Aviso do IRS para a empresa: qual carta é e o que fazer primeiro

O que faço primeiro quando minha empresa recebe um aviso do IRS?

Ache o número CP ou LTR no canto direito do aviso, anote a data de resposta e pesquise o número em IRS.gov antes de fazer qualquer outra coisa. O IRS diz para agir até a data de vencimento se o aviso pedir uma resposta, e para responder até essa data a fim de garantir seus direitos de recurso caso você discorde.

1. Anote o número do aviso, o período fiscal, o formulário citado e a data de resposta.
2. Pesquise o número na busca de avisos e cartas do IRS.
3. Compare o aviso com a declaração entregue para aquele período e com seus registros de pagamento.
4. Concorde, discorde ou não consiga pagar tudo. Se concordar, faça o que o aviso pede; só precisa responder se ele pedir. Se discordar, siga as instruções dele e envie cópias dos seus documentos. Se não puder pagar tudo, pague o que puder até a data de vencimento, o que pode reduzir os juros e as multas.
5. Guarde o aviso e uma cópia de tudo o que enviar.

Um aviso deixa de ser simples quando:

• menciona uma penhora (levy) ou um gravame fiscal (lien);
• abrange vários períodos ou anos;
• envolve imposto sobre a folha de pagamento;
• pede uma declaração que a empresa nunca entregou;
• cobra multa por declaração de sociedade de pessoas ou de corporação S;
• cobra multa do Form 5472 de uma empresa com proprietário estrangeiro.

Uma penhora (levy) é a apreensão legal de seus bens, como o saldo bancário, por dívida de imposto; um gravame fiscal (lien) é a reivindicação legal do governo sobre seus bens por imposto não pago.

Procure um profissional cedo nesses casos; a seção “Quais avisos do IRS exigem ajuda profissional imediata?” abaixo explica por quê. Não deixe a data de resposta passar enquanto procura ajuda.

Reúna: todas as páginas do aviso, frente e verso; a declaração entregue para aquele período e o EIN; comprovante de cada pagamento (extrato bancário ou cheque compensado); avisos anteriores sobre o mesmo assunto. Se a contabilidade está tão atrasada que não dá para reunir isso, ela vem primeiro: veja como colocar a contabilidade atrasada em dia.

A carta do IRS enviada à minha empresa é verdadeira?

O IRS diz que normalmente faz o primeiro contato por carta entregue pelo correio dos EUA (U.S. Postal Service). Uma ligação, e-mail ou mensagem de texto não é do IRS se for inesperado, apressar você, ameaçar, pedir dados pessoais ou financeiros ou exigir pagamento imediato; uma mensagem direta em rede social nunca é do IRS (IRS).

Para conferir uma carta, pesquise o número dela na busca de avisos e cartas do IRS. Se ela não aparecer ou parecer suspeita, o IRS manda ligar para 800-829-1040 e seguir as instruções do atendente. A página de atendimento por telefone do IRS indica o 800-829-4933 para empresas.

Dois contatos verdadeiros costumam surpreender proprietários de empresas: um agente de cobrança do IRS (revenue officer) que liga sobre imposto sobre a folha antes de qualquer aviso de saldo a pagar ser enviado (o IRS diz que também envia pelo correio a Letter 5857 com um horário para a ligação; confirme usando o número dessa carta), e cartas de empresas privadas de cobrança (IRS).

Onde fica o número do aviso e como descubro o que ele significa?

O número CP ou LTR fica no canto direito da carta (IRS). Digite-o na busca de avisos e cartas do IRS ou pesquise por tema. A página do aviso diz do que ele trata e o que fazer em seguida. Algumas cartas trazem no lugar um número Letter ou LT, como a Letter 1058. Ligue para o telefone impresso no aviso.

O que significam os avisos mais comuns do IRS para empresas?

Cada aviso abaixo tem uma página do IRS que diz o que ele é e qual é o primeiro passo. A última coluna indica o guia que trata da solução.

O IRS descreve o CP161 e o CP215 apenas como um saldo não pago e uma multa civil; suas páginas não dizem que são só para empresas. Confira o nome e o número de contribuinte impressos no aviso para ver de qual conta ele trata.

Outras cartas têm guias próprios:

• Uma carta de auditoria: auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Um provedor de folha de pagamento que não pagou o IRS: o provedor de folha não pagou seus impostos.
• Um agente de cobrança perguntando sobre imposto sobre a folha não pago: multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty).
• Uma multa do Form 5472: declarações não entregues de proprietários estrangeiros.
• Uma multa por 1099 ou W-2 atrasado (Notice 972CG, conforme a Publication 1586): formulários de impostos de prestadores de serviços e empregados entregues com atraso.

E se o aviso diz que devo um valor que acho que já paguei, ou se eu discordar?

Compare cada pagamento que você fez com os pagamentos que o IRS diz ter aplicado. Em um CP161, a tabela acima dá apenas 10 dias a partir da data do aviso para informar um pagamento ausente ou números errados.

1. Reúna a prova de cada pagamento: data, valor, o período e o formulário a que se destinava e o registro do banco. Leia a lista de pagamentos e as contas do aviso comparando com sua declaração.
2. Confira o lado do IRS. A conta fiscal da empresa mostra o saldo por ano e o histórico de pagamentos; uma transcrição da conta fiscal mostra pagamentos, multas, juros e o saldo a pagar.
3. Ligue para o número do aviso com os documentos em mãos. A página do CP215 pede documentos como cheques compensados.
4. Pague o que não está em disputa até a data indicada. Os juros continuam a correr sobre o saldo não pago depois da data de vencimento.

O caminho da contestação depende do aviso:

• Aviso de saldo ou de multa (CP161, CP215): ligue para o número do aviso. Para contestar uma multa, você também pode enviar uma carta assinada, com documentos, explicando por que ela deve ser reconsiderada. O IRS pode remover ou reduzir uma multa por causa razoável (reasonable cause), e os juros cobrados sobre essa multa saem junto (IRS). Uma empresa com histórico de entregas e pagamentos em dia nos 3 anos anteriores também pode ter direito ao alívio por primeira infração de uma multa por atraso na entrega, atraso no pagamento ou falta de depósito: o First Time Abate, que você pede, ou a isenção automática em declarações elegíveis (IRS: alívio de multas administrativas; condições em multas por atraso na entrega e no pagamento). Os juros sobre o próprio imposto podem ser abatidos, no Form 843 ou por carta assinada, por erro ou demora não razoável do IRS que ocorreu depois de o IRS escrever a você pela primeira vez e para os quais a empresa não contribuiu; peça em até 3 anos após a declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último. Esse alívio não cobre imposto sobre a folha de pagamento (abatimento de juros do IRS).
• Um CP504: ligue imediatamente. O aviso também explica como pedir uma revisão do Collection Appeals Program (programa de recursos de cobrança) antes de qualquer ação de cobrança. Se você já pagou ou tem um acordo de parcelamento, ligue mesmo assim para que a conta reflita isso (IRS).
• Um LT11, Letter 1058 ou CP297: um pedido de audiência de Collection Due Process (devido processo de cobrança) no Form 12153, dentro do prazo descrito abaixo.
• Ainda sem solução: as páginas de avisos do IRS indicam o Taxpayer Advocate Service (serviço de defesa do contribuinte), uma organização independente dentro do IRS, e as Low Income Taxpayer Clinics (clínicas para contribuintes de baixa renda). A Publication 1660 diz que o Taxpayer Advocate Service não pode estender o prazo para pedir a audiência.

Ainda preciso responder se a empresa estava fechada, sem atividade, ou se o aviso pede um Form 940 antigo?

Para um CP259, sim. A página do CP259 diz que uma empresa sem empregados ou atividade em um período não precisa entregar declaração dele, mas deve responder ao aviso, usando o formulário de resposta anexo para explicar por que nenhuma é necessária. Se a empresa fez depósitos, pagamentos ou teve créditos naquele período, deve entregar uma declaração assinada que os mostre para receber uma restituição. Para qualquer outro aviso, siga as instruções dele.

Quatro pontos antes de enviar um formulário de resposta:

• “Sem atividade” nem sempre significa “sem declaração”. Uma sociedade de pessoas dos EUA entrega o Form 1065, a menos que não receba renda nem tenha despesas dedutíveis ou créditos (instruções do Form 1065). Uma corporação dos EUA que não seja isenta pela seção 501 deve entregar uma declaração de imposto de renda, em geral no Form 1120, tenha ou não renda tributável (instruções do Form 1120). Uma corporação S entrega o Form 1120-S, mas só enquanto uma opção aceita pelo IRS continuar em vigor (instruções do Form 1120-S); se um aviso citar o Form 1120 para uma empresa que você trata como corporação S, confira primeiro a carta de aceitação do IRS e veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S.
• Um EIN cria obrigações de entrega. Quando um EIN é emitido, são definidas as declarações exigidas, como os Forms 940, 941 e 1120. Uma declaração não entregue é tratada como em atraso, com um aviso para cada formulário e período (CP259). Por isso uma empresa que nunca teve empregados pode receber um aviso de folha de pagamento.
• Um aviso antigo de Form 940 ou 941. A página do CP259 diz que nenhuma declaração é exigida para um período sem empregados ou atividade, mas você ainda responde no formulário de resposta. Porém, depois do primeiro Form 941, uma empresa em geral entrega a cada trimestre, mesmo sem salários, até entregar uma declaração final (instruções do Form 941), e o Form 940 tem uma caixa de nenhum pagamento para o empregador que não pagou ninguém no ano e uma caixa de declaração final para a empresa que fechou (instruções do Form 940). A página do CP259 não diz como essas regras se combinam; por isso confira o histórico da folha de pagamento daquele período antes de responder. Veja como colocar os impostos sobre a folha em dia e como regularizar declarações empresariais não entregues para saber até quantos anos atrás o IRS costuma pedir declarações em falta.
• Um CP259 pode cruzar com a sua entrega. Na página do CP259, o IRS diz que, se você entregou a declaração nos últimos quatro semanas com o mesmo nome e EIN do aviso, pode ignorá-lo. Ele não diz nada parecido sobre outros avisos.

Para encerrar as obrigações de entrega de uma empresa, veja quais declarações sua empresa entrega e como encerrar uma empresa.

De quanto tempo disponho e o que acontece se eu perder a data?

Vale a data impressa no seu aviso; o IRS não fixa um prazo único para todos os avisos, e alguns trazem um prazo mais curto no próprio texto.

Três pontos sobre avisos de penhora:

• O CP504 não é o aviso de audiência, e um aviso de audiência pode não vir depois dele. As perguntas frequentes sobre recursos do IRS dizem que o IRS não pode penhorar apenas com um CP504: um aviso formal de intenção de penhora e de direito a audiência vem em seguida (IRS). Mas esse aviso é exigido só uma vez para cada imposto e período (seção 6330(a)(1); Publication 1660), e a página do CP504 diz que ele vem só se você ainda não recebeu um. Confira os avisos anteriores para o mesmo imposto e período: se algum foi enviado, a penhora pode vir sem outro aviso, e o prazo do pedido pode estar correndo ou já ter acabado. Uma restituição de imposto estadual pode ser penhorada sem o aviso. O mesmo vale para os bens de uma empresa que pediu uma audiência sobre imposto sobre a folha nos dois anos anteriores ao período penhorado (uma penhora desqualificada de imposto sobre a folha, disqualified employment tax levy); a audiência vem depois da penhora, como descreve a página do CP297A (seção 6330(f) e (h)). A Publication 1660 lista as demais exceções. Mesmo assim, o IRS diz para responder ao CP504 agora, em vez de esperar.
• Conte 30 dias a partir do dia seguinte à data do aviso. O regulamento conta a partir da data do aviso, não do recebimento; por isso ler o aviso tarde não estende o prazo, ligar para o IRS também não, nem morar fora dos Estados Unidos (Treas. Reg. 301.6330-1; Publication 1660). As perguntas frequentes sobre recursos dizem “a partir do recebimento”; siga o regulamento. Se o último dia for sábado, domingo ou feriado legal, um pedido com carimbo postal do próximo dia que não seja nenhum deles é considerado dentro do prazo (seção 7503). O IRS pode enviar o aviso ao último endereço conhecido da empresa (seção 6330(a)(2)); por isso, depois de uma mudança ou da troca do responsável, atualize o endereço no Form 8822-B. Em geral a penhora não é permitida durante esses dias nem enquanto um pedido feito no prazo estiver pendente.
• Um pedido tardio é mais fraco. Um pedido com carimbo postal em até um ano da data do aviso de penhora ainda pode obter uma audiência equivalente, mas a penhora não fica barrada e a decisão não pode ser levada à Justiça (Publication 1660).

Sobre gravames, audiências e o que suspende a cobrança, veja planos de pagamento do IRS para dívidas de impostos da empresa.

Meu contador ou responsável contábil pode tratar com o IRS por mim?

Um CPA (contador público habilitado), um advogado ou um enrolled agent (profissional autorizado pelo IRS a representar contribuintes) pode, depois que a empresa assina o Form 2848. As instruções do IRS dizem que o representante deve estar habilitado a atuar perante o IRS; a Parte II lista quem está, incluindo advogados, CPAs, enrolled agents, diretores e empregados em tempo integral.

Um responsável contábil fora desses grupos pode receber o Form 8821 para consultar e receber informações fiscais, mas não para representar a empresa. Um preparador de declarações não inscrito (um preparador pago que não é advogado, CPA nem enrolled agent) só pode representar um contribuinte em uma auditoria de uma declaração que ele mesmo preparou e assinou, e precisa de um PTIN (número de identificação de preparador do IRS) mais o registro do Annual Filing Season Program do IRS. Isso não cobre um aviso de saldo a pagar ou de penhora, e esse preparador nunca pode representar um contribuinte perante agentes de cobrança (revenue officers) ou de recursos (appeals officers).

O IRS devolve um Form 2848 cuja linha 3 não nomeia o assunto, o formulário e os períodos (devolve os que dizem “All years” ou “All taxes”), ou que foi assinado pela pessoa errada. Para uma multa não ligada a uma declaração, a linha 3 deve dizer “Civil Penalty” ou descrever a multa. Para uma corporação, assina um diretor com poderes legais para obrigá-la. Para uma sociedade de pessoas, assinam todos os sócios, ou um sócio autorizado pela lei estadual a agir em nome dela, com cópia dessa autorização anexa. Quanto ao resto do formulário, veja auditoria do IRS em uma pequena empresa e como trocar de contador.

O formulário não livra a empresa de suas obrigações fiscais.

Onde vejo todas as cartas do IRS e o saldo da minha empresa?

A conta fiscal da empresa no IRS mostra o saldo devido por ano, o histórico de pagamentos, as transcrições fiscais e os avisos e cartas. A página do IRS não diz que toda carta aparece ali; por isso aja com base no aviso em papel e na data impressa nele.

Um responsável designado renova a função todo ano. Sem conta, uma transcrição da empresa pode ser pedida pelo correio no Form 4506-T ou ligando para a linha de empresas do IRS (IRS). Uma transcrição de entidade mostra as obrigações de entrega da empresa, o que ajuda quando um aviso pede uma declaração que você não sabia dever. “No record of return filed” logo depois da entrega (conte 2 a 3 semanas depois do e-file e 6 a 8 semanas depois do envio pelo correio) pode significar apenas que a declaração ainda não foi processada.

Quais avisos do IRS exigem ajuda profissional imediata?

Procure ajuda cedo quando um primeiro passo errado é caro ou difícil de desfazer, e mantenha a data de resposta à vista enquanto isso. Estas características aumentam o risco:

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Dois anos de Form 1065 nunca entregues

Uma LLC de dois membros tributada como sociedade de pessoas teve renda nos dois primeiros anos e nunca entregou o Form 1065.

• Anos 1 e 2: o Form 1065 de cada ano vence depois do fim do ano (15 de março para uma sociedade de pessoas com ano-calendário, conforme as instruções do Form 1065); nenhum é entregue.
• Ano 3 ou depois: chegam dois avisos CP259, um para cada ano. Cada um pede que a LLC entregue agora ou explique no formulário de resposta por que nenhuma declaração é necessária.
• Resposta: a LLC teve renda, então o Form 1065 era exigido em cada ano. A página do CP259 diz para entregar imediatamente; assim, a LLC monta a contabilidade dos dois anos a partir dos extratos bancários e entrega as duas declarações com todos os Schedules.
• Depois: um aviso de multa (CP162C) pode vir para cada ano em atraso. Os guias de multas e de alívio mostram do que se trata a cobrança. O alívio para sociedades de pessoas pequenas pode servir se a LLC cumprir as condições da página do CP162C, como cada membro ser pessoa física que não seja estrangeiro não residente e ter declarado sua parte em uma declaração entregue no prazo (IRS).

Uma corporação S e um pagamento ausente

Uma corporação S recebe um CP161 de US$8.000. O extrato bancário dela mostra um pagamento de US$5.000 que não está na lista de pagamentos aplicados do aviso.

Ela confere a data, o valor e o período do pagamento com o aviso, consulta a conta fiscal da empresa e fala com o IRS em até 10 dias da data do aviso, com o registro do banco. Se o IRS confirmar o pagamento, o saldo pode cair para cerca de US$3.000, antes de juros e multa. A corporação S paga o que sobrar até a data indicada ou pergunta sobre um plano.

Um aviso de multa civil

Uma LLC de consultoria recebe um CP215 de US$2.400. O aviso informa a data de vencimento, o valor e as opções de pagamento. O proprietário procura nele o nome da multa e o período fiscal e depois a liga ao guia que trata dela: uma multa por declaração atrasada ou uma falha do Form 5472. Se a entrega foi no prazo, ou se o aviso não deixa a multa clara, o proprietário liga para o número impresso antes de pagar, com a prova de entrega. Se a multa estiver correta, pagar os US$2.400 inteiros até a data de vencimento impede que novas multas e juros se acumulem.

E no seu caso?

• Um aviso menciona penhora, lista vários períodos, envolve imposto sobre a folha ou pede uma declaração que você nunca entregou, e a data de resposta está perto: a data é o relógio. A qual proprietário o aviso se refere, qual declaração entregar primeiro, se um representante deve responder e se cabe alívio de multa dependem de fatos que o aviso não mostra. Procure já ajuda com impostos de corporação e mantenha a data de resposta à vista enquanto isso.
• Faltam declarações de vários anos, ou a contabilidade está tão atrasada que não dá para achar a declaração ou o comprovante de um pagamento: siga como regularizar declarações empresariais não entregues. Essas declarações são montadas a partir da contabilidade, que em geral vem primeiro: veja como colocar a contabilidade atrasada em dia e ajuda com escrituração contábil.
• O aviso é uma multa: veja multas por atraso na entrega e no pagamento e, para uma cobrança do Form 1065, alívio de multa para sociedades de pessoas pequenas.
• O aviso é sobre imposto sobre a folha: veja como colocar os impostos sobre a folha em dia e, se um agente de cobrança estiver envolvido, a multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty).
• A empresa deve mais do que consegue pagar: veja planos de pagamento do IRS para dívidas de impostos da empresa.
• A carta é uma auditoria: veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Uma declaração entregue estava errada e o aviso mostra um valor diferente: veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue.
• A empresa pertence a alguém do exterior e a multa é do Form 5472: veja declarações não entregues de proprietários estrangeiros.
• O aviso é um CP2000 sobre sua declaração pessoal: veja o guia do aviso de divergência de informações.