Auditoria do Schedule C: despesas que o IRS questiona e provas

Como outras pequenas empresas parecem deduzir tudo?

Ninguém pode deduzir tudo. Toda despesa do Schedule C precisa ser comum e necessária para a empresa, não pode ser pessoal e precisa ser comprovada (Publication 334; seção 162). Um proprietário que parece deduzir tudo pode ter custos reais diferentes dos seus, um ano que ninguém examinou ainda, ou gastos pessoais lançados como da empresa. As formas legais de pagar menos imposto estão em como reduzir o imposto da sua empresa.

As linhas que pedem mais do que um extrato bancário são carro e caminhonete, viagens e refeições, home office, mão de obra contratada, equipamentos e totais grandes em “outras despesas”. A prova que cada uma exige está abaixo, embora nenhuma das páginas do IRS citadas aqui classifique as linhas por risco.

Uma declaração que nunca foi auditada não está aprovada. O IRS geralmente pode incluir em uma auditoria as declarações entregues nos últimos três anos, pode acrescentar anos se encontrar um erro substancial e normalmente não volta mais de seis (auditorias do IRS). Pela lei, o prazo para lançar o imposto geralmente é de três anos após a entrega, de seis anos se mais de 25% da renda bruta ficou de fora, e sem limite se a declaração não foi entregue ou foi fraudulenta (seção 6501).

Seu caso não é simples se as despesas de carro, home office ou “outras” são grandes, se as despesas são altas em relação à renda, se o dinheiro da empresa e o pessoal estão misturados, se há anos sem declaração entregue ou se chegou uma carta do IRS. Se a carta já chegou, comece por como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa. Antes, reúna:

• Extratos de todas as contas e cartões da empresa
• Recibos ou faturas organizados por linha do Schedule C
• Um registro de quilometragem
• A metragem da sua casa e do espaço de trabalho
• Todos os Forms 1099 que você recebeu ou emitiu

O que torna uma despesa do Schedule C dedutível?

Uma despesa é dedutível quando é comum, necessária, paga ou incorrida para a sua empresa naquele ano e não é pessoal (seção 162(a); seção 262).

Multas pagas a um governo por violar a lei não são dedutíveis (instruções do Schedule C).

Como comprovo que uma despesa é da empresa?

Guarde três coisas para cada despesa: a prova de que você pagou, um documento que mostre o que foi comprado e o motivo comercial. O ônus da prova é seu, e em geral você precisa de prova documental, como recibos, cheques compensados ou faturas (ônus da prova no IRS).

• Prova do pagamento: um cheque compensado ou um extrato que mostre o valor, o beneficiário e a data do lançamento. O pagamento sozinho não comprova a dedução (Publication 583).
• O que foi comprado: uma fatura, um recibo ou um comprovante de venda que mostre o valor e que o gasto foi para a empresa.
• Por que era da empresa: uma anotação feita na hora, quando o motivo não é óbvio pelo próprio item, como quem participou de uma refeição e qual foi o assunto.

Viagens, presentes e carro têm regras mais rigorosas, mais abaixo. Veja exigências do IRS para recibos para saber o que um recibo válido mostra, registros para autônomos para um sistema que funcione o ano todo e para compras em dinheiro, e recibos perdidos de despesas da empresa se os recibos sumiram.

Como o IRS escolhe uma declaração do Schedule C para auditar, e algumas categorias são mais vigiadas?

As páginas do IRS citadas aqui não listam os tipos de despesa que ele audita. Elas descrevem estas formas de escolher uma declaração (auditorias do IRS; Publication 556, uma edição mais antiga):

• Triagem por computador e amostra aleatória. As declarações são comparadas com as “normas” de declarações parecidas, e algumas são escolhidas apenas por uma fórmula estatística.
• Cruzamento de documentos. A renda informada nos Forms 1099 ou W-2 não bate com a declaração.
• Um item questionável. Uma declaração pode ser escolhida para verificar como um item foi tratado e para estudar como contribuintes parecidos lidam com a mesma questão fiscal.
• Exames relacionados e outras informações. A declaração envolve um sócio, investidor ou outro contribuinte cuja declaração foi selecionada, ou o IRS recebeu informações de fora, que ele primeiro avalia quanto à confiabilidade.

Ser selecionado não significa que há erro, e a Publication 556 diz que muitos exames terminam com restituição ou com a declaração aceita sem alterações. Nenhuma das páginas diz quais linhas ou valores a comparação pesa, então uma lista de linhas de “alerta vermelho” é um palpite, não uma conclusão do IRS.

O IRS também publica guias de técnicas de auditoria para seus examinadores, em geral por setor, inclusive um sobre atividades sem finalidade de lucro. Se o seu setor tem um, ele descreve as questões comuns nas auditorias daquele setor. Uma auditoria começa por correio, com um pedido escrito de documentos específicos; veja como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa.

Quais linhas do Schedule C geram mais perguntas e o que comprova cada uma?

São as linhas em que a lei pede mais do que um extrato bancário, ou em que o uso da empresa e o uso pessoal se misturam.

Fontes: Schedule C e suas instruções; Publication 463; Publication 587. Os números das linhas seguem o Schedule C publicado mais recente; as linhas podem mudar de um ano para o outro, então confira o formulário que você entregar.

Que prova as despesas de carro, viagem e refeições exigem?

Para viagens, presentes e bens listados, como um carro de passeio, nenhuma dedução é permitida se você não provar, com registros adequados ou outras evidências que sustentem a sua própria declaração, o valor, a data e o local da viagem (ou a data e a descrição de um presente), a finalidade comercial e, no caso de um presente, a relação comercial com quem o recebeu (seção 274(d)). Estimativas e declarações sem respaldo não valem (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

• Carro. Para cada uso comercial: data, destino, finalidade e milhas, mais o total de milhas do carro no ano. Dirigir entre a casa e um local de trabalho fixo é deslocamento e não é dedutível; dirigir da sua casa, quando ela é o seu local principal de trabalho, até outro local de trabalho da mesma empresa não é deslocamento (instruções do Schedule C).
• Viagens. Viagem a trabalho é uma viagem para fora da região geral da sua base fiscal (tax home, o seu local principal de trabalho, onde quer que a família more) que dura bem mais do que um dia normal de trabalho e exige dormir ou descansar. Para cada viagem assim, guarde o custo de cada despesa, as datas de saída e de volta, o destino e a finalidade comercial. Guarde um recibo da hospedagem e de qualquer outra despesa de US$75 ou mais; o recibo de transporte que não esteja ao alcance é dispensado. Se você usa o valor padrão para refeições na viagem, não precisa guardar o custo real dessas refeições, mas ainda deve manter registros do horário, do local e da finalidade comercial da viagem (instruções do Schedule C; Publication 463).
• Refeições. Na maioria dos casos só 50% é dedutível, e o entretenimento geralmente não é (seção 274; instruções do Schedule C). As refeições de trabalho também têm condições sobre quem está presente, para quem é a refeição e se ela é luxuosa. Registre a data, o local, a finalidade comercial e quem participou; o recibo do restaurante deve mostrar o nome e o endereço, o número de pessoas, a data e o valor (Publication 463).

Não é obrigatório manter um diário na hora, mas um registro feito na época ou perto dela e apoiado em documentos pesa muito mais do que uma declaração preparada depois. Um registro mantido durante parte do ano pode sustentar a parcela de uso comercial do ano, se outras evidências mostrarem que aquele período foi representativo (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Detalhes: exigências do registro de quilometragem, taxa padrão por milha ou despesas reais do carro, dedução de refeições de trabalho. Se nenhum registro foi mantido, veja como reconstruir um registro de quilometragem.

O que a dedução de home office exige?

Uma parte da sua casa precisa ser usada de forma regular e exclusiva para a empresa, e precisa ser o seu local principal de trabalho, um lugar onde você atende clientes ou uma estrutura separada (Publication 587; seção 280A(c)(1)).

• Exclusivo e regular: uma área específica usada só para a empresa, com regularidade. Pode ser um cômodo ou um espaço identificável sem divisória permanente. Qualquer uso pessoal da mesma área reprova no teste, exceto que o espaço usado para guardar estoque ou amostras de produtos, e o espaço de creche, têm regras próprias. Uso comercial ocasional ou eventual não é uso regular.
• Local principal de trabalho: o IRS pesa a importância relativa do trabalho feito em cada lugar e o tempo passado ali. O home office também se qualifica se você o usa de forma exclusiva e regular para trabalho administrativo ou de gestão e não tem outro local fixo onde faça esse trabalho de forma substancial.

Também há um limite de renda. Com despesas reais, serviços públicos, seguro, depreciação e custos semelhantes não podem passar da renda da empresa gerada na casa, depois de subtrair os juros do financiamento e o imposto predial da casa e as outras despesas da empresa; o Form 8829 leva o excesso para os anos seguintes (Publication 587; seção 280A(c)(5)). O método simplificado tem seu próprio limite e não afrouxa os testes de qualificação (instruções do Schedule C). Os registros precisam mostrar a parte da casa usada e o seu uso regular e exclusivo; com despesas reais, também precisam mostrar as despesas e a depreciação dessa parte. Para escolher um método, veja home office: método simplificado ou despesas reais.

E se uma despesa for em parte pessoal?

Em uma despesa usada para fins comerciais e pessoais, deduza apenas a parte da empresa, dividida com um critério que você consiga demonstrar. A parte pessoal geralmente não é dedutível (Publication 334).

• O carro é dividido pelas milhas rodadas a trabalho e pelas milhas de uso pessoal (Publication 463).
• A casa é dividida pela área, comparando o espaço da empresa com a casa inteira. Uma área usada tanto para a empresa quanto para fins pessoais geralmente não se qualifica (Publication 587).

Contas pessoais pagas pela conta da empresa precisam ser separadas na escrituração. Veja despesas pessoais pagas pela conta da empresa e como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.

Minhas despesas são altas em relação à renda, ou tenho prejuízo: o que o IRS examina?

Despesas altas são permitidas quando cada uma é comum, necessária, da empresa e comprovada. O IRS compara as declarações com as “normas” de declarações parecidas (auditorias do IRS), mas as páginas citadas aqui não as informam, então cada linha precisa do seu próprio respaldo. Quando as despesas passam da renda, o IRS também examina se a atividade é um negócio tocado para dar lucro. Um negócio tem como finalidade principal a renda ou o lucro e é exercido com continuidade e regularidade; um hobby não se qualifica (instruções do Schedule C). Se uma atividade não tem finalidade de lucro, o prejuízo dela não compensa outras rendas, e a renda dela continua sujeita a declaração; as despesas geralmente não são dedutíveis, porque a dedução que a seção 183 permite para elas é uma dedução detalhada diversa, que a seção 67 hoje não admite (ficha do IRS sobre hobby; seção 67; seção 183).

Pela lei, uma atividade com lucro em 3 ou mais de 5 anos seguidos (2 de 7 para uma atividade que é principalmente criação, treinamento, exibição ou corrida de cavalos) é presumida como feita para dar lucro, salvo se o IRS mostrar o contrário. Não atingir essa presunção não faz da atividade um hobby; o IRS pesa os fatos, inclusive se há escrituração completa, se os métodos mudam para melhorar a rentabilidade e se os prejuízos continuam além do período necessário para chegar ao lucro (ficha do IRS sobre hobby). Uma atividade nova pode optar, no Form 5213, por adiar o teste da presunção até o fim do quinto ano da atividade (o sétimo, para cavalos). Entregue-o em até três anos após o vencimento, sem prorrogação, da declaração do primeiro ano, ou em até 60 dias após uma notificação escrita do IRS propondo negar as deduções, o que vier antes; em declaração conjunta, os dois cônjuges fazem a opção. Em geral, isso prolonga o prazo para lançar imposto sobre a atividade até dois anos após o vencimento, sem prorrogação, da última declaração desse período (Form 5213; seção 183(e)).

Outras regras também podem limitar o prejuízo de um negócio de verdade: limites ligados a quanto você tem em risco, a quanto você participou da gestão do negócio e a um teto anual para o total de prejuízos empresariais (linhas G e 32 do Schedule C, e Form 461). Para a lista completa de perguntas sobre hobby e desses limites de prejuízo, veja prejuízos de negócio. Para revendedores online, veja hobby ou negócio.

O que acontece se o IRS negar uma despesa?

Se o IRS nega uma despesa, o seu lucro líquido sobe nesse valor. O lucro líquido da linha 31 vai tanto para o Schedule 1 quanto para o Schedule SE, então o imposto de renda e o imposto de autônomo (self-employment tax) podem subir (instruções do Schedule C). Além disso:

• Multa por imprecisão (accuracy-related penalty): 20% da parte do valor subpago causada por negligência, desrespeito às regras ou subdeclaração substancial (multa por imprecisão do IRS; seção 6662). Negligência inclui não manter livros e registros adequados ou não comprovar os itens como deveria (26 CFR 1.6662-3). Para uma pessoa física, a subdeclaração é substancial quando passa do maior entre 10% do imposto correto e $5.000; o percentual é 5% se a declaração pede a dedução da renda empresarial qualificada da seção 199A. O IRS pode reduzir a multa se você agiu de boa-fé e consegue mostrar motivo razoável.
• Juros: correm sobre o imposto a partir do vencimento da declaração e, sobre a multa por imprecisão, a partir do vencimento, ou do vencimento prorrogado se houve prorrogação, a uma taxa que pode mudar a cada trimestre (juros do IRS; seção 6601(e)(2)(B)).
• Fraude: se o IRS estabelece que parte do valor subpago se deve a fraude, aplica-se uma multa separada de 75% sobre todo o valor subpago, exceto a parte que você provar que não se deve a fraude, no lugar da multa por imprecisão (seção 6663; seção 6662(b)).

Uma auditoria termina sem alteração, com alterações acordadas, ou com alterações com as quais você discorda e das quais pode recorrer (auditorias do IRS). Para saber mais sobre juros e multas, veja como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa. Para uma declaração já entregue com erros de despesas, veja como retificar uma declaração por erros em despesas da empresa.

O que devo conferir em cada linha antes de entregar?

1. Toda dedução está ligada a registros. Confira os pagamentos do banco e do cartão com extratos e com recibos ou faturas, as compras em dinheiro com um recibo ou uma anotação feita na hora, e as deduções calculadas (quilometragem, depreciação, home office simplificado) com seus registros ou planilhas. Custos da casa ficam de fora; divida os itens mistos por milhas, área ou outro critério que você consiga demonstrar.
2. Carro, viagens, refeições e casa (linhas 9, 24a, 24b e 30). Os registros batem com a tabela acima: milhas comerciais, de deslocamento e outras somam o total de milhas; viagens e refeições estão registradas por data, local e finalidade; as refeições estão na parcela permitida e sem entretenimento; o espaço da casa foi medido e é usado só para a empresa e com regularidade; e as respostas da Parte IV (ou da Parte V do Form 4562) sobre as evidências são verdadeiras.
3. Outras despesas, linha 48. Cada uma está listada por tipo e valor, os equipamentos estão em depreciação ou em uma opção de regra de segurança documentada, e não há multas incluídas.
4. Forms 1099 e prejuízo. As linhas I e J estão respondidas corretamente, todo Form 1099 que você recebeu bate com a receita bruta, e um prejuízo tem respaldo em livros que mostram esforço para dar lucro.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Despesas de carro sem registro

Um consultor com US$90.000 de receita deduz US$12.000 de despesas reais de carro e caminhonete como se o uso fosse totalmente comercial, sem nenhum registro. Um carro de passeio é um bem listado, então a dedução exige a data, o destino, a finalidade e as milhas de cada uso comercial e o total de milhas do carro, e não uma estimativa. Um registro reconstruído depois precisa de bons documentos de apoio, como entradas de agenda e faturas de clientes. Se o registro reconstruído mostrar 12.000 milhas comerciais de 20.000 no total, o uso comercial seria de 60%, então no máximo cerca de US$7.200 dos custos poderiam ser da empresa, e só na medida em que os registros se sustentem; os outros US$4.800 são pessoais. Com a taxa padrão por milha, a dedução passa a ser as milhas comerciais vezes a taxa do IRS, mais estacionamento e pedágios, e os mesmos registros são exigidos. Uso comercial acima de 50% também é o que permite ao carro usar depreciação acelerada ou a dedução da seção 179; uma queda posterior para 50% ou menos traz de volta à renda a depreciação excedente anterior (Publication 463).

Uma mesa na sala de estar

Uma designer deduz US$6.000 de despesas da casa por um “escritório” que é uma mesa na sala de estar da família. Se a família também usa o espaço, ele reprova no teste de uso exclusivo e a dedução pode ser negada. Se um canto definido é usado só para o trabalho e com regularidade, a parcela da empresa é a área desse canto em relação à casa inteira, e não a da sala toda.

Três anos de prejuízo

Um vendedor online tem US$20.000 de receita e US$30.000 de despesas pelo terceiro ano seguido, com prejuízo em cada um. Três anos seguidos de prejuízo significam que a presunção de lucro não foi atingida, então o IRS pode perguntar se a atividade é tocada para dar lucro. Livros completos e mudanças para melhorar os resultados favorecem o sim; prejuízos que continuam além do tempo necessário para chegar ao lucro apontam o contrário. Se este é o terceiro ano da atividade, a opção pelo Form 5213 descrita acima ainda pode estar aberta. Se for um hobby, os US$20.000 continuam sujeitos a declaração e as despesas geralmente não são dedutíveis contra eles, então o prejuízo não compensa outras rendas.

E no seu caso?

Estas situações vão além das regras acima, porque a resposta depende dos seus próprios registros:

• Você deduz um total grande de carro, home office ou outras despesas e os registros são fracos: o respaldo pode precisar ser reconstruído linha por linha antes de entregar uma declaração ou responder a uma carta. Veja recibos perdidos, como reconstruir um registro de quilometragem e ajuda com a escrituração contábil.
• Suas despesas são altas em relação à renda, ou você tem prejuízo: livros e registros completos são uma das perguntas do teste de lucro. Veja prejuízos de negócio e ajuda com a escrituração contábil.
• Chegou um aviso do IRS: veja como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa e o que fazer com um aviso do IRS para a sua empresa. Ligar os registros a cada linha é trabalho de escrituração: ajuda com a escrituração contábil.
• Um ano já entregue tem despesas das quais você agora duvida: veja como retificar uma declaração por erros em despesas da empresa. Revisar os registros por trás da dúvida é trabalho de escrituração: ajuda com a escrituração contábil.
• Há anos sem declaração entregue, ou a escrituração está atrasada: veja despesas do Schedule C em anos sem declaração, como atualizar a escrituração atrasada e multas por não manter registros da empresa. Anos perdidos geralmente exigem reconstruir a escrituração a partir de extratos e registros antes de preparar a declaração: ajuda com a escrituração contábil.
• Você ou a empresa estão em parte fora dos EUA: veja declaração de não residente para renda de negócio.