로 오해하지 말고, 해당 신청서의 요건을 확인하세요. disregarded LLC의 경우 거래처에 내는 Form W-9에는 일반적으로 LLC의 EIN이 아니라 소유자의 이름과 납세자 번호를 적습니다(IRS: Single-member LLCs). IRS는 유효한 선택이 없는 한 미국에서 설립된 구성원이 한 명인 LLC를 소득세상 소유자의 일부로 보고, 다수 구성원 LLC는 파트너십으로 봅니다. 부부만 공동재산(community property)으로 소유하는 적격 LLC는 예외일 수 있습니다. 배우자·가족 LLC를 참고하세요(IRS: Form SS-4 instructions).

개인은 disregarded LLC의 소득과 자영업세를 신고합니다. 파트너와 S corporation 주주는 분배금을 받지 않았더라도 자기 몫의 소득을 신고합니다. C corporation은 일반적으로 법인이 직접 법인세를 냅니다. 사업체가 제출하는 신고서를 참고하세요(IRS: Single-member LLCs, IRS: Form 1065 instructions, IRS: Form 1120-S instructions, IRS: Forming a corporation).

책임자가 사회보장번호(SSN) 대신 ITIN을 사용할 수 있나요?

네. 책임자(responsible party, 회사를 최종적으로 소유하거나 통제하는 사람)는 EIN 신청서에 개인 납세자 식별번호(ITIN)를 사용할 수 있습니다. 그 외 요건을 충족하고 미국에 주된 사업장이 있다면, IRS 온라인 신청 도구는 책임자의 SSN 또는 ITIN을 받습니다(IRS: Get an EIN, IRS: Form SS-4 instructions).

책임자는 일반적으로 회사를 최종적으로 소유하거나 통제하는 개인이어야 하며, 명의만 빌려주는 회사(nominee company)는 안 됩니다. 그 사람에게 SSN도 ITIN도 없고 둘 다 받을 자격이 없다면, Form SS-4 안내에 따라 책임자 식별 칸에 "foreign" 또는 "N/A"라고 적습니다. 주된 사업장이 미국 밖에 있는 사업체는 IRS 온라인 신청 도구를 사용할 수 없습니다(IRS: Form SS-4 instructions, IRS: Get an EIN). 이 경우의 신청 방법은 해외에서 회사를 설립하고 운영하기를 참고하세요.

주 설립 서류와 EIN 통지서의 이름이 서로 다르면 어떻게 하나요?

어느 한쪽 기록을 고치기 전에 주 정부가 승인한 서류, EIN 신청서, IRS 발급 통지서를 서로 비교합니다. Form SS-4에는 정관이나 그 밖의 법적 서류에 적힌 법적 이름을 그대로 적고, 상호(trade name)는 별도의 줄에 적습니다(IRS: Form SS-4 instructions).

계좌 신청서에만 이름이 다르게 적혀 있다면, 금융기관에 두 기록을 모두 제시하고 어느 이름이 필요한지 물어봅니다. 이름이 맞지 않는다는 표시가 떴다고 해서 EIN을 다시 신청하지 마세요. IRS는 중복 EIN을 막기 위해 사업체 하나당 한 가지 신청 방법만 쓰라고 안내합니다(IRS: Form SS-4 instructions).

계좌를 열기 전에 소유자끼리 무엇을 합의해야 하나요?

소유 지분과 서명 권한을 문서로 정해 둔 다음, 주 정부가 승인한 설립 서류, 발급된 EIN 통지서, 소유자 신분 증명, 금융기관이 요구하는 계약서나 회사 승인 문서를 준비합니다. 각 소유자의 지분, 출자금, 경영 권한, 이익 배분 권리, 의사결정 방식과 지분 정리(exit) 방식을 기록합니다. 소유자가 한 명이어도 이런 결정을 기록해 둘 수 있습니다. 계좌 개설 요건은 금융기관마다 다르므로, 신청 전에 해당 기관의 서류 목록을 확인하세요.

해당 주의 운영 계약서(operating agreement) 규정을 확인합니다. 뉴욕 주는 LLC 구성원이 설립 서류 제출 전, 제출 시 또는 제출 후 90일 이내에 서면 계약서를 채택하도록 요구합니다. 캘리포니아 주도 계약서를 LLC의 기록과 함께 보관하도록 요구합니다(New York Department of State, California Secretary of State). 법인은 소유 기록과 이사회 회의록을 보관해야 하며, 여기에는 계좌 서명자에 대한 승인도 포함됩니다(IRS: Publication 583).

개인 자금과 분리된 사업용 계좌를 엽니다. IRS는 별도의 사업용 당좌 계좌를 쓰고, 입금이 매출인지 소유자 출자금인지 대여금인지 구분되는 기록을 남기라고 권장합니다(IRS: Publication 583).

승인 후 주 정부에 추가로 제출할 서류가 있나요?

설립한 주의 신규 사업체 안내를 바로 확인합니다. 승인 후에 최초 보고서, 소유 현황 보고, 공고(publication), 인허가, 세금 등록이 이어질 수 있습니다. 요건과 기한은 주와 사업 형태에 따라 다르며, 주 정부의 승인만으로는 이런 후속 절차가 끝나지 않습니다.

disregarded entity나 파트너십으로 과세되는 캘리포니아 LLC는 연간 세금 $800을 내야 하는 경우, 등록한 달을 첫 번째 달로 세어 4번째 달의 15일까지 FTB 3522와 함께 납부합니다. 영업하지 않은 LLC가 주 국무부(SOS) Form LLC-4/8의 조건을 충족하면, 설립 후 12개월 이내에 해산 신고를 해서 첫해 세금을 피할 수 있습니다. 현재 해산 신고는 bizfile Online의 전체 접근 권한(Full Access)이 있어야 합니다(California Franchise Tax Board, California Secretary of State). 캘리포니아 최저세와 LLC 수수료를 참고하세요. 캘리포니아 주의 온라인 Statement of Information 제출에는 bizfile Online 사용자 접근 권한이 필요합니다. 미납 통지를 받고 60일이 지나도록 보고서를 제출하지 않으면, 주 정부가 $250의 가산세을 부과할 수 있습니다(California Secretary of State, California Secretary of State: FAQs, California Franchise Tax Board).

회사가 영업할 도시, 카운티, 주에서 업종별 인허가가 필요한지도 확인합니다. 뉴욕 주는 일부 사업에 주 또는 지방 허가가 필요하다고 안내하고, 캘리포니아 주는 인허가 조회 사이트를 안내합니다(New York Department of State, California Secretary of State).

회사가 다른 주에서도 영업한다면, 그 주에 다른 주 소속 사업체(foreign entity)로 등록해야 하는지 확인합니다. 예를 들어 캘리포니아 주는 주 내 거래를 하기 전에 등록하도록 요구합니다(California Secretary of State).

새로 설립한 미국 회사도 연방 실질 소유자 보고서를 제출해야 하나요?

현재 미국에서 설립된 사업체는 FinCEN(미국 금융범죄단속네트워크)에 연방 실질 소유자 보고서를 제출하지 않아도 됩니다. FinCEN의 현행 최종 규칙은 미국 회사와 그 실질 소유자를 이 보고 의무에서 제외합니다(FinCEN: BOI reporting).

외국법에 따라 설립되어 미국에서 영업 등록을 한 일부 사업체에는 규칙이 다릅니다. 해당하는 회사라면 FinCEN의 최신 규칙을 확인하세요. 주 정부의 소유 정보 공개나 금융기관의 신원 확인 요청은 연방 FinCEN 보고서와 별개입니다(FinCEN: BOI reporting).

어떤 세무 선택 기한을 달력에 적어야 하나요?

소유자가 S corporation 과세를 고려한다면, 지금 Form 2553 제출 기간을 달력에 적어 둡니다. 일반적인 기한은 선택이 효력을 가지길 원하는 과세연도가 시작된 날부터 2개월 15일이며, 그 전 과세연도 중에 제출하는 것도 허용됩니다. 새 회사는 소유자, 자산, 사업 활동 중 가장 먼저 생긴 시점에 과세연도가 시작될 수 있습니다(IRS: Form 2553 instructions).

Form 2553에는 권한 있는 임원이 서명하고, Part I의 동의란에는 해당하는 각 소유자가 서명합니다(IRS: Form 2553). LLC가 설립 시점부터 C corporation으로 과세받길 원한다면 Form 8832를 서둘러 확인하세요. 이 서식의 효력 발생일은 일반적으로 제출일보다 75일 넘게 앞설 수 없습니다. Part I의 동의란에는 현재 구성원 전원 또는 권한 있는 임원, 관리자, 구성원이 서명하며, 소급 적용 기간에 소유자였던 사람도 함께 서명해야 합니다(IRS: Form 8832).

EIN을 받거나 Form SS-4에 "1120-S"라고 적는다고 S corporation 선택이 되는 것은 아닙니다. IRS가 Form 2553을 접수해 승인해야 합니다. 자격을 갖춘 LLC는 일반적으로 이 선택을 위해 Form 8832를 따로 제출할 필요가 없습니다(IRS: Form SS-4 instructions, IRS: Form 2553 instructions). 자격 요건과 소유자 급여에 미치는 영향은 별도로 결정해야 합니다. S corporation 지위를 선택해야 할까요?를 참고하세요.

회사가 기한을 놓친 경우, 요건을 충족하면 S corporation 선택은 Form 2553, C corporation 분류는 Form 8832로 구제를 받을 수 있으며, 일반적으로 의도한 효력 발생일부터 3년 75일 이내에 신청해야 합니다. 두 경우 모두 정당한 사유가 있어야 하고 신고서가 일관되어야 하며, 일부 법인에는 S corporation 선택에 관한 예외가 있습니다. S corporation 지위를 선택해야 할까요?를 참고하세요(IRS: Late election relief, IRS: Rev. Proc. 2009-41).

첫 청구서나 첫 급여를 지급하기 전에 무엇을 준비해야 하나요?

거래를 시작하기 전에 장부 기록과 필요한 세금 등록을 준비합니다. EIN, 주 설립, 판매세 허가, 고용주 계정, 사업 허가증은 각각 목적이 다르므로 하나를 받았다고 다른 것을 대신할 수 없습니다(IRS: Publication 583, New York Department of State).

해당 주의 세무 당국에서 회사의 소득세 또는 프랜차이즈세 계정을 확인하고, 별도 등록이 필요한지 알아봅니다. 그 통지서는 EIN 확인서와 함께 보관하세요(California Secretary of State).

급여세를 책임지는 소유자, 관리자, 임원이 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않으면, LLC나 법인이 고용세를 내야 하는 경우에도 미국 세법(Internal Revenue Code) 제6672조에 따라 미납한 원천징수액의 100%를 개인이 납부해야 할 수 있습니다. 제출된 급여세 신고서의 경우 부과 기간은 일반적으로 제출일부터 3년이며(더 일찍 제출했다면 다음 해 4월 15일부터), 징수 기간은 부과 후 10년이고 예외가 있습니다. 가산세 예정 통지서를 받은 사람은 60일 이내에 이의를 제기할 수 있으며, 통지서가 미국 밖 주소로 발송된 경우에는 75일 이내에 제기할 수 있습니다(IRS: Trust Fund Recovery Penalty, IRC sections 6501 and 6502).

수입과 지출이 분명히 드러나는 기록 방식을 정하고, 설립 서류, EIN 통지서, 소유자 기록, 주 정부 제출 서류, 허가증, 청구서, 영수증을 한곳에 보관합니다(IRS: Publication 583). 이후 어떤 연방·주 소득세 신고서를 제출하는지는 첫 사업 세금 신고서와 사업체가 제출하는 신고서에서 설명합니다.

예시

예시일 뿐이며 금액은 미국 달러입니다. 미국인(US person) 소유자 한 명이 있는 캘리포니아 LLC가 9월 1일에 등록되었습니다. 소유자는 $2,000의 컨설팅 청구서를 발행할 계획이고, 개인 자금 $1,000을 새 사업용 계좌에 입금합니다. 소유자는 승인된 설립 서류를 보관하고 주 정부에 등록된 이름과 대리인을 확인하며, $1,000은 매출이 아니라 소유자 출자금으로 기록합니다.

직원이 없고, 해당 소비세도 없으며, 법인 과세 선택도 하지 않았다면 이 LLC는 연방 EIN 없이 영업할 수 있습니다. 다만 계좌 신청서에서 EIN을 요구할 수 있습니다. 소유자는 등록 후 90일째인 11월 30일을 캘리포니아 최초 Statement of Information 기한으로 달력에 적습니다. LLC가 계속 disregarded entity로 남는다면, 캘리포니아 첫 연간 세금 납부 기한은 12월 15일입니다. LLC의 첫 과세연도부터 S 지위를 고려 중이라면, 소유자는 급여를 지급하거나 첫 청구서를 어떻게 신고할지 정하기 전에 Form 2553의 효력 발생일과 제출 기간을 확인합니다. 또한 지방 인허가와 서비스를 판매하는 지역에서 해당 서비스가 과세 대상인지도 확인합니다.

상황이 다르신가요?

• S 지위를 고려 중이거나 선택 기간을 이미 놓친 경우: S corporation 지위를 선택해야 할까요?에서 자격 요건과 제출 방법을 설명합니다. 늦은 선택이나 불확실한 선택을 하기 전에 회사 설립 지원을 받으세요.
• 직원이나 본인에게 급여를 지급하려는 경우: 급여 지급 설정하기에서 등록과 첫 납부 방법을 설명합니다.
• 과세 대상 상품이나 서비스를 판매하려는 경우: 판매세를 징수해야 하는 경우에서 허가와 징수 기준을 설명합니다.
• 해외에 살면서 회사를 소유한 경우: 해외에서 회사를 설립하고 운영하기에서 EIN 문제를, 미국 사업장 주소와 은행 계좌에서 대리인과 서류 문제를 설명합니다.
• 첫 신고서를 확인하거나 제출해야 하는 경우(수입이 없는 해 포함): 사업체가 제출하는 신고서와 첫 사업 세금 신고서를 참고하세요.
• 주 정부 기록, IRS 기록, 소유 관련 서류, 첫 기한 중 불분명한 것이 있는 경우: 승인된 설립 서류, EIN 통지서, 소유자 신분증, 대리인 정보, 첫 채용과 첫 판매 계획을 모아서, 신고하거나 계좌를 열기 전에 회사 설립 지원으로 정리하세요.