Limpeza ou atualização contábil: corrigir o arquivo ou recomeçar

Qual é a diferença entre limpeza, atualização e reconstrução da contabilidade?

A limpeza corrige lançamentos errados, a atualização acrescenta meses que nunca foram lançados e a reconstrução refaz registros que não existem mais. Nenhuma das fontes do IRS citadas aqui define essas palavras. São rótulos de trabalho para o que está errado em um arquivo, e a maioria dos arquivos precisa de mais de um. Em geral, vale corrigir o arquivo antigo quando cada lacuna pode ser identificada; um arquivo novo aberto com os últimos saldos declarados pode servir quando uma lacuna não pode ser rastreada, e o arquivo antigo é guardado de qualquer forma.

Os três têm o mesmo objetivo: uma contabilidade que comprove a renda, as deduções e os créditos de cada declaração (26 CFR 1.6001-1). O método mês a mês para contabilidade atrasada está em como atualizar uma contabilidade atrasada. As correções a fazer antes de um preparador ver o arquivo estão na lista de limpeza da contabilidade, como esvaziar uma conta genérica está em despesas sem categoria antes da época de impostos, e o dinheiro pessoal misturado está em como corrigir a mistura de dinheiro da empresa com o pessoal.

O caso não é simples quando uma declaração vence agora, um preparador recusou o arquivo, declarações já foram entregues com base na contabilidade ruim, um ano está sem declaração, várias entidades dividem contas, faltam registros ou chegou um aviso do IRS. Esses casos em geral pedem a revisão de um profissional antes de a contabilidade mudar; veja ajuda com contabilidade. Reúna primeiro: extratos bancários e de cartão de todos os meses, a última declaração entregue, uma exportação do arquivo antigo e os relatórios de folha de pagamento e de empréstimos.

Contabilidade bagunçada: preciso de limpeza, atualização ou de um arquivo novo?

A limpeza serve quando os meses batem com o banco, mas as categorias estão erradas; a atualização, quando meses inteiros faltam; a reconstrução, quando os registros sumiram; e um arquivo novo, quando a contabilidade não consegue ser ligada ao banco nem à última declaração. A maioria dos arquivos mostra mais de um sintoma; a reconstrução vem primeiro porque as outras duas dependem dos registros dela.

Esse roteiro é um método de trabalho, não uma regra do IRS.

O que minha contabilidade precisa mostrar ao IRS, qualquer que seja o caminho?

A contabilidade precisa comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos de cada declaração, e os registros que a sustentam devem ficar disponíveis enquanto puderem ser relevantes para qualquer lei tributária (26 CFR 1.6001-1). O IRS não exige um método de escrituração específico, mas o método usado deve refletir com clareza e exatidão a renda e as despesas (Topic 305).

A Publication 583 descreve estas práticas: guardar os documentos de apoio da contabilidade (faturas, recibos, comprovantes de depósito, cheques compensados e extratos de contas), conciliar cada conta bancária com o extrato todo mês e manter separadas as contas da empresa e as pessoais. Se a contabilidade é computadorizada, os registros legíveis por máquina (machine-sensible records) precisam conciliar com a contabilidade e com a declaração.

Os registros contábeis também incluem uma conciliação de quaisquer diferenças entre a contabilidade e a declaração (26 CFR 1.446-1(a)(4)). O que a declaração oferece para conferir depende do negócio. O Schedule L é o balanço patrimonial em uma declaração de entidade:

Uma entidade pequena pode não ser obrigada a preencher o Schedule L; as instruções do formulário definem o teste de tamanho. Quando a declaração não tem balanço patrimonial, confira com os extratos e com a contabilidade anterior.

Como testo se vale a pena corrigir o arquivo antigo?

Este é um teste de trabalho, não uma regra do IRS. Faça três verificações, nesta ordem. Em geral, vale corrigir o arquivo quando as três passam, ou falham só em pontos que você consegue identificar.

Bater com o banco mostra que o saldo contábil concorda com o extrato, não que cada lançamento está na conta certa. E a verificação 2, quando falha, diz que a contabilidade e a declaração discordam, não qual das duas está errada. Se as verificações 1 e 3 falham, mas os registros existem, o caminho é limpeza ou atualização dentro do mesmo arquivo. Se os saldos do fim do ano não coincidem com a última declaração entregue e ninguém consegue rastrear a diferença, leia a próxima seção antes de decidir.

Quando faz sentido começar um arquivo novo, e o que ainda preciso guardar do antigo?

Um arquivo novo pode fazer sentido quando os saldos do fim do ano não coincidem com a última declaração entregue e ninguém consegue rastrear a diferença, quando anos já fechados continuam mudando e o arquivo não serve como registro, ou quando o arquivo antigo não pode mais ser aberto nem usado. Um arquivo novo nunca substitui o antigo: a contabilidade e os registros devem ser guardados enquanto puderem ser relevantes para qualquer lei tributária (26 CFR 1.6001-1).

Em geral, isso vai até o fim do prazo de prescrição de cada declaração (o tempo que o IRS tem para lançar mais imposto), que é de 3 anos a partir da entrega (ou do vencimento, se for depois) para a maior parte dos documentos de apoio. Para uma sociedade de pessoas ou uma corporação S, o mesmo prazo também corre a partir da data de vencimento ou de entrega da declaração de cada proprietário, o que for posterior (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S). É mais longo em alguns casos, como renda omitida de uma declaração que seja maior que 25% da renda bruta nela declarada, e não há limite para um ano sem declaração válida ou com declaração fraudulenta (Topic 305). Esses são os prazos das declarações federais de imposto de renda; outros impostos, inclusive os estaduais, podem ser diferentes. A lista completa está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Um arquivo novo não faz os problemas antigos desaparecerem. Ele os leva para uma lista: cada diferença entre o arquivo antigo e a última declaração ainda precisa de uma resposta.

Como defino os saldos iniciais para que um arquivo novo bata com a última declaração entregue?

Abra o arquivo novo no primeiro dia de um ano fiscal, com os saldos que fecharam o último ano declarado, e depois lance cada mês desde então a partir dos extratos. As contas de receita e despesa são encerradas no fim de cada ano fiscal, enquanto as contas de ativo, passivo e patrimônio líquido passam para o ano seguinte (Publication 583). Por isso, um arquivo novo que começa no primeiro dia de um ano fiscal abre só com contas do balanço patrimonial.

Normalmente, a fonte é o balanço patrimonial de fechamento do próprio arquivo antigo, e a declaração entregue serve só como conferência. Aqui o arquivo antigo não é confiável, então a coluna final do Schedule L entregue pode ser o melhor balanço de fechamento que existe. Trate cada uma das suas linhas como um total a ser sustentado por um documento, quando houver (extratos de banco, cartão e credores do fim do ano, o cronograma de depreciação). Na declaração de uma sociedade de pessoas, o total de ativos do início do ano deve, em geral, ser igual ao total de ativos de fechamento do ano anterior, e uma diferença exige um demonstrativo anexo (instruções do Form 1065).

Liste cada lacuna com seu valor e, quando um documento discordar do valor declarado, anote os dois. Não force uma lacuna a zero: o saldo declarado é tão bom quanto a contabilidade de onde veio. Qual valor usar na abertura, quando um documento discorda da declaração, é uma decisão para tomar com um profissional, porque pode significar que a declaração estava errada.

Sem Schedule L (um empresário individual ou uma entidade pequena), monte os saldos iniciais a partir dos extratos e dos registros de empréstimos e de bens. Os passos completos estão em saldos iniciais depois de trocar de contador. Para patrimônio líquido que não bate, veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado. Se o negócio funcionou por um tempo antes de existir qualquer contabilidade, veja saldos iniciais quando a contabilidade começa tarde.

Minha contabilidade antiga foi usada para entregar declarações: essas declarações precisam ser corrigidas?

Não automaticamente. Uma declaração pode precisar de correção quando um valor informado nela está errado, então compare a contabilidade corrigida com cada declaração entregue, ano a ano. Uma pessoa física que encontra um erro depois de entregar pode precisar retificar. Uma corporação S entrega um Form 1120-S retificador, com Schedules K-1 retificadores quando os valores dos proprietários mudam (instruções do Form 1120-S), e uma corporação C entrega o Form 1120-X (instruções do Form 1120). Uma sociedade de pessoas, inclusive uma LLC com vários membros, está no regime centralizado de auditoria, a menos que tenha optado por sair dele na declaração entregue no prazo, com o Schedule B-2, o que só uma sociedade com 100 ou menos sócios elegíveis pode fazer. Uma sociedade nesse regime em geral entrega um pedido de ajuste administrativo (administrative adjustment request), não uma declaração retificadora nem Schedules K-1 retificadores; a que optou por sair retifica o Form 1065 com Schedules K-1 retificadores (instruções do Form 1065). Confira o Schedule B-2 em cada declaração entregue.

Alinhe a receita bruta corrigida, cada despesa e os saldos do Schedule L com a declaração. Há três resultados:

Um pedido de restituição em geral deve ser feito em 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS); o tempo que o IRS tem para lançar mais imposto está em por quanto tempo guardar os registros da empresa. Os passos, os formulários e os efeitos nas declarações dos proprietários estão em como corrigir uma declaração de empresa já entregue.

Posso mudar meu método contábil enquanto limpo a contabilidade?

Corrigir um erro de lançamento ou de cálculo não é uma mudança de método; trocar de método, ou mudar o momento em que um item recorrente é contado, é uma mudança e exige antes o consentimento do IRS (Publication 538). O contribuinte que muda o método usado para manter a contabilidade precisa obter o consentimento antes de calcular a renda pelo método novo, mesmo que ele seja adequado (26 CFR 1.446-1(e)). O pedido é feito no Form 3115 (sobre o Form 3115), e o prazo depende do procedimento. O pedido de consentimento prévio em geral é entregue durante o ano fiscal da mudança (26 CFR 1.446-1(e)(3)). Uma mudança automática (Publication 538) é anexada à declaração entregue no prazo desse ano, prorrogações incluídas, e uma cópia assinada vai ao IRS não antes do primeiro dia desse ano e não depois da data em que a declaração é entregue (instruções do Form 3115). Confira qual procedimento se aplica antes de mudar a contabilidade ou a declaração.

O consentimento vale para uma mudança em relação ao método já em uso. O contribuinte pode adotar qualquer método permitido na primeira declaração que informa o negócio, e o método usado primeiro, como consta nessa declaração, deve ser seguido de forma consistente depois (26 CFR 1.446-1(e)(1) e (d)(1); Publication 538). Um ano posterior ainda não declarado não reabre essa escolha: o método estabelecido em geral continua, a menos que se faça uma mudança permitida. Se o tratamento de um item já definiu um método depende dos fatos, uma questão para um profissional antes de a contabilidade ser refeita.

A armadilha é discreta. O método de uma declaração está ligado ao método da contabilidade: o mesmo método para um empresário individual (Publication 334), o método regularmente usado para manter a contabilidade em uma corporação S (instruções do Form 1120-S) e um método que possa ser conciliado com a contabilidade em uma sociedade de pessoas (instruções do Form 1065). Se a contabilidade corrigida muda o momento em que um item é contado, em comparação com as declarações entregues, isso pode ser uma mudança de método. Uma mudança também pode exigir um ajuste para que renda e despesas não sejam duplicadas nem omitidas (instruções do Schedule C).

Se as declarações entregues usaram métodos diferentes em anos diferentes, o IRS pode calcular a renda por um método que, na visão dele, reflita com clareza a renda (Publication 538). Isso exige a revisão de um profissional antes de alguém mudar a contabilidade. Para escolher um método daqui para a frente, veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa; para saber como trocar, veja como passar do regime de caixa para o de competência. Contabilidade pelo regime de competência ao lado de uma declaração pelo regime de caixa é outra questão: contabilidade pelo regime de competência e declaração pelo regime de caixa.

Devo trocar de programa de contabilidade e recomeçar do jeito certo?

Trocar de programa não muda a resposta. O IRS define o que a contabilidade deve mostrar e comprovar, não o software que a guarda (Topic 305; Publication 583). As três verificações, os saldos iniciais e o dever de guardar os registros antigos continuam os mesmos.

Importar o histórico do arquivo antigo para um programa novo copia os erros junto. Abrir o programa novo a partir dos saldos declarados deixa o histórico no arquivo antigo, que então precisa continuar legível. O que levar para um programa novo está em como trocar de software de contabilidade no meio do ano.

Exporte os livros-razão, os relatórios e as listas de contas antes de uma assinatura terminar. Registros a guardar ao cancelar o software de contabilidade os lista.

O que devo ter em mãos, e quando contratar alguém para corrigir a contabilidade?

Tenha isto em mãos antes de alguém dar um orçamento ou começar:

• Extratos de todas as contas de banco, cartão, empréstimo e processador de pagamentos, de todos os meses do período.
• A última declaração entregue de cada entidade, com todos os schedules e Schedules K-1 (a parte de cada proprietário na renda).
• Uma exportação do arquivo antigo: livros-razão, lista de contas e relatórios na data do fim do último ano declarado.
• Relatórios de folha de pagamento, extratos de empréstimos e registros de bens e de depreciação.

Contratar ajuda faz sentido quando qualquer um destes pontos é verdadeiro. Cada um soma uma questão tributária à questão contábil:

• Uma declaração vence e a contabilidade não bate com o banco nem com a última declaração entregue.
• Um preparador disse que o arquivo não consegue sustentar a declaração.
• Declarações já foram entregues com base em uma contabilidade que agora parece errada.
• Um ano está sem declaração entregue.
• Várias entidades ou proprietários dividem contas.
• Os saldos de folha de pagamento ou de imposto sobre vendas não correspondem ao que foi declarado ou pago.
• Você recebeu um aviso do IRS sobre uma declaração.

Para saber o que o trabalho custa e o que perguntar a um prestador, veja custo da atualização contábil e como escolher um serviço de atualização contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma LLC de padaria: todos os meses batem, mas US$40.000 estão em uma só conta

Uma LLC de um único membro (Schedule C) tem dois anos de lançamentos. Uma conta genérica guarda US$40.000: US$25.000 do Ano 1 e US$15.000 do Ano 2. O saldo de cada mês bate com o extrato bancário, então o saldo contábil concorda com o banco e a verificação do banco passa. Suponha que o Schedule C de cada ano foi preparado a partir da contabilidade como ela está.

Isso é limpeza do arquivo existente, não um recomeço. Cada item é separado na conta a que pertence, como materiais, retiradas do proprietário ou pagamentos de empréstimo. Depois, cada ano é comparado com o seu Schedule C. Se a separação move uma linha do Ano 1 ou do Ano 2, essa declaração é comparada com o valor corrigido. Recomeçar jogaria fora dois anos de histórico conciliado para resolver um problema de categoria.

Uma LLC de dois membros: 14 meses sem nenhum lançamento

Uma LLC tributada como sociedade de pessoas não lançou nada por 14 meses, mas guardou todos os extratos bancários. Três dos meses caem no Ano 1, cujo Form 1065 já foi entregue. Onze caem no Ano 2, cuja declaração ainda não venceu.

Isso é atualização no arquivo atual. Os três meses do Ano 1 entram primeiro. O caixa de fechamento do Ano 1, de US$12.000, é comparado com o caixa do Schedule L entregue, ou com o extrato do fim do ano se a declaração não tinha Schedule L. Uma diferença vai para a lista, e o Ano 1 é revisado antes de ser dado como resolvido. Depois, os onze meses do Ano 2 entram um de cada vez, cada um conciliado antes do seguinte. Não é preciso recomeçar.

Uma corporação S: o arquivo não bate com o balanço patrimonial do ano passado

O Schedule L entregue do Ano 2 mostra caixa de US$30.000, equipamentos de US$45.000 e empréstimos de acionistas de US$50.000. O arquivo antigo mostra caixa de US$26.000, equipamentos de US$38.000 e empréstimos de acionistas de US$20.000. Anos fechados foram editados depois de a declaração ser entregue, e o responsável contábil anterior saiu, então ninguém sabe dizer quais lançamentos mudaram. Três contas estão fora e o histórico não pode ser rastreado.

O arquivo novo abre no primeiro dia do Ano 3 com os saldos declarados. O arquivo antigo é guardado. A lista para o preparador registra três lacunas: US$4.000 de caixa, US$7.000 de equipamentos e US$30.000 de empréstimos de acionistas. Extratos e registros de empréstimos mostram de que lado de cada lacuna estão os fatos. Se a declaração estava certa, a lacuna está no arquivo antigo e o saldo inicial vale. Se a declaração estava errada, esse ano vai para a lista de revisão, junto com os valores dos acionistas que vieram dela, e o saldo inicial muda com ela.

E no seu caso?

• Uma declaração vence e a contabilidade não bate com o banco nem com a última declaração entregue: o caminho certo depende dos registros que existem e do que pode precisar de retificação, então procure ajuda com contabilidade. Uma prorrogação em geral deve ser pedida até a data de vencimento da declaração e prorroga a entrega, não o pagamento (Topic 304; instruções do Form 7004). O guia de atualização trata do método mês a mês e dos passos da prorrogação.
• Declarações já foram entregues com base na contabilidade ruim: compare primeiro os valores corrigidos e depois use como corrigir uma declaração de empresa já entregue. Se a própria contabilidade precisa ser refeita, procure ajuda com contabilidade.
• Um preparador recusou o arquivo: percorra a lista de limpeza, ou procure ajuda com contabilidade se o arquivo ainda não bater.
• Faltam registros: veja como reconstruir a contabilidade a partir de extratos bancários. Se os próprios extratos se perderam, procure ajuda com contabilidade.
• Um ano está sem declaração entregue: veja como regularizar declarações de empresa não entregues.
• Várias entidades ou proprietários dividem contas: veja contabilidade de várias empresas e procure ajuda com contabilidade.
• Os saldos da folha de pagamento não fecham: veja passivos de folha de pagamento que não zeram e procure ajuda com contabilidade se eles ainda não corresponderem ao que foi declarado ou pago. O imposto retido na folha e não pago pode ser lançado contra uma pessoa responsável que deliberadamente não o repassou, e não só contra a empresa (IRS); veja o guia sobre a Trust Fund Recovery Penalty.
• Você recebeu um aviso do IRS sobre uma declaração: o prazo de resposta está no aviso. Veja um aviso do IRS para a sua empresa e procure ajuda com contabilidade se a contabilidade por trás dele não bater.
• A empresa é canadense: veja como atualizar uma contabilidade atrasada no Canadá.