Como fazer a folha de pagamento e recolher descontos no Canadá

Meu trabalhador é empregado ou prestador de serviços?

A relação de trabalho determina se você precisa fazer a folha de pagamento. Um empregado geralmente trabalha sob a direção de quem paga. Um prestador de serviços autônomo conduz o próprio negócio e controla como o trabalho é feito. Um contrato que chama alguém de prestador de serviços não resolve a questão (CRA: condição de emprego).

Veja quem controla o trabalho, quem fornece as ferramentas, quem pode contratar ajuda e quem corre um risco real de lucro ou prejuízo. Para um contrato formado em Quebec, a CRA aplica o Civil Code of Québec e foca no direito de dirigir o trabalho (CRA: contratos de Quebec). Se os fatos apontam nos dois sentidos, o pagador ou o trabalhador pode pedir à CRA uma decisão sobre CPP/EI. Tratar um empregado como prestador de serviços pode deixar o pagador responsável pelos descontos que faltaram e pelas contribuições do empregador (CRA: guia do empregador). Para saber como um prestador de serviços genuíno declara a própria renda, veja Como a renda de autônomo é tributada.

Quando preciso de uma conta de folha de pagamento?

Abra uma conta de programa de folha de pagamento na CRA quando você pagar salários, bônus, pagamento de férias, benefícios tributáveis a empregados ou outra remuneração que exija descontos da folha. Se você já tem um número de empresa (business number), acrescente uma conta de folha de pagamento RP. Caso contrário, obtenha um número de empresa e inscreva-se antes do vencimento do primeiro recolhimento (CRA: guia do empregador).

Antes da primeira data de pagamento, reúna o SIN de cada empregado, o Form TD1 federal, o TD1 provincial ou territorial aplicável (empregados de Quebec usam o TP-1015.3-V), a província do emprego, o calendário de pagamento e os dados dos benefícios. Se um SIN começa com 9, confira o documento atual do empregado que autoriza o trabalho e a validade dele (CRA: guia do empregador). Use a província do emprego para escolher a tabela de imposto, que pode ser diferente de onde o empregado mora. Para empregados remotos, verifique a qual estabelecimento do empregador eles se reportam ou estão razoavelmente vinculados. Na falta disso, vale o estabelecimento que paga o salário. A província de residência dele não decide automaticamente (CRA: província do emprego). Guarde um registro da remuneração bruta, dos descontos, das contribuições do empregador, da remuneração líquida e das datas de pagamento.

O que desconto de cada pagamento e o que o empregador paga?

Para a maioria dos empregados fora de Quebec, desconte o imposto de renda federal e provincial ou territorial, o CPP e, se o emprego for segurável, o EI. O empregador acrescenta a própria contribuição ao CPP e o próprio prêmio do EI. O imposto de renda não tem contrapartida do empregador. O CPP2 também pode se aplicar quando os rendimentos anuais sujeitos ao CPP entram na faixa adicional dele (CRA: guia do empregador).

O CPP se aplica dos 18 anos até o mês em que o empregado faz 70 anos. Um empregado de 65 a 69 anos que recebe uma aposentadoria do CPP ou do QPP, inclusive um proprietário, pode assinar o Form CPT30 e entregar uma cópia a você. O CPP do empregado e do empregador então cessa a partir do primeiro pagamento do mês seguinte. Para trabalho em Quebec, essa escolha é feita com a Retraite Québec (CRA: Form CPT30; Canada Pension Plan, art. 12).

Use a calculadora da folha de pagamento da CRA ou as tabelas de descontos atuais da CRA para a data real do pagamento, o período de pagamento, a província do emprego, os créditos do TD1 e os totais acumulados no ano de CPP/EI. A calculadora não calcula os descontos provinciais de Quebec. Verifique como bônus e benefícios tributáveis são tratados antes de usar os valores do pagamento regular. Recolha juntos os descontos do empregado e as contribuições do empregador. Não pague a parte do empregador com o pagamento líquido do empregado (CRA: guia do empregador).

O que muda quando o único empregado sou eu, o proprietário?

Uma corporação que paga salário ao proprietário ainda faz a folha de pagamento por uma conta RP e declara o salário em um T4. O salário sujeito ao CPP geralmente exige o CPP do empregado e do empregador. Se o proprietário controla mais de 40% das ações com direito a voto da corporação, esse emprego não é segurável pelo EI (CRA: guia do empregador). Abaixo desse limite, um emprego entre pessoas relacionadas, ou de outra forma sem independência entre as partes (non-arm's-length), ainda pode não ser segurável. Peça uma decisão à CRA se as condições forem incertas (CRA: teste de independência entre as partes).

Um autônomo com empresa individual ou um sócio não pode transformar as próprias retiradas em salário dedutível. Pagar outros empregados continua exigindo folha de pagamento. Um dividendo é um retorno sobre ações, não um pagamento por serviços, e segue regras de declaração diferentes. Veja Salário ou dividendos antes de escolher como uma corporação paga o proprietário (CRA: salários e retiradas; CRA: pagamentos a acionistas).

Quando vencem os recolhimentos?

O período de recolhimento da CRA segue a data em que o empregado é pago, e não o período em que ele trabalhou. O tipo de recolhedor que lhe foi atribuído define a data de vencimento. Ele geralmente usa os recolhimentos exigidos pela CRA de dois anos-calendário antes, divididos pelos meses que exigiam recolhimento (até 12). Várias contas de folha de pagamento e corporações associadas são somadas. Uma corporação que adquire substancialmente todos os bens de negócio de outro empregador por uma reorganização da seção 85, fusão ou liquidação também conta os recolhimentos desse empregador (Income Tax Regulations, art. 108). Confira o tipo mostrado na sua conta da CRA em vez de presumir que uma folha pequena significa recolhimento trimestral (CRA: tipos de recolhedores).

Os vencimentos trimestrais são 15 de abril, 15 de julho, 15 de outubro e 15 de janeiro. Um pequeno empregador novo elegível pode recolher trimestralmente antes da confirmação. Em caso de dúvida, recolha mensalmente até a CRA confirmar a elegibilidade no Form PD7A. Um empregador estabelecido precisa ser notificado da elegibilidade trimestral. Se uma data de vencimento cai em um fim de semana ou feriado reconhecido pela CRA, vale o próximo dia útil. Se você deixar de pagar empregados temporariamente, declare um recolhimento zerado até a data de vencimento habitual e avise a CRA quando os pagamentos devem recomeçar. Um recolhimento final vence em até sete dias corridos se o negócio deixa de operar, se sua situação jurídica muda, se um proprietário ou sócio morre ou se entra em falência ou reestruturação (CRA: quando recolher; CRA: guia do empregador).

Como pago os recolhimentos à CRA?

Some os descontos do empregado e as contribuições do empregador do período de recolhimento e pague-os na conta de folha de pagamento da CRA e no período corretos. As opções de pagamento empresarial da CRA incluem o internet banking, o pagamento on-line da CRA, o débito pré-autorizado e o pagamento em uma instituição financeira canadense. Verifique o método exigido para o seu tipo de recolhedor (CRA: como recolher; CRA: opções de pagamento).

Guarde o comprovante de pagamento e concilie-o com o livro da folha de pagamento e com o extrato da conta na CRA. Um pagamento iniciado na data de vencimento nem sempre é recebido no prazo. No internet banking, vale o momento em que a instituição financeira credita a CRA, e um pagamento enviado por correio vale quando a CRA o recebe. Pagamentos acima de $10.000 geralmente devem ser eletrônicos, a menos que o pagador não consiga razoavelmente fazê-lo. Os recolhedores acelerados do segundo limite devem pagar por via eletrônica ou em uma instituição financeira canadense (CRA: guia do empregador; CRA: como recolher).

E se um recolhimento atrasar ou não for feito?

Envie o valor que faltou assim que ele for identificado. A CRA pode cobrar uma multa por recolhimento em atraso e juros diários compostos. Apresentar um T4 não adia os recolhimentos correntes (CRA: quando recolher). Um procedimento restrito de Payment on Filing cobre diferenças elegíveis na conciliação do fim do ano. Multas, juros e alívio trata das alíquotas e do possível alívio.

Uma pessoa que era administradora quando a corporação deixou de descontar ou recolher os valores da folha de pagamento pode ser responsabilizada pessoalmente por eles, com juros e multas, sujeita às condições de cobrança e a uma defesa baseada na devida diligência. A CRA não pode iniciar a cobrança mais de dois anos depois de a pessoa deixar de ser administradora pela última vez (Income Tax Act, art. 227.1). O administrador deve verificar se os descontos são retidos e se os pagamentos são efetivamente processados pelo banco, mesmo quando outra pessoa processa a folha de pagamento (CRA: responsabilidade dos administradores). Se declarações antigas da folha de pagamento ou do T4 nunca foram apresentadas, veja Como regularizar declarações corporativas não apresentadas.

O que apresento no fim do ano?

Apresente os informes T4 exigidos e um resumo do T4 para a conta de folha de pagamento e entregue os informes aos empregados até o último dia de fevereiro depois do ano-calendário do pagamento. Um informe geralmente é exigido se você precisou descontar CPP/QPP, EI/QPIP ou imposto de renda, se a remuneração passa de $500 ou se você concedeu um benefício tributável de seguro de vida em grupo. Se o prazo cai em um fim de semana ou feriado reconhecido pela CRA, o prazo de entrega é o próximo dia útil. Uma empresa que deixa de operar deve apresentar em até 30 dias. Se um autônomo com empresa individual ou um sócio morre, o prazo é de 90 dias depois da morte. Concilie a remuneração bruta, o imposto de renda, o CPP, o EI e os recolhimentos antes de apresentar. O T4 declara a remuneração no ano em que foi paga, mesmo que o trabalho tenha sido feito antes (CRA: como apresentar o T4).

Se você apresenta mais de cinco informes T4 em um ano-calendário, apresente-os por via eletrônica. A contagem é por tipo de informe (Income Tax Regulations, art. 205.1). Contas RP separadas exigem declarações T4 separadas. Empregados de Quebec geralmente também exigem informes RL-1 e um resumo RL-1 enviados à Revenu Québec até o último dia de fevereiro (CRA: como apresentar o T4; Revenu Québec: apresentação do RL-1).

Quando emito um Record of Employment?

Emita um Record of Employment (ROE, registro de emprego) quando um empregado que recebe rendimentos seguráveis tem uma interrupção de rendimentos ou quando o Service Canada pedir um. Em geral, isso significa sete dias corridos consecutivos sem trabalho e sem rendimentos seguráveis. Licença por doença, maternidade, paternidade e cuidado de familiares podem gerá-lo antes, quando os rendimentos caem abaixo de 60% dos rendimentos semanais regulares. Ele é enviado ao Service Canada, e não junto com a declaração do T4 (Service Canada: guia do ROE).

Para um ROE em papel, o prazo usual é de cinco dias corridos depois do início da interrupção ou de quando você souber dela. Para um ROE eletrônico com pagamento semanal, quinzenal ou duas vezes por mês, o prazo é de cinco dias corridos depois do fim do período de pagamento que contém a interrupção. Para pagamento mensal ou 13 períodos de pagamento por ano, vale o que ocorrer primeiro entre cinco dias corridos depois do fim desse período de pagamento e 15 dias corridos depois do primeiro dia da interrupção (Service Canada: guia do ROE).

Que regras extras de folha de pagamento se aplicam na minha província?

A província do emprego define a tabela de imposto de renda aplicável, e as obrigações provinciais do empregador podem ficar fora do recolhimento à CRA. Verifique as normas provinciais de emprego, a indenização trabalhista e os impostos sobre a folha de pagamento do lugar onde os empregados trabalham. A conta de folha de pagamento da CRA não substitui essas inscrições (CRA: guia do empregador).

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses. Os descontos são valores hipotéticos, e não um cálculo de alíquotas. Uma corporação paga C$4.000 a um empregado de Ontário em 30 de junho. O registro de pagamento mostra C$600 de imposto de renda, C$220 de CPP e C$65 de EI retidos. A corporação acrescenta C$220 de CPP do empregador e C$91 de EI do empregador. O empregado recebe C$3.115, e a corporação deve C$1.196 à CRA por esse pagamento. Se a corporação é uma recolhedora regular, a CRA deve receber o recolhimento até 15 de julho. Vale a data de pagamento de junho, mesmo que o trabalho tenha sido feito em maio.

É diferente no seu caso?

• Você está pagando apenas o proprietário de uma corporação: decida se o pagamento é salário ou dividendo em Salário ou dividendos.
• Você quer empregar um cônjuge ou filho: as condições do emprego e o pagamento importam. Veja Pagamentos a familiares.
• Você tem empregados em Quebec, vários empregados ou recolhimentos não feitos: reúna o número de empresa, a conta RP, a lista de empregados, as datas de pagamento, os TD1, o livro da folha de pagamento e os extratos da CRA e da Revenu Québec para a ajuda de contabilidade.
• Informes T4 ou declarações da folha de pagamento do passado nunca foram apresentados: veja Como regularizar declarações corporativas não apresentadas.
• Uma empresa dos EUA prestou serviços no Canadá: veja Retenção sobre serviços prestados no Canadá.
• Um empregador dos EUA paga você por trabalho no Canadá: veja Como trabalhar entre os dois países.
• A CRA enviou uma carta de revisão da folha de pagamento: veja Revisões, auditorias e divulgação voluntária.