Fechamento do ano: checklist da contabilidade da pequena empresa

O que significa fechar a contabilidade no fim do ano e o que devo reunir primeiro?

Fechar a contabilidade é uma conciliação e uma revisão finais dos registros do ano fiscal, não uma entrega ao IRS. O IRS exige livros que mostrem a renda bruta, as deduções e os créditos, em qualquer sistema que mostre com clareza a renda e as despesas. O fechamento deixa a contabilidade confiável o bastante para um preparador montar a declaração.

A contabilidade acompanha o ano fiscal: o ano-calendário é o mais comum, então a maioria das pequenas empresas fecha em 31 de dezembro. Uma empresa com exercício fiscal fecha no fim do próprio exercício (veja ano-calendário ou exercício fiscal). Mantenha a contabilidade no mesmo método contábil da declaração (Publication 583). Se ela usar outra base, guarde para o preparador uma conciliação escrita das diferenças (26 CFR 1.446-1; veja contabilidade no regime de competência e declaração no regime de caixa).

O fechamento é rotina com uma conta bancária, sem folha de pagamento e sem estoque. Estes fatores o tornam mais difícil:

• Uma sociedade ou uma corporação. O balanço patrimonial da declaração (Schedule L), quando exigido, deve bater com a contabilidade (instruções dos Form 1065, Form 1120-S e Form 1120).
• Estoque. A contagem do fim do ano define o custo das mercadorias vendidas.
• Folha de pagamento ou prestadores de serviços. Os formulários deles vencem no mês seguinte ao fim do ano e precisam bater com a contabilidade.
• Muitas contas, ou contabilidade mais de um mês atrasada. O IRS diz para conciliar a conta corrente todo mês. Uma contabilidade atrasada transforma o fechamento em uma atualização contábil.
• Itens sem categoria, contas que não conciliam ou dinheiro do proprietário misturado. Um checklist fecha uma contabilidade em ordem. Uma contabilidade nesse estado precisa de reparo antes de o preparador poder usá-la: veja o checklist de limpeza da contabilidade.

Reúna primeiro:

• os extratos de dezembro de cada conta bancária, de cartão, de empréstimo e de processadora de pagamentos
• os relatórios da folha de pagamento e os totais de salários do ano
• os pagamentos a prestadores de serviços, com um W-9 (formulário com o número de identificação fiscal) de cada beneficiário
• os extratos dos empréstimos, com o saldo de 31 de dezembro e os juros do ano
• os ativos comprados, vendidos ou baixados durante o ano
• as planilhas de contagem do estoque, se você vende mercadorias
• os Forms 1099-K e 1099-NEC que você recebeu; um Form 1099-K pode não ser igual à sua renda
• a declaração do ano passado

O que concilio primeiro em um checklist de fechamento do ano?

Concilie cada conta bancária, de cartão e de empréstimo com o saldo de 31 de dezembro. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente todo mês. O teste é que o saldo ajustado do extrato (depois dos depósitos que ainda não aparecem e dos cheques não compensados) seja igual ao saldo ajustado da contabilidade (depois das tarifas bancárias e das correções).

1. Pegue os extratos de dezembro. Fechar antes de eles chegarem deixa dezembro sem conciliação. Se o ciclo de um cartão ou empréstimo termina antes, peça o saldo de 31 de dezembro.
2. Comece pelo saldo de fechamento do ano passado. Um saldo inicial errado vem antes de tudo: veja saldo inicial errado na conciliação.
3. Concilie depósitos e pagamentos. O extrato difere da contabilidade por tarifas bancárias ainda não lançadas, depósitos feitos depois da data do extrato ou cheques que não foram compensados. Lance as tarifas e liste os cheques não compensados como pendentes.
4. Cartões e empréstimos. Concilie cada cartão com o extrato dele. Pagar o cartão é uma transferência, não uma segunda despesa (pagamentos de cartão de crédito). Concilie cada empréstimo com o extrato do credor de 31 de dezembro. Os juros são uma despesa, e o principal reduz o empréstimo (como registrar um empréstimo da empresa).
5. Outras contas que guardam dinheiro da empresa, como saldos de processadoras de pagamentos e dinheiro em espécie: veja conciliação de vendas e repasses.

Um feed bancário importa transações, mas não prova que a contabilidade bate com o extrato. Veja feeds bancários não são conciliação.

Como trato vendas, contas e folha de pagamento que ficam entre dois anos?

Na declaração, coloque cada item no ano que o método contábil fiscal exige (Publication 538) e avise o preparador de qualquer diferença em relação à sua contabilidade:

Os suprimentos seguem uma regra própria nos dois métodos: aqueles que você controla ou conta geralmente são deduzidos quando usados ou consumidos pela primeira vez. Aqueles mantidos sem registro de uso nem contagem, quando pagos (no regime de competência, quando incorridos). A opção para compras pequenas, abaixo, pode mudar isso (26 CFR 1.162-3; estoque ou suprimentos para pequenos vendedores).

Mantenha o método que a declaração do ano passado usou: mudar de método geralmente exige a aprovação do IRS, pedida no Form 3115 (pedido de mudança de método contábil), que, em uma mudança automática, vai junto com a declaração do ano da mudança (instruções do Form 3115). Uma empresa com estoque geralmente usa o regime de competência para compras e vendas, com uma exceção para pequenas empresas, mais abaixo. Veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Três itens podem ficar entre dois anos:

• Uma fatura enviada em dezembro e paga em janeiro: veja fatura paga no ano fiscal seguinte.
• Aluguel, seguro ou outros custos pagos antecipadamente: veja despesas pagas antecipadamente no fim do ano.
• Folha de pagamento de dezembro paga em janeiro: os valores do Form W-2 se baseiam nos salários pagos durante o ano-calendário. Assim, os salários do trabalho de dezembro pagos em 1º de janeiro vão no W-2 do ano seguinte (instruções do W-2). Se a despesa pertence a dezembro, isso depende do método contábil e de quem recebe: o pagamento devido a uma pessoa relacionada que usa o regime de caixa só é dedutível quando pago (Publication 538). Veja folha de pagamento provisionada no fim do ano.

Quais formulários da folha de pagamento e dos prestadores de serviços dependem da contabilidade, e quando vencem?

Os formulários de empregados e de prestadores de serviços vencem no primeiro mês depois do fim do ano, antes da declaração da empresa. Por isso, feche primeiro a folha de pagamento e os pagamentos aos prestadores de serviços.

Uma data de vencimento em fim de semana ou feriado nacional passa para o dia útil seguinte (datas de vencimento do IRS). As datas acima já levam isso em conta. Se você depositou todos os impostos no prazo, pode entregar o Form 941 ou o Form 940 até 10 de fevereiro de 2027 em vez disso (instruções do Form 941). Os empregadores que entregam 10 ou mais declarações informativas (W-2 e 1099 somados) devem entregá-las por meio eletrônico (IRS).

Folha de pagamento. Concilie os relatórios da folha com as contas de salários, retenções e impostos do empregador e explique as diferenças de data, como salários de dezembro pagos em janeiro, em vez de forçar os totais a bater. O IRS compara os quatro Forms 941 trimestrais com os totais dos W-2 no Form W-3 (imposto de renda retido, salários e gorjetas para Social Security, salários e gorjetas para Medicare) e pode entrar em contato com você se forem diferentes (instruções do Form 941). Para um saldo que não zera, veja passivos da folha de pagamento que não zeram. O imposto retido e não repassado pode tornar um responsável pessoalmente sujeito a uma multa igual ao imposto, se a falha for intencional (seção 6672). O IRS geralmente tem 3 anos, contados de 15 de abril após o ano da folha de pagamento, ou de uma data de entrega posterior, para lançá-la (IRM 5.7.3). Veja a trust fund recovery penalty.

Prestadores de serviços. Liste cada beneficiário a quem você pagou o valor mínimo ou mais durante o ano por serviços, incluindo peças e materiais, com um W-9 arquivado. Os pagamentos por cartão de crédito, cartão de débito ou rede de pagamento de terceiros são informados pela empresa de pagamento no Form 1099-K, então saem da lista do 1099-NEC (instruções do 1099). Quem recebe o formulário, incluindo corporações e a retenção adicional (backup withholding): quais prestadores de serviços recebem um formulário de imposto. Um beneficiário que não informa o número: como coletar números de identificação fiscal de prestadores de serviços. Uma data perdida: formulários de impostos de prestadores de serviços e empregados entregues com atraso.

O que faço com o estoque, os ativos fixos e a depreciação no fim do ano?

Conte o estoque e liste os ativos, com datas e custos.

Estoque

Uma empresa que fabrica ou compra mercadorias para vender avalia o estoque no início e no fim de cada ano fiscal para encontrar o custo das mercadorias vendidas. O IRS exige uma contagem física em intervalos razoáveis, e o valor na contabilidade deve ser ajustado para bater com ela. O fim do ano é o momento prático. O custo das mercadorias vendidas é o estoque inicial mais as compras e outros custos, menos o estoque final.

• O estoque inicial geralmente é igual ao estoque final do ano passado. Uma diferença precisa ser explicada (Publication 334).
• As mercadorias que o proprietário leva para uso pessoal saem das compras e vão para a conta de retiradas do proprietário.
• As planilhas de contagem devem mostrar quem contou e quem precificou os itens, e o método de avaliação deve permanecer o mesmo de um ano para o outro (Publication 334).

Uma empresa cuja receita bruta anual média dos três anos anteriores seja igual ou inferior a $32.000.000 (o limite ajustado pela inflação; empresas tratadas como um único empregador somam suas receitas, conforme a Publication 538) e que não seja um tax shelter (abrigo fiscal) pode optar por não manter estoque, mas ainda deve usar um método que mostre com clareza a renda (Publication 538). Defina qual regra se aplica antes de pular uma contagem. Estoque que não pode ser vendido: como dar baixa em estoque parado.

Ativos fixos e depreciação

A depreciação começa quando o bem é colocado em uso: pronto e disponível para o uso específico, mesmo que você ainda não o tenha usado. Para uma empresa no ano-calendário, o limite é 31 de dezembro. Um equipamento entregue em dezembro que só foi instalado e começou a funcionar em janeiro é um ativo de janeiro.

Liste cada ativo com descrição, custo, vendedor, data em que foi colocado em uso, parcela de uso na empresa e qualquer venda, baixa ou mudança para uso pessoal. A Publication 946 exige registros do uso na empresa, do uso em investimentos e do uso pessoal, e determina que a depreciação pare quando o bem é vendido, passa para uso pessoal, é abandonado, baixado ou destruído. O preparador usa a lista para calcular a depreciação, no Form 4562 quando ele é exigido (instruções do Form 4562).

• Compras pequenas: uma empresa pode optar, em uma declaração entregue no prazo, por lançar como despesa os itens de até $2.500 por fatura ou item (o limite para quem não tem demonstração financeira aplicável), se a contabilidade seguiu uma política de despesa consistente que já existia no início do ano. O estoque fica de fora (regras do IRS sobre bens tangíveis). Veja lançar como despesa ou capitalizar compras pequenas.
• Depreciação não aproveitada: a depreciação permitida que não foi tomada em um ano anterior não pode simplesmente ser tomada neste ano. A correção pode exigir uma declaração retificadora ou uma mudança de método contábil. Veja como refazer uma planilha de depreciação perdida.

Como limpo os itens sem categoria e as transações do proprietário?

Dê a cada transação uma categoria e um documento. A contabilidade deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos (Publication 583), e um item sem categoria não mostra nada disso. A prova do pagamento sozinha não comprova uma dedução: guarde também a fatura ou o recibo. O contribuinte tem o ônus da prova. Veja despesas sem categoria antes da época de impostos.

Retiradas, distribuições, capital aportado e o principal de empréstimos ficam fora da renda e das despesas da empresa. Os salários do proprietário e os pagamentos garantidos (guaranteed payments) não ficam: cada um é um item próprio. Para onde eles vão depende do tipo de empresa:

Gastos pessoais pagos com a conta da empresa não são despesa da empresa: a parte pessoal de uma despesa geralmente não é dedutível. Registre-os como a tabela mostra: como registrar as retiradas do proprietário e pagamentos garantidos versus retiradas de sócios. Veja despesas pessoais pagas com a conta da empresa e, para corporações, corporação S que paga despesas pessoais ou corporação C que paga despesas do proprietário.

Quais relatórios e registros meu preparador precisa?

Envie a demonstração do resultado do ano, o balanço patrimonial de 31 de dezembro (o Schedule L da declaração, quando houver, deve bater com ele), o detalhe das transações, as conciliações com os extratos de dezembro e as planilhas de folha de pagamento, prestadores de serviços, ativos, estoque e proprietários das etapas acima. Acrescente a declaração do ano passado, para o estoque inicial, a planilha de depreciação e o patrimônio líquido inicial.

Qual relatório alimenta qual linha da declaração está em da contabilidade à declaração da empresa. Patrimônio líquido que não bate com a declaração do ano passado: lucros acumulados que não batem.

Quando vence a declaração da empresa e de quanto tempo eu disponho?

A declaração de uma sociedade ou de uma corporação S vence no 15º dia do terceiro mês após o fim do ano. A de um empresário individual ou de uma corporação C vence no quarto mês. Os formulários da folha de pagamento e dos prestadores de serviços vêm antes. Para um ano-calendário:

Uma LLC que optou pelo regime de corporação S ou C segue a linha dessa corporação. Uma LLC de um único membro pertencente a uma sociedade ou a uma corporação informa na declaração do proprietário (IRS). Uma data em fim de semana ou feriado nacional passa para o dia útil seguinte. As declarações estaduais, os relatórios estaduais da folha de pagamento e as declarações de imposto sobre vendas têm datas próprias.

Uma sociedade ou uma corporação S tem cerca de dois meses e meio depois de 31 de dezembro, e os formulários da folha de pagamento e dos prestadores de serviços ocupam o primeiro mês desse prazo. Um Form 7004 entregue no prazo para a declaração de uma empresa, ou o Form 4868 para o Form 1040, prorroga o prazo de entrega, não o prazo de pagamento: veja prorrogação quando a contabilidade não está pronta. Pergunte ao preparador a data em que ele precisa da contabilidade. Costuma ser anterior à data de vencimento.

Devo bloquear o ano quando a contabilidade estiver final?

Em geral, bloqueie o ano depois que a declaração for entregue, não quando você terminar a contabilidade. O bloqueio (data de fechamento) é uma configuração do software de contabilidade, não uma regra de imposto. Se ela estiver em 31 de dezembro antes de o preparador terminar, os lançamentos de ajuste dele, como a depreciação ou a correção do estoque, não podem ser feitos sem desbloquear. Depois da entrega, o bloqueio impede que o ano entregue mude por acidente. Veja data de fechamento depois da entrega dos impostos.

O que guardo e por quanto tempo?

Guarde os registros por trás de cada item de uma declaração até o fim do prazo de prescrição dessa declaração e guarde cópias das declarações entregues.

Algumas situações duram mais, e os registros de uma declaração nunca entregue, ou fraudulenta, são guardados por tempo indeterminado. Seguradoras e credores podem exigir registros por mais tempo do que o IRS. As digitalizações precisam atender às exigências de armazenamento do IRS antes de substituir o papel: veja recibos digitalizados no lugar do papel. A lista completa está em por quanto tempo guardar os registros da empresa. Os registros da folha de pagamento estão em retenção dos registros da folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma designer autônoma com uma conta e um cartão

Uma designer com US$120.000 de receita concilia a conta da empresa e o cartão até 31 de dezembro. Um cheque de US$800 não foi compensado e continua na lista de pendentes. Os US$6.000 transferidos para uma conta pessoal são registrados como retiradas, não como despesas. Entre três freelancers sem empresa constituída pagos por serviços durante o ano, o que recebeu US$3.500 por transferência bancária precisa de um W-9 e de um 1099-NEC, pois o limite é de US$2.000. O que recebeu US$1.200 geralmente não precisa. O que recebeu US$2.500 por cartão de crédito fica de fora, porque a empresa do cartão informa os pagamentos por cartão no Form 1099-K. A designer exporta a demonstração do resultado e o balanço patrimonial para o preparador.

Uma corporação S com dois empregados

Uma corporação S com US$600.000 de receita e um único proprietário-acionista descobre que o relatório da folha mostra US$150.000 de salários brutos, mas a contabilidade mostra US$138.000, porque as duas últimas folhas nunca foram lançadas. Ela as lança antes de os W-2 saírem e depois confere os quatro Forms 941 com os totais dos W-2. O salário do proprietário passa pela folha de pagamento. Os US$30.000 que o proprietário também retirou são registrados como distribuição (ou como devolução de empréstimo, se foi isso), não como salário nem como despesa. Se o salário é alto o bastante é outra questão: veja salário do proprietário de uma corporação S.

Uma loja online com estoque

Uma loja online com US$250.000 em vendas conta o estoque em 31 de dezembro e encontra US$40.000. A contabilidade tinha US$46.000, então o valor nos livros cai US$6.000 e o custo das mercadorias vendidas sobe o mesmo valor. O estoque inicial é o estoque final do ano passado, US$30.000. As compras foram de US$120.000, sem outros custos de mercadorias, menos US$2.000 de mercadorias que o proprietário levou para casa. O custo das mercadorias vendidas é US$30.000 mais US$118.000 menos US$40.000, ou seja, US$108.000, o que deixa US$142.000 de lucro bruto.

E no seu caso?

• Sua contabilidade tem itens sem categoria, contas que não conciliam ou dinheiro do proprietário misturado: siga o checklist de limpeza da contabilidade. Se você não sabe quais itens concluir e quais refazer, ou se a data da declaração está próxima, veja ajuda com a escrituração contábil.
• Sua contabilidade está atrasada em meses ou em um ano, ou não ficará pronta até a data da declaração: veja como atualizar uma contabilidade atrasada, prorrogação quando a contabilidade não está pronta e ajuda com a escrituração contábil.
• Você é uma corporação S ou C, tem estoque ou faz folha de pagamento: o balanço patrimonial da declaração deve bater com a contabilidade, e as datas da folha vêm primeiro. Veja da contabilidade à declaração da empresa e ajuda com a escrituração contábil.
• Uma data da folha de pagamento ou do 1099 já passou, ou a declaração está atrasada: veja formulários de impostos de prestadores de serviços e empregados entregues com atraso e multas por atraso na entrega e no pagamento. Se a contabilidade por trás desses formulários também não está concluída, veja ajuda com a escrituração contábil.
• Uma pessoa não residente nos EUA é proprietária da sua LLC ou corporação: certas transações entre a empresa e o proprietário estrangeiro são informadas no Form 5472, então a contabilidade precisa acompanhá-las. Veja contabilidade de uma empresa americana de propriedade estrangeira e ajuda com a escrituração contábil.
• A empresa mudou a forma de tributação durante o ano, ou um proprietário entrou ou saiu: a data de vigência é um corte para a contabilidade. Uma corporação S cuja opção termina no meio do ano entrega uma declaração para o período curto como S e outra para o período curto como C (instruções do Form 1120-S). Uma nova opção pelo regime S (Form 2553) vence em até 2 meses e 15 dias após o início do ano a que se aplica, ou a qualquer momento do ano anterior (instruções do Form 2553). Veja contabilidade depois da opção pelo regime de corporação S, como registrar a compra da participação de um sócio e ajuda com a escrituração contábil.
• Sua empresa usa exercício fiscal, ou sua corporação é canadense: veja ano-calendário ou exercício fiscal ou o checklist de fim de ano de uma corporação canadense.