Empresas individuais, sociedades de pessoas e corporações: se o trabalhador atua nos EUA, obtenha um EIN do IRS e as contas do estado onde ele trabalha. Se atua no Canadá, abra uma conta de folha de pagamento na CRA e, quando a folha de Quebec se aplicar, registre-se na Revenu Québec. O empregador recolhe a retenção, paga as contribuições patronais exigidas e entrega os informes de salários. Antes do primeiro pagamento, confira os dias trabalhados, o benefício do tratado e a cobertura previdenciária.
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Para trabalho feito somente nos EUA, uma corporação canadense geralmente não deve a retenção do Regulation 105 nem o T4A-NR, mas pode ter de emitir o Form 1099-NEC. Peça um W-9, pois a falta do número fiscal pode gerar a retenção reserva (backup withholding) dos EUA. O trabalho feito no Canadá exige a retenção do Regulation 105, salvo dispensa aprovada pela CRA, e exige o T4A-NR mesmo que a retenção seja dispensada.
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Um residente no Canadá pode receber salário, dividendos, um empréstimo documentado ou um pagamento por meio de uma empresa canadense, mas cada forma tem regras fiscais e de declaração diferentes. O salário por trabalho feito no Canadá é rendimento de emprego. O dividendo de uma corporação dos EUA é rendimento de investimento estrangeiro. Uma LLC de um único membro nos EUA pode ser desconsiderada nos EUA e, mesmo assim, ser tratada como corporação no Canadá, então as retiradas exigem uma análise canadense separada.
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Antes do primeiro pagamento nos EUA, a corporação canadense deve conferir o Form 8233, a retenção estadual e as deduções do Canadá. Quem é residente do Canadá para fins do tratado e não é cidadão dos EUA pode ficar livre do imposto federal dos EUA sobre a remuneração do trabalho nos EUA, pelo teste do tratado de $10.000 ou de 183 dias; ainda assim, um estado pode tributá-la. O Form 1120-F pode ser exigido antes que um estabelecimento permanente torne o lucro atribuível tributável.
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Em geral, o pagador retém 15% dos honorários brutos pagos a uma empresa dos EUA por serviços executados fisicamente no Canadá, a menos que a CRA autorize uma dispensa ou uma redução antes do pagamento. O trabalho executado nos EUA fica fora dessa regra. A retenção é um crédito contra o possível imposto de renda canadense, não um imposto definitivo; ainda pode ser exigida uma declaração canadense.
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