Relatórios do QuickBooks para o Schedule C e o Form 1120-S

Quais relatórios devo tirar para o Schedule C ou para o Form 1120-S de uma corporação S?

Tire a demonstração do resultado do ano, o livro-razão que a sustenta, as conciliações das contas, uma lista de ativos e os totais dos Forms 1099. A corporação S acrescenta o balanço patrimonial, o balancete, os relatórios da folha de pagamento e as contas dos acionistas. A escrituração precisa mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e os documentos de apoio sustentam os lançamentos (Publication 583).

O caso não é simples quando:

• O lucro contábil e a renda que a declaração vai mostrar são diferentes, ou a importação para o software de imposto falhou ou deixou números que ninguém explica. Cada diferença precisa de uma causa identificada; as seções abaixo listam as mais comuns.
• A remuneração, as distribuições e os empréstimos do proprietário de uma corporação S estão em contas de despesa. O IRS pode reclassificar pagamentos ao acionista-empregado, de distribuições para salários, que têm imposto sobre a folha (IRS).
• Um ano já entregue não fecha, o IRS escreveu sobre sua renda ou a escrituração está atrasada. A correção pode alcançar uma declaração já entregue.

Reúna primeiro: a demonstração do resultado, o livro-razão, as conciliações, a lista de ativos, os totais dos Forms 1099, os relatórios da folha de pagamento, o detalhe das contas do proprietário e dos acionistas, a declaração do ano passado e os extratos de cada empréstimo. A corporação S acrescenta o balanço patrimonial e o balancete.

Por que minha escrituração não vai direto para a declaração?

Cada linha da declaração guarda o que as instruções do IRS dizem que ela guarda, qualquer que seja o nome da conta, e as regras fiscais tratam alguns itens de forma diferente da contabilidade. Quatro coisas impedem que a escrituração vá direto para a declaração:

1. Nome de conta não é linha da declaração. Uma conta chamada “Escritório” ou “Diversos” pode caber em várias linhas ou em nenhuma. Quem decide são as instruções de cada linha (Schedule C, Form 1120-S).
2. As regras fiscais diferem das regras contábeis. As refeições têm limite, o entretenimento não é dedutível, o equipamento é recuperado por meio da depreciação e gastos pessoais não são deduções da empresa. A tabela de ajustes abaixo lista os mais comuns.
3. A declaração da corporação S separa itens. A página 1 do Form 1120-S traz apenas a renda e as despesas da atividade empresarial. Juros e dividendos recebidos, rendimentos de aluguel, a dedução pela seção 179 e doações de caridade vão no Schedule K e no K-1 de cada acionista. O lucro contábil e a renda empresarial ordinária da linha 22 podem diferir mesmo quando nada está errado.
4. O método contábil precisa refletir a renda com clareza. A corporação S apura a renda pelo método que usa regularmente em sua escrituração (instruções do Form 1120-S), e o método do Schedule C também precisa refletir a renda com clareza (instruções do Schedule C). Mudar de método geralmente exige o Form 3115. Para escrituração mantida em base diferente da declaração, veja escrituração por competência e declaração de imposto em regime de caixa.

Quando se aplica, a declaração da corporação S traz a própria ponte: o Schedule M-1 começa no lucro líquido contábil e termina na linha 18 do Schedule K (Form 1120-S). O Schedule C não tem esse anexo, então o lucro contábil é comparado direto com a linha 31.

Importar minha escrituração para o software de imposto deixa a declaração certa?

Não automaticamente. A declaração está certa quando suas linhas seguem as instruções do IRS e as regras fiscais da tabela de ajustes, não importa como os números chegaram lá. Trate a importação como um primeiro rascunho e confira:

1. O lucro líquido (linha 31 do Schedule C) ou a renda empresarial ordinária (linha 22 do Form 1120-S) é igual ao lucro contábil mais ou menos diferenças que você consegue nomear: itens da tabela de ajustes e, na corporação S, itens informados no Schedule K em vez da página 1.
2. A receita bruta cobre os Forms 1099 recebidos (veja a seção sobre os Forms 1099 abaixo).
3. Na corporação S, o Schedule L bate com o balanço patrimonial.
4. Nenhuma retirada do proprietário, distribuição, empréstimo ou gasto pessoal está em linha de despesa.
5. A depreciação vem da lista de ativos, não do valor da depreciação contábil.

Se a importação falha, os relatórios acima são o que o preparador de declarações pode usar no lugar dela. Se você mesmo prepara a declaração da corporação S, veja como entregar a declaração da sua própria corporação S.

O que o preparador de declarações ajusta: refeições, depreciação e itens do proprietário?

Os ajustes mais comuns são refeições, entretenimento, depreciação de equipamentos, valores de empréstimos e doações de caridade. Retiradas, distribuições, remuneração do proprietário e gastos pessoais são itens do proprietário e têm a própria seção abaixo.

As regras de refeições e suas exceções estão em dedução de refeições de negócios. A escolha entre depreciação, seção 179 e depreciação especial está em como deduzir equipamentos no primeiro ano.

Minha escrituração precisa de um balanço patrimonial que bata com a declaração (Schedule L)?

O balanço patrimonial da corporação S no Schedule L deve bater com a escrituração (instruções do Form 1120-S). O Schedule C não tem balanço patrimonial.

Uma corporação S pequena pode ser dispensada dos Schedules L e M-1 pela resposta à pergunta 11 do Schedule B (Form 1120-S). Acima desse porte, as colunas do Schedule L saem direto da escrituração, então os saldos iniciais importam tanto quanto os finais.

O teste de porte e o que é o Schedule L estão no guia do Schedule L. Um balanço patrimonial que não fecha está em balanço patrimonial da corporação S que não fecha.

Como concilio a renda do Schedule C ou do Form 1120-S com os Forms 1099-K e 1099-NEC?

Some cada formulário por pagador, compare com a renda registrada desse pagador e anote todas as diferenças. A linha 1 do Schedule C deve incluir os valores corretamente informados nos Forms 1099-NEC e, se os totais da caixa 1 passarem do que a linha 1 informa, as instruções mandam anexar uma explicação da diferença (instruções do Schedule C). O IRS compara as declarações informativas com a renda declarada por cada pessoa (Publication 583).

A escrituração e os formulários diferem por motivos comuns:

• Bruto versus líquido. O Form 1099-K mostra os pagamentos brutos, antes de taxas, reembolsos e ajustes (instruções do Form 1099-K). A escrituração costuma registrar o depósito líquido. O imposto que o pagador reteve por falta de número de identificação fiscal aparece na caixa 4 do Form 1099-K ou 1099-NEC (instruções do Form 1099-NEC), e o depósito fica ainda menor.
• Limites. Pela regra federal, um aplicativo de pagamento ou marketplace só informa quando os pagamentos passam de $20.000 em mais de 200 transações. As transações com cartão de pagamento não têm esse limite. Liste todo formulário que você receber, seja qual for o valor.
• Corporações. Os pagamentos a uma corporação, inclusive a uma LLC tributada como corporação S, geralmente não são informados no Form 1099-NEC, então uma corporação S pode receber menos formulários pela mesma renda. Pagamentos a uma corporação por serviços jurídicos são uma exceção (instruções do Form 1099-NEC).
• Prazo, pagamentos pessoais, duplicidades e erros no formulário.

Depósitos que não batem com o relatório de uma plataforma estão em conciliação de vendas e repasses.

Que registros de ativos fixos e de depreciação o preparador de declarações precisa (Form 4562)?

O preparador de declarações precisa de uma lista que mostre, para cada ativo, o que é, quando foi colocado em uso, quanto custou e quanto já foi deduzido. Fora os bens listados, como veículos, o IRS não pede os ativos de anos anteriores junto com a declaração, mas as informações para calcular a depreciação devem constar dos seus registros permanentes (instruções do Form 4562). A Publication 583 acrescenta quando e como o ativo foi adquirido e o custo das melhorias.

Para cada ativo, registre:

• A descrição e a data em que foi colocado em uso
• O custo ou outra base e o percentual de uso na empresa
• Qualquer dedução pela seção 179 ou depreciação especial já usada, e a depreciação dos anos anteriores
• O método, o período de recuperação e a depreciação deste ano

O Form 4562 acompanha o Schedule C quando a empresa deduz depreciação de bens colocados em uso no ano, depreciação de bens listados, como veículos, seja qual for a data, uma dedução pela seção 179, ou amortização que começa no ano, como os custos de abertura (instruções do Schedule C). A corporação S o anexa pelos mesmos motivos e também para qualquer dedução de veículo, mesmo sem depreciação (instruções do Form 4562). Ela não deduz a seção 179 em si: a dedução passa aos acionistas na linha 11 do Schedule K (instruções do Form 1120-S). Leve junto com a lista de ativos o cronograma de amortização e os registros de despesas de veículos.

A opção pelo limite de baixo valor (de minimis safe harbor) permite deduzir uma compra pequena de uma vez só se a escrituração também a lançar como despesa (instruções do Schedule C). Ela é feita a cada ano, anexando uma declaração por escrito à declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas (IRS); veja despesa ou ativo: como tratar compras pequenas. Se não existe lista nenhuma, veja como reconstruir um cronograma de depreciação perdido.

Quais itens do proprietário precisam ficar separados: retiradas, distribuições, remuneração de diretor, empréstimos de acionista e gastos pessoais?

Retiradas, distribuições, aportes, principal de empréstimos e gastos pessoais têm cada um a própria conta e ficam fora da renda e das despesas. Os salários dos diretores da corporação S e os benefícios dedutíveis são despesas. A tabela mostra onde cada item entra.

As mensalidades de seguro de saúde do proprietário estão em seguro de saúde para proprietários. Como registrar cada item do proprietário está em como registrar distribuições da corporação S, empréstimos de acionistas a uma corporação S e salário do proprietário de corporação S. Retirar mais do que a base está em distribuições acima da base. Gastos pessoais e da empresa misturados em um negócio do Schedule C estão em como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.

Que relatórios de folha de pagamento e de prestadores de serviços acompanham a escrituração?

O preparador de declarações precisa dos resumos da folha de pagamento e dos formulários da folha já entregues, para os salários, e do total pago a cada prestador de serviços. Os salários na escrituração devem bater com os relatórios da folha de pagamento. O proprietário de corporação S que recebe por transferências em vez de folha de pagamento aparece como divergência em relação aos relatórios da folha.

Para os prestadores de serviços, guarde o total pago a cada pessoa no ano e se o Form 1099-NEC foi entregue. O Schedule C pergunta se a empresa fez pagamentos que exigiriam Forms 1099, e o Schedule B do Form 1120-S pergunta o mesmo e se os formulários foram ou serão entregues (instruções do Schedule C, Form 1120-S). Quem recebe formulário, e o limite para o ano do pagamento, estão em quais prestadores de serviços recebem formulário de imposto.

O que deve estar certo na minha escrituração antes de eu entregá-la?

Cada conta bate com o respectivo extrato; nada fica sem categoria; retiradas, distribuições e empréstimos do proprietário estão em contas do proprietário, não em despesas; os saldos iniciais batem com a declaração do ano passado, já entregue; a renda está explicada em relação aos Forms 1099; e a lista de ativos e os salários batem com seus registros. A Publication 583 manda conciliar a conta corrente todo mês.

A limpeza completa está no checklist de limpeza da escrituração. O que se fecha depois de 31 de dezembro está no checklist de fechamento do ano. Os itens ainda não classificados estão em despesas sem categoria antes da época de imposto. As contas que se ligam às linhas do Schedule C estão em plano de contas para o Schedule C.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um designer freelancer no Schedule C

A escrituração mostra US$90.000 de renda e US$30.000 de despesas, incluindo US$4.000 em refeições com clientes, então o lucro contábil é de US$60.000. As refeições geralmente são limitadas a 50%, então a declaração deduz US$2.000 delas. As despesas passam a US$28.000 e o lucro líquido é de US$62.000, não US$60.000.

Uma corporação S com a remuneração do proprietário em despesas

A escrituração mostra US$40.000 de lucro depois de US$160.000 lançados como “remuneração do proprietário”: US$60.000 de salários do W-2 e US$100.000 de distribuições. Distribuições não são despesa, então os US$100.000 saem das despesas e a renda empresarial ordinária é de US$140.000 antes de qualquer outro ajuste, não US$40.000. Os US$60.000 de salários continuam como remuneração e devem bater com os relatórios da folha de pagamento. Se US$60.000 é uma remuneração razoável pelo trabalho do proprietário é outra questão, que o IRS pode levantar.

Uma corporação S que compra equipamentos

A corporação compra US$50.000 em equipamentos e a escrituração os deprecia em US$10.000 por ano durante cinco anos. Suponha que o equipamento tenha direito à depreciação especial (bonus depreciation), que a corporação não opte por não usá-la e que a declaração deduza todos os US$50.000 no ano 1. A declaração deduz US$40.000 a mais do que a escrituração, e o Schedule M-1, quando exigido, mostra essa diferença na linha 6a. Em cada um dos anos 2 a 5, a escrituração deprecia US$10.000 e a declaração não tem mais nada a deduzir, o que o Schedule M-1 mostra na linha 3a, então os US$40.000 se revertem até o ano 5. A lista de ativos deve registrar os dois valores.

E no seu caso?

• O lucro do seu Schedule C não bate com a escrituração, ou uma importação deixou números que você não consegue explicar: vale resolver uma diferença sem causa identificada antes de entregar a declaração. Conecte a escrituração à declaração com a ajuda de escrituração contábil.
• O lucro contábil de uma corporação S não bate com a renda do Form 1120-S, ou a importação falhou: vale resolver antes de entregar quais diferenças são correções da escrituração e quais são ajustes da declaração, com a ajuda em impostos de corporações.
• A remuneração, as distribuições ou os empréstimos do proprietário de uma corporação S estão misturados nas despesas: veja atualização da escrituração de uma corporação S e gastos pessoais pagos por uma corporação S, e separe salários de distribuições antes de entregar a declaração, com a ajuda em impostos de corporações.
• O balanço patrimonial da corporação S não fecha ou não bate com a declaração do ano passado: veja lucros retidos que não batem com a declaração do ano passado e conte com a ajuda em impostos de corporações.
• A escrituração está meses atrasada, ou não existe lista de ativos: veja como atualizar a escrituração atrasada e conte com a ajuda de escrituração contábil.
• O IRS escreveu que sua renda não bate com os Forms 1099, ou uma declaração já entregue foi feita com uma escrituração que não fechava: veja como responder a um aviso de divergência do IRS (underreporter notice) e como retificar a declaração por erros em despesas da empresa, e refaça os números a partir dos extratos com a ajuda de escrituração contábil.
• Você entrega uma declaração de sociedade de pessoas (Form 1065) ou informa aluguéis no Schedule E: as listas acima não se aplicam como estão; veja contas de capital dos sócios ou escrituração de uma LLC por imóvel alugado.
• A escrituração não ficará pronta até a data de vencimento: veja prorrogação quando a escrituração não está pronta.
• Você pretende preparar sozinho a declaração da corporação S: veja como entregar a declaração da sua própria corporação S.