Trabalhar para empresa dos EUA morando no Canadá: onde pagar

Trabalho remotamente do Canadá para uma empresa dos EUA. Qual país tributa meu salário?

Se você é residente fiscal no Canadá e faz todo o seu trabalho como empregado no Canadá, o Canadá tributa o salário mesmo quando uma empresa dos EUA o paga. Se você também é não residente dos EUA, esse salário geralmente é de fonte estrangeira para o imposto federal dos EUA, então o local do empregador nos EUA ou a moeda do pagamento não tornam, por si só, o salário tributável nos EUA (IRS; Canada–US treaty, Article XV).

Declare toda a renda de emprego em dólares canadenses na sua declaração canadense. Se ela não estiver em um T4, a CRA (Canada Revenue Agency, a receita federal do Canadá) orienta usar a linha 10400; se estiver em um T4, use a linha 10100. Se o seu salário do W-2 foi reduzido por contribuições a um plano 401(k), 403(b) ou 457(b), some esses valores de volta ao declarar a renda de emprego no Canadá (CRA). Quem vai e volta pela fronteira pode ter, separadamente, uma dedução canadense, limitada ao espaço de dedução do RRSP não utilizado, para contribuições a um plano de empregador dos EUA ligadas a trabalho tributável nos EUA, usando o Form RC268. Uma transferência temporária dos EUA para o Canadá pode, em vez disso, se qualificar pelo Form RC267, se, logo antes de começar a trabalhar no Canadá, você estava no plano dos EUA e não era residente no Canadá, não contribui para um RRSP nem a outro plano registrado canadense, e não trabalhou no Canadá para esse grupo de empregadores por mais de 60 dos 120 meses anteriores. Guarde um registro datado de onde cada dia de trabalho foi feito. Em uma escala mista, o salário regular geralmente é dividido na proporção dos dias de trabalho nos EUA em relação ao total de dias de trabalho, embora alguns benefícios sigam outras regras de fonte (IRS, Publication 519).

Meu empregador dos EUA reteve imposto de renda ou contribuição previdenciária (Social Security) dos EUA. Como recupero?

Primeiro peça à folha de pagamento para corrigir a retenção sobre os dias trabalhados no Canadá. Se o imposto de renda federal dos EUA já foi retido, um não residente dos EUA geralmente entrega o Form 1040-NR para pedir a restituição do valor pago a mais; os pedidos de crédito canadense por imposto estrangeiro devem se basear no imposto realmente devido, não no imposto que pode ser restituído (IRS; CRA foreign tax credit folio). Verifique separadamente a retenção federal e a estadual no seu W-2: uma restituição estadual exige declaração ou procedimento de correção próprio. Nova York pode tributar dias de teletrabalho no Canadá quando o seu escritório principal fica lá.

A contribuição previdenciária (Social Security) e o Medicare são separados do imposto de renda. Eles geralmente se aplicam ao trabalho de empregado nos EUA, com exceções limitadas para trabalho fora dos EUA e regras do acordo de previdência social. Para valores retidos por engano, peça a restituição ao empregador; se isso falhar, peça ao IRS (a receita federal dos EUA) no Form 843, com os registros de apoio que o IRS lista (IRS).

Meu empregador não tem escritório no Canadá. Quem desconta o imposto canadense e o CPP?

O empregador dos EUA ainda pode ter deveres de folha de pagamento no Canadá em relação a um empregado residente no Canadá, mesmo sem escritório canadense. A CRA diz que um empregador residente fora do Canadá tem as mesmas responsabilidades de desconto, recolhimento e declaração que um empregador canadense em relação ao seu empregado residente no Canadá; o empregador deve organizar a folha canadense e um T4 quando exigido (CRA payroll guide).

A cobertura do CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência canadense) precisa de verificação própria. Um empregador estrangeiro sem estabelecimento no Canadá pode pedir, no Form CPT13, a cobertura de todos os seus empregados que normalmente moram e trabalham no Canadá fora de Quebec; o signatário autorizado do empregador assina o pedido, e o empregador não pode cancelá-lo depois da aprovação da CRA. A retenção do imposto de renda canadense não significa, por si só, que o CPP esteja sendo descontado. Pergunte à folha de pagamento qual sistema cobre você e se algum certificado de cobertura se aplica. Se o imposto canadense não está sendo descontado, reserve dinheiro para a declaração; podem ser exigidas parcelas (instalments) quando o imposto líquido a pagar passar de C$3.000, ou C$1.800 para residentes de Quebec, conforme os testes de ano da CRA; elas vencem em 15 de março, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de dezembro (CRA instalments).

Peça à folha de pagamento para verificar separadamente o Employment Insurance (EI, seguro-desemprego canadense). A maior parte do trabalho de empregado no Canadá é segurável, mas a CRA lista exceções, incluindo trabalho sujeito a prêmios estaduais de seguro-desemprego dos EUA.

Vou e volto para um emprego nos EUA. Onde pago imposto e o que entrego?

Declare todo o salário na sua declaração canadense. Se você é não residente dos EUA e trabalha nos EUA, geralmente também deve entregar o Form 1040-NR, mesmo quando o tratado isenta esse salário do imposto federal dos EUA; declare o salário isento pelo tratado no Schedule OI, item L, e no Form 1040-NR, linha 1k, e peça ali a devolução de qualquer retenção federal em excesso (IRS Schedule OI; Form 1040-NR). O prazo é 15 de abril após o ano fiscal se você teve salário sujeito à retenção de imposto de renda dos EUA, e 15 de junho nos demais casos (IRS Form 1040-NR instructions). O Canadá pode creditar o imposto elegível dos EUA sobre o salário do trabalho feito nos EUA (treaty, Articles XV and XXIV).

Para o trabalho nos EUA, o Artigo XV mantém o salário tributável apenas no Canadá se a remuneração pelo trabalho nos EUA não passar de $10.000 em dólares americanos no ano-calendário. Acima desse valor, o alívio ainda pode se aplicar se você passar no máximo 183 dias nos EUA no período de doze meses do tratado e o pagamento não for feito por ou em nome de um residente dos EUA nem custeado por um estabelecimento permanente dos EUA. Um emprego pago por empregador dos EUA geralmente não passa nessa segunda via, mesmo em uma visita curta (Article XV; Treasury explanation). Se o alívio do tratado se aplica ao trabalho nos EUA, assine e entregue à folha de pagamento um novo Form 8233 a cada ano fiscal. A folha o assina e o encaminha ao IRS em até 5 dias após a aceitação; o Form 1040-NR pode pedir depois a retenção a mais (IRS Form 8233; instructions).

Meus dias de deslocamento contam para a residência fiscal nos EUA?

Deslocamentos de trabalho nos EUA no mesmo dia só podem ficar de fora do teste de presença substancial dos EUA quando passarem de 75% dos dias de trabalho do período de trabalho. Esse período normalmente vai do seu primeiro ao último dia de trabalho nos EUA no ano; trabalho sazonal ou cíclico pode ter períodos separados. Deslocamento significa voltar à sua residência canadense em até 24 horas. Conte separadamente os pernoites e outras visitas aos EUA (IRS, Publication 519).

A exceção muda a contagem de dias de residência, não a fonte do pagamento pelo trabalho feito nos EUA. Se os dias contados atingem o teste de presença substancial, verifique sua residência fiscal nos EUA antes de entregar o Form 1040-NR. A exceção de vínculo mais próximo (closer connection) exige menos de 183 dias nos EUA e um domicílio fiscal (tax home), seu local principal de trabalho, no Canadá, então geralmente falha se o seu local principal de trabalho for nos EUA; peça-a no Form 8840 até o prazo do Form 1040-NR. Caso contrário, a regra de residência do tratado pode se aplicar, pedida no Form 8833 com o Form 1040-NR (IRS, Publication 519; IRS treaty guidance). Mantenha um calendário do local de trabalho, das travessias da fronteira e dos pernoites. Se a residência canadense também for incerta, veja residência fiscal no Canadá. Os dias de visita fora do deslocamento de trabalho estão em Snowbirds e residência nos EUA.

Qual sistema de previdência me cobre: o CPP ou a previdência social dos EUA?

O acordo de previdência social entre Canadá e EUA geralmente atribui o trabalho de um empregado ao sistema do país onde o trabalho é feito. Um trabalhador já coberto em um país, que um empregador com estabelecimento ali envia para trabalhar para ele no outro país, geralmente pode continuar no sistema de origem se a missão for esperada para durar no máximo 60 meses. Missões mais longas, ou um empregador sem esse estabelecimento, exigem acordo prévio entre as autoridades. Um certificado de cobertura comprova a isenção do outro sistema (SSA agreement, Article V).

Para trabalho remoto no Canadá, pergunte se a cobertura canadense se aplica e se o empregador estrangeiro optou pela cobertura do CPP pelo CPT13. Se a cobertura canadense não entrar em vigor, o acordo pode fazer a lei dos EUA se aplicar. Para trabalho nos EUA ou uma missão temporária, peça à folha de pagamento o certificado aplicável antes de tratar descontos de previdência dos EUA (Social Security) ou do CPP como erro. O trabalho em Quebec pode envolver o QPP em vez do CPP; a decisão de cobertura deve ser verificada também pelas regras de Quebec (CRA CPP guidance; SSA agreement, Article V).

Preciso entregar declaração estadual dos EUA, e o estado segue o tratado?

Uma declaração estadual dos EUA pode ser devida mesmo quando o alívio do tratado elimina o imposto de renda federal. O IRS diz que alguns estados seguem os benefícios do tratado federal e outros não, então verifique o estado onde você trabalhou e qualquer imposto de renda estadual no seu W-2 (IRS).

Nova York, por exemplo, pode exigir uma declaração de não residente para pagamento de fonte nova-iorquina. Suas regras também podem tratar dias de teletrabalho fora de Nova York como dias de trabalho em Nova York quando o escritório principal do empregado fica em Nova York, a menos que o empregador tenha estabelecido um escritório de boa-fé no local remoto (New York State). O Canadá normalmente atribui ao Canadá a fonte do pagamento desses dias, então um crédito canadense por imposto estrangeiro pode não aliviar o imposto de Nova York. Verifique a alocação estadual e as soluções disponíveis antes de tratar esse imposto como creditável (CRA foreign tax credit folio).

Meu empregador canadense me envia brevemente aos EUA. Devo imposto dos EUA?

A resposta depende do pagamento pelo trabalho nos EUA, dos dias de presença e de quem paga ou arca com o salário. O Artigo XV pode manter o salário do trabalho nos EUA tributável apenas no Canadá se o salário respeitar o limite de $10.000 em dólares americanos por ano-calendário, ou se o teste dos 183 dias e as duas condições de custo do empregador forem atendidos (treaty, Article XV).

Uma afiliada dos EUA que paga o salário, ou um estabelecimento permanente dos EUA que arca com ele, pode mudar o resultado mesmo quando a viagem é curta. Confirme também se o CPP continua sendo o sistema de previdência aplicável durante uma transferência temporária e obtenha um certificado de cobertura quando necessário (Treasury explanation; SSA agreement).

Como peço crédito no Canadá pelo imposto dos EUA sobre meu salário?

O Canadá pode permitir um crédito por imposto estrangeiro pelo imposto dos EUA realmente devido sobre o salário do trabalho feito nos EUA incluído na sua declaração canadense; a retenção na fonte dos EUA restituível não é imposto final. As contribuições previdenciárias dos EUA (Social Security) e do Medicare corretamente devidas também podem se qualificar, sujeitas aos limites canadenses (CRA foreign tax credit folio; CRA line 10400). Guarde seu W-2, a declaração dos EUA e o extrato fiscal, a prova de pagamento, a declaração estadual final e o registro de dias de trabalho (CRA line 40500). Veja Renda estrangeira na declaração canadense para os cálculos de crédito federal, provincial e de Quebec.

Como são tributadas opções de compra de ações ou RSUs se trabalhei nos dois países?

O Canadá tributa o benefício de emprego de um residente decorrente de concessões de ações. Os EUA também podem tributar a parte obtida pelo trabalho feito nos EUA. Uma RSU (restricted stock unit, ações restritas) promete ações ou dinheiro quando suas condições são cumpridas, ou seja, quando ocorre o “vesting”. Para uma opção de empregado coberta, o tratado aloca a renda pelo local principal de emprego entre a concessão e o exercício ou a venda; aplique os testes de isenção do Artigo XV para trabalho nos EUA aos anos em que os serviços relacionados foram prestados, não ao ano do exercício. O IRS atribui a fonte de um exemplo de RSU ao longo do período de serviço antes do vesting (Treasury explanation; IRS).

Não presuma que uma RSU segue a regra específica do tratado para opções. O fato gerador do imposto canadense e a declaração na folha dependem dos termos da concessão; a CRA distingue unidades de ações restritas de opções comuns e diz que uma empresa não residente pode ter deveres de retenção e de declaração no Canadá sobre benefícios de opções (CRA). Guarde o contrato de concessão, as datas de vesting e de exercício, os extratos das concessões, os locais de trabalho durante o período de aquisição e os informes dos dois países para uma revisão coordenada.

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores estão em dólares canadenses e nenhuma alíquota é presumida. Um residente no Canadá ganha C$100.000 de um empregador residente nos EUA em 200 dias de trabalho: 150 no Canadá e 50 nos EUA. Suponha que todos os dias de trabalho caiam entre a primeira e a última viagem aos EUA, que cada viagem aos EUA seja um deslocamento no mesmo dia, que o trabalhador continue não residente dos EUA e que a parcela do trabalho nos EUA, depois da conversão, passe do limite do tratado de $10.000 em dólares americanos. Em uma alocação simples por dias de trabalho, C$25.000 do salário se relacionam ao trabalho nos EUA. O Canadá inclui C$100.000; os EUA podem tributar a parcela do trabalho nos EUA porque o empregador dos EUA também impede a via separada dos 183 dias do tratado. O trabalhador geralmente entrega o Form 1040-NR e testa o imposto final dos EUA para um crédito canadense. Os 50 deslocamentos são 25% dos dias de trabalho do período de trabalho, então não se qualificam para a exclusão de dias de quem vai e volta regularmente.

E no seu caso?

• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card no Canadá: a declaração da renda mundial nos EUA muda o resultado. Veja Americanos morando no Canadá.
• Você cobra clientes como prestador de serviços: a folha de empregado e as regras do tratado podem não se encaixar. Veja profissionais independentes canadenses com clientes dos EUA.
• Você se mudou para os EUA em vez de ir e voltar: primeiro vêm a residência e o imposto de saída. Veja Mudança do Canadá para os EUA.
• Você recebeu o Form 1042-S por renda que não é salário: use imposto dos EUA retido sobre pagamentos a canadenses.
• Seu pagamento inclui opções ou RSUs, vários empregadores, descontos de folha ausentes ou imposto estadual contestado: leve os documentos das concessões, os contratos, os informes, o registro de dias de trabalho e as declarações dos dois países a uma revisão tributária entre países.